8 tipos de colaboración para tu digital workplace

¿Qué es la colaboración en el trabajo?

La colaboración en el trabajo se da cuando las personas trabajan juntas para lograr un objetivo. Es otra forma de ver el trabajo en equipo. El equipo puede colaborar de muchas maneras distintas según el proyecto en el que trabaje. Compartir ideas y hablar del enfoque que va a seguir el grupo es una forma excelente de que el proceso fluya mucho mejor para todos.

Esta forma de trabajar se reconoció oficialmente en la década de 1950. En esa época estaba cambiando la gestión de proyectos. Hasta entonces, los proyectos se planificaban con un diagrama de Gantt y podía supervisarlos un solo mánager. Con la llegada de la revolución digital, la colaboración entre los miembros del equipo se volvió mucho más habitual en el trabajo.

Internet sentó las bases para que los empleados compartieran información de forma fácil y cómoda, ya trabajen en el mismo lugar físico o en la otra punta del mundo. Un digital workplace significa que los empleados no tienen que lidiar con las barreras de comunicación tradicionales. En su lugar, pueden centrarse en trabajar juntos con eficacia, en un ambiente que impulsa la innovación y el crecimiento de la empresa.

La colaboración es una estrategia que puede aplicarse en cualquier tipo de lugar de trabajo: ONG, grandes compañías, organismos públicos, proveedores de servicios y centros educativos. Todas las personas de la organización, directivos y empleados, pueden beneficiarse de conocer los distintos tipos de colaboración.

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Tipos de trabajo colaborativo

1. Colaboración en equipo

Es uno de los tipos de colaboración empresarial más habituales en el trabajo. En esta modalidad, todos los miembros del grupo se conocen. Cada persona sabe en qué consiste su función en el equipo y cómo afecta a los demás. Hay plazos fijos para completar las tareas en un tiempo determinado y alcanzar los objetivos del equipo.

En este tipo de colaboración suele haber un jefe de equipo que se encarga de supervisar a los demás miembros. Los miembros del equipo colaboran en igualdad de condiciones para completar sus tareas. Cuando las tareas se completan según lo previsto al inicio del proyecto, todo el equipo suele recibir el mismo reconocimiento por alcanzar el objetivo.

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2. Colaboración en comunidad

En una colaboración en comunidad, los participantes comparten un interés. El objetivo suele ser compartir conocimientos y aprender, más que completar una tarea juntos. Los miembros de la comunidad pueden plantear sus inquietudes haciendo preguntas y pidiendo consejo. Después, vuelven a sus oficinas y comparten esos consejos con sus equipos. Es una práctica continua.

En este modelo de colaboración empresarial, los miembros pueden estar al mismo nivel. Sin embargo, los miembros con más experiencia pueden tener más peso ante los más júnior. Se espera que los miembros del grupo se ayuden entre sí, pero no tiene por qué haber una reciprocidad uno a uno en los consejos. La idea es que, con el tiempo, todos los miembros del grupo se beneficien de su relación.

3. Colaboración en red

La colaboración en red se diferencia de los tipos de colaboración empresarial anteriores. Empieza con personas que actúan por su propio interés. Empiezan a contribuir a la red para darse a conocer, junto con su área de especialización, ante otros miembros. Probablemente no todos los miembros de la red se conocen. Dependen de las recomendaciones para saber con quién deberían colaborar dentro de la red.

Las herramientas de redes sociales son un ejemplo de colaboración en red: los miembros colaboran de forma virtual sin conocerse necesariamente en persona. Pueden publicar enlaces a webs que les resultan útiles con una herramienta de marcadores sociales. Esa información puede servir a otros miembros que buscan información sobre el mismo tema. A medida que ese equipo trabaja en el tema, puede publicar enlaces a webs útiles para otros miembros que los necesiten más adelante.

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4. Colaboración en la nube

Una lista de los distintos tipos de herramientas de colaboración estaría incompleta sin la colaboración en la nube. Este método permite que más de un usuario acceda a documentos, los lea y los edite en tiempo real. Con los documentos almacenados en la nube, todos los usuarios con acceso ven la última versión y los cambios a medida que se hacen.

La colaboración en la nube es útil en organizaciones donde los equipos deben colaborar en remoto, como una empresa con una o varias oficinas satélite. Los empleados en remoto que trabajan en los mismos documentos pueden compartirlos fácilmente sin preocuparse de si están viendo la última versión.

La nube es especialmente eficaz para archivos grandes. Los servidores de correo solo están pensados para documentos de unos pocos MB. Si un archivo adjunto supera ese tamaño, el programa de correo se niega a enviarlo. Una herramienta de colaboración en la nube no tiene esas limitaciones y permite transferir archivos grandes.

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5. Colaboración por vídeo

La colaboración por vídeo es uno de los tipos de herramientas de colaboración online más usados hoy en día. Servicios en la nube como Microsoft 365 o Google Workspace tienen salas de conferencias virtuales donde se celebran las reuniones. Los invitados reciben una invitación para unirse desde su ordenador de sobremesa o portátil. También pueden unirse desde un dispositivo móvil. La mayoría de los servicios en la nube permiten unirse a la llamada desde el navegador, sin necesidad de descargar software.

