Intranet HR: le 12 funzionalità principali e i loro vantaggi

Le vendite sono il motore di un'azienda, ma le Risorse Umane ne sono il cuore e l'anima. Entrambe sono essenziali per il successo.

La piattaforma intranet HR offre molti vantaggi alle tue persone, che lavorino in sede o da remoto. Dall'archiviazione dei profili dei dipendenti alla promozione del benessere, fino alla selezione e all'onboarding dei nuovi assunti, questa soluzione intranet fa tutto questo e molto altro.

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Cos'è un'intranet HR?

Una piattaforma intranet HR permette alle Risorse Umane di comunicare in modo semplice obiettivi, valori e linee guida dell'azienda a tutti i dipendenti, nuovi e non. La piattaforma intranet aziendale collega i valori dell'azienda a obiettivi di business concreti, in cui i dipendenti possono riconoscersi grazie alle informazioni condivise.

Funzioni dell'intranet HR

L'intranet HR è il punto di riferimento online dove i dipendenti cercano documenti e informazioni sui temi HR. Se non trovano ciò che serve, possono contattare qualcuno delle Risorse Umane per avere una risposta. Il portale intranet HR per i dipendenti permette anche di segnalare alle Risorse Umane, in modo riservato, eventuali problemi.

Chi usa le intranet HR?

Il portale intranet HR è a disposizione di tutti i dipendenti. È il luogo ideale per archiviare ogni tipo di documento che può servire durante il rapporto di lavoro. Con i documenti online, nella maggior parte dei casi le persone trovano da sole moduli e informazioni.

Vantaggi dell'intranet HR

• Il modello self-service permette ai dipendenti di trovare i documenti in modo rapido e semplice
• Le Risorse Umane possono così concentrarsi sui dipendenti che hanno bisogno di un supporto diretto
• L'intranet HR è accessibile allo stesso modo dal personale in smart working e da chi lavora negli uffici dell'azienda

Svantaggi dell'intranet HR

• Alcuni dipendenti preferiscono un rapporto più personale, parlando direttamente con un referente delle Risorse Umane in persona
• I dipendenti possono trovare policy e procedure difficili da interpretare in autonomia
• Capire esattamente di cosa ha bisogno la tua azienda per definire le migliori strategie HR, aumentare la produttività e centralizzare i dati può richiedere tempo

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Le 12 funzionalità principali di un'intranet HR

Secondo Gartner, le priorità principali delle Risorse Umane nel 2023 includono l'efficacia dei manager , la selezione del personale e l' employee experience. Abbiamo raccolto qui quelli che consideriamo i principali vantaggi dell'intranet , con alcuni esempi. Sei d'accordo con noi?

1. Un unico punto di accesso ai contenuti HR

Il portale intranet HR aziendale offre ai dipendenti un unico punto di accesso ai contenuti delle Risorse Umane. Chi ha domande sulle scadenze per modificare le coperture sanitarie e dentistiche, sulla richiesta del congedo di maternità o delle ferie trova lì le risposte. E può contare sul fatto che i contenuti dell'intranet HR siano sempre aggiornati.

Con un'intranet HR come LumApps puoi creare spazi di community che rendono i contenuti HR ancora più facili da trovare. In più, LumApps include un assistente digitale integrato: i dipendenti possono chiedere al "chatbot" aiuto sulle domande HR più comuni, ad esempio come richiedere un permesso o dove trovare il calendario dei pagamenti.

Vantaggi della funzionalità

Il manuale aziendale definisce le policy su orari di lavoro, straordinari, dress code, valutazioni annuali, candidature per le promozioni e così via, e dovrebbe essere disponibile anche online. I dipendenti devono poter consultare anche le policy aziendali sulle molestie sul lavoro (sessuali e non) e sapere quali misure prenderà l'azienda in caso di segnalazione.

Come usare la funzionalità

Carica i documenti HR che i dipendenti consultano e scaricano più spesso. Così non dovranno contattare le Risorse Umane ogni volta che vogliono chiedere un permesso o pianificare le ferie. A seconda delle funzionalità dell'intranet, il dipendente potrebbe anche inviare i moduli direttamente al proprio responsabile per l'approvazione, senza passare dall'email.

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2. Contenuti HR personalizzati per i dipendenti

Quando cercano contenuti online, i dipendenti vogliono risultati rapidi. Lo stesso vale quando cercano nell'intranet aziendale. Molte persone si sentirebbero sopraffatte se, cercando qualcosa che riguarda solo loro, ottenessero risultati validi per tutta l'azienda.

