Alternativas a la intranet: 10 pasos para sustituir una intranet heredada

Las intranets tradicionales ya no sirven a las empresas modernas. En este artículo comparamos intranets tradicionales y modernas, vemos por qué conviene sustituir una intranet y repasamos las funciones de una intranet moderna. Por último, descubrirás los pasos para sustituir tu intranet actual y por qué los sistemas en la nube aportan flexibilidad y seguridad en el trabajo.

¿Qué son las intranets tradicionales y las intranets modernas?

Una intranet es un internet privado. Está disponible para un número limitado de usuarios, normalmente los empleados, y les permite comunicarse de forma privada. Los usuarios acceden a la información de la empresa con un inicio de sesión seguro. Internet, en cambio, es un espacio digital público para conectar a las personas.

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— Intranets tradicionales vs. intranets modernas

Según un informe de Gartner, “As many as 90% of intranets fail to achieve their initial goals.” La cifra se explica porque las intranets tradicionales no han sabido seguir el ritmo de las necesidades y expectativas de los empleados actuales. Las empresas modernas comprueban a menudo que la tecnología antigua no responde bien a sus necesidades actuales y no se integra con herramientas digitales de uso habitual, como los calendarios online o las apps de mensajería instantánea, fundamentales para colaborar bien en el entorno de trabajo actual.

Las intranets tradicionales comparten estas características:

• Suele crearlas el departamento de IT de la empresa, o este tiene que implicarse mucho en su gestión.
• No son fáciles de usar y dependen de un sistema de enlaces o carpetas, así que a los empleados les cuesta encontrar la información que necesitan.
• Los empleados pierden demasiado tiempo buscando contenido relevante, porque gran parte de la información se sube sin orden. Faltan controles y flujos de trabajo para mantener el contenido bien organizado.
• Implantar una intranet tradicional lleva mucho tiempo, a veces hasta 12 meses. Cuanto más se alarga el lanzamiento, mayor es el riesgo de fracaso.
• Les faltan el diseño y los componentes digitales necesarios para ofrecer una experiencia de usuario moderna.
• Comunicar o hacer anuncios a toda la empresa es difícil por el menú de configuración de la intranet tradicional.
• Exigen mucha tecnología para su mantenimiento, además de formación avanzada y recursos para que el equipo instale parches y actualizaciones. Los costes de mantenimiento continuo también son elevados.
• Pese a estas carencias, los sistemas tradicionales suelen requerir funciones de seguridad avanzadas, por la naturaleza sensible de los documentos que guarda la intranet.

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En cambio, las intranets modernas comparten estas características:

• Están diseñadas para ser fáciles de usar desde el primer momento. Las soluciones de intranet moderna no dependen del departamento de IT para la gestión diaria.
• Aprender a usar una intranet moderna es relativamente fácil. Los empleados empiezan a comunicarse y colaborar poco después de descubrirla.
• Se implantan rápido. Crear contenido es sencillo: subir contenido nuevo solo lleva unos minutos.
• Están pensadas para el compromiso de los empleados. Las apps móviles y las notificaciones push son ejemplos de canales flexibles que mantienen a los empleados implicados.
• Permiten crear experiencias del empleado personalizadas, con contenido adaptado a las necesidades e intereses de cada persona. Así, la intranet corporativa resulta tan atractiva como cualquier red social popular.
• Una función de gestión del conocimiento mantiene el contenido actualizado, fácil de encontrar y sin duplicados.
• Siguen un enfoque Software-as-a-Service (SaaS), que garantiza que las últimas actualizaciones y medidas de seguridad se instalan en cuanto están disponibles.
• Los usuarios pueden resolver incidencias con unos pocos clics, sin tener que contactar con el departamento de IT cada vez que surge un problema. Esto es especialmente útil cuando el equipo trabaja en remoto.
• La integración fluida con aplicaciones de trabajo muy extendidas, como Google Workspace y Microsoft 365, hace la vida más fácil a los usuarios y mejora la integración del sistema.
• Como funcionan en modo SaaS, las intranets modernas son más económicas y flexibles que las tradicionales.

— ¿Por qué sustituir una intranet tradicional?

En pocas palabras, hay que sustituir una intranet tradicional cuando ya no responde a las necesidades de la empresa. La tecnología antigua no siempre puede adaptarse a las exigencias del trabajo moderno. En ese caso, hay que sustituir la intranet tradicional.

