Intranet CMS : définition et 15 conseils pour bien le choisir

Le monde du travail évolue vite : les millennials et la génération Z arrivent en nombre, avec de nouvelles attentes. Les entreprises attendent donc davantage de leur intranet, et les besoins fonctionnels changent en profondeur.

Voici ce que couvre ce guide pour comprendre l’intranet CMS :

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Qu’est-ce qu’un intranet CMS ?

Un intranet CMS est un réseau sécurisé destiné aux collaborateurs d’une entreprise. CMS signifie « content management system », ou système de gestion de contenu. Un CMS est une plateforme logicielle qui permet de modifier, publier et gérer facilement le contenu d’un site web. 

Avec un intranet CMS, l’intranet collaborateur est simple à utiliser, sans aucune ligne de code. Un intranet CMS intègre une gestion des droits qui vous permet de définir les autorisations des différents collaborateurs et contributeurs. Sans CMS, un intranet collaborateur peut exiger différents outils sur mesure ou des compétences avancées en développement pour assurer ces fonctions.

Découvrez les éditeurs cités dans le Gartner Magic Quadrant for Intranet Packaged Solutions. 

Un intranet est-il un CMS ?

Pas forcément. Même si les deux vont souvent de pair, certains intranets n’utilisent pas de CMS. Sans CMS, vous aurez besoin d’un professionnel de l’IT pour gérer l’intranet au quotidien. 

Votre équipe IT appréciera peut-être d’avoir plus de contrôle, mais les contributeurs ne pourront pas modifier les contenus sans une formation poussée. 

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Quels sont les avantages d’un intranet CMS ?

Un intranet CMS, c’est le couteau suisse des outils de bureau, avec une foule d’avantages. Créer et gérer des contenus devient un jeu d’enfant : même les moins technophiles peuvent tenir les informations à jour. C’est aussi un vrai outil d’équipe : chacun partage facilement documents, agendas et ressources dans un espace central, pour gagner du temps et s’épargner des tracas.

Un intranet CMS aide les collaborateurs à accéder rapidement aux informations et ressources importantes. Il favorise le partage de connaissances, au bénéfice de l’entreprise. Des mesures de sécurité renforcées protègent les données sensibles et réduisent le risque de fuite. 

Au final, un intranet CMS améliore l’efficacité, renforce l’engagement des collaborateurs et la communication interne : un outil précieux pour les organisations modernes. Voici ses principaux avantages :

• Un intranet CMS améliore la communication interne en servant de source d’information fiable pour l’entreprise. Un intranet comme LumApps propose des campagnes collaborateurs pour envoyer des messages ciblés : vos collaborateurs ne manquent plus aucune annonce.
• Un intranet CMS renforce l’engagement des collaborateurs en les connectant à leurs collègues et en les tenant informés de l’actualité de l’entreprise. Votre intranet CMS doit inclure des fonctionnalités de réseau social pour que les collaborateurs publient et commentent les publications des autres. Créez des groupes d’intérêt sur votre intranet pour qu’ils échangent sur des sujets extra-professionnels, comme leurs animaux ou leurs loisirs.
• Un intranet CMS améliore l’expérience collaborateur en gardant les collaborateurs informés et connectés à leurs collègues. L’intranet crée un sentiment d’appartenance qui permet à chacun de se sentir valorisé.

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15 fonctionnalités essentielles pour choisir le meilleur intranet CMS

Les collaborateurs accordent une grande valeur à la collaboration et à la communication. Selon les recherches du MGI, elles comptent tellement que les entreprises qui équipent leurs collaborateurs de technologies sociales gagnent 20 à 25 % de productivité. Comment tirer parti de ces solutions pour des équipes plus engagées ? Par exemple, en vous assurant que votre intranet donne aux collaborateurs les bons outils pour se connecter. 

Si votre intranet est vieillissant et que vous souhaitez passer à un intranet CMS, les éditeurs ne manquent pas. Mais comment choisir ? Voici les principales fonctionnalités d’un intranet de qualité. 

1. Une interface utilisateur intuitive

L’interface utilisateur doit être simple et épurée. Il ne devrait pas falloir deux semaines de formation intensive pour maîtriser les fonctions importantes. Un utilisateur moyen doit comprendre intuitivement les fonctions de base, comme rechercher, modifier et publier. Des aides visuelles et une mise en page moderne et claire, proche des logiciels courants, facilitent grandement la formation des utilisateurs.

2. La sécurité

Avec une cyberattaque toutes les 39 secondes, votre intranet doit être sécurisé. Ce n’est pas qu’une affaire de grands groupes : selon le Data Breach Investigations Report 2019, 43 % des violations de données touchent des petites entreprises. Vous devez protéger les données de vos clients comme de vos collaborateurs. Ce point doit être vérifié en profondeur par le service IT de l’entreprise. N’oubliez pas qu’un utilisateur moyen considère que ses données sont en sécurité. Ne trahissez pas cette confiance. Choisissez un éditeur d’intranet qui fait de la sécurité de l’intranet une priorité. 

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3. Une installation simple

Le CMS doit être simple à installer et demander un minimum d’intervention de l’IT. Privilégiez les plateformes qui proposent une mise en place rapide, avec des assistants d’installation automatisés qui guident les administrateurs. L’intranet est alors vite opérationnel, avec un minimum d’interruption.
 

4. La compatibilité multi-appareils

Aujourd’hui, les collaborateurs ne sont plus rivés à leur PC. Un intranet doit être accessible sur tous les appareils , comme les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables. Autre conseil : ne vous limitez pas non plus à un seul système d’exploitation. Vous ne pouvez pas imposer à un collaborateur une marque de téléphone, sauf si l’entreprise le fournit. L’intranet doit au minimum être accessible sous Windows, Mac, iPhone et Android.

