HR-Intranet: Die 12 wichtigsten Funktionen eines HR-Intranets und ihre Vorteile

Der Vertrieb mag der Motor eines Unternehmens sein. Herz und Seele aber ist die Personalabteilung. Beide sind für den Unternehmenserfolg unverzichtbar.

Ein Intranet für HR bietet allen Mitarbeitenden viele Vorteile, ob im Büro oder remote. Ob Mitarbeiterprofile speichern, Wohlbefinden fördern oder neue Mitarbeitende gewinnen und einarbeiten: Diese Intranet-Lösung kann all das und noch viel mehr. 

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Was ist ein HR-Intranet?

Mit einem HR-Intranet vermittelt die Personalabteilung Ziele, Werte und Richtlinien des Unternehmens ganz einfach an neue und bestehende Mitarbeitende. Das Intranet des Unternehmens verbindet die Unternehmenswerte mit greifbaren Geschäftszielen. So verstehen Mitarbeitende diese Ziele und können sich mit ihnen identifizieren. 

Funktionen eines HR-Intranets

Im HR-Intranet finden Mitarbeitende online die Dokumente und Informationen, die sie zu HR-Themen brauchen. Finden sie etwas nicht, wenden sie sich an die Personalabteilung und erhalten dort eine Antwort. Über das HR-Mitarbeiterintranet können Mitarbeitende die Personalabteilung auch vertraulich mit eigenen Anliegen kontaktieren. 

Wer nutzt HR-Intranets?

Das HR-Intranet steht allen Mitarbeitenden offen. Hier liegen alle Dokumente, die sie während ihrer Beschäftigung brauchen. Stehen Dokumente online bereit, finden Mitarbeitende Formulare und Informationen meist direkt selbst. 

Vorteile eines HR-Intranets

• Dank Self-Service finden Mitarbeitende benötigte Dokumente schnell und einfach
• Die Personalabteilung kann sich auf Mitarbeitende konzentrieren, die direkte Unterstützung brauchen
• Das HR-Intranet steht Mitarbeitenden im Homeoffice und im Büro gleichermaßen zur Verfügung

Nachteile eines HR-Intranets

• Manche Mitarbeitende bevorzugen den persönlichen, direkten Kontakt zu HR-Mitarbeitenden
• Mitarbeitenden fällt es womöglich schwer, Richtlinien und Abläufe ohne Hilfe richtig zu verstehen
• Es kann viel Zeit kosten herauszufinden, welche HR-Strategie Ihr Unternehmen genau braucht, um die Produktivität zu steigern und Daten zu bündeln

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Die 12 wichtigsten Funktionen eines HR-Intranets

Laut Gartner zählen für HR im Jahr 2023 die Wirksamkeit von Führungskräften, das Recruiting und die Employee Experience zu den wichtigsten Prioritäten. Hier haben wir aus unserer Sicht die wichtigsten Vorteile eines Intranets und Beispiele zusammengestellt. Stimmen Sie uns zu?

1. Eine zentrale Anlaufstelle für HR-Inhalte

Das HR-Intranet des Unternehmens bietet Mitarbeitenden einen einzigen Zugangspunkt für alle HR-Inhalte. Wer wissen möchte, bis wann sich Kranken- und Zahnzusatzleistungen ändern lassen, wie man Mutterschutz anmeldet oder Jahresurlaub beantragt, findet dort Antworten. Mitarbeitende können sich darauf verlassen, dass die Inhalte im HR-Intranet immer aktuell sind. 

Mit einem HR-Intranet wie LumApps erstellen Sie Community-Bereiche, in denen HR-Inhalte noch leichter zu finden sind. Außerdem hat LumApps einen integrierten digitalen Assistenten. Mitarbeitende können diesen „Chatbot“ bei häufigen HR-Fragen um Hilfe bitten, etwa wie sie Urlaub beantragen oder wo sie den Gehaltszahlungsplan finden. 