Los participantes en una colaboración por vídeo pueden estar en la misma oficina, al otro lado de la calle, en otra región o en la otra punta del mundo. Los miembros del equipo pueden hablar en tiempo real, ver la misma pantalla que un compañero y hacer preguntas por teléfono, por chat o con unos auriculares especializados.

6. Colaboración interna

La colaboración interna puede incluir varios tipos de estrategias colaborativas, según lo que quiera conseguir tu mediana o gran empresa.

Los foros de debate (o tablones de anuncios, como a veces se les llama) se usan desde hace tiempo. Siguen siendo una forma eficaz de compartir ideas sobre un tema concreto. Su inconveniente es que puede costar buscar en ellos cuando un participante necesita una información concreta.

El microblogging puede ser una estrategia eficaz para compartir mensajes dentro de la empresa. Es como usar Twitter de forma interna. No está pensado para debates complejos, sino para mensajes breves. Los miembros del equipo pueden iniciar debates y participar en ellos exponiendo sus ideas rápidamente.

Una wiki permite gestionar la información dentro de la empresa. Varios participantes pueden contribuir a los artículos y mantenerlos actualizados. Este tipo de programa probablemente necesite a alguien que garantice que la información es correcta.

Consulta aquí una lista de las mejores herramientas de comunicación interna

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7. Colaboración externa

Cuando pienses en los tipos de espacios de colaboración, no te olvides de la colaboración externa. Este término abarca el intercambio de conocimiento que se produce fuera de la empresa. Un ejemplo es la interacción entre una marca y su presencia en redes sociales. La marca colabora con los usuarios de redes sociales cuando les pide su opinión y feedback mediante cuestionarios o debates. Las respuestas se analizan y sirven para decidir si la marca conecta bien con su público o si necesita ajustar su mensaje.

Un blog es una forma de que tu empresa tenga «rostro». A los clientes les puede resultar más fácil hacer preguntas y comentarios en ese espacio que contactar directamente con la sede central. Esas preguntas y comentarios son muy valiosos. Toma nota de lo que dice la gente y aplica esos mensajes cuando puedas. Los clientes están compartiendo lo que piensan, lo que quieren y cómo puede tu empresa conservarlos como clientes.

8. Alianza estratégica

Una alianza estratégica es una forma habitual de colaboración entre empresas. Suelen ser acuerdos entre dos o tres empresas que deciden combinar temporalmente sus esfuerzos y recursos para alcanzar determinados objetivos.

Este tipo de estrategias empresariales puede funcionar muy bien. Cada empresa de la alianza aporta algo que a las demás les falta. Por ejemplo, una empresa puede buscar ayuda para llegar a nuevos mercados o con la atención al cliente. En ese caso, buscará una empresa con experiencia en esas áreas.

Las empresas que saben gestionar bien este tipo de relaciones serán consideradas «socios preferentes» por otras empresas que quieran crear relaciones similares. Como en toda buena relación, es importante fijar objetivos claros, comunicarse bien y respetar a los demás. Los mejores socios de una alianza estratégica también invierten en el personal, las herramientas y los procesos necesarios para alcanzar los objetivos fijados.

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¿Cómo elegir entre los mejores métodos de colaboración?

Responder a la pregunta «¿Cómo elegir el mejor tipo de colaboración?» es un poco como preguntar «¿Cuánto mide un trozo de cuerda?». La respuesta corta es: «Depende».

Antes de decidir qué tipos de trabajo colaborativo te darán mejores resultados, tendrás que pensar qué quieres conseguir colaborando con otros (ya sean personas o empresas).

• ¿Te interesa encontrar nuevos leads de ventas?
• ¿Quieres reforzar la imagen de tu empresa en la comunidad?
• ¿Necesita tu empresa crear una biblioteca de conocimiento para los miembros de tu equipo?
• ¿Te gustaría hacer reuniones por videoconferencia para mantener el contacto con los trabajadores en remoto?

También debes asegurarte de que todos los participantes tengan las herramientas adecuadas. A tus trabajadores en remoto les costará participar en videoconferencias si la conexión a internet en su zona no es fiable. Si tu equipo tiene una conexión a internet fiable, la videoconferencia puede ser una gran opción para mantener el contacto con quienes trabajan en tu oficina y en otras sedes.

En definitiva, qué métodos usar para colaborar con tus empleados dependerá de tu organización y de su cultura de empresa.

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En definitiva, qué métodos usar para colaborar con tus empleados dependerá de tu organización y de su cultura de empresa. Si tu plantilla se siente cómoda con las nuevas tecnologías, es de esperar que estas tengan un papel importante cuando tus mánagers propongan los mejores tipos de colaboración. Si los miembros de tu equipo aún no han abrazado del todo la era digital, colaborar con otros les brinda la oportunidad perfecta para aprender nuevas herramientas.

Si tus empleados cuentan con compañeros que les ayuden a manejar las herramientas de colaboración actuales, el resultado solo puede ser beneficioso para todos. La persona que comparte sus conocimientos se siente bien al ayudar a un compañero. La otra amplía sus conocimientos al aprender una nueva herramienta que le ayuda en su trabajo. La colaboración sale ganando para ambas partes.

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