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Personas della intranet: guida pratica e vantaggi

Name: LumApps
Brand: LumApps
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October 30, 2026 9:58 AM

In parole semplici, le personas sono personaggi inventati. Allora perché le organizzazioni le usano per creare prodotti ed esperienze migliori? Per l'empatia.

Le personas permettono ai team di affrontare situazioni e problemi con empatia. E questa attenzione all'empatia porta a decisioni che aiutano persone reali. Le personas della intranet applicano la stessa logica. Creando personas dei dipendenti a partire da dati e contesto, le intranet diventano più utili e pratiche.

Ecco una guida su cosa sono le personas della intranet, perché servono e come crearle.

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Che cosa sono le personas?

Le personas sono personaggi immaginari, ma basati sui dati. I Platone dei giorni nostri li chiamerebbero archetipi, cioè una forma che incarna le caratteristiche fondamentali di qualcosa.

Si usano ogni volta che un prodotto o un servizio deve piacere a un pubblico ampio e diversificato. Netflix alimenta il suo motore di raccomandazione con le personas. I retailer le usano per vendere prodotti.

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Che cosa sono le personas della intranet?

Le personas della intranet sono una sintesi delle caratteristiche dei dipendenti. Nelle grandi aziende, i team HR usano le personas dei dipendenti per orientare le decisioni su policy e benefit e per gestire il cambiamento. Le personas della intranet applicano questa pratica al software. I team di comunicazione, HR e IT le usano per aumentare e accelerare l'adozione della intranet e migliorare la employee experience.

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Cosa non sono le personas della intranet

Le personas non servono a rappresentare i dipendenti uno per uno, ma un gruppo più ampio di utenti. Per esempio, chi lavora nel team di comunicazione negli Stati Uniti e in Europa ha probabilmente obiettivi, difficoltà e attività simili per quanto riguarda il lavoro e gli strumenti tecnologici. Questi profili confluiscono in un'unica persona, così il processo resta efficace e gestibile.

Quando crei le personas, non includere ogni dettaglio possibile. Sono ricche di dettagli e di racconti informati, ma troppi dettagli complicano il processo. Per esempio,

Utile: il dipendente X controlla la intranet quasi ogni mattina per vedere se un collega o il suo manager ha pubblicato un aggiornamento.

Non utile: il dipendente X accede alla intranet ogni giorno a mezzogiorno, subito dopo la riunione del marketing. Poco dopo prende il terzo caffè e saluta Janice dell'amministrazione.

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I quattro tipi di personas della intranet

La creazione delle personas si basa su ricerca sugli utenti, dati e obiettivi. La Interaction Design Foundation descrive quattro tipi di personas. Considerale come un'evoluzione, dalla più semplice alla più avanzata.

1. Immaginarie

Queste personas si basano su ipotesi e ragionamenti fondati. In assenza di dati, aiutano i team a riflettere sui bisogni e sulle aspettative degli utenti.

2. Orientate agli obiettivi

Queste personas aggiungono un elemento fondamentale: qual è l'obiettivo dell'utente? Gli obiettivi dei dipendenti sono più facili da individuare se esiste già una soluzione intranet o se è stata fatta una ricerca.

3. Basate sul ruolo

Definire ruoli chiari è indispensabile per personas della intranet efficaci. La employee experience è sempre più personalizzata, come la nostra vita quotidiana. Esperienze e aspettative possono variare molto tra un dipendente e l'altro, quindi decidere in base al ruolo è essenziale.

4. Coinvolgenti

Le personas coinvolgenti mettono insieme tutto. Con dati, obiettivi e ruoli, i team possono comporre un ritratto più completo del dipendente. Queste personas tengono conto dell'esperienza degli utenti della intranet e si possono usare per prendere decisioni sul suo design.

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Costruire le personas

Com'è fatta una persona della intranet coinvolgente ed empatica? Ecco gli elementi necessari.

Nome e foto – Nome e foto sembrano superflui, ma aiutano i team a ricordare le proprie personas. È molto più facile mettersi nei panni di qualcuno quando hai in mente un nome e un volto. Alcune aziende usano l'allitterazione per renderle più memorabili, come “Milo the Marketer”.

Mansioni e responsabilità – Raccogli i progetti, le direttive e le responsabilità di ogni dipendente. Non tutti saranno legati direttamente alla intranet, ma aiutano a completare il quadro.