Vorteile der Funktion

Das Mitarbeiterhandbuch regelt Arbeitszeiten, Überstunden, Dresscodes, Jahresgespräche, Bewerbungen auf Beförderungen usw. Es sollte auch online verfügbar sein. Mitarbeitende sollten zudem die Richtlinien des Unternehmens zu Belästigung am Arbeitsplatz (sexuell und nicht sexuell) einsehen können. Dazu gehört auch, welche Schritte das Unternehmen bei einer Beschwerde unternimmt.

Nutzung der Funktion

Laden Sie die HR-Dokumente hoch, die Mitarbeitende häufig aufrufen und herunterladen. So müssen sie sich nicht jedes Mal an die Personalabteilung wenden, wenn sie freie Tage beantragen oder ihren Urlaub planen. Je nach Funktionsumfang des Intranets senden Mitarbeitende Formulare sogar direkt an ihre Vorgesetzten zur Freigabe, ganz ohne E-Mail.

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2. Personalisierte HR-Inhalte für Mitarbeitende

Wer online nach Inhalten sucht, will schnell Ergebnisse. Das gilt auch für die Suche im Intranet des Unternehmens. Viele würden sich schnell verzetteln, wenn sie etwas speziell für sich suchen und Ergebnisse für das ganze Unternehmen erhalten. 

Vorteile der Funktion

Personalisierung im HR-Intranet ist entscheidend für große, globale Konzerne. Dort unterscheiden sich HR-Richtlinien und -Abläufe oft je nach Land und Bundesstaat. Führungskräfte brauchen HR-Informationen eventuell für die Arbeit mit ihren Teams. Wer nur die HR-Informationen sieht, die für ihn relevant sind, findet sich im Intranet-Portal viel leichter zurecht.

Nutzung der Funktion

Angenommen, jemand sucht im HR-Intranet nach Informationen zu seinen Zahnzusatzleistungen. Die Person ist alleinstehend und hat keine Angehörigen. Sieht sie nun alle Optionen mit unterschiedlichen Leistungsstufen für Alleinstehende und Familien, kann das ziemlich verwirrend sein. 

Moderne Intranets auf Basis von SharePoint personalisieren HR-Inhalte anhand des Mitarbeiterprofils. Mitarbeitende sehen nur Inhalte, die zu Folgendem passen:

• ihrer Abteilung
• ihrem Geschäftsbereich
• ihrem Standort
• ihrer Rolle

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3. Integrierte Apps für den Mitarbeiter-Self-Service

Es gibt zahlreiche HR- und Personal-Softwareprogramme und -Apps. Ein typisches Setup besteht oft aus einer Kernsoftware mit mehreren Add-ons, zum Beispiel:

• Benefits-Portal
• Spesensystem
• Ticketsystem für den HR-Support
• Learning-Management-System
• Anwendung für Leistungsbeurteilungen
• Wellbeing-App

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Nutzung der Funktion

Diese Liste ist nicht vollständig. Sie zeigt nur einige Beispiele der verfügbaren Optionen. Sind diese Apps in das HR-Intranet-Portal integriert, greifen Mitarbeitende auf ihre persönlichen Daten zu und erledigen einfache Vorgänge, ohne sich bei jeder Anwendung einzeln anzumelden. Sie sehen ihren restlichen Jahresurlaub, buchen freie Tage, wählen ihre Benefits oder bitten die Personalabteilung um Hilfe, und zwar direkt über das HR-Mitarbeiterintranet. 

Vorteile der Funktion

Manche HR-Mitarbeiterintranets bieten einen Posteingang für das HR-Team. Dort erscheinen Benachrichtigungen und Erinnerungen aus den verschiedenen Systemen, etwa Anfragen, die auf die Freigabe durch HR oder Führungskräfte warten. Diese Integrationen verbessern Workflows und beschleunigen Freigaben. 

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4. Personalisiertes Onboarding

HR-Intranets drehen sich um die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden. Sie beginnt, wenn aus „Bewerbenden“ „Neueinsteigende“ werden, und endet, wenn sie das Unternehmen verlassen. Neue Mitarbeitende bleiben deutlich eher langfristig, wenn sie ein positives Onboarding erleben. Das HR-Intranet unterstützt dabei: Alle Ressourcen liegen am ersten Arbeitstag gebündelt bereit. So fühlt sich der Start im neuen Unternehmen weniger überwältigend und viel einladender an. 

