Intranet RH : les 12 fonctionnalités clés d’un intranet RH et leurs bénéfices

Si les ventes sont le moteur d’une entreprise, les Ressources humaines en sont le cœur. Les deux sont indispensables à sa réussite.

L’intranet RH apporte de nombreux bénéfices aux collaborateurs, qu’ils travaillent sur site ou à distance. Profils des collaborateurs, bien-être, recrutement, parcours d’intégration : cette solution intranet couvre tout cela, et bien plus encore.

‍

Qu’est-ce qu’un intranet RH ?

Un intranet RH permet au service RH de communiquer facilement les objectifs, les valeurs et les règles de l’entreprise à tous les collaborateurs, nouveaux comme anciens. L’intranet d’entreprise relie les valeurs de l’entreprise à des objectifs business concrets, que les collaborateurs comprennent et auxquels ils peuvent s’identifier grâce aux informations partagées.

Les fonctions d’un intranet RH

L’intranet RH est l’espace en ligne où les collaborateurs trouvent les documents et informations RH dont ils ont besoin. S’ils ne trouvent pas une information, ils peuvent contacter un membre du service RH pour obtenir une réponse. L’intranet RH permet aussi de contacter le service RH en toute confidentialité pour lui faire part d’une préoccupation.

Qui utilise l’intranet RH ?

L’intranet RH s’adresse à tous les collaborateurs de l’entreprise. C’est un espace précieux pour stocker tous les documents dont ils peuvent avoir besoin au cours de leur parcours. En les mettant en ligne, vous permettez aux collaborateurs de trouver eux-mêmes, dans bien des cas, les formulaires et informations nécessaires.

Les avantages de l’intranet RH

• Grâce au libre-service, les collaborateurs trouvent rapidement et facilement les documents dont ils ont besoin
• Le service RH peut alors se concentrer sur les collaborateurs qui ont besoin d’un accompagnement direct
• L’intranet RH est accessible aussi bien aux collaborateurs en télétravail qu’à ceux qui travaillent dans les bureaux de l’entreprise

Les inconvénients de l’intranet RH

• Certains collaborateurs préfèrent un échange plus personnel, directement avec un membre des Ressources humaines
• Les collaborateurs peuvent avoir du mal à interpréter seuls les règles et procédures de l’entreprise
• Identifier précisément ce dont votre entreprise a besoin pour bâtir la bonne stratégie RH, gagner en productivité et centraliser les données peut prendre du temps

‍

Les 12 fonctionnalités clés d’un intranet RH

Selon Gartner, les grandes priorités RH en 2023 sont l’efficacité des managers , le recrutement et l’expérience collaborateur. Nous avons rassemblé ici ce qui constitue selon nous les principaux bénéfices de l’intranet , avec des exemples. Partagez-vous notre analyse ?

1. Un point d’accès unique aux contenus RH

L’intranet RH de l’entreprise offre aux collaborateurs un point d’accès unique à tous les contenus Ressources humaines (RH). Période de modification de la mutuelle, déclaration d’un congé maternité, demande de congés annuels : chacun y trouve ses réponses. Et les collaborateurs ont la garantie que les contenus de l’intranet RH sont toujours à jour.

Avec un intranet RH comme LumApps, vous créez des espaces communautaires pour rendre les contenus RH encore plus faciles à trouver. LumApps intègre aussi un assistant digital : les collaborateurs peuvent demander au « chatbot » de les aider sur les questions RH courantes, comme poser un congé ou trouver le calendrier de paie.

Bénéfices de la fonctionnalité

Le règlement intérieur fixe les règles sur les horaires, les heures supplémentaires, la tenue vestimentaire, les entretiens annuels, les candidatures à une promotion, etc. Il doit aussi être disponible en ligne. Les collaborateurs doivent également pouvoir consulter la politique de l’entreprise en matière de harcèlement au travail (sexuel ou non) et les mesures prévues en cas de signalement.