La forma de trabajar de los empleados ha cambiado en los últimos años. La tecnología moderna ha permitido que se desarrolle el digital workplace . Hoy, el teletrabajo es casi la norma y las empresas tienen empleados repartidos por todo el mundo. Además, con la evolución de la cultura laboral, se ha vuelto imprescindible sustituir los sistemas tradicionales por plataformas que faciliten una transición fluida al trabajo en remoto.

Con empleados trabajando en todo el mundo, la comunicación interna tiene que llegarles rápido. Los empleados necesitan acceder a los documentos de la empresa cuando los necesiten. Esa información debe estar accesible y actualizada. Si no, directivos y equipos podrían tomar decisiones con información errónea.

— Ventajas de las intranets modernas para el negocio

Contenido generado por los empleados: los miembros del equipo pueden crear y compartir con sus compañeros entradas de blog, artículos y newsletters semanales atractivos. LumApps incluye un CMS para publicar contenido, con la posibilidad de añadir vídeos e imágenes para hacerlo más atractivo. Además, puedes medir el engagement con métricas fáciles de consultar y comprobar que el contenido llega a su público de forma eficaz.

Gestión del conocimiento: todas las empresas tienen documentos e información que guardar. Los responsables suelen guardar documentos en distintas plataformas (hojas de Excel, Outlook, Google Drive, etc.). La gestión del conocimiento es una función clave de una intranet moderna. Si se combina con un buen buscador, encontrar documentos resulta mucho más sencillo.

Analítica: controla las páginas vistas, la tasa de rebote y mucho más con paneles de datos. Sigue el interés de los empleados por temas concretos. Prueba nuevas campañas de compromiso de los empleados. Los empleados operativos suelen recurrir a redes sociales como Facebook y LinkedIn para informarse. Son fáciles de usar y se actualizan a menudo. Por eso, no esperes que usen las nuevas herramientas de la intranet si son difíciles o pesadas. Entender estas preferencias ayuda a desarrollar sistemas más fáciles de usar, que reproduzcan lo mejor de las redes sociales.

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— Principales funciones de una intranet moderna

1. En la nube, para facilitar el trabajo en la oficina y en remoto.
2. Una plataforma de intranet todo en uno. Sus funciones básicas permiten la comunicación, el compromiso, la colaboración y la productividad.
3. Funciones sociales para directivos, responsables y empleados. Chatea, envía mensajes de vídeo e interactúa en comunidades de interés y grupos.
4. Seguridad para proteger la información sensible y confidencial de la empresa.
5. Un sistema de gestión de contenidos (CMS) que aporta estructura y permite a los usuarios crear, editar y
6. personalizar contenido digital.
7. Una biblioteca de formularios y plantillas que los empleados pueden consultar siempre que lo necesiten.
8. Un directorio de empleados con datos de contacto, trayectoria e intereses personales para fomentar la comunicación y la colaboración.
9. Un tablón de empleo interno para publicar vacantes antes de anunciarlas al público.
10. Un potente buscador interno que obtiene resultados de la base de datos de la intranet y de herramientas de terceros como Google.
11. Una interfaz personalizable, con un diseño atractivo y elegante que impulsa el engagement y facilita el acceso a los recursos necesarios.

→ Descubre más de 30 funciones esenciales de una intranet.



Descubre ahora 10 pasos para sustituir una intranet heredada:

1. Fija los objetivos de la sustitución de la intranet

Dicho de otro modo: “¿Qué problemas quieres resolver?”

Por ejemplo, muchas grandes empresas buscan una alternativa a la intranet de SharePoint. Si estás valorando una alternativa a una intranet SharePoint, tendrás que enumerar aspectos como las funciones imprescindibles, los retos actuales y los objetivos de comunicación y colaboración, etc.

Es tentador empezar enseguida a elegir colores y tomar decisiones sobre la nueva intranet. Pero dedicar un tiempo a fijar objetivos e hitos compensa a largo plazo. La idea es no implantar una solución que no tenga las funciones que tu empresa necesita.

Por ejemplo, las empresas internacionales deben pensar en la localización y la traducción a varios idiomas antes de tomar decisiones importantes. Un equipo comercial de campo necesita una excelente funcionalidad móvil para conectar con el almacén y comunicarse con sus compañeros en tiempo real.

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2. Implica pronto a las partes interesadas

Confirma el interés de las partes interesadas antes de lanzar cualquier proyecto de sustitución de la intranet.

