Alternative alla intranet: 10 passaggi per sostituire una intranet obsoleta

Le intranet tradizionali non funzionano più per le aziende di oggi. In questo articolo mettiamo a confronto intranet tradizionali e moderne, vediamo perché sostituire una intranet e quali funzionalità deve avere una intranet moderna. Infine, scopri i passaggi per sostituire la tua intranet attuale e perché i sistemi in cloud sono importanti per avere più flessibilità e garantire la sicurezza sul lavoro.

Cosa sono le intranet tradizionali e le intranet moderne?

Una intranet è una rete internet privata. È accessibile a un numero limitato di utenti, di solito i dipendenti, e permette loro di comunicare in modo riservato. Gli utenti accedono alle informazioni aziendali con un login sicuro. Internet, invece, è uno spazio digitale pubblico che connette le persone.

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— Intranet tradizionali e intranet moderne a confronto

Secondo un report di Gartner, “Fino al 90% delle intranet non raggiunge gli obiettivi iniziali.” Il dato si spiega con il fatto che le intranet tradizionali non hanno saputo tenere il passo con le esigenze e le aspettative dei dipendenti di oggi. Le aziende moderne scoprono spesso che le tecnologie più datate non rispondono alle loro esigenze attuali e non si integrano con gli strumenti digitali più usati, come i calendari online e le app di messaggistica istantanea, fondamentali per collaborare in modo efficace negli ambienti di lavoro di oggi.

Le intranet tradizionali hanno queste caratteristiche:

• Di solito le crea il reparto IT dell'azienda, che deve anche occuparsi in gran parte della loro gestione.
• Le intranet tradizionali non sono intuitive e si basano su un sistema di link o cartelle, quindi per i dipendenti è difficile trovare le informazioni che servono.
• I dipendenti passano troppo tempo a cercare contenuti utili, perché molte informazioni vengono caricate in modo disordinato. Mancano controlli e workflow per mantenere i contenuti ben organizzati.
• Implementare una intranet tradizionale richiede molto tempo, a volte fino a 12 mesi. E più si allungano i tempi di lancio, più aumenta il rischio di fallimento.
• Non hanno il design e i componenti digitali necessari per offrire un'esperienza utente moderna.
• Comunicare o fare annunci a tutta l'azienda è difficile, a causa del menu di configurazione della intranet tradizionale.
• Le intranet tradizionali richiedono molta tecnologia per la manutenzione: servono formazione specialistica e risorse dedicate per installare patch e aggiornamenti. Anche i costi di manutenzione continua sono elevati.
• Nonostante questi limiti, i sistemi tradizionali richiedono spesso funzioni di sicurezza avanzate, vista la natura sensibile dei documenti archiviati nella intranet.

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Al contrario, le intranet moderne hanno queste caratteristiche:

• Sono pensate per essere intuitive e pronte all'uso. Le soluzioni intranet moderne non dipendono dal reparto IT per la gestione quotidiana.
• La intranet moderna è abbastanza facile da imparare. I dipendenti iniziano a comunicare e collaborare poco dopo averla scoperta.
• Le intranet moderne si implementano rapidamente. Creare contenuti è piuttosto semplice: bastano pochi minuti per caricarne di nuovi.
• Sono progettate pensando all'employee engagement. App mobile e notifiche push sono esempi di canali flessibili che aiutano a mantenere coinvolti i dipendenti.
• Le intranet moderne permettono di creare employee experience personalizzate, con contenuti mirati in base a esigenze e interessi. Così la intranet aziendale diventa coinvolgente come un social media di successo.
• Una funzione di knowledge management mantiene i contenuti aggiornati, facili da trovare e senza duplicati.
• Adottano un modello Software-as-a-Service (SaaS), che garantisce l'installazione degli ultimi aggiornamenti e delle patch di sicurezza appena disponibili.
• Gli utenti possono risolvere i problemi in pochi clic, senza contattare ogni volta il reparto IT: un vantaggio soprattutto per chi lavora da remoto.
• L'integrazione nativa con le applicazioni di lavoro più diffuse, come Google Workspace e Microsoft 365, rende tutto più comodo per gli utenti e migliora l'integrazione tra i sistemi.
• Dato che funzionano in modalità SaaS, le intranet moderne sono più economiche e flessibili di quelle tradizionali.

— Perché sostituire una intranet tradizionale?

In poche parole, una intranet tradizionale va sostituita quando non risponde più alle esigenze dell'azienda. Le tecnologie più datate non sempre riescono ad adattarsi alle richieste del lavoro moderno. In quel caso, la intranet tradizionale va sostituita.

