Intranet-Alternativen: 10 Schritte zur Ablösung eines veralteten Intranets

Klassische Intranets funktionieren für moderne Unternehmen schlicht nicht mehr. Dieser Beitrag vergleicht klassische und moderne Intranets, nennt Gründe für eine Ablösung und zeigt die Funktionen eines modernen Intranets. Zum Schluss erfahren Sie, welche Schritte zur Ablösung Ihres bestehenden Intranets gehören und warum Cloud-basierte Systeme für Flexibilität und Sicherheit am Arbeitsplatz so wichtig sind.

Was sind klassische und moderne Intranets?

Ein Intranet ist ein privates Internet. Es steht einem begrenzten Nutzerkreis offen, meist den Mitarbeitenden, und ermöglicht vertrauliche Kommunikation. Nutzende greifen über einen sicheren Login auf Unternehmensinformationen zu. Das Internet dagegen ist ein öffentlicher digitaler Raum, der Menschen verbindet.

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– Klassische vs. moderne Intranets

Laut einem Bericht von Gartner gilt: „As many as 90% of intranets fail to achieve their initial goals.“ Der Grund: Klassische Intranets halten mit den Bedürfnissen und Erwartungen moderner Mitarbeitender nicht Schritt. Moderne Unternehmen stellen oft fest, dass ältere Technologie ihre heutigen Anforderungen nicht erfüllt. Es fehlt die Integration gängiger digitaler Tools wie Online-Kalender und Instant Messaging, die für wirksame Zusammenarbeit heute grundlegend sind.

Klassische Intranets haben diese Merkmale:

• Meist baut die IT-Abteilung sie selbst oder ist stark in ihre Verwaltung eingebunden.
• Klassische Intranets sind wenig nutzerfreundlich und basieren auf Links oder Ablageordnern. Mitarbeitende finden die nötigen Informationen nur schwer.
• Mitarbeitende verbringen viel zu viel Zeit mit der Suche nach relevanten Inhalten, weil vieles planlos hochgeladen wird. Es fehlen Kontrollen und Workflows, die Inhalte sinnvoll ordnen.
• Die Einführung eines klassischen Intranets dauert lange, teils bis zu 12 Monate. Je länger der Launch dauert, desto höher das Risiko des Scheiterns.
• Ihnen fehlen Design und digitale Komponenten für ein modernes Nutzungserlebnis.
• Wegen des Konfigurationsmenüs klassischer Intranets ist es schwierig, zu kommunizieren oder unternehmensweite Ankündigungen zu machen.
• Klassische Intranets sind technisch aufwendig im Betrieb. Patches und Upgrades erfordern spezielle Schulungen und Ressourcen. Auch die laufenden Wartungskosten sind hoch.
• Trotz dieser Schwächen brauchen klassische Systeme wegen der sensiblen Dokumente im Intranet oft hohe Sicherheitsstandards.

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Im Gegensatz dazu haben moderne Intranets diese Merkmale:

• Sie sind Out-of-the-box nutzerfreundlich. Moderne Intranet-Lösungen brauchen die IT-Abteilung nicht für die tägliche Verwaltung.
• Ein modernes Intranet ist leicht zu erlernen. Mitarbeitende kommunizieren und arbeiten schon kurz nach dem Start zusammen.
• Moderne Intranets lassen sich schnell einführen. Inhalte zu erstellen ist einfach. Neue Inhalte sind in wenigen Minuten hochgeladen.
• Sie sind auf Employee Engagement ausgelegt. Mobile Apps und Push-Benachrichtigungen sind Beispiele für flexible Kanäle, die Mitarbeitende eingebunden halten.
• Moderne Intranets ermöglichen personalisierte Erlebnisse mit Inhalten, die auf Bedürfnisse und Interessen zugeschnitten sind. So wird das Unternehmensintranet so ansprechend wie jedes beliebte soziale Netzwerk.
• Eine Wissensmanagement-Funktion hält Inhalte aktuell, leicht auffindbar und frei von Dubletten.
• Es folgt einem Software-as-a-Service-Ansatz (SaaS), sodass neue Updates und Sicherheitsfunktionen sofort verfügbar sind.
• Nutzende lösen Probleme per Mausklick selbst, ohne bei jedem Anliegen die IT-Abteilung zu kontaktieren. Das ist besonders hilfreich, wenn Teams remote arbeiten.
• Die nahtlose Integration mit gängigen Arbeitsanwendungen wie Google Workspace und Microsoft 365 erhöht den Komfort und verbindet die Systeme.
• Da moderne Intranets als SaaS laufen, sind sie wirtschaftlicher und flexibler als klassische.