Vantaggi della funzionalità

La personalizzazione dell'intranet HR è fondamentale nelle grandi aziende globali, dove policy e procedure HR cambiano probabilmente da un paese all'altro e da uno stato all'altro. I manager possono aver bisogno di consultare le informazioni HR mentre lavorano con il proprio team. E i dipendenti che vedono solo le informazioni HR rilevanti per loro troveranno il portale intranet molto più facile da usare.

Come usare la funzionalità

Immagina una persona che cerca sul portale intranet HR informazioni sulle proprie coperture dentistiche. È single e non ha familiari a carico. Se inizia a scorrere tutte le opzioni, con i diversi livelli di copertura per chi non ha familiari a carico e per le famiglie, rischia di confondersi parecchio.

Le intranet moderne basate su SharePoint possono personalizzare i contenuti HR in base al profilo di ogni dipendente, che vedrà solo i contenuti relativi a:

• Il proprio reparto
• La propria divisione
• La propria sede
• Il proprio ruolo

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3. App integrate per il self-service dei dipendenti

Esistono molti software e app dedicati alle persone e alle Risorse Umane. Una configurazione tipica prevede un software principale con diversi moduli aggiuntivi, ad esempio:

• Portale dei benefit
• Sistema di gestione delle note spese
• Help desk HR con gestione dei ticket
• Sistema di gestione della formazione (LMS)
• App per la valutazione delle performance
• App per il benessere

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Come usare la funzionalità

Questo elenco non è completo: sono solo alcuni esempi delle opzioni disponibili. Quando queste app sono integrate nel portale intranet HR, i dipendenti possono consultare i propri dati e completare le operazioni di base senza accedere separatamente a ogni applicazione o sistema. Possono verificare quante ferie restano, prenotarle, scegliere i benefit o chiedere aiuto alle Risorse Umane tramite il portale intranet HR per i dipendenti.

Vantaggi della funzionalità

Alcune intranet HR per i dipendenti includono una casella dedicata al team HR. Mostra notifiche e promemoria dai diversi sistemi, comprese le richieste in attesa di approvazione da parte delle Risorse Umane o dei manager. Queste integrazioni migliorano i flussi di lavoro e accelerano le approvazioni.

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4. Onboarding personalizzato dei dipendenti

Le intranet HR sono incentrate sul rapporto tra azienda e dipendente. Un rapporto che inizia quando la persona passa da "candidato" a "nuovo assunto" e termina quando lascia l'azienda. I nuovi assunti hanno molte più probabilità di restare a lungo se vivono un'esperienza di onboarding positiva. Il portale intranet HR può aiutare mettendo a disposizione del nuovo arrivato, fin dal primo giorno, tutte le risorse in un unico posto. Così entrare in una nuova azienda è meno faticoso e molto più accogliente.

Come usare la funzionalità

Dedica ai nuovi assunti un'area del portale intranet HR per i dipendenti . Questo spazio può includere un messaggio di benvenuto personalizzato del presidente o del CEO. I nuovi assunti dovrebbero trovarvi la storia dell'azienda e una breve sintesi dei progetti in corso. Indirizzali anche verso l'elenco delle attività da completare (con le relative scadenze). Dovrebbero poter vedere anche un elenco dei contatti aziendali, compresi il proprio responsabile, i colleghi del team e il team da contattare per il supporto tecnico.

Vantaggi della funzionalità

Il nuovo assunto può avviare direttamente dall'intranet tutta la formazione specifica dell'azienda: imparare a usare i software, prepararsi agli esami di abilitazione e completare la formazione obbligatoria sulla sicurezza.

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5. Supporto alla formazione e all'apprendimento

Il portale intranet HR non eroga direttamente i programmi di formazione, ma può avere un ruolo decisivo nell'aiutare i dipendenti ad accedere a risorse di apprendimento importanti. Le aziende possono adottare piattaforme di formazione accessibili tramite Microsoft 365.

Come usare la funzionalità

Grazie a questa integrazione fluida con i software Microsoft , le Risorse Umane possono creare pagine che attirano i dipendenti e li invitano a iscriversi ai programmi disponibili. I dipendenti potrebbero non accorgersi nemmeno di essere passati dall'intranet alla piattaforma di formazione.

