NVA améliore la satisfaction de ses collaborateurs et renforce sa culture grâce à un intranet unifié

Réunir une organisation en pleine croissance sous un même toit numérique

En devenant l’un des plus grands réseaux vétérinaires au monde, NVA a vu sa communication interne se compliquer. Faute d’intranet, les équipes de plus de 1 500 établissements jonglaient entre plusieurs outils et systèmes pour trouver informations et ressources. RH, Finance et les autres services avaient chacun leur propre site. Les collaborateurs accumulaient souvent de longues barres de favoris rien que pour accéder à leurs outils du quotidien.

« Il y avait cinq ou six sites web différents et un vieux serveur SharePoint, et aucun endroit où les fichiers étaient vraiment centralisés », se souvient Keenan Kibrick, Intranet and Multimedia Manager chez NVA. « Certains sites n’avaient pas de recherche fonctionnelle, d’autres n’étaient pas mis à jour, si bien que personne ne savait où trouver la bonne information. »

Cette expérience éclatée créait des frictions quotidiennes pour des collaborateurs qui voulaient simplement accéder à ce dont ils avaient besoin pour faire leur travail.

« Les collaborateurs venaient nous voir, frustrés de ne pas trouver les plateformes ou les systèmes dont ils avaient besoin », explique Cheryl DeSantis, Chief People Officer chez NVA. « Il y avait des mots de passe différents, des façons différentes de se connecter et trop de rappels à gérer. »

Ce qui restait gérable à petite échelle est devenu difficile à maintenir à mesure que NVA se développait. Chaque nouvel hôpital, chaque nouvelle clinique et chaque nouvelle équipe ajoutait des outils et des identifiants à un environnement déjà saturé. Trouver l’information ou se sentir relié aux autres sites devenait plus difficile.

Avec des effectifs nombreux et dispersés, et des hôpitaux ouverts jour et nuit, les dirigeants de NVA savaient qu’il leur fallait plus qu’un espace pour publier des documents. Ils voulaient un hub numérique unique pour que chaque collaborateur puisse facilement trouver l’information, accéder à ses outils et rester aligné avec les autres.

La solution

Permettre à 40 000 collaborateurs de trouver facilement ce dont ils ont besoin

Après avoir évalué plusieurs solutions d’intranet dans le cadre d’un appel d’offres formel, NVA a choisi LumApps pour sa flexibilité, sa simplicité et sa capacité à réunir tous ses systèmes sur une plateforme unique et sécurisée. « Nous avons trouvé que LumApps était la solution la plus simple à utiliser et la plus adaptée à nos besoins », explique Keenan Kibrick. « Elle nous a permis de tout regrouper au même endroit, pour que chacun puisse trouver ses informations, ses actualités et ses avantages sociaux en un seul lieu. »

Construit sur l’architecture cloud de LumApps, le nouvel intranet, baptisé « GoFetch », sert de point d’accès central aux systèmes les plus utilisés chez NVA, dont Dayforce, Oracle et ServiceNow. Les collaborateurs se connectent une seule fois pour accéder à tous leurs outils et ressources grâce à l’authentification unique (SSO). Les fonctionnalités de gouvernance et de recherche de LumApps gardent les contenus exacts et faciles à trouver.

GoFetch donne aussi accès à des outils qui simplifient le quotidien, comme un annuaire de business intelligence (BI) qui permet de trouver et de contacter rapidement n’importe quel établissement NVA. « Quand on a plus de 1 300 établissements, ce n’est pas facile de savoir qui appeler », explique Michelle Reardon, Head of Communications chez NVA. « Aujourd’hui, il suffit d’ouvrir GoFetch, de dérouler le menu des établissements et d’accéder directement à l’outil de BI pour aller là où l’on veut. »

L’expérience intranet est personnalisée pour chaque collaborateur selon son poste, son site et sa business unit. Avec une page d’accueil sur mesure et des communications ciblées, GoFetch réduit le volume d’e-mails tout en garantissant que chacun reçoit les informations qui comptent le plus pour lui.

