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Intranet-Personas: Leitfaden und Vorteile

Name: LumApps
Brand: LumApps
Rating: 4.6 (8 reviews)

October 30, 2026 9:44 AM

Einfach gesagt sind Personas erfundene Figuren. Warum setzen Unternehmen dann auf Personas, um bessere Produkte und Erlebnisse zu schaffen? Wegen der Empathie.

Personas helfen Teams, sich in Situationen und Probleme hineinzuversetzen. Dieser Fokus auf Empathie führt zu Entscheidungen, die echten Menschen helfen. Intranet-Personas folgen derselben Logik. Erstellen Sie Mitarbeiter-Personas auf Basis von Daten und Kontext, werden Intranets nützlicher und praxistauglicher.

Hier erfahren Sie, was Intranet-Personas sind, warum sie wichtig sind und wie Sie sie erstellen.

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Was sind Personas?

Personas sind fiktive, aber datenbasierte Figuren. Moderne Platons nennen sie Archetypen: eine Form, die die grundlegenden Merkmale einer Sache verkörpert.

Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn ein Produkt oder Service ein großes, vielfältiges Publikum ansprechen soll. Netflix speist seine Empfehlungs-Engine mit Personas. Händler nutzen sie, um Produkte zu verkaufen.

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Was sind Intranet-Personas?

Intranet-Personas bündeln Merkmale von Mitarbeitenden. HR-Teams in großen Unternehmen nutzen Mitarbeiter-Personas für Entscheidungen zu Richtlinien und Benefits und im Change Management. Intranet-Personas übertragen diese Praxis auf Software. Teams aus Kommunikation, HR und IT nutzen sie, um die Intranet-Nutzung zu steigern, die Einführung zu beschleunigen und die Employee Experience zu verbessern.

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Was Intranet-Personas nicht sind

Personas bilden nicht einzelne Mitarbeitende eins zu eins ab, sondern eine größere Gruppe von Nutzenden. Ein Beispiel: Mitarbeitende im Kommunikationsteam in den USA und in Europa haben bei Arbeit und Tech-Stack wahrscheinlich ähnliche Ziele, Pain Points und Aufgaben. Diese Mitarbeitertypen verschmelzen zu einer Persona. So bleibt der Prozess wirksam und überschaubar.

Nehmen Sie nicht jedes mögliche Detail auf. Personas sind detailreich und erzählen fundierte Geschichten, doch zu viele Details verkomplizieren den Prozess. Zum Beispiel:

Hilfreich: Mitarbeiter:in X schaut fast jeden Morgen ins Intranet, um zu sehen, ob Kolleg:innen oder die Führungskraft ein Update gepostet haben.

Nicht hilfreich: Mitarbeiter:in X loggt sich jeden Tag um 12 Uhr direkt nach dem Marketing-Meeting ins Intranet ein. Kurz danach holt X sich den dritten Kaffee und sagt Janice aus der Finanzabteilung Hallo.

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Vier Arten von Intranet-Personas

Personas entstehen aus User Research, Daten und Zielen. Die Interaction Design Foundation beschreibt vier Arten von Personas. Sehen Sie sie als Entwicklung, von einfach bis fortgeschritten.

1. Fiktiv

Diese Personas beruhen auf Annahmen und fundierten Überlegungen. Auch ohne Daten bringen sie Teams dazu, über Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzenden nachzudenken.

2. Zielorientiert

Diese Personas ergänzen ein entscheidendes Element: Was ist das Ziel der Nutzenden? Die Ziele von Mitarbeitenden lassen sich leichter bestimmen, wenn bereits eine Intranet -Lösung im Einsatz ist oder Research vorliegt.

3. Rollenbasiert

Klare Rollen sind ein Muss für erfolgreiche Intranet-Personas. Die Employee Experience wird immer persönlicher, so wie unser Alltag. Erfahrungen und Erwartungen unterscheiden sich stark zwischen Mitarbeitenden. Rollenbasierte Entscheidungen sind daher unverzichtbar.

4. Ansprechend

Ansprechende Personas führen alles zusammen. Mit Daten, Zielen und Rollen entsteht ein vollständigeres Bild der Mitarbeitenden. Diese Personas berücksichtigen die User Experience der Intranet-Nutzenden und dienen als Grundlage für Designentscheidungen.

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Personas erstellen

Wie sieht eine ansprechende, empathische Intranet-Persona aus? Hier die nötigen Elemente im Überblick.

Name & Foto – Name und Foto wirken überflüssig. Sie helfen Teams aber, sich ihre Personas einzuprägen. Mit einem Namen und Gesicht vor Augen fällt der Perspektivwechsel viel leichter. Manche Unternehmen nutzen Alliterationen als Gedächtnisstütze, etwa „Milo the Marketer“.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten – Erfassen Sie Projekte, Vorgaben und Verantwortungsbereiche der Mitarbeitenden. Nicht alles betrifft direkt das Intranet, aber es vervollständigt das Bild.