Negli ultimi anni il modo di lavorare è cambiato. Le tecnologie moderne hanno permesso lo sviluppo del digital workplace . Oggi il lavoro da remoto è quasi la norma e le aziende hanno dipendenti in tutto il mondo. Con l'evoluzione della cultura del lavoro, è diventato indispensabile sostituire i sistemi tradizionali con piattaforme che facilitano il passaggio al lavoro da remoto.

Con dipendenti sparsi in tutto il mondo, la comunicazione interna deve raggiungerli rapidamente. I dipendenti devono poter accedere ai documenti aziendali quando ne hanno bisogno. Queste informazioni devono essere accessibili e aggiornate, altrimenti manager e team rischiano di prendere decisioni basate su dati inesatti.

— I vantaggi delle intranet moderne per le aziende

Contenuti creati dai dipendenti: i membri del team possono creare e condividere post sul blog, articoli e newsletter settimanali coinvolgenti con i colleghi. LumApps ha un CMS integrato per pubblicare contenuti, anche con video e immagini per renderli più coinvolgenti. Inoltre, metriche facilmente accessibili permettono di monitorare l'engagement e verificare che i contenuti raggiungano davvero il pubblico giusto.

Knowledge management: tutte le aziende hanno documenti e informazioni da archiviare. Spesso i manager li conservano su piattaforme diverse (fogli Excel, Outlook, Google Drive, ecc.). Il knowledge management è una funzionalità fondamentale di una intranet moderna. Insieme a una ricerca efficace, trovare i documenti diventa molto più semplice.

Analytics: monitora visualizzazioni di pagina, frequenza di rimbalzo e altro con dashboard di dati. Segui l'interesse dei dipendenti per argomenti specifici. Testa nuove campagne di employee engagement. Il personale operativo si affida spesso a social network come Facebook e LinkedIn per restare aggiornato. Questi siti sono facili da usare e aggiornati di frequente. Non aspettarti quindi che le persone usino nuovi strumenti intranet troppo complicati o macchinosi: capire queste preferenze aiuta a sviluppare sistemi più intuitivi, che riprendono gli aspetti positivi dei social network.

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— Le principali funzionalità di una intranet moderna

1. In cloud, per facilitare il lavoro in ufficio e da remoto.
2. Una piattaforma intranet all-in-one. Le sue funzioni principali supportano comunicazione, engagement, collaborazione e produttività.
3. Funzionalità social per dirigenti, manager e dipendenti. Chat, videomessaggi e interazione tramite community di interesse e gruppi.
4. Sicurezza per proteggere le informazioni aziendali sensibili e riservate.
5. Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) dà struttura e permette agli utenti di creare, modificare e
6. personalizzare i contenuti digitali.
7. Una libreria di moduli e modelli a cui i dipendenti possono fare riferimento in qualsiasi momento.
8. Un'employee directory con contatti, percorso professionale e interessi personali, per favorire comunicazione e collaborazione.
9. Una bacheca interna delle offerte di lavoro, per pubblicare le posizioni aperte prima di renderle pubbliche.
10. Un motore di ricerca interno efficace, che recupera risultati dal database della intranet e da strumenti di terze parti come Google.
11. Un'interfaccia utente personalizzabile, dal design elegante e curato, che aumenta il coinvolgimento e rende più facile accedere alle risorse necessarie.

→ Scopri oltre 30 funzionalità essenziali della intranet.



Scopri ora 10 passaggi per sostituire una intranet obsoleta:

1. Definisci gli obiettivi della sostituzione

In altre parole, “Quali problemi vuoi risolvere?”

Per esempio, molte organizzazioni enterprise cercano un'alternativa alla intranet SharePoint. Se valuti un'alternativa a SharePoint per la intranet, dovrai elencare aspetti come le funzionalità indispensabili, le criticità attuali, gli obiettivi di comunicazione e collaborazione e così via.

È allettante iniziare subito a scegliere i colori e a prendere decisioni sulla nuova intranet, ma dedicare del tempo a definire obiettivi e milestone ripaga sul lungo periodo. Lo scopo è evitare di adottare una soluzione sostitutiva senza le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.

Per esempio, le aziende internazionali devono pensare a localizzazione e traduzione multilingue prima di prendere decisioni importanti. Un team commerciale sul campo ha bisogno di ottime funzionalità mobile per collegarsi al magazzino e comunicare in tempo reale con i colleghi.

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2. Coinvolgi presto gli stakeholder

Verifica l'interesse degli stakeholder prima di avviare qualsiasi progetto di sostituzione della intranet.

