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15 Tipps für ein erfolgreiches Reboarding von Mitarbeitenden

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Arbeitsweisen verändern sich erneut, und das Reboarding von Mitarbeitenden ist für viele Unternehmen Realität. Wir erklären den Begriff, zeigen, warum Arbeitgeber zurück ins Büro wollen, und liefern eine praktische Reboarding-Checkliste.

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Was ist Reboarding?

Die Welt erholt sich endlich von der Covid-19-Pandemie, und viele Unternehmen planen das Reboarding ihrer Mitarbeitenden. Viele sind bereits ins Büro zurückgekehrt, andere arbeiten weiterhin remote. Führungskräfte suchen nach Wegen, das Reboarding für alle reibungslos und erfolgreich zu gestalten.

Unternehmen mussten sich in der Pandemie anpassen und ihre Richtlinien ändern, um Teammitglieder zu schützen. Auch das Reboarding nach Covid erfordert einige Anpassungen.

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Reboarding: die Definition

Beim Onboarding lernen neue Mitarbeitende den Arbeitsplatz sowie Richtlinien und Abläufe des Unternehmens kennen. Reboarding ist ähnlich: Mitarbeitende werden nach längerer Abwesenheit wieder an den Arbeitsplatz herangeführt.

Traditionell dient Reboarding dazu, Mitarbeitende nach Elternzeit oder längerer Krankheit wieder mit dem Arbeitsumfeld vertraut zu machen. Die Richtlinien des Unternehmens kennen sie bereits. Daher sollten sie sich relativ schnell wieder einfinden.

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Reboarding nach Covid

Reboarding nach Covid ist etwas anderes als die Rückkehr einzelner Mitarbeitender nach einer Auszeit. Ganze Teams oder Abteilungen kehren an den Arbeitsplatz zurück. Sie müssen sich vom Homeoffice auf ein physisches Büro oder ein hybrides Arbeitsmodell umstellen. Damit dieser Wechsel gelingt, braucht es die Einbindung der Mitarbeitenden und einen kontinuierlichen Dialog.

Im Homeoffice haben sich Mitarbeitende an einen anderen Lebensstil gewöhnt. Viele haben ihre Arbeitszeiten selbst eingeteilt. Wer lieber früh morgens oder spät abends arbeitete, konnte das tun, solange die Führungskraft nichts dagegen hatte.

Manche arbeiteten in einer verkürzten Arbeitswoche: Sie leisteten ihre normale Stundenzahl an drei oder vier Tagen, um mehr Zeit mit der Familie zu haben. So blieb an den „freien Tagen“ Zeit für Persönliches, Einkäufe, Arzttermine und mehr.

Andere empfanden das Homeoffice als stressiger und anstrengender als die Arbeit im Büro. Es gab weniger Austausch mit Teammitgliedern und Führungskraft. Zu Hause verschwammen oft die Grenzen, und Arbeitszeit und Freizeit ließen sich nicht immer klar trennen.

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So gelingt das Reboarding am Arbeitsplatz

Ein erfolgreiches Reboarding entsteht nicht zufällig. Mit diesen Maßnahmen integrieren Sie Ihre Teammitglieder wieder in Ihr physisches Büro.

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1. Zeigen Sie Verständnis

Die letzten Jahre waren für alle schwer, ob man darüber gesprochen hat oder nicht. Schlagzeilen über die Pandemie, Erkrankte und Verstorbene waren allgegenwärtig. Viele haben ein Wechselbad aus Angst, Isolation, Sorge, Krankheit und Trauer erlebt.

Empathie bedeutet für Arbeitgeber anzuerkennen, dass die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden unter der Pandemie gelitten hat. Mitarbeitende brauchen ein offenes Ohr und Unterstützung, wenn sie wieder vor Ort arbeiten.

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2. Kommunizieren Sie positiv

Auch positive Veränderungen können Stress auslösen. Kommunizieren Sie Erwartungen und Zeitpläne für die Rückkehr ins Büro klar und in positivem Ton. Zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen die Meinung der Mitarbeitenden zu neuen Remote-Richtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsvorgaben und allem, was ihre Arbeit betrifft, hören will. Je nach Feedback sind womöglich Anpassungen nötig.

