NVA logra una mayor satisfacción de los empleados y una cultura más sólida con una intranet unificada

Unir a una organización en crecimiento bajo un mismo techo digital

A medida que NVA se convertía en una de las mayores redes veterinarias del mundo, mantenerse conectados se volvió más complicado. Sin una intranet, el personal de más de 1.500 centros dependía de una mezcla de herramientas y sistemas para encontrar información y recursos. RR. HH., Finanzas y otros departamentos tenían cada uno su propio sitio, y los empleados solían acumular largas barras de marcadores solo para llegar a sus herramientas de cada día.

«Había cinco o seis sitios web distintos y un antiguo servidor de SharePoint, y en realidad no había ningún lugar donde los archivos estuvieran centralizados», recuerda Keenan Kibrick, Intranet and Multimedia Manager en NVA. «Algunos sitios no tenían un buscador que funcionara y otros no se mantenían actualizados, así que nadie sabía dónde encontrar la información correcta».

Esta experiencia fragmentada generaba fricción digital a diario a los empleados, que solo querían acceder a lo que necesitaban para hacer su trabajo.

«Los empleados acudían a nosotros frustrados porque no encontraban las plataformas o los sistemas que necesitaban», cuenta Cheryl DeSantis, Chief People Officer en NVA. «Había contraseñas distintas, diferentes formas de entrar y demasiados recordatorios que gestionar».

Lo que antes era manejable a menor escala se volvió difícil de sostener a medida que NVA seguía creciendo. Cada nuevo hospital, clínica y equipo sumaba más herramientas e inicios de sesión a un entorno ya saturado, y a la gente le costaba más encontrar información o sentirse conectada entre centros.

Con una plantilla grande y dispersa y hospitales abiertos las 24 horas, los líderes de NVA sabían que necesitaban algo más que un lugar donde publicar documentos. Querían un único espacio digital que facilitara a cada miembro del equipo encontrar información, acceder a sus herramientas y estar en sintonía.

La solución

Facilitar que 40.000 miembros del equipo encuentren lo que necesitan

Tras evaluar varias soluciones de intranet para empleados mediante un proceso formal de RFP, LumApps fue la elegida por su flexibilidad, su sencillez y su capacidad para reunir todos los sistemas de NVA en una única plataforma segura. «Descubrimos que LumApps era la solución más fácil de usar y la que mejor se adaptaba a nuestras necesidades», afirma Kibrick. «Nos ayudó a reunirlo todo en un mismo lugar para que la gente pudiera encontrar su información, sus noticias y sus beneficios en un solo sitio».

Basada en la arquitectura cloud de LumApps, la nueva intranet, bautizada como «GoFetch», es el punto de acceso central a los sistemas más usados de NVA, como Dayforce, Oracle y ServiceNow. Los empleados inician sesión una sola vez para acceder a todas sus herramientas y recursos mediante SSO (Single Sign-On), mientras que las funciones de gobernanza y búsqueda de LumApps mantienen el contenido preciso y fácil de encontrar.

GoFetch también conecta a los empleados con herramientas que simplifican las tareas diarias, como un directorio de business intelligence (BI) que permite encontrar y contactar rápidamente con cualquier centro de NVA. «Cuando tienes más de 1.300 centros, no es fácil saber a quién llamar», explica Michelle Reardon, Head of Communications en NVA. «Ahora puedes abrir GoFetch, desplegar el menú de centros y saltar directamente a la herramienta de BI para llegar adonde necesitas».

La experiencia de la intranet se personaliza para cada empleado según su rol, su ubicación y su unidad de negocio. Con una página de inicio a medida y comunicaciones segmentadas, GoFetch ayuda a reducir el volumen de emails y garantiza que cada persona reciba la información que más le importa.

