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15 consejos para reincorporar con éxito a los empleados

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La forma de trabajar de muchas personas vuelve a cambiar, y la reincorporación de empleados (reboarding) es una realidad para muchas empresas. Te explicamos qué significa este término, por qué los empleadores vuelven al trabajo presencial y te damos una práctica checklist de reboarding.

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¿Qué es el reboarding?

El mundo por fin ha empezado a recuperarse de la pandemia de Covid-19, y muchos empresarios se plantean la reincorporación de sus empleados. Muchos trabajadores ya han vuelto a la oficina, mientras otros siguen trabajando en remoto. Los líderes buscan formas de que el proceso de reboarding sea fluido y salga bien para todos.

Las empresas tuvieron que adaptarse y cambiar sus políticas para proteger a sus equipos durante la pandemia. Reincorporar a los empleados después del Covid también exigirá algunos ajustes.

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Definición de reboarding

El onboarding consiste en presentar a un nuevo empleado su lugar de trabajo y familiarizarle con las políticas y procedimientos de la empresa. El reboarding es parecido: es el proceso de reintegrar a un empleado en el lugar de trabajo después de una ausencia prolongada.

Tradicionalmente, el reboarding se ha usado para que un empleado vuelva a familiarizarse con el entorno de trabajo tras un permiso parental o una enfermedad larga. El empleado ya conoce las políticas de la empresa y debería sentirse cómodo de nuevo en relativamente poco tiempo.

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Reboarding de empleados después del Covid

El reboarding después del Covid no es lo mismo que la vuelta de un solo empleado tras un tiempo fuera. Los empleados vuelven al lugar de trabajo por equipos o por departamentos enteros. Tienen que pasar del trabajo en remoto a una oficina física o a un modelo híbrido. Para que este cambio salga bien, hace falta implicar a los empleados y mantener el diálogo.

Mientras trabajaban en remoto, los empleados se acostumbraron a otro estilo de vida. Muchos empezaron a organizar su propio horario para sacar el trabajo adelante. Si alguien prefería trabajar a primera hora de la mañana o a última de la noche, podía hacerlo si su mánager no se oponía.

Algunos empleados trabajaban con una semana comprimida: hacían sus horas habituales en tres o cuatro días para pasar más tiempo con su familia. Este horario les dejaba tiempo para asuntos personales, compras, citas médicas, etc., en sus “días libres”.

A otros empleados, el trabajo en remoto les resultó más estresante y agotador que trabajar en la oficina. Había menos interacción con sus compañeros y con su mánager. Trabajar desde casa podía difuminar los límites, sin una separación clara entre el horario laboral y el tiempo libre.

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Atraer, implicar y retener: la ventaja de la experiencia del empleado

Además del ROI, las medidas de experiencia del empleado ayudan a las empresas a retener y captar talento.

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Cómo reincorporar a los empleados al lugar de trabajo

Un reboarding de éxito no ocurre por casualidad. Ten en cuenta estas formas de reintegrar a tus equipos en tu oficina física.

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1. Demuestra a tus empleados que les entiendes

Los últimos años han sido difíciles para todos, lo hayan expresado o no. Ha sido imposible escapar de los titulares sobre la pandemia, el número de personas enfermas y las que perdieron la vida. Las personas han vivido una montaña rusa de ansiedad, aislamiento, miedo, enfermedad y duelo.

Por parte del empleador, la empatía significa reconocer que la salud mental de los empleados se ha visto afectada por la pandemia. Hay que escuchar y apoyar a los empleados en este cambio de vuelta al trabajo presencial.

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2. Comunica de forma positiva

Incluso los cambios positivos pueden generar estrés. Mientras tu equipo se prepara para volver a la oficina, comunica con claridad tus expectativas y plazos, con un tono positivo. La empresa quiere dejar claro que está dispuesta a escuchar la opinión de los empleados sobre sus nuevas políticas de trabajo en remoto, las pautas de salud y seguridad y todo lo que afecte a su trabajo. Puede que haya que hacer ajustes a medida que recibas su feedback.

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3. Aborda los cambios de frente

Al centrarte en la vuelta de los empleados a la oficina, todos sabrán que la forma de trabajar ha cambiado por la pandemia. Los empleados volverán a un nuevo entorno de trabajo, que puede tener espacios con otra distribución, cambios en sus horarios y cambios en las políticas de recursos humanos.

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5. Define un plan de acción frente al Covid-19

Parte del distanciamiento social en tus instalaciones consistirá en decidir los límites de aforo. Decide cuántos empleados pueden mantener una distancia segura entre sí. Coloca señalización para recordar a los empleados que deben mantener la distancia adecuada.

Pide a los empleados que estén atentos a posibles síntomas del virus. Coloca señalización que les recuerde la política de la empresa si ellos o algún familiar enferman. Indica cuántos días deben aislarse y si necesitan una prueba negativa de Covid-19 antes de volver al trabajo.

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6. Ofrece recursos de apoyo a los empleados que se reincorporan

Volver a trabajar tras un tiempo en remoto por el Covid-19 no se parece a ninguna situación que los empleados hayan vivido antes. Tu empresa debe preparar su vuelta a la oficina con estos materiales:

Documentos de políticas de la empresa
Fichas de preguntas frecuentes
Recursos de apoyo a la salud mental
Actividades de seguridad

Puedes asignar a cada empleado que se reincorpora un coach al que acudir con cualquier duda o preocupación mientras se adapta.