Vantaggi della funzionalità

Il portale intranet HR è una risorsa eccellente per elencare le opportunità di formazione per i dipendenti, come la formazione obbligatoria sulla sicurezza. Anche chi deve sostenere periodicamente esami per mantenere un'abilitazione professionale trova spazio sulla piattaforma. Si possono elencare diversi formati di apprendimento:

• Formazione in aula/blended
• E-learning
• Webinar
• Formazione video

LumApps include la gestione video di livello enterprise, che dà ai team il pieno controllo dei video senza competenze tecniche. Lo strumento offre crittografia automatica dei file, controlli di sicurezza per stabilire chi può scaricare e arricchimenti video come miniature, capitoli, sottotitoli e trascrizioni automatiche.

I dipendenti che vogliono iscriversi a corsi di formazione per ottenere una promozione possono accedere alla piattaforma e vedere i corsi disponibili, il nome del docente (se previsto), il formato e il programma del corso. Possono poi iscriversi direttamente dalla piattaforma di formazione.

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6. Condivisione delle posizioni aperte interne

Trovare candidati per le posizioni aperte in azienda è compito delle Risorse Umane. Invece di cercare subito profili qualificati all'esterno, spesso la persona giusta è già in azienda.

Come usare la funzionalità

Le Risorse Umane possono pubblicare l'annuncio internamente, così i dipendenti possono candidarsi. Allo stesso tempo possono consultare i profili dei dipendenti per individuare chi ha le competenze necessarie ma non si è ancora candidato, e invitarlo a farlo.

Vantaggi della funzionalità

Gli HR manager possono consultare i profili aziendali dei candidati per valutarne le candidature. Questo potente strumento dell'intranet permette ai dipendenti di pubblicare curriculum, colloqui, traguardi raggiunti, corsi completati e così via. Possono anche condividere qualsiasi altra informazione utile a valutare la loro idoneità per le posizioni aperte.

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7. Più supporto per chi lavora da remoto

Per le Risorse Umane può essere difficile mantenere il tradizionale ruolo di chi costruisce relazioni tra le persone nel digital workplace. Dopo il COVID, molti dipendenti chiedono di poter continuare a lavorare da remoto, e questo rende le sfide per le Risorse Umane ancora più grandi.

Come usare la funzionalità

Il benessere dei dipendenti è una priorità sul lavoro. Molte persone che lavorano da remoto dicono di sentirsi sole e isolate dai colleghi. Una situazione dannosa, che può incidere negativamente sulla produttività.

Le Risorse Umane hanno un ruolo importante nel sostenere il personale da remoto e ibrido, promuovendone il benessere. Le piattaforme intranet moderne includono strumenti di comunicazione che aiutano i dipendenti a sentirsi connessi. Ecco qualche idea per far sentire tutti parte del gruppo:

• Inizia ogni giornata lavorativa con cinque minuti di allenamento su Zoom
• Condividi risorse e strumenti per il benessere nel newsfeed aziendale
• Sfrutta la piattaforma intranet per informare e sensibilizzare i dipendenti sui temi della salute
• Invita tutti a partecipare alle conversazioni informali in un canale di chat del team

Vantaggi della funzionalità

Fai il punto spesso con chi lavora da remoto. Restare in contatto e offrire ascolto può fare una grande differenza per chi è in difficoltà.

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8. Le directory online dei dipendenti mettono in contatto le persone

Le directory online dei dipendenti sono uno strumento utile per condividere conoscenze e costruire solide relazioni di lavoro. Per arricchire un profilo altrimenti scarno, puoi aggiungere una breve biografia, i progetti in corso e le aree di competenza. Aggiungi una foto, così i colleghi possono associare un volto al nome. Aiuta a riconoscersi nei corridoi, alla macchinetta del caffè o durante le riunioni su Zoom.

Come usare la funzionalità

I profili dei dipendenti favoriscono anche la collaborazione in tutta l'azienda. Chi cerca un esperto in un ambito specifico può consultare la directory aziendale online e trovare le competenze che servono. Se un collega può dare una mano, basta contattarlo tramite l'intranet.

Vantaggi della funzionalità

Dipendenti di team diversi possono collaborare ai progetti quando serve. I team trovano direttamente persone in più per i progetti o esperti su temi specifici, senza bisogno di coinvolgere le Risorse Umane.

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9. Aumentare l'engagement dei dipendenti

I dipendenti coinvolti sono più produttivi e si assentano meno per malattia. Le aziende con dipendenti coinvolti tendono anche ad avere un turnover più basso. È fondamentale che le Risorse Umane guidino le best practice dell'intranet per promuovere l'engagement.

