Que sont des Personas ?

Les personas sont des personnages fictifs, basés sur des données, qui représentent votre client ou votre utilisateur idéal. Ils permettent donc de modéliser des profils types avec des personnes fictives. Un persona est élaboré pour chaque groupe défini lors d’analyse préliminaire et comprend plusieurs informations dont:

L’identité du persona et un descriptif de son profil professionnel
Ses attentes et ses besoins
Ses objectifs
Ses freins / craintes
Son niveau d’utilisation numérique

Qui sont les Personas sur un Intranet ?

Tout d’abord, une analyse préliminaire est essentielle avant de définir les personas d’un intranet. Cette analyse s’effectue à partir des différents besoins exprimés, que l’on associe avec les postes et la localisation géographique des employés, leurs habitudes de travail etc. de façon à déterminer des types d’utilisateurs ainsi que leurs modes d’utilisation.

Les personas d’une Digital Workplace sont un échantillon des employés. Les Ressources Humaines utilisent ces personas pour prendre certaines décisions et gérer le changement. Par ailleurs, les équipes de communication ou encore les équipes RH utilisent cet échantillon pour accroître l’adoption d’un intranet, accélérer son utilisation et améliorer l’expérience utilisateur.

Ce que les Personas d’un Intranet ne sont pas

Les personas ne sont pas censés représenter les employés sur une base individuelle, ils représentent un groupe plus large d'utilisateurs. Par exemple, les employés de l'équipe de communication aux États-Unis et en Europe partagent probablement les mêmes objectifs, les mêmes problématiques et les mêmes tâches en ce qui concerne leur travail. Ces types d'employés se fondent en un seul et même persona pour rendre le processus efficace et gérable.

Lorsque vous créez des personas, il faut prendre en compte certains détails, en revanche certains ne sont pas nécessairement utiles et compliquent le processus de création des personas. A titre d’exemple:

Ce qui est utile : L'employé X consulte l'intranet presque tous les matins pour voir si son collègue ou son responsable a effectué une mise à jour ou a publié un nouveau contenu.
Ce qui ne l’est pas : L'employé X se connecte à l'intranet à midi chaque jour, immédiatement après la réunion avec l’équipe marketing. Peu après, il prend sa troisième tasse de café et dit bonjour à Janice, du service financier.

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4 types de Personas

La création de personas s'appuie sur des recherches utilisateurs, des données et des objectifs. Design Foundation décrit quatre types de personas.

1. Personas fictifs

Les personas fictifs ne résultent pas de la recherche utilisateur. Ils reposent sur des hypothèses. En l'absence de données, ces personas permettent uniquement aux équipes de réfléchir aux besoins et aux attentes des utilisateurs.

2.Personas ciblés

L’objectif du persona ciblé est d’analyser le processus que votre utilisateur préfère utiliser pour atteindre ses objectifs en interagissant avec votre Digital Workplace.

Les objectifs des employés sont plus faciles à identifier si une solution intranet existante a été mise en place ou si des recherches ont été effectuées.

3. Personas basés sur des rôles

L'ajout de rôles clairs est une nécessité pour des personas d’intranet réussis. L'expérience des employés devient de plus en plus personnalisée pour correspondre à notre vie quotidienne. L'expérience et les attentes peuvent varier considérablement d'un employé à l'autre, c'est pourquoi la prise de décision basée sur les rôles est essentielle.

4. Personas engagés

Grâce aux données, aux objectifs et aux rôles, les équipes peuvent ainsi dresser un portrait plus complet des employés. Ces personas tiennent compte de l'expérience des utilisateurs de l'intranet et peuvent être utilisés pour prendre des décisions concernant la conception de l'intranet.

Comment créer des Personas ?

À quoi ressemble un persona intranet engageant ? Voici les éléments essentiels à prendre en compte:

Nom et photo – Cette pratique permet aux équipes de mémoriser l’ensemble des personas. Il est beaucoup plus facile de penser du point de vue de quelqu'un d'autre lorsque vous avez un nom et un visage en tête.

