Modernes Intranet — Vorteile und Funktionen, die Sie für 2024 benötigen

Was ist ein modernes Intranet?

Das moderne Intranet von heute ist eine dynamische, soziale und kollaborative Plattform, die personalisierte Kommunikation ermöglicht und Initiativen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung vorantreibt. Auf ein modernes Intranet kann von überall und jedem Gerät aus zugegriffen werden, auf dem der Mitarbeiter über eine Internetverbindung verfügt.

Aktuelle Intranet-Software ist cloudbasiert und kann von allen Mitarbeitern des Unternehmens ohne Software-Downloads genutzt werden.

In den 90er Jahren wurde das Intranet hauptsächlich für die Top-Down-Kommunikation genutzt. Es war lediglich ein Tool, um Informationen von der Unternehmensleitung an die Mitarbeiter weiterzugeben. Außerdem konnte man nur über das Unternehmensnetzwerk darauf zugreifen.

Im Grunde musste man physisch im Büro sein, um etwas im Unternehmensintranet zu sehen. Das ist nicht mehr zeitgemäß, da viele Mitarbeiter remote, hybrid und an vorderster Front arbeiten.

Heute dreht sich im Intranet alles um die Kommunikation zwischen Kollegen. Das Tool ermöglicht soziale Netzwerke, Kommentare und Diskussionen, und die Mitarbeiter können eigene Beiträge erstellen.

Brauche ich eine cloudbasierte Lösung?

Das cloudbasierte Intranet nutzt Remote-Server anstelle von Servern vor Ort. Ein cloudbasiertes Intranet ermöglicht es den Mitarbeitern, von jedem Gerät und jedem Standort aus auf Informationen zuzugreifen.

Darüber hinaus entfallen bei cloudbasierten Lösungen die Kosten für die Wartung vor Ort und zeitaufwändige Backups. Alles wird remote verwaltet und es ist lediglich eine schnelle Internetverbindung erforderlich.

Mit einem cloudbasierten Intranet werden Upgrades optimiert. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter hinzufügen oder die Bandbreite für Inhalte erhöhen muss, ist dies ein vereinfachter Prozess.

Ist ein Intranet für Unternehmen noch relevant?

E-Mails waren schon immer das wichtigste Kommunikationsmittel und sind es für die meisten Unternehmen auch heute noch. Sie sind eine effektive Kommunikationsmethode, da sie einen Kommunikationspfad schaffen und Missverständnisse verhindern. Moderne Intranets bieten hingegen die Möglichkeit, gezielte und personalisierte Nachrichten zu versenden.

Es gibt viele geschäftliche Anwendungsmöglichkeiten für ein Intranet, wie z. B. die Verwaltung von Dokumenten, die Automatisierung von Arbeitsabläufen, soziale Netzwerke und Zusammenarbeit. Als solche können sie eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der internen Kommunikation, des Wissensmanagements und der Produktivität spielen.

Die modernen Softwarefunktionen ermöglichen es den Mitarbeitern, sich zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten, insbesondere in Remote-Arbeitsumgebungen. Durch die Förderung der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs tragen Intranets zu einer besser vernetzten und informierten Belegschaft bei.

Intranetplattformen können mit personalisierten Inhalten, anpassbaren Dashboards und der Integration anderer Tools an Ihr Unternehmen angepasst werden. So können Unternehmen einen echten Arbeitsplatz-Hub schaffen, der auf ihre individuellen Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen zugeschnitten ist.

Brauchen Sie noch mehr Gründe, warum Intranets relevant sind? Hier finden Sie eine Liste mit 35 Vorteilen für Unternehmen.

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Was sind die Vorteile eines modernen Intranets?

Es macht Informationen zugänglich

Traditionell dienten Intranets als Wissensdatenbanken und Content-Management-Systeme. Für Unternehmen mit riesigen Datenbanken ist die Suche nach Informationen jedoch nach wie vor mühsam. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Zeit pro Woche mit der Suche nach Informationen am Arbeitsplatz verbringen.

Intranets sind sichere Plattformen für den Austausch von Dokumenten, Ankündigungen und Unternehmensrichtlinien, sodass alle Mitarbeiter die neuesten Informationen leicht finden können. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen und fördert die Transparenz zwischen den Abteilungen.