Avec son design moderne, sa navigation intuitive et ses pages animées par la communauté, dont des espaces dédiés aux groupes de ressources pour les collaborateurs (ERG), GoFetch est devenu bien plus qu’un hub d’outils et d’actualités. C’est un foyer numérique qui relie les collaborateurs à la marque et les uns aux autres. « Comme nous sommes une organisation à distance, notre intranet est devenu notre façon de nous connecter à la marque », explique Cheryl DeSantis. « GoFetch, c’est ce qui rassemble nos équipes. »

Renforcer la culture par le lien

GoFetch s’est vite inscrit dans le quotidien de NVA : près de 10 000 collaborateurs s’y connectent désormais chaque jour pour suivre l’actualité, partager des ressources et échanger avec leurs pairs. Avec un identifiant unique, ils accèdent à tout, de la paie et des avantages sociaux au support IT et aux actualités de l’entreprise, au même endroit.

« La satisfaction des utilisateurs a été multipliée par cinq avec LumApps, parce que les collaborateurs trouvent enfin ce dont ils ont besoin sans courir après des liens ni jongler avec des mots de passe », explique Cheryl DeSantis. La plateforme a aussi fluidifié le parcours d’intégration, en offrant aux nouvelles recrues un point de départ unique et clair.

GoFetch offre aux dirigeants de NVA un nouveau regard sur la façon dont les équipes travaillent et collaborent. Grâce aux analyses LumApps, ils voient ce que les collaborateurs recherchent le plus, quelles pages fonctionnent le mieux et où se trouvent les manques d’information.

Et GoFetch n’a pas seulement simplifié le travail : il a aussi renforcé la culture d’entreprise. « Les collaborateurs viennent sur GoFetch pour trouver l’information dont ils ont besoin, mais ils restent parce que l’intranet recrée ces moments autour de la machine à café qui leur donnent le sentiment d’appartenir à quelque chose de plus grand », explique Cheryl DeSantis. « En cherchant des réponses ou des actualités, ils trouvent aussi un sentiment de communauté. »

Pour les équipes locales, ce lien améliore directement la prise en charge des patients. « GoFetch me permet de me concentrer sur les patients en ayant les ressources à portée de main », explique Lindsey Vaughn, Medical Director chez Austin Veterinary Emergency & Specialty Center. Grâce à un accès immédiat aux revues médicales et aux enseignements de leurs collègues, des équipes comme celle de Lindsey Vaughn partagent leurs bonnes pratiques et donnent aux médecins le soutien dont ils ont besoin pour continuer à offrir des soins de grande qualité.

Aujourd’hui, GoFetch est bien plus qu’un espace de stockage de documents. C’est ce qui unit NVA en une communauté portée par une même mission. Avec LumApps, les équipes de NVA passent moins de temps à chercher et plus de temps sur l’essentiel : prendre soin des animaux et des personnes qui les aiment.

Des systèmes regroupés

Regroupe de nombreux systèmes et outils dans un hub numérique simple à parcourir.

Une culture renforcée

Renforce la culture d’entreprise au sein des équipes à distance et multiplie la satisfaction par 5.

Des communications personnalisées

Personnalise les communications dans plus de 1 300 cliniques, hôpitaux et pensions pour animaux.

Et GoFetch n’a pas seulement simplifié le travail : il a aussi renforcé la culture d’entreprise.

« Les collaborateurs viennent sur GoFetch pour trouver l’information dont ils ont besoin, mais ils restent parce que l’intranet recrée ces moments autour de la machine à café qui leur donnent le sentiment d’appartenir à quelque chose de plus grand », explique Cheryl DeSantis. « En cherchant des réponses ou des actualités, ils trouvent aussi un sentiment de communauté. »

Il y avait cinq ou six sites web différents et un vieux serveur SharePoint, et aucun endroit où les fichiers étaient vraiment centralisés.

Keenan Kibrick, Intranet and Multimedia Manager, NVA

Nous avons trouvé que LumApps était la solution la plus simple à utiliser et la plus adaptée à nos besoins. Elle nous a permis de tout regrouper au même endroit, pour que chacun puisse trouver ses informations, ses actualités et ses avantages sociaux en un seul lieu.

Keenan Kibrick, Intranet and Multimedia Manager, NVA

La satisfaction des utilisateurs a été multipliée par cinq avec LumApps, parce que les collaborateurs trouvent enfin ce dont ils ont besoin sans courir après des liens ni jongler avec des mots de passe.

Cheryl DeSantis, Chief People Officer, NVA