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Personas de intranet: guía práctica y ventajas

Name: LumApps
Brand: LumApps
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October 30, 2026 10:11 AM

En pocas palabras, las personas (personas de usuario) son personajes ficticios. Entonces, ¿por qué las organizaciones se apoyan en ellas para crear mejores productos y experiencias? Por la empatía.

Las personas permiten a los equipos pensar con empatía en situaciones y problemas. Este enfoque en la empatía impulsa decisiones que ayudan a personas reales. Las personas de intranet aplican la misma lógica. Al crear employee personas a partir de datos y contexto, las intranets se vuelven más útiles y prácticas.

Esta es una guía sobre el qué, el porqué y el cómo de las personas de intranet.

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¿Qué son las personas?

Las personas son personajes ficticios, pero basados en datos. Los Platones de hoy los llaman arquetipos: una forma que encarna las características fundamentales de algo.

Se usan siempre que un producto o servicio tiene que atraer a un público amplio y diverso. Netflix alimenta su motor de recomendaciones con personas. Los retailers las usan para vender productos.

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¿Qué son las personas de intranet?

Las personas de intranet combinan características de los empleados. Los equipos de RR. HH. de las grandes empresas usan employee personas para orientar sus decisiones sobre políticas y beneficios, y para gestionar el cambio. Las personas de intranet aplican esta práctica al software. Los equipos de comunicación, RR. HH. e IT las usan para aumentar la adopción de la intranet, acelerarla y mejorar la experiencia del empleado.

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Lo que no son las personas de intranet

Las personas no representan a cada empleado de forma individual, sino a un grupo más amplio de usuarios. Por ejemplo, los empleados del equipo de comunicación en EE. UU. y en Europa probablemente comparten objetivos, puntos de dolor y tareas parecidos en su trabajo y en sus herramientas tecnológicas. Estos perfiles se agrupan en una sola persona para que el proceso sea eficaz y manejable.

Al crear personas, no incluyas todos los detalles posibles. Son detalladas y con relatos bien fundamentados, pero demasiados detalles complican el proceso. Por ejemplo:

Útil: el empleado X consulta la intranet casi todas las mañanas para ver si un compañero o su mánager ha publicado alguna novedad.

No útil: el empleado X entra en la intranet cada día a mediodía, justo después de la reunión de marketing. Poco después, se toma su tercer café y saluda a Janice, de finanzas.

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Cuatro tipos de personas de intranet

La creación de personas se basa en la investigación de usuarios, los datos y los objetivos. La Interaction Design Foundation describe cuatro tipos de personas. Piensa en ellos como una evolución, de lo básico a lo avanzado.

1. Ficticias

Estas personas se basan en suposiciones y en un razonamiento fundamentado. A falta de datos, ayudan a los equipos a pensar en las necesidades y expectativas de los usuarios.

2. Orientadas a objetivos

Estas personas añaden un elemento clave: ¿cuál es el objetivo del usuario? Es más fácil identificar los objetivos de los empleados si ya existe una solución de intranet o si se ha hecho una investigación.

3. Basadas en roles

Añadir roles claros es imprescindible para que las personas de intranet funcionen. La experiencia del empleado es cada vez más personalizada, como nuestro día a día. La experiencia y las expectativas pueden variar mucho entre empleados, así que decidir en función del rol es esencial.

4. Atractivas

Las personas atractivas lo reúnen todo. Con datos, objetivos y roles, los equipos pueden construir una imagen más completa del empleado. Estas personas tienen en cuenta la experiencia de los usuarios de la intranet y sirven para tomar decisiones de diseño.

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Crear personas

¿Cómo es una persona de intranet atractiva y empática? Estos son los elementos necesarios.

Nombre y foto – Un nombre y una foto pueden parecer innecesarios, pero ayudan a los equipos a memorizar su colección de personas. Es mucho más fácil ponerse en el lugar de otro cuando tienes en mente un nombre y una cara. Algunas empresas usan la aliteración para recordarlas mejor, como “Milo the Marketer”.

Funciones y responsabilidades – Recopila los proyectos, directrices y responsabilidades de cada empleado. No todo estará relacionado directamente con la intranet, pero ayuda a completar la imagen.