Utilisation de la fonctionnalité

Mettez en ligne les documents RH que les collaborateurs consultent et téléchargent le plus souvent. Ils n’auront plus à contacter les Ressources humaines chaque fois qu’ils veulent poser un congé ou organiser leurs vacances. Selon les capacités de l’intranet, ils pourront même envoyer leurs formulaires directement à leur responsable pour validation, sans passer par l’e-mail.

‍

2. Des contenus RH personnalisés pour chaque collaborateur

Quand ils cherchent un contenu en ligne, les collaborateurs veulent des résultats rapides. C’est aussi vrai sur l’intranet de l’entreprise. Beaucoup se sentiraient vite perdus s’ils cherchaient une information qui les concerne personnellement et obtenaient des résultats destinés à toute l’entreprise.

Bénéfices de la fonctionnalité

La personnalisation de l’intranet RH est essentielle dans les grands groupes internationaux, où les règles et procédures RH varient souvent selon le pays ou la région. Les managers peuvent avoir besoin d’informations RH pour accompagner les membres de leur équipe. Et les collaborateurs qui ne voient que les informations RH qui les concernent trouvent le portail intranet bien plus facile à utiliser.

Utilisation de la fonctionnalité

Imaginons qu’une personne cherche dans l’intranet RH des informations sur sa couverture dentaire. Elle est célibataire, sans personne à charge. Si elle doit parcourir toutes les options et tous les niveaux de couverture, pour les personnes seules comme pour les familles, elle risque fort de s’y perdre.

Les intranets modernes basés sur SharePoint personnalisent les contenus RH selon le profil de chaque collaborateur. Chacun ne voit que les contenus liés à :

• son service
• sa division
• sa localisation
• son rôle

‍

3. Des applications intégrées pour le libre-service des collaborateurs

Il existe de nombreux logiciels et applications RH. Une configuration classique comprend un logiciel central et plusieurs modules complémentaires, par exemple :

• Portail des avantages sociaux
• Gestion des notes de frais
• Support RH par tickets
• Système de gestion de la formation (LMS)
• Application d’entretiens annuels
• Application bien-être

‍

Utilisation de la fonctionnalité

Cette liste n’est pas exhaustive : ce ne sont que quelques exemples. Lorsque ces applications sont intégrées au portail intranet RH, les collaborateurs accèdent à leurs informations personnelles et réalisent les démarches courantes sans se connecter à chaque application séparément. Ils peuvent consulter leur solde de congés, poser leurs jours, choisir leurs avantages ou demander l’aide du service RH, directement depuis l’intranet RH.

Bénéfices de la fonctionnalité

Certains intranets RH proposent une boîte de réception dédiée à l’équipe RH. Elle regroupe les notifications et rappels des différents systèmes, dont les demandes en attente de validation par les RH ou les managers. Ces intégrations fluidifient les workflows et accélèrent les validations.

‍

4. Un parcours d’intégration personnalisé

Les intranets RH sont centrés sur la relation entre l’employeur et le collaborateur. Elle commence au moment où la personne passe du statut de « candidat » à celui de « nouvelle recrue », et s’achève lorsqu’elle quitte l’entreprise. Les nouvelles recrues restent bien plus souvent sur le long terme lorsque leur parcours d’intégration s’est bien passé. L’intranet RH facilite ce parcours : dès le premier jour, toutes les ressources utiles au nouveau collaborateur sont prêtes, au même endroit. Rejoindre une nouvelle entreprise devient moins intimidant et bien plus accueillant.

Utilisation de la fonctionnalité

Consacrez un espace de l’intranet RH aux nouvelles recrues. Il peut contenir un message de bienvenue personnalisé du président ou du CEO. Les nouveaux arrivants doivent y trouver l’histoire de l’entreprise et un bref résumé des projets en cours. Orientez-les aussi vers la liste des tâches à accomplir (avec leurs échéances). Ils doivent pouvoir consulter une liste de contacts : leur responsable, les membres de leur équipe et l’équipe à joindre pour le support technique.

Bénéfices de la fonctionnalité

Le nouveau collaborateur peut suivre les formations propres à l’entreprise directement depuis l’intranet : prise en main des logiciels, préparation aux examens de certification ou formations obligatoires à la sécurité.