Nutzung der Funktion

Richten Sie im HR-Mitarbeiterintranet einen eigenen Bereich für neue Mitarbeitende ein. Dort kann eine persönliche Willkommensbotschaft der Geschäftsführung oder des CEO stehen. Neue Mitarbeitende sollten die Unternehmensgeschichte und einen kurzen Überblick über aktuelle Projekte finden. Außerdem sollten sie zu einer Liste mit Aufgaben (inklusive Fristen) geführt werden. Sie sollten eine Liste wichtiger Kontakte sehen, darunter ihre Vorgesetzten, ihr Team und das Team für technischen Support. 

Vorteile der Funktion

Neue Mitarbeitende starten unternehmensspezifische Schulungen direkt aus dem Intranet. Dazu gehören Software-Schulungen, die Vorbereitung auf Zulassungsprüfungen und verpflichtende Sicherheitsunterweisungen. 

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5. Unterstützung für Training und Weiterbildung

Das HR-Intranet stellt Trainings- und Lernprogramme zwar nicht selbst bereit. Es hilft Mitarbeitenden aber entscheidend dabei, wichtige Lernressourcen zu finden. Unternehmen können Lernplattformen einführen, die Mitarbeitende über Microsoft 365 nutzen. 

Nutzung der Funktion

Dank der nahtlosen Integration mit Microsoft-Software erstellt die Personalabteilung Seiten, die Mitarbeitende ansprechen und zur Anmeldung für Programme motivieren. Mitarbeitende merken oft gar nicht, dass sie vom Intranet zur Lernplattform gewechselt sind. 

Vorteile der Funktion

Das HR-Intranet eignet sich hervorragend, um Lernangebote für Mitarbeitende aufzulisten, etwa verpflichtende Sicherheitsunterweisungen. Auch wer regelmäßig Prüfungen für eine berufliche Zulassung ablegen muss, findet hier passende Angebote. Das Intranet kann verschiedene Lernformate abbilden:

• Präsenz- und Blended-Learning-Trainings
• E-Learning
• Webinare
• Lernen mit Videos

LumApps bietet integriertes Videomanagement für Unternehmen. Teams haben damit die volle Kontrolle über ihre Videos, ganz ohne technische Kenntnisse. Das Tool umfasst automatische Dateiverschlüsselung, Sicherheitseinstellungen dafür, wer herunterladen darf, sowie Video-Anreicherungen wie Vorschaubilder, Kapitel, Untertitel und automatische Transkripte. 

Mitarbeitende, die sich mit Weiterbildungen für eine Beförderung qualifizieren möchten, melden sich auf der Trainingsplattform an. Dort sehen sie das Kursangebot, gegebenenfalls die Namen der Lehrenden, das Format und einen Lehrplan. Für den Kurs anmelden können sie sich direkt auf der Lernplattform. 

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6. Interne Stellenausschreibungen teilen

Kandidatinnen und Kandidaten für bestimmte Positionen zu finden, gehört zu den Aufgaben der Personalabteilung. Statt außerhalb des Unternehmens zu suchen, findet sich die passende Person oft schon intern. 

Nutzung der Funktion

Die Personalabteilung kann die Stelle intern ausschreiben, damit sich aktuelle Mitarbeitende bewerben können. Gleichzeitig kann sie in Mitarbeiterprofilen nach Personen suchen, die die nötigen Fähigkeiten mitbringen, sich aber noch nicht beworben haben. Diese Mitarbeitenden kann sie gezielt ansprechen und zur Bewerbung einladen. 

Vorteile der Funktion

HR-Verantwortliche können die internen Profile der Bewerbenden einsehen und Bewerbungen bewerten. Mit diesem leistungsstarken Intranet-Tool können Mitarbeitende Lebensläufe, Interviews, Meilensteine, abgeschlossene Schulungen usw. veröffentlichen. Sie können auch weitere Informationen teilen, die bei der Bewertung ihrer Eignung für offene Stellen hilfreich sein können. 