Effiziente Zusammenarbeit

Kommunikation ist das Herzstück der Zusammenarbeit. Teamarbeit erfordert mehrere Ebenen der Kommunikation und des Feedbacks in den Phasen der Planung, Strategieentwicklung, Umsetzung und Ausführung. Diese Kommunikationswege vervielfachen sich durch mehrere Teams und beteiligte Stakeholder.

Moderne Intranetlösungen ermöglichen Teams die nahtlose Integration verschiedener Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation, was zu einer höheren Produktivität führt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Slack für Instant Messaging und Jira für die Zusammenarbeit nutzt, kann eine Employee Experience Platform wie LumApps diese Tools in Ihr Intranet integrieren. Unternehmen können auch mithilfe eines Software Development Kit (SDK) eigene Integrationen erstellen.

Steigert das Engagement der Mitarbeiter

Das Institute for Employment Studies definiert Mitarbeiterengagement als „eine positive Einstellung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen und seinen Werten“.

In traditionellen Büros versuchen Manager und Personalverantwortliche, das Engagement zu steigern, indem sie Mitteilungen am Schwarzen Brett im Pausenraum aushängen. Eine Intranetplattform ist ein effektiveres Mittel für die interne Kommunikation und ein ausgeklügeltes Tool zur Mitarbeiterbindung.

Anstelle von Massen-E-Mails oder digitalen Diskussionsforen sollten Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Beiträge zu liken, zu kommentieren und auf andere Weise zu interagieren. Diese Form der Engagement-Strategie lässt sich auch leichter messen und wiederholen.

Schafft Transparenz

Eine transparente Organisation ist eines der wirksamsten Mittel, um die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Die meisten Mitarbeiter möchten ein Gefühl von Sinnhaftigkeit und Zugehörigkeit empfinden.

Ein modernes Intranet fördert die Transparenz, indem es Nachrichten von Führungsteams, der Personalabteilung und Abteilungsleitern an einem zentralen Ort zusammenfasst. Die Mitarbeiter können bei Bedarf jederzeit auf Informationen zugreifen.

Steigert die Produktivität

Ein modernes Intranet zentralisiert Produktivitätswerkzeuge. Produktive Software und Chat-Tools sind über vorgefertigte Verbindungen oder maßgeschneiderte API-Lösungen miteinander verbunden. Dank eines einzigen Dashboards müssen die Mitarbeiter nicht mehrere Registerkarten geöffnet haben oder ständig zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln.

Moderne Intranets helfen IT-Teams bei der Bewältigung technologischer Herausforderungen. Dazu bieten sie eine kombinierte Wissensdatenbank, eine verbesserte Suchfunktion und eine Support-Hub-Startseite.

Darüber hinaus profitieren IT-Abteilungen von einer Produktivitätssteigerung. Ein Intranet kann KI-Funktionen enthalten, die Mitarbeitern bei der Lösung ihrer eigenen IT- oder HR-Anfragen helfen.

Geringere Mitarbeiterfluktuation

Ein modernes Intranet kann die Mitarbeiterfluktuation erheblich reduzieren, indem es Kommunikation, Transparenz, Engagement, Anerkennung und berufliche Weiterentwicklung fördert. Es fördert das Zugehörigkeitsgefühl, verbessert das Engagement und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, was wesentliche Faktoren für die Bindung von Talenten sind.

Moderne Intranets können Onboarding-Materialien vereinfachen, sodass neue Mitarbeiter sich leichter einarbeiten und ihre Aufgaben verstehen können. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter aufgrund von Frustration oder Verwirrung frühzeitig das Unternehmen verlassen.

Sie können ein Onboarding-Center einrichten, in dem Mitarbeiter wichtige Meilensteine und Schulungen verfolgen können, die sie absolvieren müssen. Integrieren Sie Videomanagement, um Mitarbeitern die Einarbeitung zu erleichtern.

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Wie Sie die interne Kommunikation mit einem Intranet verbessern können

Ein modernes Intranet ist ein leistungsstarkes Tool zur Verbesserung der internen Kommunikation und zur Verbreitung von Unternehmensnachrichten. Durch die Schaffung eines zentralen digitalen Arbeitsplatzes optimiert es die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch.

Intranets ermöglichen Echtzeitkommunikation durch Instant Messaging, Videotrainings und Diskussionsforen. So können Remote- oder verteilte Teams nahtlos zusammenarbeiten, die Produktivität steigern und Kommunikationsbarrieren abbauen.