‍

5. Un appui à la formation et à l’apprentissage

L’intranet RH ne dispense pas directement les programmes de formation, mais il aide fortement les collaborateurs à accéder aux ressources d’apprentissage clés. Les entreprises peuvent déployer des plateformes de formation accessibles via Microsoft 365.

Utilisation de la fonctionnalité

Grâce à cette intégration fluide avec les logiciels Microsoft , le service RH peut créer des pages qui donnent envie aux collaborateurs de s’inscrire aux programmes proposés. Les collaborateurs ne remarquent parfois même pas qu’ils sont passés de l’intranet à la plateforme de formation.

Bénéfices de la fonctionnalité

L’intranet RH est idéal pour présenter l’offre de formation aux collaborateurs, comme les formations obligatoires à la sécurité. Les collaborateurs qui doivent passer régulièrement des examens pour conserver une certification professionnelle y trouvent aussi leur place. Il peut présenter différents formats :

• Formation en présentiel ou mixte
• E-learning
• Webinar
• Formation vidéo

LumApps intègre une solution de gestion vidéo d’entreprise qui permet aux équipes de garder la main sur leurs vidéos, sans compétences techniques. L’outil comprend le chiffrement automatique des fichiers, des contrôles de sécurité pour définir qui peut télécharger, et l’enrichissement des vidéos : miniatures, chapitres, sous-titres et transcriptions automatiques.

Les collaborateurs qui souhaitent suivre une formation pour évoluer peuvent se connecter à la plateforme et consulter les cours proposés, le nom du formateur (le cas échéant), le format et le programme. Ils s’inscrivent directement depuis la plateforme de formation.

‍

‍

‍

6. La diffusion des offres d’emploi internes

Trouver des candidats pour des postes précis fait partie des missions des Ressources humaines. Plutôt que de chercher d’emblée à l’extérieur, on trouve souvent le bon profil au sein même de l’entreprise.

Utilisation de la fonctionnalité

Le service RH publie l’offre en interne pour que les collaborateurs puissent postuler. En parallèle, il consulte les profils pour repérer ceux qui ont les compétences requises mais n’ont pas candidaté. Il peut alors les contacter et les inviter à postuler.

Bénéfices de la fonctionnalité

Les responsables RH consultent les profils internes des candidats pour évaluer leur candidature. Cet outil intranet puissant permet aux collaborateurs de publier leur CV, leurs entretiens, leurs étapes clés, les formations suivies, etc. Ils peuvent aussi partager toute autre information utile pour évaluer leur adéquation avec les postes ouverts.

‍

7. Mieux accompagner les collaborateurs à distance

Pour les Ressources humaines, il n’est pas toujours simple de conserver leur rôle traditionnel de lien humain dans le digital workplace. Depuis la crise du COVID, de nombreux collaborateurs demandent à continuer de télétravailler. Une évolution qui renforce les défis du service RH.

Utilisation de la fonctionnalité

Le bien-être des collaborateurs est une priorité. Beaucoup de télétravailleurs disent se sentir seuls et isolés de leurs collègues. Une situation néfaste, qui peut peser sur leur productivité.

Le service RH joue un rôle important auprès des collaborateurs à distance et en mode hybride en favorisant leur bien-être. L’intranet moderne intègre des outils de communication qui renforcent le sentiment de lien. Quelques idées pour que chacun se sente connecté :

• Commencer chaque journée par cinq minutes de sport sur Zoom
• Partager des ressources et des outils bien-être dans le fil d’actualités de l’entreprise
• Utiliser l’intranet pour sensibiliser et informer les collaborateurs sur les sujets de santé
• Encourager tous les collaborateurs à participer aux discussions informelles sur un canal de chat d’équipe

Bénéfices de la fonctionnalité

Prenez régulièrement des nouvelles des collaborateurs à distance. Garder le contact et offrir une oreille attentive peut beaucoup aider une personne en difficulté.

