Intranet CMS: qué es y 15 consejos para elegir la mejor

El mercado laboral está cambiando rápido con la llegada masiva de millennials y de la generación Z, que traen nuevas expectativas. Esto se traduce en más exigencias para las intranets corporativas y en cambios de fondo en las funciones que se les piden.

Esto es lo que veremos en esta guía para entender qué es una intranet CMS:

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¿Qué es una intranet CMS?

Una intranet CMS es una red segura para los empleados de una empresa. CMS son las siglas en inglés de sistema de gestión de contenidos (content management system). Un CMS es un tipo de plataforma de software que facilita editar, publicar y gestionar contenido en un sitio web. 

Una intranet CMS es una intranet para empleados fácil de usar, sin necesidad de programar. Una intranet CMS incluye permisos de usuario para controlar el acceso de los distintos empleados y colaboradores de contenido. Sin un CMS, una intranet para empleados puede necesitar herramientas a medida o conocimientos avanzados de programación para realizar cualquiera de estas funciones.

Consulta los proveedores que aparecen en el Gartner Magic Quadrant for Intranet Packaged Solutions. 

¿Una intranet es un CMS?

No necesariamente. Aunque suelen ir de la mano, hay intranets que no usan un CMS. Sin un CMS, necesitarás a un profesional de IT para gestionar la intranet en el día a día. 

A tu equipo de IT puede gustarle tener más control, pero los colaboradores de contenido no podrán editar nada sin una formación exhaustiva. 

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¿Cuáles son las ventajas de una intranet CMS?

Una intranet CMS es como la navaja suiza de las herramientas de oficina: llena de ventajas. Crear y gestionar contenido resulta facilísimo, así que incluso quien no domina la tecnología puede mantenerlo todo al día. Además, juega en equipo: los grupos comparten documentos, calendarios y recursos en un único lugar central, y ahorran tiempo y complicaciones.

Una intranet CMS ayuda a los empleados a acceder rápido a la información y los recursos importantes, lo que impulsa el intercambio de conocimiento y beneficia al negocio. Sus medidas de seguridad reforzadas protegen los datos sensibles y reducen el riesgo de filtraciones. 

En definitiva, una intranet CMS mejora  la eficiencia, aumenta el compromiso de los empleados y refuerza la comunicación interna, por lo que es una herramienta muy valiosa para las organizaciones modernas. Estas son algunas de sus principales ventajas:

• Una intranet CMS mejora la comunicación interna porque es una fuente de información fiable para la empresa. Una intranet como LumApps incluye campañas para empleados para enviar mensajes segmentados y que los empleados no se pierdan ningún anuncio.
• Una intranet CMS aumenta el compromiso de los empleados porque los conecta con sus compañeros y los mantiene al día de las novedades de la empresa. Tu intranet CMS debe incluir funciones de red social para que los empleados creen publicaciones y comenten las de otras personas. Crea grupos de interés en tu intranet para que los empleados conecten y hablen de temas no laborales, como mascotas o aficiones.
• Una intranet CMS mejora la experiencia del empleado porque mantiene a los empleados informados y conectados con sus compañeros. La intranet puede crear un sentimiento de pertenencia que hace que los empleados se sientan valorados.

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15 funciones esenciales de la mejor intranet CMS

Los empleados valoran la colaboración y la comunicación. Según la investigación de MGI, ambas son tan valiosas que las empresas que ofrecen tecnologías sociales a sus empleados ven aumentar su productividad entre un 20-25 %. ¿Cómo puedes aprovechar estas soluciones para lograr una plantilla más comprometida? Una forma es asegurarte de que tu intranet corporativa ofrece a los empleados las herramientas adecuadas para conectar. 

Si tu intranet se ha quedado anticuada y quieres pasar a una intranet CMS, puedes elegir entre muchos proveedores. Pero ¿cómo saber cuál elegir? Esta es la lista de las principales funciones que debe tener una intranet de calidad. 

1. Una interfaz de usuario intuitiva

La interfaz de usuario debe ser sencilla y ágil. No deberían hacer falta dos semanas de formación intensiva para dominar las funciones importantes. El usuario medio debe poder sentarse y entender de forma intuitiva cómo usar las funciones básicas, como buscar, editar y publicar. Las ayudas visuales y un diseño limpio y moderno, parecido al de otros programas habituales, facilitan mucho la formación de los usuarios.

2. Seguridad

Con ciberataques cada 39 segundos, tu intranet debe ser segura. Y no es solo una preocupación de las grandes empresas: el informe 2019 Data Breach Investigations Report indica que el 43 % de las filtraciones afectan a pequeñas empresas. Tienes que proteger los datos de tus clientes y de tus empleados. El departamento de IT de la empresa debe revisarlo a fondo. Recuerda que el usuario medio dará por hecho que los datos están seguros. No rompas esa confianza. Elige un proveedor de intranet que dé prioridad a la seguridad de la intranet. 

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3. Instalación sencilla

El CMS debe ser fácil de instalar y requerir una intervención mínima de IT. Busca plataformas que permitan una configuración rápida, con asistentes de instalación automatizados que guíen a los administradores paso a paso, para que la intranet esté operativa enseguida y con el mínimo tiempo de inactividad.
 

4. Compatibilidad con varios dispositivos

En el mundo tecnológico actual, los empleados ya no están atados a su PC. Una intranet debe ser accesible desde muchos dispositivos distintos como teléfonos, tablets y portátiles. ¿Otro consejo? Tampoco te ates a un único sistema operativo. No puedes esperar que un empleado use el teléfono de un fabricante concreto, salvo que se lo proporcione la propia empresa. Como mínimo, la intranet debe funcionar en Windows, Mac, iPhone y Android.