Tre fattori chiave guidano l'engagement dei dipendenti:

• Una comunicazione migliore
• Più collaborazione
• Una condivisione delle informazioni più efficiente

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Come usare la funzionalità

L'intranet HR è una preziosa fonte di dati. Si può usare per monitorare i KPI (Key Performance Indicator) dell'intranet, come assenteismo generale, tassi di malattia e turnover del personale. Da questi dati, l'HR manager può individuare tendenze che segnalano problemi da sottoporre al top management.

Vantaggi della funzionalità

Anche i dati dei colloqui di uscita danno alle Risorse Umane un'idea chiara del livello di engagement dei dipendenti in azienda. Le persone lasciano un'azienda per molti motivi, e non tutti riguardano l'engagement. Le Risorse Umane devono fare le domande giuste per capire se le ragioni dipendono dall'organizzazione, dal management o dai valori aziendali.

Per ottenere risposte sincere da chi sta lasciando l'azienda, conduci i colloqui di uscita online tramite il portale intranet HR. È una strategia migliore che chiedere a chi se ne va di sedersi con l'HR manager o con un membro del team HR. Senza un collega di fronte, la persona sarà molto più propensa a dare un feedback sincero.

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10. Monitorare gli obiettivi personali dei dipendenti

L'intranet dà alle Risorse Umane strumenti che i dipendenti possono usare per monitorare ogni anno i propri obiettivi professionali e personali. Una volta assegnati dai manager e confermati dalle Risorse Umane, gli obiettivi possono comparire nella dashboard di ogni dipendente, nella sua area personale. Così ognuno può rivedere regolarmente i punti su cui vuole crescere.

Come usare la funzionalità

Man mano che il dipendente completa le tappe e raggiunge i traguardi verso i propri obiettivi, il responsabile diretto può aggiornarne lo stato. Può anche aggiungere informazioni dettagliate nell'area personale del dipendente, che le Risorse Umane potranno consultare.

Vantaggi della funzionalità

Invece di usare una piattaforma separata di gestione delle performance per seguire gli obiettivi professionali e personali, ha più senso usare l'intranet come unico punto di accesso. Le informazioni vengono archiviate in formato digitale sulla stessa piattaforma e sono subito disponibili quando servono.

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11. Avviare discussioni per raccogliere il feedback dei dipendenti

Manager e dirigenti stanno capendo che ascoltare i dipendenti e aprire un dialogo è una parte fondamentale dell' engagement dei dipendenti. Spesso chi lavora "in prima linea" o "sul campo" è più vicino ai problemi dell'azienda. Ha una visione preziosa della reale natura del problema e può proporre soluzioni creative per affrontarlo.

Come usare la funzionalità

Grazie alle sue funzioni HR, l'intranet aziendale è una piattaforma eccellente per tastare il polso di come i dipendenti vivono l'azienda e il proprio lavoro. Diverse funzionalità aiutano il management a seguire questo aspetto così importante:

• Analytics per capire quali contenuti coinvolgono di più i dipendenti
• Brevi sondaggi di soddisfazione
• Community
• Gruppi di discussione
• Commenti dei dipendenti su news e blog
• Indagini approfondite sulla soddisfazione dei dipendenti

Vantaggi della funzionalità

Queste funzionalità sono strumenti preziosi per capire cosa funziona bene per i dipendenti e quali aspetti dell' employee experience si possono migliorare. Senza un feedback regolare e sincero, il management non ha idea se i dipendenti siano soddisfatti. Molte aziende cadono in un falso senso di sicurezza, con il "nessuna nuova, buona nuova" come cultura aziendale dominante, finché è troppo tardi per correggere i problemi e i dipendenti iniziano ad andarsene.

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12. SSO (Single Sign-On) per tutte le app aziendali

Una delle funzionalità delle intranet HR è l'accesso a più software da un unico portale.

Come usare la funzionalità

Il Single Sign-On dà ai dipendenti accesso a più app aziendali, come Microsoft 365 e Google Workspace. Non devono passare da un'app all'altra con credenziali diverse per lavorare: basta una sola password.

Vantaggi della funzionalità

Se un dipendente deve accedere al sistema di gestione dei contenuti (CMS) e poi passare a Google Workspace, nessun problema. Può spostarsi da un'app all'altra senza interruzioni per tutta la giornata.

Quando le persone non sanno a chi rivolgersi, le Risorse Umane sono il punto di riferimento della comunicazione interna. Ed è così anche nel digital workplace. Il portale intranet HR è una preziosa risorsa per i dipendenti.

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