Con su diseño moderno, su navegación intuitiva y sus páginas impulsadas por la comunidad (incluidos espacios dedicados a los grupos de recursos para empleados, o ERG), GoFetch se ha convertido en mucho más que un portal de herramientas y noticias. Es un hogar digital que conecta a los empleados con la marca y entre sí. «Como somos una organización en remoto, nuestra intranet se ha convertido en nuestra forma de conectar con la marca», afirma DeSantis. «GoFetch es cómo unimos a nuestra gente».

Reforzar la cultura a través de la conexión

GoFetch pronto se convirtió en parte del día a día de NVA: hoy, casi 10.000 empleados inician sesión cada día para ver novedades, compartir recursos y conectar con sus compañeros. Con un único inicio de sesión, acceden a todo, desde la nómina y los beneficios hasta el soporte de IT y las noticias de la empresa, en un solo lugar.

«La satisfacción de los usuarios se ha multiplicado por cinco con LumApps porque, por fin, los empleados encuentran lo que necesitan sin perseguir enlaces ni hacer malabares con contraseñas», afirma DeSantis. La plataforma también ha facilitado el onboarding, ya que ofrece a las nuevas incorporaciones un punto de partida claro.

GoFetch ha dado a los líderes de NVA una nueva perspectiva sobre cómo trabajan y colaboran los equipos. Con las analíticas de LumApps, pueden ver qué buscan más los empleados, qué páginas funcionan mejor y dónde hay lagunas de información.

Y GoFetch no solo ha facilitado el trabajo: también ha reforzado la cultura corporativa. «Los empleados vienen a GoFetch por la información que necesitan, pero se quedan porque les devuelve esos momentos de charla junto a la máquina de café que les hacen sentirse parte de algo más grande», afirma Desantis. «Mientras consiguen respuestas o novedades, también encuentran un sentido de comunidad».

Para los equipos locales, esa conexión mejora directamente la atención a los pacientes. «GoFetch me permite centrarme en los pacientes porque tengo los recursos al alcance de la mano», afirma Lindsey Vaughn, Medical Director en Austin Veterinary Emergency & Specialty Center. Con acceso inmediato a revistas médicas y a la experiencia de sus colegas, equipos como el de Vaughn pueden intercambiar buenas prácticas y dar a los veterinarios el apoyo que necesitan para seguir ofreciendo una atención de alta calidad.

Hoy, GoFetch es mucho más que un repositorio de documentos. Es la forma en que NVA se une como una comunidad con un propósito común. Con LumApps, los equipos de NVA dedican menos tiempo a buscar y más a lo que de verdad importa: cuidar de las mascotas y de las personas que las quieren.

Sistemas consolidados

Reúne múltiples sistemas y herramientas en un único espacio digital fácil de navegar.

Una cultura más sólida

Refuerza la cultura corporativa en equipos remotos y multiplica la satisfacción por 5.

Comunicaciones personalizadas

Personaliza las comunicaciones en más de 1.300 clínicas, hospitales y residencias para mascotas.

Y GoFetch no solo ha facilitado el trabajo: también ha reforzado la cultura corporativa.

«Los empleados vienen a GoFetch por la información que necesitan, pero se quedan porque les devuelve esos momentos de charla junto a la máquina de café que les hacen sentirse parte de algo más grande», afirma Desantis. «Mientras consiguen respuestas o novedades, también encuentran un sentido de comunidad».

Había cinco o seis sitios web distintos y un antiguo servidor de SharePoint, y en realidad no había ningún lugar donde los archivos estuvieran centralizados.

Keenan Kibrick, Intranet and Multimedia Manager, NVA

Descubrimos que LumApps era la solución más fácil de usar y la que mejor se adaptaba a nuestras necesidades. Nos ayudó a reunirlo todo en un mismo lugar para que la gente pudiera encontrar su información, sus noticias y sus beneficios en un solo sitio.

Keenan Kibrick, Intranet and Multimedia Manager, NVA

La satisfacción de los usuarios se ha multiplicado por cinco con LumApps porque, por fin, los empleados encuentran lo que necesitan sin perseguir enlaces ni hacer malabares con contraseñas.

Cheryl DeSantis, Chief People Officer, NVA