Tareas concretas – Baja al detalle de las tareas de trabajo. Analiza cómo una solución de intranet podría facilitarlas o cómo una plataforma mediocre podría entorpecerlas.

Puntos de dolor – Los puntos de dolor son los retos de comunicación y colaboración a los que se enfrentan los empleados cada día: demasiados emails, demasiadas reuniones o demasiado tiempo para encontrar información.

Puntos de satisfacción – Lo contrario es igual de importante: identifica qué funcionalidades de la intranet facilitarían el trabajo a los empleados. Herramientas de software, una gestión útil o reuniones generales pueden estar en la lista.

Casos de uso – Los casos de uso están muy ligados al uso de la intranet. Algunos empleados compartirán conocimiento con contenido de la base de conocimiento, mientras otros se interesarán más por recibir la comunicación desde arriba hacia los equipos de la dirección.

Nivel tecnológico – Determina lo cómodos que se sienten los empleados con la tecnología, sobre todo con las aplicaciones web. Es especialmente importante en sectores como la industria y el retail, donde los empleados tienen competencias no relacionadas con herramientas SaaS o se contratan por temporadas.

Punto de acceso – Ordenador o móvil, en casa o en la oficina. Estos factores orientan las decisiones sobre las funcionalidades y el diseño de la intranet.

Frecuencia – La frecuencia con la que los empleados entran en la intranet dependerá de su tipo de trabajo, su nivel de compromiso y otros factores. Tómalo en cuenta para poder introducir mejoras.

Relato – Por último, un breve relato cuenta una historia con los datos. Estas descripciones cortas conectan con usuarios reales al presentar las necesidades, deseos y expectativas de una persona.

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Ejemplos de personas de intranet

Estos ejemplos se basan en una gran empresa de bienes de consumo con tiendas propias. Cada persona tiene necesidades y expectativas propias.

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Persona Blake, empleado de temporada en tienda, usa el móvil cada semana y valora la intranet para coordinarse en tienda.

Persona Alex, de Reino Unido, diseñador creativo sénior con gran soltura tecnológica, usa a diario el portátil y herramientas de comunicación de diseño.

Alimentar y validar las personas

Unas buenas personas necesitan buenos datos. Hay varios métodos para recopilarlos y gestionarlos.

‍Software de gestión del capital humano (HCM) – Los equipos de RR. HH. de las grandes empresas usan software HCM para recopilar, gestionar y seguir los datos de los empleados. Estas herramientas ofrecen información sobre aspectos como la demografía, la antigüedad media y la disponibilidad, además de datos más específicos como el historial de rendimiento, las competencias técnicas y los intereses profesionales. Estos datos son la base para crear personas.‍
Encuestas a empleados – Para ir más allá de las employee personas y crear personas de intranet, recoge información con encuestas y sondeos con preguntas relevantes. Por ejemplo, pregunta para qué usan la intranet los empleados, qué les gusta y qué no, o qué atajos han creado. Estos datos pueden recogerse de forma anónima o por departamento para construir los perfiles.‍
Entrevistas – Ve más allá con datos no estructurados, mediante focus groups o entrevistas 1 a 1. Es el proceso que más trabajo exige, pero aporta información útil y con impacto. Algunos empleados se abren más en una entrevista que en cualquier otro formato.

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Personas de intranet: la ventaja de LumApps

LumApps cuenta con un equipo dedicado a ayudar a sus clientes a crear o mejorar sus personas de intranet. Es un trabajo de equipo. Así, la implantación es más fluida, la adopción se acelera y el compromiso de los empleados aumenta.

Además, LumApps permite enviar comunicaciones segmentadas a cada tipo de persona gracias a una funcionalidad llamada grupos.

Los grupos permiten a los gestores de la intranet controlar la visibilidad del contenido y los permisos para distintos tipos de empleados.
Los grupos se pueden crear a partir de rasgos de los perfiles del directorio de empleados, como el departamento, la especialidad técnica, la ubicación, etc.
Sigue las analíticas de cada conjunto de grupos para ver su evolución y medir el éxito de las nuevas iniciativas.

Estas funcionalidades ayudan a los clientes de LumApps a hacer ajustes a partir de los datos, las encuestas y las entrevistas a empleados.

En la creación e implantación de personas de intranet, hay Lumies con décadas de experiencia listos para ayudarte. Contacta con un asesor o pide más recursos.