Servono presentazioni, ricerche e dati sull'impatto di una nuova intranet o della sua sostituzione. Informazioni dettagliate sul ROI (ritorno sull'investimento) aiuteranno a dimostrare come e perché questa iniziativa è valida per l'azienda.

Oltre al top management e ai responsabili HR, il reparto IT è uno degli stakeholder più importanti da coinvolgere. Il suo parere tecnico sulle possibili difficoltà va ascoltato fin dall'inizio. Così il lancio sarà più fluido e sarà più facile integrare gli altri reparti.

3. Integra le app di lavoro esistenti

Fai un elenco di tutte le app che i tuoi team usano oggi per lavorare. Ad esempio (ma non solo):

• Google Workspace
• Microsoft 365
• Okta
• Workday
• Slack
• Zoom
• Zendesk

Se scegli un digital workplace compatibile con le app che i tuoi dipendenti usano, riceveranno tutti gli avvisi in un unico posto. E saranno più produttivi, perché avranno a disposizione app che già conoscono.

I nuovi processi possono intimorire. Il passaggio a una nuova intranet aziendale si presenta in modo più positivo se fai notare ai dipendenti le app che già conoscono. Alcuni aspetti del sistema saranno nuovi, altri resteranno familiari.

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4. Mobile first

Un approccio mobile-first è fondamentale quando si introduce una nuova tecnologia. Se una intranet non supporta più gli utenti mobile, va sostituita: altrimenti ne soffrono adozione ed efficacia.

I dipendenti devono poter creare, gestire e aggiornare le attività da mobile. Chi non lavora alla scrivania può consultare calendari, turni, moduli e documenti quando serve, con strumenti digitali pensati per il mobile. E può comunicare in modo rapido e comodo con messaggistica istantanea e chat di gruppo.

Per esempio, l'app mobile di LumApps è pensata per chi non lavora alla scrivania e per il personale sul campo. Facilita la comunicazione e massimizza la produttività di tutto il team, abbattendo i silos informativi e aumentando la trasparenza nell'organizzazione.

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5. Evita il sovraccarico di informazioni

I dati vengono continuamente presentati, condivisi e richiesti. È difficile distinguere i messaggi importanti dal "rumore" di fondo costante.

Quando sostituisci la intranet aziendale, scegli una soluzione con contenuti personalizzati. Deve offrire anche un news feed in homepage con le notizie aziendali globali e locali. Così i dipendenti restano aggiornati su novità ed eventi dell'azienda. Inserisci video, grafiche e immagini nelle notizie. Catturano l'interesse dei lettori e rendono le notizie più facili da assimilare.

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6. Punta su un digital workplace intuitivo

Le app per smartphone sono progettate per essere intuitive. Anche le più complesse sul mercato di solito non richiedono formazione per essere usate bene. Gli sviluppatori sanno che, se il design non è facile da usare, gli utenti abbandonano l'app. E le persone si aspettano software di alto livello.

Qualsiasi sistema intranet va sostituito se non viene usato dai dipendenti in ufficio, a casa, in viaggio e dal personale sul campo. Le integrazioni con le app più diffuse aiutano a creare un'esperienza intuitiva: LumApps, per esempio, si integra con Google Workspace e Microsoft 365.

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7. Organizza la formazione per i dipendenti

Non aspettarti che i dipendenti inizino a usare la nuova piattaforma senza sapere cosa contiene e come funziona. La formazione non deve (e non dovrebbe) essere lunga. Prepara pochi esercizi e workflow di formazione in base al reparto. Così l'onboarding sulla nuova piattaforma è più rapido e i nuovi utenti acquistano sicurezza nell'usare il software al meglio.

Ricorda che i dipendenti hanno stili di apprendimento diversi, di cui tenere conto. Alcune persone imparano meglio con le immagini, altre ascoltando, altre ancora facendo (apprendimento cinestetico). Rivolgiti a tutti con un'offerta formativa varia:

• Sessioni di formazione in presenza
• Guide pratiche e documentazione dettagliata
• Video tutorial con sottotitoli e trascrizioni
• Supporto via chat online durante tutta la formazione

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8. Prevedi un periodo di transizione ben pensato

I dipendenti hanno bisogno di tempo per abituarsi alla nuova piattaforma. Che si tratti di sostituire i vecchi sistemi, di ridurre la dipendenza dall'email o di creare un sistema di comunicazione e collaborazione, le vecchie abitudini richiedono tempo per cambiare. Considera le dimensioni dell'azienda e definisci le milestone entro cui adottare i nuovi protocolli e completare la formazione.