Attività specifiche – Scendi nel dettaglio delle attività di lavoro. Valuta come una soluzione intranet potrebbe facilitarle o come una piattaforma poco efficace potrebbe ostacolarle.

Difficoltà – Sono le sfide di comunicazione e collaborazione che i dipendenti affrontano ogni giorno: troppe email, troppe riunioni o troppo tempo per trovare le informazioni.

Punti di soddisfazione – L'inverso è altrettanto importante: individua le funzionalità della intranet che renderebbero più facile il lavoro dei dipendenti. Nell'elenco potrebbero esserci strumenti software, un management di supporto o riunioni con tutta l'azienda.

Use case – Gli use case sono strettamente legati all'uso della intranet. Alcuni dipendenti potrebbero condividere conoscenza attraverso i contenuti della knowledge base, mentre altri potrebbero essere più interessati a ricevere la comunicazione top-down della leadership.

Livello tecnologico – Valuta quanto i dipendenti sono a loro agio con la tecnologia, in particolare con le applicazioni web. È particolarmente importante in settori come il manifatturiero e il retail, dove le persone hanno competenze non legate agli strumenti SaaS o vengono assunte per la stagione.

Punto di accesso – Desktop o mobile, da casa o dall'ufficio. Questi fattori orientano le decisioni su funzionalità e design della intranet.

Frequenza – La frequenza con cui i dipendenti accedono alla intranet dipende dal tipo di lavoro, dal livello di engagement e da altri fattori. Prendine nota, così potrai migliorare.

Racconto – Infine, un breve racconto dà vita ai dati. Queste brevi descrizioni si allineano agli utenti reali presentando bisogni, desideri e aspettative di una persona.

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Esempi di personas della intranet

Ecco alcuni esempi basati su una grande azienda di beni di largo consumo con negozi al dettaglio. Ogni persona ha bisogni e aspettative specifici.

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Persona Blake, dipendente stagionale del retail, usa un dispositivo mobile ogni settimana e apprezza la intranet per coordinarsi con il negozio.

Persona Alex, dal Regno Unito, senior creative designer molto a suo agio con la tecnologia, usa il laptop ogni giorno e strumenti di comunicazione per il design.

Alimentare e convalidare le personas

Personas valide richiedono dati validi. Esistono diversi metodi per raccoglierli e gestirli.

‍Software di Human Capital Management (HCM) – Nelle grandi aziende, i team HR usano software HCM per raccogliere, gestire e monitorare i dati dei dipendenti. Questi strumenti offrono informazioni su dati demografici, anzianità media e disponibilità, oltre a dati più specifici come storico delle performance, competenze tecniche e interessi di carriera. Questi dati sono la base per creare le personas.‍
Sondaggi tra i dipendenti – Per andare oltre le personas dei dipendenti e creare personas della intranet, raccogli informazioni con sondaggi e questionari mirati. Per esempio, chiedi per cosa usano la intranet, cosa piace e cosa no, o quali soluzioni alternative hanno trovato. Puoi raccogliere questi dati in forma anonima o per reparto per costruire i profili delle personas.‍
Interviste – Vai oltre con dati non strutturati, organizzando focus group o interviste individuali. È il processo più impegnativo, ma raccoglie informazioni utili e di valore. Alcuni dipendenti si aprono di più in un'intervista che in qualsiasi altro formato.

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Personas della intranet: il vantaggio LumApps

LumApps ha un team dedicato che aiuta i clienti a creare o migliorare le personas per la loro intranet e lo fa come un vero lavoro di squadra. Così l'implementazione è più fluida, l'adozione più rapida e l'engagement dei dipendenti più alto.

Inoltre, LumApps permette di inviare comunicazioni mirate a ciascun tipo di persona grazie a una funzionalità chiamata gruppi.

I gruppi permettono ai gestori della intranet di controllare visibilità dei contenuti e permessi per i diversi tipi di dipendenti.
I gruppi si possono creare in base alle caratteristiche dei profili nella directory dei dipendenti, come reparto, competenze tecniche, sede e così via.
Monitora gli analytics di ogni gruppo per seguire i cambiamenti nel tempo e misurare il successo delle nuove iniziative.

Queste funzionalità aiutano i clienti LumApps ad apportare modifiche in base a dati, sondaggi e interviste ai dipendenti.

Per creare e implementare le personas della intranet, ci sono Lumies con decenni di esperienza pronti ad aiutarti. Contattaci per parlare con un consulente o per ricevere altre risorse.