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3. Sprechen Sie Veränderungen offen an

Wenn Mitarbeitende ins Büro zurückkehren, wissen alle: Die Pandemie hat die Art, wie wir arbeiten, verändert. Mitarbeitende kehren in ein neues Arbeitsumfeld zurück, mit womöglich anders gestalteten Arbeitsplätzen, geänderten Arbeitszeiten und neuen HR-Richtlinien.

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5. Legen Sie einen Covid-19-Aktionsplan fest

Zum Abstandhalten im Büro gehört eine Entscheidung über Belegungsgrenzen. Legen Sie fest, wie viele Mitarbeitende mit sicherem Abstand anwesend sein können. Bringen Sie Hinweisschilder an, die an den nötigen Abstand erinnern.

Bitten Sie Mitarbeitende, auf Symptome zu achten. Erinnern Sie per Aushang an die Unternehmensrichtlinie für den Fall, dass sie selbst oder Familienangehörige erkranken. Nennen Sie die Zahl der Tage für die Selbstisolation und ob vor der Rückkehr ein negativer Covid-19-Test nötig ist.

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6. Stellen Sie Ressourcen für Rückkehrende bereit

Die Rückkehr nach einer langen Covid-19-bedingten Remote-Phase ist für Mitarbeitende eine völlig neue Situation. Bereiten Sie die Rückkehr ins Büro mit folgenden Materialien vor:

Richtlinien des Unternehmens
FAQ-Übersichten
Ressourcen zur Unterstützung der psychischen Gesundheit
Sicherheitsmaßnahmen

Sie können allen Rückkehrenden auch einen Coach zur Seite stellen, an den sie sich mit Fragen oder Sorgen wenden können.

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7. Planen Sie Schulungen vor der Rückkehr ins Büro

Zwei Arten von Schulungen können für Remote-Mitarbeitende vor dem Wechsel in Vollzeit vor Ort oder ins hybride Arbeiten interessant sein. Die erste ist eine virtuelle Schulung, die Mitarbeitende mit den Support-Teams bekannt macht. So lernen sie wichtige Ansprechpersonen und ihre Rollen (wieder) kennen, besonders wenn sich diese Rollen geändert haben.

Auch Schulungen zu neuer Hardware oder Software lassen sich vor der Rückkehr durchführen. Wer Geräte und Programme schon kennt, geht sicherer mit der Veränderung um.

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8. Klären Sie die Verantwortlichkeiten

Kehren Mitarbeitende zurück, müssen Führungskräfte klar sagen, was das Unternehmen erwartet. Im Homeoffice haben sich die Erwartungen aus der Not heraus vielleicht verändert. Wird nichts gesagt, gehen Mitarbeitende womöglich davon aus, dass alles beim Alten bleibt. Es ist entscheidend, dass Mitarbeitende und Unternehmen die Erwartungen gemeinsam klären . So wissen Mitarbeitende, was das Unternehmen in ihrer Position als Erfolg versteht.

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9. Besprechen Sie Ziele für die Rückkehr

Neben den Verantwortlichkeiten muss die Führung auch die Ziele klären. Die kurzfristigen Unternehmensziele haben sich durch die Pandemie womöglich verschoben. Mitarbeitende müssen wissen, wie ihre Arbeit zu diesen Zielen beiträgt.

HR, Führungskräfte und Marketing-Team können gemeinsam an diesen Zielen arbeiten. Sind sie definiert, teilen Sie sie mit ansprechenden Inhalten. Nutzen Sie E-Mail, Videobotschaften und digitale Newsletter. Ermutigen Sie Mitarbeitende, Fragen zu stellen und Bedenken bei ihrer Führungskraft anzusprechen, damit sie geklärt werden können.