Darüber hinaus bieten moderne Intranets und HR-Intranets Personalisierungsfunktionen, mit denen Mitarbeiter ihre Content-Feeds anpassen und für ihre Aufgaben relevante Informationen erhalten können. So wird sichergestellt, dass jeder Einzelne auf dem Laufenden bleibt, ohne mit irrelevanten Updates überflutet zu werden.

Die Verbesserung der internen Kommunikation mit einem Intranet ist eine direkte und effektive Möglichkeit, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen zu verbessern. So geht's:

1. Zentrale Informationsdrehscheibe: Erstellen Sie eine zentrale Datenbank für wichtige Dokumente, Richtlinien und Ankündigungen. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die neuesten Informationen haben, und reduzieren das Risiko von Missverständnissen.
2. Echtzeit-Updates: Nutzen Sie Echtzeit-Kommunikationsfunktionen wie Instant Messaging, Diskussionsforen, gezielte interne Kampagnen und Newsfeeds. So bleiben Ihre Mitarbeiter auch bei Remote-Arbeit stets informiert und engagiert.
3. Personalisierte Inhalte: Bieten Sie anpassbare Dashboards und Content-Feeds an, damit Ihre Mitarbeiter Informationen erhalten, die für ihre Aufgaben relevant sind, ohne überfordert zu sein.
4. Tools für die Zusammenarbeit: Integrieren Sie Tools für die Zusammenarbeit wie Videokonferenzen und Dokumentenfreigabe in das Intranet. So können Teams unabhängig von ihrem physischen Standort problemlos zusammenarbeiten.
5. Feedback-Kanäle: Richten Sie Feedback-Mechanismen im Intranet ein, damit Mitarbeiter Ideen, Bedenken und Vorschläge austauschen können. Dies fördert eine Kultur der offenen Kommunikation und kontinuierlichen Verbesserung.

Durch die Umsetzung dieser Strategien kann Ihr Intranet zu einem leistungsstarken Werkzeug werden, um die interne Kommunikation zu verbessern, das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu stärken und letztendlich den Erfolg Ihres Unternehmens voranzutreiben.

Was sind die Hauptmerkmale eines Intranets?

1. Cloud-Unterstützung

Ein modernes Intranetsystem sollte cloudbasiert sein. Wie bereits erwähnt, bietet es gegenüber herkömmlichen physischen Serversystemen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören unter anderem Backups, Content-Management in Echtzeit und Standortunabhängigkeit.

Der größte Vorteil? Sie können von überall aus darauf zugreifen, ohne Software herunterladen zu müssen.

Laut einer Studie von Accenture zum Thema „Future of Work” verfügen 63 % der wachstumsstarken Unternehmen über eine hybride Belegschaft. Mit einem cloudbasierten Intranetsystem können Mitarbeiter von überall aus miteinander in Verbindung treten und zusammenarbeiten.

2. Integration in bestehende Geschäftsanwendungen

Ein voll ausgestattetes Intranetsystem lässt sich nahtlos in geschäftskritische Tools integrieren, die Ihre Mitarbeiter täglich verwenden. Eine Employee Experience Platform wie LumApps bietet eine umfassende Integration mit Microsoft und Google. Ein modernes Intranet sollte auch Integrationen mit Tools wie Okta, Slack, Zendesk und anderen Anwendungen bieten.

3. Sicherheit

Ein gut gesichertes Intranetsystem schützt Ihre Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff und der Weitergabe vertraulicher Informationen.

Ein sicheres Intranet ermöglicht es Administratoren, unterschiedliche Zugriffsebenen für bestimmte Inhalte und Aktionen zu vergeben.

4. Benutzerfreundliches Content-Management-System

Ein Content-Management-System ermöglicht es Benutzern, Inhalte in verschiedenen Formen zu erstellen, zu speichern, zu teilen, zu konsumieren und mit ihnen zu interagieren. Mit einem effizienten CMS ermöglichen moderne Intranets den Erstellern und Verwaltern, Inhalte ohne fortgeschrittene technische Kenntnisse zu aktualisieren. Darüber hinaus sollte das CMS reibungslos in andere Plattformen und Quellen wie Google und Microsoft integriert sein.