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7. Mitarbeitende im Homeoffice besser unterstützen

Im Digital Workplace fällt es der Personalabteilung oft schwer, ihre klassische Rolle als Beziehungsstifterin zu erfüllen. Seit COVID möchten viele Mitarbeitende weiterhin remote arbeiten. Das verstärkt die Herausforderungen für die Personalabteilung. 

Nutzung der Funktion

Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden hat am Arbeitsplatz Priorität. Viele Mitarbeitende im Homeoffice fühlen sich einsam und von ihren Kolleginnen und Kollegen isoliert. Das kann ihre Produktivität spürbar beeinträchtigen. 

Die Personalabteilung unterstützt Mitarbeitende im Homeoffice und hybride Teams, indem sie das Wohlbefinden fördert. Das moderne Intranet bietet integrierte Kommunikationstools, damit sich Mitarbeitende verbunden fühlen. Hier einige Ideen, die alle Mitarbeitenden zusammenbringen:

• Starten Sie jeden Arbeitstag mit einem fünfminütigen Workout über Zoom
• Teilen Sie Ressourcen und Tools rund ums Wohlbefinden im Newsfeed des Unternehmens
• Nutzen Sie das Intranet, um Mitarbeitende über Gesundheitsthemen zu informieren
• Ermutigen Sie alle Mitarbeitenden, sich in einem Team-Chat-Kanal am Flurfunk zu beteiligen

Vorteile der Funktion

Melden Sie sich regelmäßig bei Mitarbeitenden im Homeoffice. Schon ein kurzer Kontakt und ein offenes Ohr können für jemanden, der zu kämpfen hat, viel bewirken. 

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8. Online-Mitarbeiterverzeichnisse vernetzen Mitarbeitende

Online-Mitarbeiterverzeichnisse sind ein nützliches Tool, um Wissen zu teilen und starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Ein sonst trockenes Mitarbeiterprofil wird lebendiger mit einer kurzen Biografie, aktuellen Projekten und Fachgebieten. Fügen Sie ein Foto hinzu, damit Kolleginnen und Kollegen dem Namen ein Gesicht zuordnen können. So erkennen sie sich auf dem Flur, an der Kaffeemaschine oder in Zoom-Meetings. 

Nutzung der Funktion

Mitarbeiterprofile fördern auch die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Wer Fachwissen zu einem bestimmten Thema sucht, findet es im Online-Verzeichnis. Kann jemand helfen, nehmen Mitarbeitende direkt über das Intranet Kontakt auf. 

Vorteile der Funktion

Mitarbeitende aus verschiedenen Teams arbeiten bei Bedarf an gemeinsamen Projekten. Teams finden zusätzliche Unterstützung oder Fachleute für bestimmte Themen direkt selbst. Die Personalabteilung muss dafür nicht eingreifen. 

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9. Mitarbeiterengagement steigern

Engagierte Mitarbeitende sind produktiver und fallen seltener krankheitsbedingt aus. Unternehmen mit engagierten Mitarbeitenden haben zudem meist eine geringere Fluktuation. Deshalb sollte HR beim Einsatz des Intranets für mehr Mitarbeiterengagement mit Best Practices vorangehen. 

Drei wichtige Faktoren fördern das Mitarbeiterengagement: 

• Bessere Kommunikation
• Mehr Zusammenarbeit
• Effizienterer Informationsaustausch

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Nutzung der Funktion

Das HR-Intranet ist eine wertvolle Datenquelle. Sie können damit Key Performance Indicators (KPIs) des Intranets verfolgen, etwa allgemeine Fehlzeiten, Krankheitsquoten und Fluktuation. Aus diesen Daten erkennen HR-Verantwortliche Trends, die auf Probleme hinweisen, um die sich die Unternehmensleitung kümmern muss. 

Vorteile der Funktion

Auch die Daten aus Austrittsgesprächen geben der Personalabteilung ein gutes Bild davon, wie es um das Mitarbeiterengagement im Unternehmen steht. Mitarbeitende kündigen aus vielen Gründen, und nicht alle haben mit Engagement zu tun. Die Personalabteilung muss gezielt nachfragen, ob die Gründe mit der Organisation, der Führung oder den Werten zusammenhängen. 

