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15 consigli per un reboarding dei dipendenti di successo

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Il modo di lavorare di molte persone sta cambiando di nuovo e il reboarding dei dipendenti è una realtà per molte aziende. Ti presentiamo una definizione del termine, i motivi per cui i datori di lavoro stanno tornando al lavoro in ufficio e una pratica checklist per il reboarding dei dipendenti.

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Che cos'è il reboarding?

Il mondo ha finalmente iniziato a riprendersi dalla pandemia di Covid-19 e diversi imprenditori stanno pensando al reboarding dei dipendenti. Molti lavoratori sono già tornati in ufficio, mentre altri lavorano ancora da remoto. I leader cercano il modo di rendere il reboarding un processo fluido e di successo per tutti.

Durante la pandemia le aziende hanno dovuto adattarsi e cambiare le proprie policy per proteggere i membri del team. Anche il reboarding dei dipendenti dopo il Covid richiederà qualche aggiustamento.

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Il reboarding in breve

L'onboarding consiste nell'introdurre un nuovo dipendente nel luogo di lavoro e fargli conoscere le policy e le procedure aziendali. Il reboarding è simile: è il processo con cui si reinserisce un dipendente nel luogo di lavoro dopo un'assenza prolungata.

Tradizionalmente, il reboarding serve a far riprendere confidenza con l'ambiente di lavoro a chi è stato assente per un congedo parentale o una lunga malattia. Il dipendente conosce già le policy aziendali e dovrebbe riabituarsi al lavoro in tempi relativamente brevi.

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Il reboarding dei dipendenti dopo il Covid

Il reboarding dopo il Covid è diverso dal rientro di un singolo dipendente dopo un periodo di assenza. I dipendenti tornano sul posto di lavoro in team o con interi reparti. Devono passare dal lavoro da remoto a un ufficio fisico o a una modalità di lavoro ibrida. Perché questo cambiamento abbia successo, servono il coinvolgimento dei dipendenti e un dialogo continuo.

Lavorando da remoto, i dipendenti si sono abituati a uno stile di vita diverso. Molti hanno iniziato a organizzare i propri orari per portare a termine il lavoro. Chi preferiva lavorare la mattina presto o la sera tardi era libero di farlo, se il manager non aveva obiezioni.

Alcuni dipendenti hanno adottato una settimana lavorativa compressa, concentrando le ore abituali in tre o quattro giorni per avere più tempo con la famiglia. Questo orario lasciava spazio, nei “giorni liberi”, a impegni personali, spesa, visite mediche e così via.

Per altri, invece, lavorare da remoto è stato più stressante e faticoso che lavorare in ufficio. C'era meno interazione con i colleghi e con il manager. Lavorare da casa significava che i confini potevano diventare sfumati e che non sempre c'era una distinzione chiara tra orario di lavoro e tempo libero.

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Attrarre, coinvolgere e trattenere: il vantaggio della employee experience

Oltre al ROI, le misure di employee experience aiutano le aziende a trattenere e attrarre talenti.

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Come gestire il reboarding dei dipendenti sul posto di lavoro

Un reboarding di successo non avviene per caso. Ecco alcuni modi per reintegrare i membri del team nel tuo ufficio fisico.

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1. Fai capire ai dipendenti che li comprendi

Gli ultimi due anni sono stati difficili per tutti, che lo abbiano detto o no. È stato impossibile evitare i titoli sulla pandemia, sul numero di persone che si ammalavano e su quelle che hanno perso la vita. Le persone hanno vissuto sulle montagne russe tra ansia, isolamento, paura, malattia e lutto.

Per un datore di lavoro, empatia significa riconoscere che la salute mentale dei dipendenti ha risentito della pandemia. I dipendenti hanno bisogno di essere ascoltati e supportati mentre tornano a lavorare in sede.