5. Mitarbeiteranerkennung und Belohnungen

Ein modernes Intranet ermöglicht es Mitarbeitern nicht nur, sich über Kommentare zu bedanken und zu gratulieren, sondern erleichtert auch die Identifizierung und Anerkennung herausragender Teammitglieder. Wenn eine bedeutende Leistung unternehmensweite Anerkennung verdient, nutzen Sie das moderne Intranet, um die Erfolgsgeschichte unternehmensweit zu teilen.

6. Mitarbeiterverzeichnis

Fügen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis hinzu und verlinken Sie es oben auf Ihrer Website. Ihr Mitarbeiterverzeichnis sollte nach Namen, Titel, Team und weiteren Kriterien durchsuchbar sein.

7. Mobile App

Ihr Intranet sollte mobilkompatibel sein und/oder über eine eigene mobile App verfügen. Eine mobile App ist eine einfache Möglichkeit für alle Mitarbeiter, auf die Informationen zuzugreifen, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden.

8. Integration in Ihre bestehende Collaboration-Suite

Wählen Sie einen Intranet-Anbieter, der sich in Ihre bestehende Collaboration-Suite integrieren lässt. Wenn Sie beispielsweise Google Workspace oder Microsoft 365 verwenden, können Sie diese bestehenden Anmeldedaten nutzen.

Sie nutzen Google Workspace? LumApps ist das einzige von Google empfohlene Intranet. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, warum Tausende von Google-Kunden LumApps als ihre erste Wahl bezeichnen.

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So erstellen Sie ein erfolgreiches Unternehmensintranet

Um das beste Unternehmensintranet zu erstellen, benötigen Sie einen durchdachten und organisierten Prozess. Hier sind 4 Schritte zum Erfolg:

1. Wählen Sie einen Lenkungsausschuss oder interne Champions

Ein Lenkungsausschuss besteht aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen, um den Implementierungsprozess durchdacht und effektiv zu gestalten. Der Lenkungsausschuss sollte einen Governance-Plan erstellen und sicherstellen, dass das Projekt die abteilungsübergreifenden Ziele erfüllt.

2. Klare Ziele festlegen

Zu den allgemeinen Zielen eines Intranetprojekts gehören in der Regel Zusammenarbeit, Kommunikation und Wissensaustausch. Jedes Unternehmen hat jedoch spezifische Ziele und Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt. Legen Sie diese Ziele zu Beginn fest, um einen Maßstab für den Erfolg nach der Einführung zu haben.

3. Schulung

Nach der Auswahl der besten modernen Intranet-Software für Ihr Unternehmen ist die Schulung entscheidend für die Akzeptanz und die Erfahrung der Mitarbeiter. Jedes Mitglied des Lenkungsausschusses sollte sich zur Schulung der Mitglieder seiner Abteilung verpflichten. Jeder Mitarbeiter muss sich mit den spezifischen Funktionen seiner Arbeit vertraut machen.

4. Die Einführung

Die Einführung sollte ein besonderes Ereignis sein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neue Intranet-Software schnell annehmen. Eine offizielle Veranstaltung zur Einführung sorgt für Aufsehen, weckt Begeisterung und Neugier.

Es ist wichtig, die Akzeptanz frühzeitig zu fördern, da einige Mitarbeiter möglicherweise keine Veränderungen wünschen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein bestehendes Intranet ersetzen.

Überprüfen Sie nach der Einführung unbedingt die Intranet-Best Practices, die Sie befolgen sollten.

Integration des modernen Intranets in Ihren digitalen Arbeitsplatz

Die Entwicklung der Intranet-Architektur

Die Architektur moderner Intranets hat sich von einfachen internen Websites zu einer tragenden Säule digitaler Arbeitsplätze entwickelt. Diese Architektur unterstützt eine Reihe von Diensten, von Content-Management-Systemen bis hin zu fortschrittlichen Tools für die Zusammenarbeit, und sorgt dafür, dass Informationen nicht nur zugänglich, sondern auch interaktiv und ansprechend sind. Dank der Flexibilität und Skalierbarkeit dieser Architektur können Intranets mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich anpassen, wobei neue Tools und Technologien nahtlos integriert werden können, sobald sie verfügbar sind.