– Warum ein klassisches Intranet ablösen?

Kurz gesagt: Ein klassisches Intranet sollte abgelöst werden, wenn es die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt. Ältere Technologie kann sich nicht immer an die Anforderungen moderner Arbeit anpassen. Dann muss das klassische Intranet ersetzt werden.

Die Art, wie Mitarbeitende arbeiten, hat sich in den letzten Jahren verändert. Moderne Technologie hat den Digital Workplace möglich gemacht. Remote-Arbeit ist heute eher die Regel, und Unternehmen haben Mitarbeitende rund um den Globus. Zudem ist es mit der neuen Arbeitskultur unverzichtbar geworden, klassische Systeme durch Plattformen zu ersetzen, die einen reibungslosen Übergang zur Remote-Arbeit ermöglichen.

Wenn Mitarbeitende weltweit arbeiten, muss die Interne Kommunikation sie schnell erreichen. Mitarbeitende müssen jederzeit auf Unternehmensdokumente zugreifen können. Diese Informationen müssen zugänglich und aktuell sein. Sonst treffen Führungskräfte und Teams Entscheidungen auf Basis falscher Informationen.

– Vorteile moderner Intranets für Unternehmen

Von Mitarbeitenden erstellte Inhalte: Teammitglieder erstellen und teilen ansprechende Blogbeiträge, Artikel und wöchentliche Newsletter. LumApps hat ein integriertes CMS zum Veröffentlichen von Inhalten, inklusive Videos und Bildern für mehr Wirkung. Leicht zugängliche Kennzahlen zeigen zudem das Engagement. So erreichen Inhalte die gewünschte Zielgruppe effizient.

Wissensmanagement: Jedes Unternehmen hat Dokumente und Informationen, die gespeichert werden müssen. Führungskräfte legen Dokumente oft auf verschiedenen Plattformen ab (Excel-Tabellen, Outlook, Google Drive usw.). Wissensmanagement ist eine zentrale Funktion eines modernen Intranets. Zusammen mit einer starken Suche lassen sich Dokumente viel leichter finden.

Analytics: Verfolgen Sie Seitenaufrufe, Absprungraten und mehr über Daten-Dashboards. Erkennen Sie, welche Themen Mitarbeitende interessieren. Testen Sie neue Engagement-Kampagnen. Mitarbeitende vor Ort nutzen für aktuelle Informationen oft soziale Netzwerke wie Facebook und LinkedIn. Diese sind einfach zu bedienen und werden häufig aktualisiert. Erwarten Sie daher nicht, dass Mitarbeitende neue Intranet-Tools nutzen, wenn diese zu kompliziert sind. Wer diese Vorlieben versteht, kann nutzerfreundlichere Systeme entwickeln, die die Stärken sozialer Netzwerke aufgreifen.

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– Die wichtigsten Funktionen eines modernen Intranets