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7. Organiza formación antes de que el empleado vuelva a la oficina

Hay dos tipos de formación que pueden interesar a los trabajadores en remoto antes de pasar al trabajo presencial a tiempo completo o al modelo híbrido. El primero es una formación virtual que presenta a los empleados al personal de apoyo. Esta formación les permite reencontrarse con las personas clave con las que van a interactuar y entender su rol, sobre todo si ha cambiado.

La formación en nuevo hardware o software también puede hacerse antes de la vuelta a la oficina. Los empleados se sentirán más seguros ante el cambio si ya conocen los equipos y programas que van a usar.

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8. Aclara las responsabilidades de cada empleado

Cuando los empleados vuelven al trabajo, los mánagers deben dejar claro qué espera la empresa de ellos. Durante el trabajo en remoto, las expectativas pueden haber cambiado por necesidad. Si no se dice nada, el empleado puede suponer que siguen siendo las mismas. Es fundamental que el empleado y la empresa aclaren qué se espera para que el empleado entienda qué considera la organización un éxito en su puesto.

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9. Habla de los objetivos de cada empleado a su vuelta

Además de las responsabilidades, la dirección debe aclarar los objetivos de los empleados. Los objetivos a corto plazo de la empresa pueden haber cambiado por la pandemia, y los empleados deben saber cómo su trabajo ayudará a alcanzarlos.

El departamento de Recursos Humanos, los mánagers y el equipo de marketing pueden participar en la definición de estos objetivos. Una vez definidos, se pueden compartir con los empleados mediante contenido atractivo. Usa el email, mensajes en vídeo y newsletters digitales para comunicar los objetivos. Anima a los empleados a hacer preguntas y a plantear sus inquietudes a sus mánagers, para poder resolverlas.

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10. Crea un espacio seguro para hablar del reboarding

Algunos empleados estarán contentos e ilusionados ante la idea de volver a la oficina, mientras otros afrontarán el cambio con una mezcla de ilusión y ansiedad. Quienes se incorporaron durante la pandemia en un puesto en remoto pueden preguntarse cómo encajarán con el resto del equipo cuando lleguen a la oficina.

Las personas que se han acostumbrado a trabajar solas y de forma independiente pueden tener dudas sobre cómo adaptarse a un entorno con más gente. “Arreglarse” para ir a trabajar será nuevo para quienes se acostumbraron a trabajar en chándal o en pijama. Los empleados pueden hablar de estos temas en una comunidad de reboarding en la plataforma de compromiso de los empleados.

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11. Habla con tus equipos con regularidad para ofrecerles más apoyo si lo necesitan

A algunos miembros del equipo les costará acudir a su mánager o al departamento de Recursos Humanos si tienen dificultades con el reboarding. Es más probable que el empleado se abra si su mánager se acerca directamente a preguntarle cómo está y si tiene dudas o preocupaciones. Acostúmbrate a preguntar con regularidad si hay algún aspecto en el que el mánager pueda ayudar al empleado a adaptarse con más facilidad al trabajo en la oficina.

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12. Plantéate una vuelta escalonada

Salvo que haya un motivo concreto para que todo el equipo vuelva a la vez, plantéate reincorporar a los empleados poco a poco. Así, podrán llegar y adaptarse a su nuevo entorno de trabajo en grupos pequeños. Los primeros en llegar pueden ayudar a los demás a sentirse más cómodos al empezar en la oficina. El objetivo es crear un entorno donde cada empleado sienta que puede centrarse en su trabajo y que tiene todos los recursos necesarios para hacerlo.

➝ Más información: 10 formas sencillas de mejorar tu estrategia de experiencia del empleado

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13. Da tiempo a los equipos para adaptarse y encontrar la mejor forma de trabajar juntos

Los equipos que no han trabajado juntos en el mismo espacio físico pueden necesitar algo de tiempo para repartirse las tareas y comunicarse bien. Quizá les cueste acostumbrarse a que sus compañeros estén al final del pasillo, disponibles para hablar en persona en lugar de por mensajería instantánea o email.

Puede haber un periodo de adaptación mientras el equipo se instala en su nuevo espacio. No debería durar mucho. Cualquier dificultad puede hablarse entre el responsable y los miembros del equipo.

14. Introduce algo de flexibilidad en la carga de trabajo

Al principio del proceso de reboarding, da a tus empleados cierto margen ante el cambio en su experiencia de trabajo. Puede que volver a la oficina les resulte difícil por motivos personales o familiares. Si vuelven tras mucho tiempo trabajando desde casa, asegúrate de que la carga de trabajo que esperas de ellos es realista.

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15. Deja que los empleados vuelvan a la oficina a su ritmo

Algunos empleados querrán tomarse su tiempo para volver a la oficina. Quizá prefieran empezar yendo dos días durante las primeras semanas y pasar poco a poco a tres días en la oficina. Cuando se sientan cómodos con tres días a la semana presenciales, pueden pasar a cuatro y después a cinco días en la oficina. Esta transición gradual puede ayudar a los empleados a quienes el cambio les genera ansiedad o que necesitan tiempo para organizar el cuidado de sus hijos.

Al apoyar a los empleados que quieren “ir poco a poco”, tu empresa demuestra a los trabajadores que son miembros valiosos del equipo y que su compromiso es importante para tu organización.

Tu plataforma de experiencia del empleado puede tener un papel importante cuando tu organización reincorpora a sus empleados. Como ves en esta checklist de reboarding, la plataforma es un punto clave para la comunicación y la formación durante el proceso. Al dar la bienvenida de nuevo a tus equipos en la oficina, querrás asegurarte de hacer todo lo posible para que la transición sea fluida y sencilla para todos.

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