Intranetzugang: Überbrückung der Kluft für Remote-Mitarbeiter

In Zeiten der Remote-Arbeit ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort gleichen Zugang zu wichtigen Informationen und Ressourcen haben. Moderne Intranets bieten diesen Zugang über cloudbasierte Plattformen, über die Remote-Mitarbeiter in Verbindung bleiben und auf dem Laufenden bleiben können. Diese Demokratisierung von Informationen fördert ein integrativeres Arbeitsumfeld und trägt dazu bei, eine einheitliche Unternehmenskultur auch bei einer verstreuten Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Modernes Intranet und digitaler Arbeitsplatz: Mehr als nur ein privates Netzwerk

Ein modernes Intranet ist das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes und bietet eine zentralisierte Plattform, die die Interaktion, Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeiter fördert. Durch die Integration von Social-Media-Elementen haben sich Intranets zu lebendigen Communities entwickelt, in denen Mitarbeiter Ideen austauschen, Erfolge feiern und persönliche Kontakte knüpfen können. Dieser soziale Aspekt des Intranets fördert das Zugehörigkeitsgefühl und kann die Mitarbeitererfahrung erheblich verbessern.

Informationsaustausch und Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation

Der Informationsaustausch wird in einem modernen Intranet optimiert. Durch den Einsatz von Content-Management-Systemen können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die neuesten Updates, Richtlinien und Ressourcen haben. Darüber hinaus ermöglichen diese Plattformen eine gezielte Kommunikation, sodass relevante Informationen die richtigen Empfänger erreichen, ohne dass alle mit unnötigen Nachrichten überflutet werden. Dieser zielgerichtete Ansatz verbessert die Effizienz und Effektivität der Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Moderne Intranets: Förderung der Zusammenarbeit und Mitarbeiteranerkennung

In moderne Intranets integrierte Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen es Teammitgliedern, unabhängig von ihrem physischen Standort effektiver zusammenzuarbeiten. Diese Tools unterstützen alle Aufgabenbereiche, vom Projektmanagement bis hin zu Brainstorming-Sitzungen, und erleichtern es den Teams, ihre Ziele zu erreichen. Darüber hinaus spielen Funktionen, die die Anerkennung von Mitarbeitern fördern, wie z. B. Lobtafeln oder Shout-out-Beiträge, eine entscheidende Rolle für die Steigerung der Arbeitsmoral und Motivation.

Intranet-Software: Verbesserung der Benutzererfahrung und des Engagements

Die Benutzererfahrung von Intranet-Software hat in den letzten Jahren erhebliche Verbesserungen erfahren. Moderne Intranets sind benutzerfreundlich gestaltet und verfügen über intuitive Oberflächen, personalisierte Dashboards und mobile Kompatibilität. Dieser Fokus auf die Benutzererfahrung steigert das Engagement, da Mitarbeiter eine Plattform, die einfach und angenehm zu bedienen ist, eher nutzen und von ihr profitieren.

Die Rolle von Intranets im Leistungsmanagement und bei der Mitarbeiterbindung

Moderne Intranets tragen zum Leistungsmanagement bei, indem sie Tools für die Zielsetzung, das Feedback und die Anerkennung bereitstellen. Dies fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und persönlichen Entwicklung. Darüber hinaus können Intranets durch die Verbesserung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und der Mitarbeiterzufriedenheit eine wichtige Rolle bei der Bindung von Top-Talenten spielen. Ein gut gestaltetes Intranet signalisiert den Mitarbeitern, dass ihr Arbeitgeber ihren Beitrag schätzt und sich dafür einsetzt, ihnen das bestmögliche Arbeitsumfeld zu bieten.

Fazit: Das Intranet als Katalysator für Geschäftsergebnisse

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das moderne Intranet ein vielseitiges Tool ist, das eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen unterstützt, von der Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit bis hin zur Verbesserung der allgemeinen Mitarbeitererfahrung. Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für den Informationsaustausch, soziale Interaktion und Anerkennung können Intranets das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich beeinflussen. Da sich Unternehmen weiterhin an die sich wandelnde Arbeitswelt anpassen, ist die Rolle des Intranets als Eckpfeiler des digitalen Arbeitsplatzes wichtiger denn je.

LumApps ist in diesem Bereich führend und bietet eine umfassende Intranet-Lösung, die nicht nur als Informationsspeicher dient, sondern auch eine dynamische Plattform für eine vernetzte, engagierte und produktive Belegschaft ist. Mit seinen innovativen Funktionen und Integrationen ist das LumApps-Intranet ein Beweis für die Leistungsfähigkeit moderner Intranets, die den Geschäftserfolg vorantreiben und die Arbeitsweise von Unternehmen verändern.