1. Cloud-basiert für die Arbeit im Büro und remote.
2. Eine All-in-one-Intranet-Plattform. Ihre Kernfunktionen decken Kommunikation, Engagement, Zusammenarbeit und Produktivität ab.
3. Soziale Funktionen für Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeitende: Chat, Videonachrichten und Austausch in Interessen-Communitys und Gruppen.
4. Sicherheit zum Schutz sensibler und vertraulicher Unternehmensinformationen.
5. Ein Content-Management-System (CMS) schafft Struktur und ermöglicht Nutzenden, digitale Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und
6. anzupassen.
7. Eine Bibliothek mit Formularen und Vorlagen, auf die Mitarbeitende immer wieder zugreifen können.
8. Ein Mitarbeiterverzeichnis mit Kontaktdaten, Werdegang und persönlichen Interessen, das Kommunikation und Zusammenarbeit fördert.
9. Eine interne Stellenbörse, um offene Stellen vor der externen Ausschreibung zu veröffentlichen.
10. Eine leistungsstarke interne Suchmaschine, die Ergebnisse aus der Intranet-Datenbank und aus Drittanbieter-Tools wie Google liefert.
11. Eine anpassbare Oberfläche mit attraktivem, modernem Design, die das Engagement fördert und den Zugang zu wichtigen Ressourcen erleichtert.

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Jetzt entdecken: 10 Schritte zur Ablösung eines veralteten Intranets:

1. Ziele für die Intranet-Ablösung festlegen

Anders gefragt: „Welche Probleme wollen Sie lösen?”

Viele große Unternehmen suchen zum Beispiel eine Alternative zum SharePoint-Intranet. Wenn Sie eine Alternative zu SharePoint prüfen, listen Sie unter anderem unverzichtbare Funktionen, aktuelle Herausforderungen sowie Ziele für Kommunikation und Zusammenarbeit auf.

Es ist verlockend, sofort Farben auszuwählen und Entscheidungen zur Ablösung zu treffen. Eine eigene Phase für Ziele und Meilensteine zahlt sich aber langfristig aus. So vermeiden Sie eine neue Lösung, der wichtige Funktionen für Ihr Unternehmen fehlen.

Internationale Unternehmen müssen zum Beispiel Lokalisierung und mehrsprachige Übersetzung berücksichtigen, bevor große Entscheidungen fallen. Ein Vertriebsteam im Außendienst braucht starke mobile Funktionen, um sich mit dem Lager zu verbinden und in Echtzeit mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren.

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2. Stakeholder früh einbinden

Sichern Sie das Interesse der Stakeholder, bevor ein Projekt zur Intranet-Ablösung startet.

Dazu braucht es Präsentationen, Recherchen und Daten zu den Auswirkungen eines neuen Intranets oder einer Ablösung. Detaillierte Informationen zum ROI (Return on Investment) zeigen, wie und warum sich die Initiative für das Unternehmen lohnt.

Neben C-Level und HR-Leitung ist die IT-Abteilung einer der wichtigsten Stakeholder. Ihr technischer Input zu möglichen Herausforderungen sollte früh einfließen. Das sorgt für einen reibungsloseren Launch und erleichtert die Einbindung weiterer Abteilungen.

3. Bestehende Arbeits-Apps integrieren

Listen Sie alle Apps auf, die Ihre Teams derzeit nutzen. Dazu können unter anderem gehören:

• Google Workspace
• Microsoft 365
• Okta
• Workday
• Slack
• Zoom
• Zendesk

Wählen Sie einen Digital Workplace, der mit den Apps Ihrer Mitarbeitenden kompatibel ist. Dann erhalten sie alle Benachrichtigungen an einem Ort. Und sie arbeiten produktiv, weil sie vertraute Apps nutzen.

Neue Prozesse können einschüchtern. Der Wechsel zu einem neuen Intranet wirkt positiver, wenn Sie Mitarbeitenden die vertrauten Apps zeigen. Manches am System wird neu sein, anderes bleibt vertraut.

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4. Mobile first

Bei der Einführung neuer Technologie ist eine Mobile-first-Haltung entscheidend. Unterstützt ein Intranet mobile Nutzende nicht mehr, sollte es ersetzt werden. Sonst leiden Akzeptanz und Wirksamkeit.

Mitarbeitende sollten Aufgaben mobil erstellen, verwalten und aktualisieren können. Mitarbeitende ohne Schreibtischarbeitsplatz greifen über mobilfreundliche Tools auf Kalender, Schichtpläne, Formulare und Dokumente zu. Per Instant Messaging und Gruppenchat kommunizieren sie schnell und bequem.