Konkrete Aufgaben – Gehen Sie ins Detail. Prüfen Sie, wie ein Intranet Aufgaben erleichtern oder eine schwache Plattform sie behindern könnte.

Pain Points – Pain Points sind die Herausforderungen in Kommunikation und Zusammenarbeit, mit denen Mitarbeitende täglich kämpfen. Etwa zu viele E-Mails, zu viele Meetings oder zu lange Suchzeiten.

Bliss Points – Genauso wichtig ist das Gegenteil: Welche Intranet-Funktionen würden Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern? Software-Tools, hilfreiche Führung oder All-Hands-Meetings könnten auf der Liste stehen.

Anwendungsfälle – Anwendungsfälle hängen eng mit der Intranet-Nutzung zusammen. Manche Mitarbeitende teilen Wissen über die Wissensdatenbank. Anderen ist Top-down-Kommunikation der Unternehmensführung wichtiger.

Technik-Affinität – Ermitteln Sie, wie sicher Mitarbeitende mit Technologie umgehen, besonders mit Web-Anwendungen. Das ist vor allem in Branchen wie Produktion und Handel wichtig, wo Mitarbeitende Fähigkeiten jenseits von SaaS-Tools haben oder saisonal beschäftigt sind.

Zugangspunkt – Desktop oder mobil, zu Hause oder im Büro: Diese Faktoren bestimmen Entscheidungen zu Funktionen und Design des Intranets.

Häufigkeit – Wie oft sich Mitarbeitende einloggen, hängt von Tätigkeit, Engagement und weiteren Faktoren ab. Halten Sie es fest, damit Sie gezielt verbessern können.

Narrativ – Zum Schluss erzählt ein kurzes Narrativ eine Geschichte mit den Daten. Diese kurzen Beschreibungen zeigen Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen einer Persona und bringen sie nah an echte Nutzende.

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Beispiele für Intranet-Personas

Hier einige Beispiele aus einem großen Konsumgüterunternehmen mit eigenen Filialen. Jede Persona hat eigene Bedürfnisse und Erwartungen.

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Persona Blake, Saisonkraft im Handel, nutzt wöchentlich ein Mobilgerät und schätzt das Intranet für die Abstimmung in der Filiale.

Persona Alex aus Großbritannien, Senior Creative Designer mit hoher Technik-Affinität, nutzt täglich Laptop und Tools für Design-Kommunikation.

Personas mit Daten unterfüttern & validieren

Gute Personas brauchen gute Daten. Es gibt mehrere Methoden, diese Daten zu erheben und zu verwalten.

‍Human-Capital-Management-Software (HCM) – HR-Teams in großen Unternehmen erfassen, verwalten und verfolgen Mitarbeiterdaten mit HCM-Software. Diese Tools liefern Einblicke etwa in Demografie, durchschnittliche Betriebszugehörigkeit und Verfügbarkeit. Dazu kommen speziellere Daten wie Leistungshistorie, technische Fähigkeiten und Karriereinteressen. Diese Daten sind die Basis für Personas.‍
Mitarbeiterbefragungen – Um über Mitarbeiter-Personas hinaus Intranet-Personas zu erstellen, sammeln Sie Informationen über Umfragen mit passenden Fragen. Fragen Sie etwa, wofür Mitarbeitende das Intranet nutzen, was ihnen gefällt und was nicht oder welche Workarounds sie entwickelt haben. Die Daten lassen sich anonym oder nach Abteilung erheben.‍
Interviews – Gehen Sie mit unstrukturierten Daten weiter: mit Fokusgruppen oder 1:1-Interviews. Das ist am aufwendigsten, liefert aber nützliche und aussagekräftige Informationen. Manche Mitarbeitende öffnen sich im Interview mehr als in jedem anderen Format.

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Intranet-Personas: der LumApps-Vorteil

LumApps hat ein eigenes Team, das Kunden hilft, Intranet -Personas zu erstellen oder zu verbessern. Das ist Teamarbeit. So läuft die Einführung reibungslos, die Nutzung steigt schneller und das Mitarbeiterengagement wächst.

Außerdem ermöglicht LumApps gezielte Kommunikation je Persona-Typ über eine Funktion namens Gruppen.

Mit Gruppen steuern Intranet-Verantwortliche Sichtbarkeit und Berechtigungen von Inhalten für verschiedene Mitarbeitertypen.
Gruppen lassen sich anhand von Merkmalen aus den Profilen im Mitarbeiterverzeichnis bilden, etwa Abteilung, Fachwissen oder Standort.
Verfolgen Sie Analytics für jede Gruppe, um Veränderungen im Zeitverlauf zu sehen und den Erfolg neuer Initiativen zu messen.

Mit diesen Funktionen passen LumApps-Kunden ihr Vorgehen anhand von Mitarbeiterdaten, Umfragen und Interviews an.

Bei der Erstellung und Umsetzung von Intranet-Personas helfen Ihnen Lumies mit jahrzehntelanger Erfahrung. Sprechen Sie mit einer Beraterin oder einem Berater oder entdecken Sie weitere Ressourcen.