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10. Schaffen Sie einen geschützten Raum für den Austausch zum Reboarding

Manche freuen sich auf die Rückkehr ins Büro. Andere empfinden eine Mischung aus Vorfreude und Unsicherheit. Wer während der Pandemie im Homeoffice eingestiegen ist, fragt sich vielleicht, wie er oder sie im Büro ins Team passt.

Wer sich ans selbstständige Arbeiten allein gewöhnt hat, sorgt sich womöglich, wie es mit anderen im Raum wird. Sich „schick“ zu machen, ist neu für alle, die in Jogginghose oder Pyjama gearbeitet haben. Solche Themen können Mitarbeitende in einer Reboarding-Community auf der Plattform für Mitarbeiterengagementbesprechen.

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11. Melden Sie sich regelmäßig bei Teammitgliedern und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung an

Manche Teammitglieder zögern, sich bei Schwierigkeiten mit dem Reboarding an ihre Führungskraft oder die Personalabteilung zu wenden. Oft öffnen sie sich eher, wenn die Führungskraft direkt fragt, wie es ihnen geht und ob es Fragen oder Sorgen gibt. Fragen Sie regelmäßig nach, ob die Führungskraft etwas tun kann, um den Wechsel ins Büro zu erleichtern.

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12. Holen Sie Mitarbeitende schrittweise zurück

Muss Ihr Team nicht aus einem bestimmten Grund geschlossen ins Büro zurückkehren, holen Sie Mitarbeitende besser nach und nach zurück. So gewöhnen sie sich in kleinen Gruppen an das neue Arbeitsumfeld. Wer früher zurückkommt, kann anderen helfen, sich im Büro wohlzufühlen. Ziel ist ein Umfeld, in dem sich alle auf ihre Arbeit konzentrieren können und alle nötigen Ressourcen haben.

➝ Mehr dazu: 10 einfache Wege zu einer besseren Employee-Experience-Strategie

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13. Geben Sie Teams Zeit, sich einzufinden und die beste Zusammenarbeit zu finden

Teams, die noch nie am selben Ort gearbeitet haben, brauchen womöglich Zeit, um Aufgaben zu verteilen und gut zu kommunizieren. Es kann dauern, bis sie sich daran gewöhnen, dass Kolleginnen und Kollegen nur ein paar Türen weiter sitzen und direkt ansprechbar sind statt per Chat oder E-Mail.

Eine Eingewöhnungsphase am neuen Ort ist normal. Sie sollte nicht lange dauern. Schwierigkeiten können Teamleitung und Teammitglieder gemeinsam besprechen.

14. Planen Sie Flexibilität bei der Arbeitslast ein

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden zu Beginn des Reboardings Spielraum für die Umstellung. Der Wechsel ins Büro kann aus persönlichen oder familiären Gründen schwerfallen. Kehren sie nach langer Zeit im Homeoffice zurück, sorgen Sie dafür, dass die erwartete Arbeitslast realistisch ist.

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15. Lassen Sie Mitarbeitende im eigenen Tempo zurückkehren

Manche möchten sich beim Wechsel ins Büro Zeit lassen. Sie kommen vielleicht in den ersten Wochen an zwei Tagen und steigern sich dann auf drei Tage im Büro. Fühlen sie sich mit drei Tagen pro Woche vor Ort wohl, können sie auf vier und dann fünf Tage im Büro erhöhen. Dieser schrittweise Übergang hilft Mitarbeitenden, die unsicher sind oder Zeit für die Organisation der Kinderbetreuung brauchen.

Wenn Sie Mitarbeitende unterstützen, die es „langsam angehen“ wollen, zeigt Ihr Unternehmen, dass sie wertvolle Teammitglieder sind und Mitarbeiterengagement zählt.

Ihre Employee Experience Platform spielt beim Reboarding eine wichtige Rolle. Wie diese Reboarding-Checkliste zeigt, ist die Plattform zentral für Kommunikation und Schulung in diesem Prozess. Wenn Sie Ihre Teammitglieder wieder im Büro begrüßen, möchten Sie alles tun, damit der Übergang für alle reibungslos und einfach verläuft.

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