Die mobile App von LumApps ist zum Beispiel für Mitarbeitende ohne Schreibtisch und für operative Teams konzipiert. Sie erleichtert die Kommunikation und steigert die Produktivität im ganzen Team, weil sie Informationssilos aufbricht und für mehr Transparenz sorgt.

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5. Informationsflut vermeiden

Ständig werden Daten präsentiert, geteilt und angefragt. Es ist schwer, wichtige Botschaften vom ständigen „Rauschen“ zu trennen.

Wenn Sie Ihr Intranet ablösen, wählen Sie eine Lösung mit personalisierten Inhalten. Sie sollte auf der Startseite einen Newsfeed mit globalen und lokalen Unternehmensnews bieten. So bleiben Mitarbeitende immer auf dem neuesten Stand. Binden Sie gezielt Videos, Grafiken und Bilder in die News ein. Sie wecken Interesse und machen die Beiträge leichter verständlich.

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6. Auf einen intuitiven Digital Workplace setzen

Smartphone-Apps sind auf intuitive Bedienung ausgelegt. Selbst komplexe Apps brauchen meist keine Schulung. App-Entwickler wissen: Ist das Design nicht nutzerfreundlich, hören Menschen auf, die App zu nutzen. Nutzende erwarten hohe Standards von Software.

Jedes Intranet sollte ersetzt werden, wenn Mitarbeitende es nicht im Büro, zu Hause, unterwegs und vor Ort nutzen. Verbindungen mit gängigen Apps sorgen für intuitive Funktionen. LumApps ist zum Beispiel mit Google Workspace und Microsoft 365 integriert.

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7. Schulungen für Mitarbeitende einplanen

Erwarten Sie nicht, dass Mitarbeitende die neue Plattform ohne Einführung nutzen. Die Schulung muss (und sollte) nicht lang sein. Entwickeln Sie wenige Übungen und Workflows je nach Abteilung. Das beschleunigt das Onboarding auf der neuen Plattform und gibt neuen Nutzenden Sicherheit im Umgang mit der Software.

Denken Sie daran, dass Mitarbeitende unterschiedlich lernen. Manche lernen visuell, andere auditiv oder kinästhetisch (durch Ausprobieren). Sprechen Sie alle Lerntypen mit einem vielfältigen Schulungsangebot an:

• Schulungen vor Ort
• Anleitungen und ausführliche Dokumentation
• Lernvideos mit Untertiteln und Transkripten
• Chat-Support während aller Schulungen

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8. Eine durchdachte Übergangsphase schaffen

Mitarbeitende brauchen Zeit, um sich an die neue Plattform zu gewöhnen. Ob alte Systeme ersetzt, weniger E-Mails geschrieben oder neue Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt werden: Alte Gewohnheiten ändern sich nicht über Nacht. Berücksichtigen Sie die Unternehmensgröße und planen Sie Meilensteine, bis wann neue Abläufe gelten und Schulungen abgeschlossen sein sollen.

Geben Sie Mitarbeitenden Zeit, die Schulungen abzuschließen und sich mit der neuen Plattform vertraut zu machen, bevor Sie die alten Kommunikationswege abschalten.

Nutzen Sie übergangsweise E-Mail oder das bisherige Intranet für wichtige Botschaften im Digital Workplace, bis das neue System steht und alle Beteiligten geschult sind. Mit der Zeit sinkt die Abhängigkeit von E-Mail, und damit auch unproduktive „Top-down“-Kommunikation. Moderne digitale Plattformen bieten einen wirksamen Weg zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

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9. Nachschlagewerke und Handbücher ins neue Intranet übertragen

Leitfäden, Handbücher, Dokumentation, Onboarding-Unterlagen und alle wichtigen Dokumente müssen ins neue Intranet umziehen. Das ist eine gute Gelegenheit, sie sinnvoll mit Beschreibungen und Metadaten zu kategorisieren. Manches wird dabei archiviert. Das macht relevante, aktuelle Informationen sichtbarer.