Para ello necesitarás presentaciones, estudios y datos sobre el impacto de una nueva intranet o de la sustitución de la actual. Una información detallada sobre el ROI (retorno de la inversión) ayudará a demostrar cómo y por qué esta iniciativa es una buena decisión para la empresa.

Además de la alta dirección y los responsables de RR. HH., el departamento de IT es una de las partes interesadas más importantes. Escucha pronto su opinión técnica sobre los posibles retos. Así el lanzamiento será más fluido y será más fácil integrar a otros departamentos.

3. Intégrala con las apps de trabajo que ya usas

Haz una lista de todas las apps que usan hoy tus equipos en su trabajo. Pueden incluir, entre otras:

• Google Workspace
• Microsoft 365
• Okta
• Workday
• Slack
• Zoom
• Zendesk

Si eliges un digital workplace compatible con las apps que usan tus empleados, recibirán todas sus alertas en un solo lugar. Y serán más productivos, porque tendrán a mano apps que ya conocen.

Los procesos nuevos pueden intimidar. El cambio a una nueva intranet corporativa se puede presentar de forma más positiva si destacas las apps que los empleados ya conocen. El sistema tendrá aspectos nuevos, pero otros les resultarán familiares.

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4. Mobile first

Pensar primero en el móvil es clave al implantar una nueva tecnología. Hay que sustituir la intranet si ya no da servicio a los usuarios móviles, porque eso perjudica la adopción y la eficacia.

Los empleados deben poder crear, gestionar y actualizar tareas desde el móvil. Los empleados sin puesto fijo pueden consultar calendarios, horarios, formularios y documentos cuando los necesiten con herramientas digitales adaptadas al móvil. Y pueden comunicarse de forma rápida y cómoda con mensajería instantánea y chats de grupo.

Por ejemplo, la app móvil de LumApps está diseñada para empleados sin puesto fijo y empleados operativos. Facilita la comunicación y maximiza la productividad de todo tu equipo, porque rompe los silos de información y aumenta la transparencia en la organización.

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5. Evita la sobrecarga de información

Los datos se presentan, se comparten y se piden sin parar. Cuesta separar los mensajes importantes del “ruido” constante.

Cuando sustituyas tu intranet corporativa, busca una solución con contenido personalizado. La opción que elijas también debe ofrecer en la página de inicio un feed de noticias centrado en la actualidad global y local de la empresa. Así tus empleados estarán al día de las noticias y novedades. Incluye vídeos, gráficos e imágenes en las noticias. Captan el interés de los lectores y hacen que las noticias sean más fáciles de asimilar.

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6. Apuesta por un digital workplace intuitivo

Las apps para móvil se desarrollan para ser intuitivas. Incluso las más complejas del mercado no suelen exigir formación para usarlas bien. Los desarrolladores saben que los usuarios dejarán de usar la app si su diseño no es fácil de usar. Los consumidores esperan mucho del software.

Hay que sustituir cualquier intranet a la que no accedan los empleados en la oficina, en casa, de viaje y los empleados operativos. Las conexiones con apps populares ayudan a crear una funcionalidad intuitiva. Por ejemplo, LumApps se integra con Google Workspace y Microsoft 365.

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7. Organiza la formación de los empleados

No esperes que los empleados se sienten y empiecen a usar la nueva plataforma sin explicarles qué contiene y cómo funciona. La formación no tiene por qué ser larga (ni debería). Prepara unos pocos ejercicios de formación y flujos de trabajo según el departamento de cada empleado. Así se acelera el onboarding en la nueva plataforma y los nuevos usuarios ganan confianza para sacarle el máximo partido.

Recuerda que cada empleado aprende de una forma distinta y hay que adaptarse. Algunas personas aprenden mejor de forma visual; otras, escuchando o practicando (aprendizaje kinestésico). Llega a todos los perfiles con una oferta de formación variada:

• Sesiones de formación presenciales
• Manuales prácticos y documentación detallada
• Vídeos formativos con subtítulos y transcripciones
• Soporte por chat online durante toda la formación

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8. Prevé un periodo de transición bien pensado

Los empleados necesitan tiempo para adaptarse a la nueva plataforma. Ya sea sustituir sistemas antiguos por otros nuevos, depender menos del email o crear un sistema de comunicación y colaboración, cambiar los viejos hábitos lleva tiempo. Ten en cuenta el tamaño de la empresa y fija hitos para que la plantilla adopte los nuevos protocolos y complete la formación.

Da tiempo a los empleados para completar su formación y sentirse cómodos con la nueva plataforma antes de abandonar las antiguas vías de comunicación interna.