Tâches et responsabilités – Rassemblez les projets, les directives et les responsabilités propres à chaque employé. Tous ces éléments ne seront pas directement liés à l'intranet, mais ils permettent de compléter le tableau.

Les objectifs – Examinez en détail les tâches de travail spécifiques. Examinez comment ces tâches peuvent être facilitées par une solution intranet ou entravées par une plateforme médiocre.

Freins et craintes – Les points douloureux sont généralement liés à la communication interne et à la collaboration auxquels les employés sont confrontés chaque jour. Il peut s'agir d’un flux d’emails trop importants, de réunions trop nombreuses ou encore du temps passé pour trouver une information.

Points de satisfaction – L'inverse est tout aussi important : identifiez les fonctionnalités de l'intranet qui faciliteraient le travail des employés. Les outils, logiciels, la gestion utile ou les réunions entre collègues peuvent figurer sur la liste.

Cas d'utilisation – Les cas d'utilisation sont étroitement liés à l'utilisation de l'intranet. Certains employés peuvent partager des connaissances grâce au contenu de la base de connaissances, tandis que d'autres sont plus intéressés par la communication descendante de la direction.

Niveau d’utilisation numérique – Déterminez dans quelle mesure les employés sont à l'aise avec la technologie, en particulier avec les applications Web.

Point d'accès – Ordinateur de bureau ou mobile, à la maison ou au bureau. Ces facteurs déterminent la prise de décision concernant les caractéristiques et la conception de l'intranet.

Fréquence – La fréquence à laquelle les employés se connectent à leur solution intranet dépend de leur type de travail, de leur niveau d'engagement etc. Prenez-en note afin que des améliorations puissent être apportées.

Description – Les descriptions s’alignent sur les utilisateurs réels en présentant les besoins, les désirs et les attentes d'un persona.

Comment collecter des données et informations ?

Afin de créer des personas, il est essentiel de collecter des données utilisateurs. Il existe plusieurs méthodes pour collecter et gérer ces données.

Logiciel de gestion du capital humain (HCM) – Les équipes RH utilisent un logiciel HCM pour collecter, gérer et suivre les données relatives aux employés.
Ces outils donnent un aperçu d'éléments tels que les données démographiques, l'ancienneté moyenne et la disponibilité des employés. Ils fournissent également des données plus spécialisées comme l'historique des performances, les compétences techniques et les intérêts professionnels. Ces données servent de base à la création de personas.

Enquête auprès des employés – Collectez des informations par le biais d'enquêtes et de sondages en posant des questions pertinentes.
Par exemple, posez des questions sur l'utilisation de l'intranet par les employés, sur ce qu'ils aiment et n'aiment pas etc.. Ces données peuvent être collectées de manière anonyme ou par département pour établir des profils de persona.

Entretiens – Organisez des groupes de discussion ou des entretiens individuels. Ce processus est le plus exigeant en termes de main-d'œuvre, mais il permet de recueillir des informations utiles et percutantes. Certains employés seront plus ouverts dans le cadre d'un entretien que dans tout autre format

Personas d’un Intranet : L'avantage de LumApps

Des équipes dédiées, au sein de LumApps, aident les clients à créer ou à améliorer les personas d’un intranet. Cela permet de faciliter le processus de mise en place, d'accélérer l'utilisation par les utilisateurs et d'augmenter l'engagement des employés.

En outre, LumApps offre la possibilité de fournir une communication ciblée aux types de personas grâce à une fonctionnalité appelée “groupes”.

Les groupes permettent aux administrateurs de l’intranet de gérer la visibilité du contenu et les permissions pour différents types d'employés.
Les groupes peuvent être créés sur la base des caractéristiques des profils des employés, tels que le département, l'expertise technique, le lieu, etc.
Mesurez les analyses sur chaque ensemble de groupes afin de surveiller les changements dans le temps et analysez le succès des nouvelles initiatives.