‍

8. Des annuaires en ligne qui rapprochent les collaborateurs

Les annuaires en ligne sont un outil utile pour partager les connaissances et tisser des relations solides au travail. Pour enrichir un profil souvent austère, ajoutez une courte biographie, les projets en cours du collaborateur et ses domaines d’expertise. Ajoutez une photo pour que chacun puisse associer un visage à un nom. Les collègues se reconnaissent ainsi plus facilement dans les couloirs, à la machine à café ou en réunion Zoom.

Utilisation de la fonctionnalité

Les profils facilitent aussi la collaboration dans toute l’entreprise. Une personne qui cherche un expert sur un sujet précis consulte l’annuaire en ligne pour trouver la compétence dont elle a besoin. Si un collègue peut l’aider, elle le contacte directement via l’intranet.

Bénéfices de la fonctionnalité

Des collaborateurs d’équipes différentes peuvent travailler ensemble sur des projets quand c’est utile. Les équipes trouvent directement des renforts pour leurs projets ou des experts sur des sujets précis, sans passer par le service RH.

‍

9. Renforcer l’engagement des collaborateurs

Les collaborateurs engagés sont plus productifs et moins souvent absents pour maladie. Les entreprises qui comptent des équipes engagées affichent aussi un turnover plus faible. Il est essentiel que les RH montrent l’exemple dans l’application des bonnes pratiques de l’intranet pour favoriser l’engagement.

Trois leviers clés stimulent l’engagement des collaborateurs :

• Une meilleure communication
• Plus de collaboration
• Un partage d’informations plus efficace

‍

Utilisation de la fonctionnalité

L’intranet RH est une source de données précieuse. Il permet de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) de l’intranet, comme l’absentéisme, les arrêts maladie ou le turnover. À partir de ces données, le responsable RH repère les tendances qui signalent des problèmes à traiter par la direction.

Bénéfices de la fonctionnalité

Les données des entretiens de départ donnent aussi au service RH une bonne idée du niveau d’engagement des collaborateurs dans l’entreprise. On quitte une entreprise pour de multiples raisons, qui ne relèvent pas toutes de l’engagement. Le service RH doit poser les bonnes questions pour savoir si ces raisons tiennent à l’organisation, à son management ou à ses valeurs.

Pour obtenir des réponses sincères des collaborateurs sur le départ, menez les entretiens de départ en ligne, via le portail intranet RH. C’est plus efficace que de demander au collaborateur de s’asseoir face au responsable RH ou à un membre de l’équipe RH. Il sera bien plus enclin à donner un avis honnête s’il n’a pas un collègue en face de lui.

‍

‍

‍

‍

10. Suivre les objectifs personnels des collaborateurs

L’intranet donne au service RH des outils que les collaborateurs utilisent pour suivre chaque année leurs objectifs professionnels et personnels. Une fois les objectifs fixés par les managers et validés par les RH, ils s’affichent sur le tableau de bord de chaque collaborateur, dans son espace personnel. Chacun peut ainsi revoir régulièrement ses axes de progression.

Utilisation de la fonctionnalité

À mesure que le collaborateur franchit les étapes vers ses objectifs, son responsable direct peut faire le point. Il ajoute des informations détaillées dans l’espace personnel du collaborateur, que les RH peuvent consulter.

Bénéfices de la fonctionnalité.

Plutôt que d’utiliser une plateforme de gestion de la performance distincte pour suivre les objectifs des collaborateurs, mieux vaut faire de l’intranet le point d’accès unique. Les informations sont stockées au même endroit et restent accessibles rapidement en cas de besoin.

‍

11. Lancer des discussions pour recueillir l’avis des collaborateurs

Managers et dirigeants le constatent : écouter les collaborateurs et instaurer un dialogue ouvert est un pilier de l’engagement des collaborateurs. Souvent, les collaborateurs « sur le terrain » sont les plus proches des difficultés que rencontre l’entreprise. Ils en comprennent tous les aspects et ont parfois des solutions créatives pour y répondre.