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5. Herramientas sociales integradas

Las mejores intranets incluyen herramientas para fomentar la conexión, el intercambio y la colaboración. También es importante un espacio de comunidad donde los usuarios puedan compartir, comentar y dar "me gusta" a contenido relacionado con el trabajo. Los millennials y la generación Z están especialmente acostumbrados a las funciones y al diseño de las redes sociales más populares. Integrar funciones similares en tu intranet debería aumentar el compromiso de estos empleados.

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6. Funciones de búsqueda avanzada

Los directorios de contenido de una intranet deben estar bien organizados y ser fáciles de buscar. Así tus empleados ahorran tiempo cuando necesitan datos concretos. Enseña a los usuarios no solo a publicar información nueva, sino también a ocultar la que se ha quedado obsoleta. Así eliminas el desorden y reduces el riesgo de confusión. Además, usa etiquetas para que las búsquedas sean más precisas y completas.

7. Integración con otras aplicaciones populares

Un CMS debe integrarse sin problemas con otras herramientas y plataformas de negocio, como sistemas CRM, software de RR. HH. y suites de productividad como Google Workspace o Microsoft 365. Esta integración debe ser fluida y ofrecer una plataforma unificada en la que los empleados accedan a todas las herramientas que necesitan sin saltar de una app a otra.

8. Gestión documental

Tu intranet CMS debe permitirte subir los documentos y recursos importantes que los empleados necesitan para hacer su trabajo. Elige una intranet que incluya gestión documental. Los empleados usarán más la intranet si encuentran en ella todos los documentos importantes que necesitan, sin tener que buscar en otro sitio. 

Este es también el punto de partida de la gestión del conocimiento. La intranet ayuda a los empleados otros compañeros que pueden echar una mano con tareas o responder preguntas importantes sobre temas de la empresa. 

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9. Integración con analíticas

Los datos que recibes a través de tu intranet deben ser fáciles de analizar con plataformas estándar del sector, como Google Analytics. Con esta integración, si tu empresa lanza una encuesta a toda la plantilla, los resultados se tabulan al instante y pasan por un software de análisis para extraer conclusiones importantes. No tendrás que hacer tú todo el trabajo pesado ni que tus empleados pierdan tiempo pasando datos de un programa a otro.

10. Opciones avanzadas de programación

Tu solución debe permitir programar la publicación de distintos tipos de contenido. Esto incluye publicaciones de texto y contenido multimedia, como imágenes y vídeos. Así nunca olvidarás actualizar la base de datos interna de la empresa tras la entrada en vigor de una política importante.

También puedes programar la actualización para que coincida con la entrada en vigor de la política. Si hay un desfase, los empleados pueden confundirse al buscar los documentos de la política en la intranet.

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11. Opciones de reconocimiento de empleados

Una encuesta de Gallup concluyó que los empleados que no reciben reconocimiento tienen el doble de probabilidades de dejar la empresa en un año. Además, el 65 % de los trabajadores no ha recibido ningún reconocimiento en el último año. Haz cuentas y verás que son muchos empleados descontentos y poco valorados.

Una buena intranet permite gestos de reconocimiento sencillos pero potentes por parte de la dirección y de los compañeros. Aunque solo sea la opción de decir "Gracias" o "Buen trabajo", tus empleados agradecerán el reconocimiento y serán más productivos.

12. Compatibilidad con vídeo

Los estudios muestran que el vídeo es el formato preferido para la formación y el desarrollo, sobre todo entre los empleados de la generación Z. Los usuarios necesitan publicar algo más que texto. 

Busca una intranet CMS que te permita incluir contenido en vídeo e imágenes para enriquecer tu comunicación interna.  Así aumenta el compromiso de los empleados en remoto con la empresa y se sienten más parte del equipo.

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13. Integración de encuestas

Las encuestas son una forma fantástica de recibir feedback en tiempo real sobre políticas y otras situaciones. En lugar de esperar a las reuniones programadas, la dirección puede hacer ajustes sobre la marcha. Así la empresa es mucho más flexible y tiene en cuenta cómo se sienten sus empleados.

Además, los empleados pueden expresar su opinión y sus frustraciones antes de que se enquisten y se conviertan en grandes obstáculos. Abre canales de comunicación y puede hacerse de forma anónima, sin presión.

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14. Imagen de marca personalizada

Tu intranet debe reflejar tu marca en el diseño y en los procesos de trabajo. No te conformes con soluciones genéricas e insulsas. Elige una intranet CMS que te permita personalizar los colores, los logotipos, las imágenes y los elementos de diseño generales para que encajen con tu empresa. Si no, puede resultar fría y sin vida. 

Tus empleados usarán esta herramienta a diario para comunicarse, conectar e informarse. Debe resultar nueva y estimulante, y reflejar la personalidad de tu empresa. Elige una intranet CMS que te permita adaptar el diseño a la imagen de marca de tu empresa. 

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15. Feeds de actividad personalizados

Los empleados deben tener feeds de actividad personalizados que muestren la información que les interesa. Por ejemplo, si un empleado participa en un proyecto, debe recibir novedades cuando otros trabajen en él o hagan cambios. Eso sí, evita la sobrecarga de información.

Para evitar ese problema, tu intranet debe ofrecer suficientes opciones de segmentación. Así reduces el volumen de información que recibe cada empleado y te aseguras de que solo vea lo necesario. Menos estrés en general y más productividad para tus equipos.

→ Más información: 30 funciones esenciales que debe tener la intranet de tu empresa

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