Ces fonctionnalités aident les clients de LumApps à faire des ajustements basés sur les données des employés, les enquêtes et les entretiens.

Lorsqu'il s'agit de la création et de la mise en œuvre d’un persona, nos experts sont prêts à vous aider. Contactez-nous pour parler avec un conseiller ou pour obtenir plus d’informations.

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Attirer, engager et fidéliser : l’avantage de l’expérience collaborateur

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Building Personas

What does an engaging, empathetic intranet persona look like? Here’s a breakdown of necessary elements.

Name & photo – A name and photo seem unnecessary, but this practice allows teams to memorize their persona collection. It’s much easier to think from someone else’s perspective when you have a name and face in mind. Some companies use alliteration to help with retention such as “Milo the Marketer.”

Duties & responsibilities – Collect each employee's projects, directives and owned responsibilities. Not all of these will relate directly to the intranet, but it helps complete the picture.

Specific tasks – Drill down to specific work tasks. Examine how tasks might be aided by an intranet solution or hindered by a lackluster platform.

Pain points – The pain points are the communication and collaboration challenges that employees face every day. It could be too much email, too many meetings or taking too much time to find information.

Bliss points – The reverse is just as important, identify what intranet features would make it easier for employees to do their job. Software tools, helpful management or all-hands meetings might be on the list.

Use cases – Use cases are tied closely with intranet usage. Some employees might be knowledge sharing with knowledge base content while others might be more concerned with getting top-down communication from leadership.

Technology level – Determine how comfortable employees are with technology, specifically web applications. This is especially important in industries such as manufacturing and retail where employees possess skills not related to SaaS tools or are hired on a seasonal basis.

Access point – Desktop vs. mobile, at home vs. at the office. These factors drive decision making about intranet features and design.

Frequency – How often employees log onto their intranet solution will depend on their job type, engagement level and other factors. Make note so improvements can be made.

Narrative – Lastly, a short narrative writes a story with the data. These short descriptions align with real users by presenting a persona’s needs, wants and expectations.

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Intranet Persona Examples

Here are some examples based on an enterprise consumer packaged goods company with retail stores. Each persona has unique needs and expectations.

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Informing & Validating Personas

Proper personas require proper data. There are several methods for collecting and managing that data.

‍Human Capital Management (HCM) software – Enterprise HR teams use HCM software to collect, manage and track employee data. These tools provide insight into items like demographics, average tenure and availability. Along with more specialized data such as performance history, technical skills and career interests. This data serves as the foundation for persona creation.‍
Employee surveys – To go beyond employee personas and create intranet personas, collect information through surveys and polls using relevant questions. For example, ask questions about what employees use the intranet for, their likes and dislikes, or what workarounds they’ve created. This data can be collected anonymously or by department to build persona profiles.‍
Interviews – Go further with unstructured data by conducting focus group exercises or 1-on-1 interviews. This process is the most labor intensive, but gathers useful and impactful information. Some employees will be more open in an interview setting than any other format.

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Intranet Personas: The LumApps Advantage

LumApps has a dedicated team to help customers create or improve intranet personas. It’s a team focus. This makes the implementation process run smoothly, expedites user adoption and increases employee engagement.

Additionally, LumApps provides the capability to provide targeted communication to persona types through a feature called groups.

Groups allow intranet managers to manage content visibility and permissions for various employee types.
Groups can be created based on traits from employee directory profiles, such as department, technical expertise, location, etc.
Track analytics on each set of groups to monitor changes over time and measure the success of new initiatives.

These features help LumApps customers make adjustments based on employee data, surveys and interviews.

When it comes to intranet persona creation and implementation, there are Lumies with decades of experience ready to help. Reach out to speak with an advisor or for more resources.

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