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2. Comunica in modo positivo

Anche i cambiamenti positivi possono essere stressanti. Mentre i membri del team si preparano a tornare in ufficio, comunica con chiarezza aspettative e tempistiche, con un tono positivo. L'azienda deve mostrare di essere pronta ad ascoltare le opinioni dei dipendenti sulle nuove policy per il lavoro da remoto, sulle linee guida per salute e sicurezza e su tutto ciò che incide sul loro lavoro. Potrebbe essere necessario qualche aggiustamento man mano che arrivano i feedback.

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3. Affronta i cambiamenti a viso aperto

Mentre ti concentri sul ritorno dei dipendenti in ufficio, tutti sapranno che il modo di lavorare è cambiato a causa della pandemia. I dipendenti torneranno in un ambiente di lavoro nuovo, che potrebbe avere spazi configurati in modo diverso, cambiamenti negli orari di lavoro e nuove policy HR.

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5. Scegli un piano d'azione per il Covid-19

Il distanziamento sociale nella tua sede fisica comporta anche la scelta dei limiti di capienza. Decidi quanti dipendenti possono lavorare a distanza di sicurezza tra loro. Esponi cartelli che ricordino ai dipendenti di mantenere la distanza adeguata.

Chiedi ai dipendenti di monitorare eventuali sintomi del virus. Esponi cartelli che ricordino la policy aziendale nel caso in cui loro o un familiare si ammalino. Indica il numero di giorni di autoisolamento e se è necessario un test Covid-19 negativo prima di tornare al lavoro.

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6. Offri risorse di supporto ai dipendenti che rientrano

Tornare al lavoro dopo un periodo da remoto a causa del Covid-19 è diverso da qualsiasi situazione che i dipendenti abbiano mai affrontato. La tua azienda dovrebbe prepararsi al loro rientro in ufficio mettendo a disposizione questi materiali:

Documenti sulle policy aziendali
Schede FAQ
Risorse di supporto per la salute mentale
Attività per la sicurezza

Puoi anche assegnare a ogni dipendente che rientra un coach da contattare per domande o dubbi durante il periodo di adattamento.

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7. Organizza la formazione prima che il dipendente torni in ufficio

Prima di passare al lavoro in sede a tempo pieno o al lavoro ibrido, chi lavora da remoto può essere interessato a due tipi di formazione. Il primo è una formazione virtuale che presenta ai dipendenti il personale di supporto. Questa formazione permette di ritrovare le figure chiave con cui interagiranno e di capirne i ruoli, soprattutto se sono cambiati.

Anche la formazione su nuovi hardware o software si può fare prima del rientro in ufficio. I dipendenti affronteranno il cambiamento con più sicurezza se conoscono già in anticipo le attrezzature e i programmi che useranno.

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8. Chiarisci le responsabilità dei dipendenti

Quando i dipendenti tornano al lavoro, i manager devono essere chiari su ciò che l'azienda si aspetta da loro. Durante il lavoro da remoto, le aspettative potrebbero essere cambiate per necessità. Se non se ne parla, il dipendente potrebbe pensare che siano rimaste le stesse. È fondamentale che dipendente e azienda chiariscano cosa ci si aspetta così che il dipendente capisca cosa l'organizzazione considera un successo nel suo ruolo.

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9. Parla degli obiettivi dei dipendenti al rientro

Oltre alle responsabilità, il management deve chiarire gli obiettivi dei dipendenti. Gli obiettivi a breve termine dell'azienda potrebbero essere cambiati a causa della pandemia, e i dipendenti devono sapere come il loro lavoro aiuterà a raggiungerli.

Il reparto Risorse umane, i manager e il team marketing possono contribuire tutti a definire questi obiettivi. Una volta definiti, gli obiettivi si possono condividere con i dipendenti attraverso contenuti coinvolgenti. Usa email, videomessaggi e newsletter digitali per comunicarli. Incoraggia i dipendenti a fare domande e a esprimere eventuali dubbi ai propri manager, così da poterli affrontare.