Lascia ai dipendenti il tempo di completare la formazione e di familiarizzare con la nuova piattaforma prima di dismettere i vecchi canali di comunicazione interna.

Come misura temporanea, usa l'email o la intranet precedente per i messaggi importanti nel digital workplace, finché il nuovo sistema non è operativo e le persone interessate non hanno completato la formazione. Col tempo, la minore dipendenza dall'email ridurrà la comunicazione "top-down" poco produttiva. Le piattaforme digitali moderne offrono un modo efficace per comunicare e collaborare.

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9. Sposta guide di riferimento e manuali sulla nuova intranet

Guide di riferimento e manuali, documentazione, materiali di onboarding e tutti i documenti importanti vanno trasferiti sulla nuova intranet. È un'ottima occasione per classificarli correttamente con descrizioni e metadati. Durante questo processo alcuni materiali verranno archiviati, e le informazioni utili e aggiornate diventeranno più visibili.

Chiedi sempre il parere di un esperto prima di eliminare documenti. Potrebbero servire in futuro, se l'azienda dovesse averne bisogno per motivi fiscali o legali.

Questo dovrebbe essere uno dei primi passaggi della migrazione, perché la nuova intranet ha bisogno di queste informazioni per funzionare bene.

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10. Assicurati di supportare il lavoro da remoto

Quando introduci nuove tecnologie, tieni sempre conto del lavoro da remoto. Alcuni dipendenti lavoreranno da casa part-time e in ufficio qualche giorno a settimana. Altri preferiscono lavorare completamente da remoto.

In ogni caso, è fondamentale che i dipendenti si sentano parte del team. I datori di lavoro ci riescono con le videochiamate e adottando strumenti di digital workplace adatti al lavoro da remoto. Queste misure fanno sentire i dipendenti valorizzati, soprattutto perché permettono a chi lavora da remoto di dare il meglio. Le persone si sentono ascoltate e connesse a colleghi e manager.

Infine, ti chiedi se "intranet" sia un termine superato? Anche se non descrive con precisione ciò che le piattaforme di employee experience moderne come LumApps offrono alle aziende, resta il termine più conosciuto e riconoscibile.

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FAQ

Quanto dura di solito l'implementazione di una intranet legacy tradizionale on-premise?

L'implementazione di una intranet legacy tradizionale on-premise può richiedere fino a sei mesi, tra progettazione, deployment, configurazione, test e formazione per amministratori e utenti finali.

Quali problemi si presentano spesso con una intranet legacy e come si possono risolvere?

I problemi più comuni delle intranet legacy sono la scarsa adozione da parte degli utenti, la difficoltà a cercare informazioni, una collaborazione e una comunicazione poco efficaci e funzioni di sicurezza superate. Per risolverli, assicura un vero coinvolgimento del management e una formazione adeguata degli utenti, integra gli strumenti giusti, mantieni contenuti di qualità e aggiornati e definisci regole di governance e misure di sicurezza solide. Aggiorna regolarmente la intranet per allinearla agli standard di settore e alle esigenze degli utenti.

Come si può integrare una intranet legacy con gli altri strumenti e software che l'organizzazione già usa?

L'integrazione di una intranet legacy si può realizzare in diversi modi: - Integrazione Point-to-Point (P2P): codice personalizzato collega due applicazioni, adatto per azioni di base e sistemi sviluppati internamente. - Enterprise Service Bus (ESB): funge da hub centrale per gestire lo scambio di dati tra sistemi diversi. - Application Programming Interface (API): permette la comunicazione tra sistemi legacy e moderni standardizzando i formati dei dati. - Integration Platform as a Service (iPaaS): facilita le integrazioni cloud e on-premise, gestendo conformità e manutenzione. - Service Layer: trasformano i dati tra sistemi legacy e nuovi, garantendo la compatibilità. - Data Access Layer: replicano i dati del vecchio sistema in un nuovo database per un accesso senza intoppi.

Quali passaggi possono migliorare l'adozione e la navigazione di una intranet legacy?

Per migliorare l'adozione e la navigazione di una intranet legacy, valuta questi passaggi: - Passa a un'interfaccia moderna e intuitiva per migliorare l'esperienza utente. - Assicurati che la intranet sia ottimizzata per il mobile e offra un'app mobile dedicata. - Semplifica la homepage e la navigazione per evitare il disordine e trovare facilmente le informazioni utili. - Aggiungi funzionalità social per favorire la comunicazione bottom-up e l'engagement. - Integra la intranet con altri strumenti di uso comune, come l'email e i sistemi di comunicazione unificata. - Offri supporto, formazione e meccanismi di feedback continui per mantenere alto l'engagement degli utenti.

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