8 types de collaboration pour votre digital workplace

Qu’est-ce que la collaboration au travail ?

La collaboration au travail, c’est quand plusieurs personnes travaillent ensemble pour atteindre un objectif. C’est une autre façon de voir le travail d’équipe. Selon le projet, l’équipe peut collaborer de bien des manières. Partager ses idées et discuter ensemble de l’approche à adopter rend le travail beaucoup plus fluide pour tous.

Ce mode de travail a été officiellement reconnu dans les années 1950, alors que la gestion de projet évoluait. Jusque-là, les projets étaient planifiés avec un diagramme de Gantt et pouvaient être supervisés par un seul manager. Avec l’essor de la révolution numérique, la collaboration entre membres d’une équipe s’est largement répandue.

Internet a permis aux collaborateurs de partager facilement des informations, qu’ils travaillent au même endroit ou à l’autre bout du monde. Avec un digital workplace, les barrières de communication traditionnelles disparaissent. Au contraire, les collaborateurs peuvent se concentrer sur un travail commun efficace, dans un climat qui favorise l’innovation et la croissance de l’entreprise.

La collaboration est une stratégie applicable à tout type d’organisation : associations, grandes entreprises, administrations, prestataires de services ou établissements d’enseignement. Employeurs comme collaborateurs ont tout à gagner à connaître les différents types de collaboration.

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Les différents types de travail collaboratif

1. La collaboration d’équipe

C’est l’une des formes de collaboration les plus courantes en entreprise. Ici, tous les membres du groupe se connaissent. Chacun sait en quoi consiste son rôle et quel est son impact sur les autres. Des échéances fixes encadrent les tâches pour atteindre les objectifs de l’équipe.

Dans ce type de collaboration, on trouve souvent un chef d’équipe chargé de superviser les autres membres. Les membres collaborent sur un pied d’égalité pour mener à bien leurs tâches. Une fois les tâches prévues au départ accomplies, toute l’équipe est généralement reconnue de la même manière pour l’objectif atteint.

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2. La collaboration communautaire

Dans une collaboration communautaire, les participants partagent un centre d’intérêt. L’objectif est souvent de partager des connaissances et d’apprendre, plutôt que de réaliser une tâche ensemble. Les membres de la communauté exposent leurs difficultés, posent des questions et reçoivent des conseils. Ils les rapportent ensuite à leurs équipes. C’est une pratique continue.

Dans ce modèle, les membres peuvent être au même niveau. Mais les plus expérimentés jouissent parfois d’un statut particulier auprès des plus jeunes. Chacun est censé aider les autres, sans forcément recevoir autant de conseils qu’il en donne. L’idée : à terme, tous les membres du groupe tirent profit de ces échanges.

3. La collaboration en réseau

La collaboration en réseau diffère des types de collaboration présentés plus haut. Elle part d’individus qui agissent dans leur propre intérêt. Ils contribuent au réseau pour se faire connaître, eux et leur domaine d’expertise, des autres membres. Tous les membres du réseau ne se connaissent probablement pas. Ils s’appuient sur les recommandations pour savoir avec qui collaborer.

Les réseaux sociaux sont un exemple de collaboration en réseau : leurs membres collaborent virtuellement, sans forcément se connaître personnellement. Ils peuvent partager des liens vers des sites utiles grâce à un outil de social bookmarking. Ces informations servent aux membres qui cherchent des informations sur le même sujet. En avançant sur ce sujet, l’équipe peut à son tour partager des liens utiles pour d’autres membres qui en auront besoin plus tard.

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4. La collaboration dans le cloud

Impossible de passer en revue les outils collaboratifs sans parler de la collaboration dans le cloud. Elle permet à plusieurs utilisateurs d’accéder à des documents, de les lire et de les modifier en temps réel. Les documents étant stockés dans le cloud, tous les utilisateurs autorisés voient la dernière version et suivent les modifications au fil de l’eau.

La collaboration dans le cloud convient aux organisations où les équipes collaborent à distance, comme une entreprise avec un ou plusieurs bureaux satellites. Les collaborateurs à distance qui travaillent sur les mêmes documents les partagent facilement, sans se demander s’ils consultent la dernière version.

Le cloud est particulièrement efficace pour les fichiers volumineux. Les serveurs e-mail ne gèrent que des documents de quelques Mo. Au-delà, le logiciel de messagerie refuse l’envoi. Un outil collaboratif dans le cloud n’a pas ces limites et accepte le transfert de fichiers volumineux.

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5. La collaboration vidéo

La collaboration vidéo est aujourd’hui l’un des outils collaboratifs en ligne les plus utilisés. Des services cloud comme Microsoft 365 ou Google Workspace proposent des salles de réunion virtuelles. Les invités reçoivent un lien pour rejoindre la réunion depuis leur ordinateur fixe ou portable, ou depuis un appareil mobile. La plupart des services cloud permettent de rejoindre l’appel depuis le navigateur web, sans installer de logiciel.