Holen Sie immer fachlichen Rat ein, bevor Sie Dokumente löschen. Sie könnten später noch gebraucht werden, etwa aus steuerlichen oder rechtlichen Gründen.

Dies sollte einer der ersten Schritte der Migration sein, denn das neue Intranet braucht diese Informationen, um wirksam zu sein.

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10. Remote-Arbeit unterstützen

Bei der Einführung neuer Technologien sollte Remote-Arbeit immer mitgedacht werden. Manche Mitarbeitende arbeiten teilweise von zu Hause und einige Tage pro Woche im Büro. Andere bevorzugen ein vollständig remote Modell.

So oder so: Mitarbeitende müssen sich als Teil des Teams fühlen. Arbeitgeber erreichen das mit Videocalls und mit remote-tauglichen Digital-Workplace-Tools. Diese Maßnahmen zeigen Wertschätzung, vor allem weil Remote-Mitarbeitende so ihr Bestes geben können. Mitarbeitende fühlen sich gehört und mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften verbunden.

Ist „Intranet“ ein veralteter Begriff? Er beschreibt nicht genau, was moderne Employee-Experience-Plattformen wie LumApps Unternehmen bieten. Er ist aber der bekannteste und am leichtesten wiedererkennbare Begriff.

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FAQ

Wie lange dauert die Einführung eines klassischen On-Premise-Intranets in der Regel?

Die Einführung eines klassischen On-Premise-Intranets kann bis zu sechs Monate dauern, inklusive Design, Bereitstellung, Konfiguration, Tests und Schulungen für Admins und Endnutzende.

Welche typischen Probleme treten bei einem veralteten Intranet auf, und wie lassen sie sich lösen?

Typische Probleme veralteter Intranets sind geringe Akzeptanz, eine schwache Suche, wenig wirksame Zusammenarbeit und Kommunikation sowie veraltete Sicherheitsfunktionen. Abhilfe schaffen echtes Engagement der Geschäftsleitung und Schulungen für Nutzende, die Integration relevanter Tools, hochwertige und aktuelle Inhalte sowie starke Governance und Sicherheit. Erneuern Sie das Intranet regelmäßig, damit es zu Branchenstandards und Nutzerbedürfnissen passt.

Wie lässt sich ein veraltetes Intranet mit anderen Tools und Software im Unternehmen integrieren?

Für die Integration eines veralteten Intranets gibt es mehrere Methoden: - Point-to-Point-Integration (P2P): Individueller Code verbindet zwei Anwendungen, geeignet für einfache Aktionen und Eigenentwicklungen. - Enterprise Service Bus (ESB): Dient als zentraler Hub für den Datenaustausch zwischen Systemen. - Application Programming Interface (API): Ermöglicht die Kommunikation zwischen alten und modernen Systemen durch standardisierte Datenformate. - Integration Platform as a Service (iPaaS): Erleichtert Cloud- und On-Premise-Integrationen und übernimmt Compliance und Wartung. - Service Layers: Wandeln Daten zwischen alten und neuen Systemen um und sichern die Kompatibilität. - Data Access Layers: Replizieren Daten aus dem alten System in eine neue Datenbank für nahtlosen Zugriff.

Wie lassen sich Akzeptanz und Navigation eines veralteten Intranets verbessern?

So verbessern Sie Akzeptanz und Navigation eines veralteten Intranets: - Wechseln Sie zu einer modernen, nutzerfreundlichen Oberfläche für ein besseres Nutzungserlebnis. - Sorgen Sie dafür, dass das Intranet mobilfreundlich ist und eine eigene mobile App bietet. - Vereinfachen Sie Startseite und Navigation, damit relevante Informationen leicht zu finden sind. - Integrieren Sie soziale Funktionen für Bottom-up-Kommunikation und Engagement. - Verbinden Sie das Intranet mit anderen gängigen Tools wie E-Mail und Unified-Communications-Systemen. - Bieten Sie laufend Support, Schulungen und Feedbackmöglichkeiten, damit das Engagement hoch bleibt.

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