Für ehrliche Antworten führen Sie Austrittsgespräche online über das HR-Intranet-Portal. Das funktioniert besser, als wenn sich ausscheidende Mitarbeitende mit HR-Verantwortlichen oder jemandem aus dem HR-Team zusammensetzen. Ohne Gegenüber geben Mitarbeitende deutlich eher ehrliches Feedback. 

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10. Persönliche Ziele der Mitarbeitenden verfolgen

Das Intranet gibt der Personalabteilung Tools an die Hand, mit denen Mitarbeitende ihre beruflichen und persönlichen Jahresziele verfolgen. Sobald Führungskräfte die Ziele festgelegt und HR sie bestätigt hat, erscheinen sie im persönlichen Dashboard der Mitarbeitenden. So behalten Mitarbeitende ihre Entwicklungsschwerpunkte regelmäßig im Blick.

Nutzung der Funktion

Erledigen Mitarbeitende Schritte und erreichen Meilensteine auf dem Weg zu ihren Zielen, kann die direkte Führungskraft Updates geben. Sie kann auch ausführliche Informationen im persönlichen Bereich der Mitarbeitenden ergänzen, die HR dann prüft. 

Vorteile der Funktion

Statt einer separaten Plattform für Performance Management nutzen Sie besser das Intranet als zentralen Zugangspunkt, um berufliche und persönliche Ziele zu verfolgen. Informationen werden elektronisch auf derselben Plattform gespeichert und sind bei Bedarf schnell abrufbar. 

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11. Diskussionen anstoßen und Feedback einholen

Führungskräfte und Management erkennen: Wer Mitarbeitenden zuhört und einen offenen Dialog führt, stärkt das Mitarbeiterengagement entscheidend. Oft sind Mitarbeitende „in der Produktion“ oder „im Außendienst“ am nächsten an den Problemen des Unternehmens. Sie verstehen das Problem in seiner ganzen Tragweite und haben oft kreative Lösungsideen. 

Nutzung der Funktion

Mit seinen HR-Funktionen ist das Intranet die ideale Plattform, um den Puls der Belegschaft zu fühlen: Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden mit Unternehmen und Job? Mehrere Funktionen helfen dem Management dabei, diesen wichtigen Faktor im Blick zu behalten:

• Analytics, die zeigen, welche Inhalte Mitarbeitende ansprechen
• Kurze Zufriedenheitsumfragen
• Communitys
• Diskussionsgruppen
• Kommentare von Mitarbeitenden zu News-Artikeln und Blogs
• Ausführliche Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit

Vorteile der Funktion

Diese Funktionen sind wertvolle Tools. Sie zeigen dem Management, was für Mitarbeitende gut funktioniert und welche Aspekte der Employee Experience sich verbessern lassen. Ohne regelmäßiges, ehrliches Feedback weiß die Unternehmensleitung nicht, ob Mitarbeitende zufrieden sind. Viele Unternehmen wiegen sich in falscher Sicherheit. „Keine Nachricht ist eine gute Nachricht“ prägt dann die Unternehmenskultur, bis es zu spät ist, Probleme zu beheben, und Mitarbeitende sich anderswo umsehen.

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12. Single Sign-On für alle Business-Apps

Ein Merkmal von HR-Intranets: Über ein einziges Portal stehen viele Softwareanwendungen zur Verfügung.

Nutzung der Funktion

Per Single Sign-On erhalten Mitarbeitende Zugang zu vielen Business-Apps wie Microsoft 365 und Google Workspace. Sie müssen nicht zwischen Apps wechseln und sich mehrfach anmelden, um ihre Arbeit zu erledigen. Alles ist mit einem einzigen Passwort erreichbar. 

Vorteile der Funktion

Mitarbeitende wechseln problemlos vom Content-Management-System (CMS) in ihren Google Workspace. Den ganzen Arbeitstag über bewegen sie sich nahtlos zwischen den Apps.

Wenn Mitarbeitende nicht wissen, wohin oder an wen sie sich wenden sollen, ist die Personalabteilung die interne Kommunikationsdrehscheibe. Das gilt auch im Digital Workplace. Das Intranet für HR ist eine wertvolle Ressource für Mitarbeitende.

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