Les participants peuvent se trouver dans le même bureau, de l’autre côté de la rue, dans une autre région ou à l’autre bout du monde. Ils échangent en temps réel, partagent leur écran avec un collègue et posent leurs questions par téléphone, par chat ou avec un casque dédié.

6. La collaboration interne

La collaboration interne peut combiner plusieurs stratégies collaboratives, selon les objectifs de votre entreprise de taille moyenne ou grande.

Les forums de discussion (parfois appelés tableaux d’affichage) existent depuis longtemps. Ils restent un bon moyen d’échanger des idées sur un sujet précis. Leur inconvénient : il peut être difficile d’y retrouver une information précise.

Le microblogging est un moyen efficace de partager des messages au sein de l’entreprise, un peu comme un Twitter interne. Il ne convient pas aux discussions complexes et doit être réservé aux messages courts. Les membres de l’équipe lancent des discussions et y participent en allant droit au but.

Un wiki permet de gérer l’information au sein de l’entreprise. Plusieurs contributeurs peuvent rédiger les articles et les tenir à jour. Ce type d’outil nécessite généralement une personne chargée de vérifier l’exactitude des informations.

Découvrez ici notre sélection des meilleurs outils de communication interne

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7. La collaboration externe

Parmi les espaces de collaboration, n’oubliez pas la collaboration externe. Elle désigne le partage de connaissances en dehors de l’entreprise. Exemple : l’interaction entre une marque et sa communauté sur les réseaux sociaux. La marque collabore avec les internautes lorsqu’elle leur demande leur avis via des quiz ou des discussions. Les réponses sont analysées pour savoir si la marque dialogue bien avec son audience ou si elle doit ajuster son message.

Un blog donne un « visage » à votre entreprise. Les clients peuvent trouver plus simple d’y poser des questions et d’y laisser des commentaires que de contacter directement le siège. Ces questions et commentaires sont précieux. Notez ce que disent les gens et tenez-en compte dès que possible. Vos clients vous disent ce qu’ils pensent, ce qu’ils veulent et comment vous pouvez les fidéliser.

8. L’alliance stratégique

L’alliance stratégique est une forme courante de collaboration entre entreprises. Il s’agit généralement d’un accord entre deux ou trois entreprises qui unissent temporairement leurs efforts et leurs ressources pour atteindre des objectifs précis.

Ce type de stratégie peut très bien fonctionner. Chaque entreprise apporte ce qui manque aux autres. Par exemple, une entreprise peut chercher de l’aide pour conquérir de nouveaux marchés ou améliorer son service client. Elle se tournera alors vers une entreprise experte dans ces domaines.

Les entreprises qui gèrent bien ce type de relation deviennent des « partenaires privilégiés » pour d’autres entreprises en quête de partenariats similaires. Comme dans toute bonne relation, il est essentiel de fixer des objectifs clairs, de bien communiquer et de respecter l’autre. Les meilleurs partenaires d’alliance stratégique investissent aussi dans les personnes, les outils et les processus nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.

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Comment choisir la bonne méthode de collaboration ?

Demander «Comment choisir le meilleur type de collaboration ? », c’est un peu comme demander «Combien de temps dure un moment ? » La réponse courte : « Ça dépend. »

Avant de choisir le type de travail collaboratif qui vous donnera les meilleurs résultats, demandez-vous ce que vous voulez obtenir en collaborant avec d’autres (personnes ou entreprises).

• Cherchez-vous de nouveaux leads commerciaux ?
• Voulez-vous renforcer la visibilité de votre entreprise auprès de sa communauté ?
• Votre entreprise a-t-elle besoin d’une base de connaissances pour ses équipes ?
• Souhaitez-vous organiser des visioconférences pour garder le lien avec vos collaborateurs à distance ?

Assurez-vous aussi que chacun dispose des bons outils. Vos collaborateurs à distance auront du mal à participer aux visioconférences si leur connexion internet est instable. Si votre équipe dispose d’une connexion fiable, la visioconférence est une excellente option pour rester en contact avec les membres de l’équipe, qu’ils travaillent dans vos bureaux ou sur d’autres sites.

Au final, le choix des méthodes de collaboration avec vos collaborateurs dépend de votre organisation et de sa culture d’entreprise.

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Au final, le choix des méthodes de collaboration avec vos collaborateurs dépend de votre organisation et de sa culture d’entreprise. Si vos équipes sont à l’aise avec les nouvelles technologies, attendez-vous à ce qu’elles pèsent lourd lorsque vos managers proposeront les meilleurs types de collaboration. Si vos équipes n’ont pas (encore) pleinement adopté l’ère du digital, collaborer avec d’autres leur offre l’occasion idéale de découvrir de nouveaux outils.

Si vos collaborateurs peuvent compter sur d’autres pour les aider à prendre en main les outils collaboratifs actuels, tout le monde y gagne. Celui qui partage ses connaissances est heureux d’aider un collègue. L’autre enrichit ses compétences en découvrant un nouvel outil utile à son travail. La collaboration est gagnant-gagnant pour les deux.

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