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5. Des outils d’engagement social intégrés

Les meilleurs intranets intègrent des outils pour favoriser le lien, le partage et la collaboration. Un hub communautaire où chacun peut partager, commenter et aimer des contenus professionnels est aussi important. Les millennials et la génération Z sont particulièrement habitués aux fonctions et aux interfaces des réseaux sociaux. En intégrant des fonctionnalités similaires à votre intranet, vous devriez obtenir un engagement plus fort de ces collaborateurs.

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6. Des fonctions de recherche avancées

Les répertoires de contenus d’un intranet doivent être bien organisés et faciles à explorer. Vos collaborateurs gagnent du temps quand ils cherchent une information précise. Apprenez aux utilisateurs à publier les nouvelles informations, mais aussi à masquer celles qui sont devenues obsolètes. Cela évite l’encombrement et limite les risques de confusion. Utilisez aussi des tags pour des recherches plus précises et plus complètes.

7. L’intégration avec les applications courantes

Un CMS doit s’intégrer facilement aux autres outils et plateformes de l’entreprise, comme les CRM, les logiciels RH et les suites de productivité telles que Google Workspace ou Microsoft 365. Cette intégration doit être fluide, pour offrir une plateforme unifiée où les collaborateurs accèdent à tous leurs outils sans passer d’une application à l’autre.

8. La gestion documentaire

Votre intranet CMS doit vous permettre de mettre en ligne les documents et ressources dont les collaborateurs ont besoin pour travailler. Choisissez un intranet qui inclut la gestion documentaire. Les collaborateurs utiliseront davantage l’intranet s’ils y trouvent tous les documents importants, sans chercher ailleurs. 

C’est aussi le point de départ de la gestion des connaissances. L’intranet aide les collaborateurs à trouver les collègues capables de les épauler sur une tâche ou de répondre à des questions importantes sur l’entreprise. 

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9. L’intégration analytique

Les données issues de votre intranet doivent être faciles à analyser avec des plateformes de référence comme Google Analytics. Grâce à cette intégration, si votre entreprise diffuse une enquête à tous les collaborateurs, les résultats sont compilés instantanément puis analysés pour en tirer des enseignements clés. Pas de fastidieux travail manuel, ni de collaborateurs qui perdent du temps à transférer des données d’un logiciel à l’autre.

10. Des options de planification avancées

Votre solution doit permettre de planifier la publication de différents types de contenus. Cela inclut les publications texte comme les contenus riches, tels que les images et les vidéos. Vous n’oublierez plus de mettre à jour la base interne de l’entreprise après l’adoption d’une nouvelle règle importante.

Vous pouvez aussi programmer la mise à jour pour qu’elle coïncide avec l’entrée en vigueur de la règle. En cas de décalage, les collaborateurs risquent d’être perdus s’ils cherchent les documents correspondants dans l’intranet.

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11. Des options de reconnaissance des collaborateurs

Selon une enquête Gallup, les collaborateurs qui ne reçoivent aucune reconnaissance sont deux fois plus susceptibles de quitter l’entreprise dans l’année. De plus, 65 % des salariés n’ont reçu aucune reconnaissance au cours de l’année écoulée. Faites le calcul : cela fait beaucoup de collaborateurs malheureux et peu reconnus.

Un bon intranet permet à la direction et aux collègues d’exprimer leur reconnaissance par des gestes simples mais forts. Même un simple « Merci » ou « Bravo » sera apprécié par vos collaborateurs, et les rendra plus productifs.

12. La prise en charge de la vidéo

Les recherches montrent que la vidéo est le format préféré pour la formation et le développement, en particulier chez les collaborateurs de la génération Z. Les utilisateurs doivent pouvoir publier autre chose que du texte. 

Choisissez un intranet CMS qui vous permet d’intégrer des contenus vidéo et des images pour enrichir votre communication interne. Les collaborateurs à distance s’impliquent davantage et se sentent pleinement membres de l’équipe.

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13. L’intégration des enquêtes

Les enquêtes sont un excellent moyen d’obtenir un feedback en temps réel sur les règles internes et d’autres situations. Plutôt que d’attendre une réunion programmée, la direction peut ajuster le tir immédiatement. L’entreprise gagne en souplesse et tient compte du ressenti de ses collaborateurs.

De plus, les collaborateurs peuvent exprimer leurs retours et leurs frustrations avant qu’ils ne deviennent de vrais blocages. Cela ouvre le dialogue, et peut se faire de façon anonyme, sans pression.

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14. Une image de marque personnalisée

Votre intranet doit refléter votre marque, dans son design comme dans son workflow. Ne vous contentez pas d’une solution fade et standardisée. Choisissez un intranet CMS qui vous permet de personnaliser les couleurs, les logos, les images et les éléments graphiques à l’image de votre entreprise. Sinon, il risque de paraître froid et sans vie. 

Vos collaborateurs utiliseront cet outil chaque jour pour communiquer, échanger et s’informer. Il doit être moderne et enthousiasmant, et refléter la personnalité de votre entreprise. Choisissez un intranet CMS qui vous permet d’adapter le design à votre charte graphique. 

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15. Des fils d’activité personnalisés

Les collaborateurs doivent disposer de fils d’activité personnalisés qui affichent les informations qui les concernent. Par exemple, un collaborateur impliqué dans un projet doit être notifié quand d’autres y travaillent ou le modifient. Veillez toutefois à éviter la surcharge d’information.

Pour limiter ce risque, votre intranet doit offrir des capacités de ciblage et de segmentation suffisantes. Chaque collaborateur reçoit moins d’informations et ne voit que ce qui lui est utile. Résultat : moins de stress et plus de productivité.

→ Lire la suite : 30 fonctionnalités essentielles pour votre intranet d’entreprise

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