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10. Crea uno spazio sicuro in cui i dipendenti possano parlare del reboarding

Alcuni dipendenti saranno felici ed entusiasti all'idea di tornare in ufficio, mentre altri vivranno questo cambiamento con un misto di entusiasmo e ansia. Chi è stato assunto durante la pandemia e ha iniziato a lavorare da casa potrebbe chiedersi come si inserirà nel team una volta entrato in ufficio.

Chi si è abituato a lavorare da solo e in autonomia potrebbe avere dubbi sul tornare in un ambiente con altre persone. “Vestirsi bene” per andare al lavoro sarà una novità per chi si era abituato a lavorare in tuta o in pigiama. Temi come questi si possono discutere tra colleghi in una Reboarding Community sulla piattaforma di employee engagement.

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11. Fai il punto regolarmente con i membri del team per offrire più supporto, se serve

Alcuni membri del team esiteranno a rivolgersi al manager o alle Risorse umane se hanno difficoltà con il reboarding. Il dipendente sarà più propenso ad aprirsi se è il manager a chiedergli direttamente come sta e se ha domande o dubbi. Fai il punto con regolarità e chiedi se ci sono aspetti in cui il manager può dare una mano per facilitare il passaggio al lavoro in ufficio.

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12. Valuta un rientro scaglionato

A meno che non ci sia un motivo specifico per far rientrare tutto il team in ufficio insieme, valuta un reboarding di pochi dipendenti alla volta. Questa strategia permette ai dipendenti di arrivare e ambientarsi nel nuovo ambiente di lavoro in piccoli gruppi. Chi arriva prima può aiutare gli altri e farli sentire più a loro agio quando iniziano a lavorare in ufficio. L'obiettivo è creare un ambiente in cui ognuno senta di potersi concentrare sul lavoro e di avere tutte le risorse necessarie per farlo.

➝ Per saperne di più: 10 modi semplici per migliorare la tua strategia di employee experience

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13. Dai ai team il tempo di ambientarsi e trovare il modo migliore di lavorare insieme

I team che non hanno mai lavorato nello stesso spazio fisico potrebbero aver bisogno di tempo per dividersi i compiti e comunicare bene. Può servire tempo per abituarsi all'idea che i colleghi sono in fondo al corridoio e disponibili per parlare di persona, invece che via chat o email.

Potrebbe esserci un periodo di adattamento mentre il team si sistema nella nuova sede. Non dovrebbe durare a lungo. Eventuali difficoltà si possono discutere tra il team leader e i membri del team.

14. Prevedi un po' di flessibilità nei carichi di lavoro

All'inizio del reboarding, concedi ai dipendenti un po' di margine per adattarsi al cambiamento. Il passaggio all'ufficio potrebbe essere impegnativo per motivi personali o familiari. Se tornano in ufficio dopo un lungo periodo di lavoro da casa, assicurati che il carico di lavoro che ti aspetti da loro sia realistico.

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15. Lascia che i dipendenti tornino in ufficio con i propri tempi

Alcuni dipendenti vorranno prendersi il loro tempo per tornare in ufficio. Potrebbero voler iniziare con due giorni a settimana per le prime due settimane e poi passare gradualmente a tre giorni in ufficio. Quando si sentono a proprio agio con tre giorni a settimana in sede, possono passare a quattro e poi a cinque giorni in ufficio. Una transizione graduale può aiutare chi è in ansia per il cambiamento o chi ha bisogno di tempo per organizzarsi con la cura dei figli.

Sostenendo i dipendenti che vogliono “andare con calma”, la tua azienda dimostra che sono membri preziosi del team e che l'engagement dei dipendenti è importante per la tua organizzazione.

La tua employee experience platform può avere un ruolo importante quando la tua organizzazione gestisce il reboarding dei dipendenti. Come mostra questa checklist, la piattaforma è un punto chiave per la comunicazione e la formazione durante il processo. Quando accogli di nuovo i membri del team in ufficio, vorrai fare tutto il possibile perché la transizione sia semplice e fluida per tutti.

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