Como medida provisional, usa el email o la intranet anterior para los mensajes importantes del digital workplace hasta que el nuevo sistema esté bien implantado y las personas implicadas hayan completado la formación. Con el tiempo, depender menos del email reducirá la comunicación desde arriba hacia los equipos que resulta poco productiva. Las plataformas digitales modernas ofrecen una forma eficaz de comunicarse y colaborar.

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9. Lleva los documentos de referencia y los manuales a la nueva intranet

Las guías de referencia, los manuales, la documentación, los materiales de onboarding y todos los documentos importantes deben trasladarse a la nueva intranet. Es una gran oportunidad para clasificarlos bien, con descripciones y metadatos. Durante el proceso, algunos materiales se archivarán, lo que da más visibilidad a la información relevante y actualizada.

Pide siempre asesoramiento experto antes de eliminar documentos. La empresa podría necesitarlos más adelante por motivos fiscales o legales.

Este debería ser uno de los primeros pasos de la migración, porque la nueva intranet necesita este tipo de información para ser eficaz.

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10. Asegúrate de que el trabajo en remoto está cubierto

Al implantar nuevas tecnologías, ten siempre en cuenta el trabajo en remoto. Algunos empleados teletrabajarán a tiempo parcial e irán a la oficina unos días por semana. Otros preferirán trabajar totalmente en remoto.

En cualquier caso, es fundamental que los empleados se sientan parte del equipo de la empresa. Las empresas lo consiguen con videollamadas e incorporando herramientas de digital workplace adaptadas al trabajo en remoto. Estas medidas ayudan a que los empleados se sientan valorados, sobre todo porque permiten a quienes trabajan en remoto dar lo mejor de sí. Los empleados sienten que se les escucha y que están conectados con sus compañeros y responsables.

Por último, ¿te preguntas si “intranet” es un término anticuado? Aunque no describe con precisión lo que aportan a las empresas las plataformas modernas de experiencia del empleado como LumApps, es el término más conocido y reconocible.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto suele durar la implantación de una intranet heredada tradicional en local?

La implantación de una intranet heredada tradicional en local puede llevar hasta seis meses, entre diseño, despliegue, configuración, pruebas y formación de administradores y usuarios finales.

¿Qué problemas suelen surgir al usar una intranet heredada y cómo se resuelven?

Los problemas habituales de las intranets heredadas son la baja adopción, la dificultad para buscar información, una colaboración y comunicación poco eficaces y unas funciones de seguridad anticuadas. Para resolverlos, asegura la implicación de la dirección y la formación de los usuarios, integra las herramientas adecuadas, mantén un contenido de calidad y actualizado, y establece una gobernanza y unas medidas de seguridad sólidas. Renueva la intranet con regularidad para que siga alineada con los estándares del sector y las necesidades de los usuarios.

¿Cómo se puede integrar una intranet heredada con otras herramientas y software que ya usa la organización?

Hay varios métodos para integrar una intranet heredada: - Integración punto a punto (Point-to-Point, P2P): código a medida que conecta dos aplicaciones, adecuado para acciones básicas y sistemas propios. - Enterprise Service Bus (ESB): actúa como núcleo central para gestionar el intercambio de datos entre sistemas. - Interfaz de programación de aplicaciones (API): permite la comunicación entre sistemas heredados y modernos al estandarizar los formatos de datos. - Integration Platform as a Service (iPaaS): facilita las integraciones en la nube y en local, y se ocupa del cumplimiento normativo y del mantenimiento. - Capas de servicio: transforman los datos entre el sistema heredado y el nuevo para garantizar la compatibilidad. - Capas de acceso a datos: replican los datos del sistema antiguo en una nueva base de datos para un acceso sin fricciones.

¿Qué pasos se pueden dar para mejorar la adopción y la navegación en una intranet heredada?

Para mejorar la adopción y la navegación en una intranet heredada, ten en cuenta estos pasos: - Pasa a una interfaz moderna y fácil de usar para mejorar la experiencia de usuario. - Asegúrate de que la intranet está adaptada al móvil y ofrece una app móvil propia. - Simplifica la página de inicio y la navegación para evitar el desorden y facilitar el acceso a la información relevante. - Incorpora funciones sociales para facilitar la comunicación de los equipos hacia la dirección y el compromiso. - Integra la intranet con otras herramientas habituales, como el email y los sistemas de comunicaciones unificadas. - Ofrece soporte, formación y canales de feedback continuos para mantener el compromiso de los usuarios.

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