Utilisation de la fonctionnalité

Grâce à ses fonctions RH, l’intranet d’entreprise est une excellente plateforme pour prendre le pouls de ce que ressentent les collaborateurs vis-à-vis de l’entreprise et de leur travail. Plusieurs fonctionnalités permettent à la direction de suivre cet indicateur clé :

• Des statistiques pour identifier les contenus qui intéressent les collaborateurs
• Des sondages de satisfaction rapides
• Des communautés
• Des groupes de discussion
• Les commentaires des collaborateurs sur les actualités et les blogs
• Des enquêtes de satisfaction approfondies

Bénéfices de la fonctionnalité

Ces fonctionnalités sont de précieux outils pour comprendre ce qui fonctionne bien pour les collaborateurs et ce qui pourrait être amélioré dans l’expérience collaborateur . Sans retours réguliers et sincères, la direction ignore si les collaborateurs sont satisfaits. Beaucoup d’entreprises se reposent sur un faux sentiment de sécurité, avec une culture d’entreprise du « pas de nouvelles, bonnes nouvelles », jusqu’à ce qu’il soit trop tard pour corriger le tir et que les collaborateurs partent vers d’autres opportunités.

‍

12. Une authentification unique pour toutes les applications de l’entreprise

L’une des fonctionnalités des intranets RH : un portail unique donne accès à de nombreux logiciels.

Utilisation de la fonctionnalité

L’authentification unique (SSO) donne aux collaborateurs accès à de nombreuses applications d’entreprise, comme Microsoft 365 et Google Workspace. Plus besoin de jongler entre les applications et les identifiants pour travailler : un seul mot de passe suffit.

Bénéfices de la fonctionnalité

Un collaborateur doit accéder au système de gestion de contenu (CMS) puis à son espace Google Workspace ? Aucun problème. Il passe d’une application à l’autre sans friction, tout au long de la journée.

Quand les collaborateurs ne savent pas où aller ni à qui s’adresser, le service RH reste le point central de la communication interne. C’est toujours vrai dans le digital workplace. L’intranet RH est une ressource précieuse pour les collaborateurs.

Découvrez nos derniers contenus sur l’intranet moderne

• Intranet moderne : les bénéfices et fonctionnalités indispensables en 2024
• Comment créer le meilleur intranet d’entreprise ? Le guide complet
• Contenus intranet : 15 idées et stratégies à adopter
• 5 étapes essentielles pour réussir votre application intranet mobile
• Comment booster l’engagement sur l’intranet ? Idées, stratégies et outils
• Créer un intranet primé : le design compte !
• Créer un intranet primé : la bonne structure
• Intranet ou extranet : différences et comparatif (avec exemples)
• Intranet CMS : définition et 15 conseils pour bien le choisir
• 20 fonctionnalités indispensables pour une application mobile collaborateur - LumApps
• Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ? Principaux bénéfices et fonctionnalités
• 30 fonctionnalités essentielles pour votre intranet d’entreprise
• 15 raisons de créer un intranet basé sur Google
• Les 12 fonctionnalités clés d’un intranet RH et leurs bénéfices pour l’expérience collaborateur
• Internet ou intranet : comprendre les différences pour votre organisation
• Plus de 35 bénéfices d’un intranet et pourquoi ils comptent pour vos équipes
• 15 bonnes pratiques intranet pour booster la productivité et l’engagement
• 22 idées pour renforcer l’engagement sur l’intranet et favoriser son adoption
• Les 15 KPI et indicateurs intranet à suivre en entreprise
• 10 conseils pour choisir un nom d’intranet inspirant (avec exemples)
• Personas intranet : mode d’emploi et bénéfices
• Alternatives intranet : 10 étapes pour remplacer un intranet vieillissant
• Sécurité de l’intranet sur site et dans le cloud | LumApps
• 8 étapes essentielles pour mesurer le ROI de votre intranet
• 20 usages et applications essentiels de l’intranet (avec exemples)
• Intranet d’entreprise : définitions et 10 raisons d’en avoir un
• Qu’est-ce que la gouvernance intranet et pourquoi s’en préoccuper ?
• Le guide complet des logiciels d’annuaire d’entreprise

‍