Intranet de RR. HH.: las 12 funciones clave de una intranet de RR. HH. y sus ventajas

Puede que las ventas sean el motor de una empresa, pero su departamento de Recursos Humanos es su corazón y su alma. Ambos son esenciales para el éxito de la empresa.

La intranet de RR. HH. aporta muchas ventajas a la plantilla, tanto si trabaja en la oficina como en remoto. Desde guardar los perfiles de los empleados hasta promover el bienestar o reclutar e incorporar a nuevas personas, esta solución de intranet lo hace todo, y mucho más. 

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¿Qué es una intranet de RR. HH.?

Una intranet de RR. HH. permite al departamento de RR. HH. comunicar fácilmente los objetivos, los valores y las pautas de la empresa a los empleados, nuevos y actuales. La intranet corporativa conecta los valores de la empresa con objetivos de negocio concretos que los empleados pueden entender y hacer suyos gracias a la información compartida. 

Funciones de una intranet de RR. HH.

La intranet de RR. HH. es el sitio online donde los empleados buscan los documentos y la información que necesitan sobre temas de RR. HH. Si alguien no encuentra lo que busca, puede contactar con una persona del departamento de RR. HH. para resolver su duda. La intranet de RR. HH. para empleados también sirve para plantear dudas o inquietudes al departamento de RR. HH. de forma privada. 

¿Quién usa las intranets de RR. HH.?

La intranet de RR. HH. está al alcance de todos los empleados de la empresa. Es un lugar muy útil para guardar todo tipo de documentos que la plantilla puede necesitar durante su vida laboral en la empresa. Al tener los documentos disponibles online, en muchos casos los empleados pueden consultar y encontrar por sí mismos los formularios y la información que necesitan. 

Ventajas de una intranet de RR. HH.

• El modelo de autoservicio permite a los empleados encontrar los documentos que necesitan de forma rápida y sencilla
• Así, el departamento de RR. HH. puede centrarse en los empleados que requieren su atención directa
• La intranet de RR. HH. está igual de disponible para el personal que trabaja en remoto que para quienes trabajan en las oficinas de la empresa

Desventajas de una intranet de RR. HH.

• Algunos empleados pueden preferir un trato más personal, en el que hablan directamente con una persona de Recursos Humanos
• A los empleados les puede costar interpretar las políticas y los procedimientos por su cuenta
• Puede llevar tiempo averiguar exactamente qué necesita tu empresa para tener las mejores estrategias de RR. HH. que aumenten la productividad y centralicen los datos

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Las 12 funciones clave de una intranet de RR. HH.

Según Gartner, las grandes prioridades de RR. HH. en 2023 incluyen la eficacia de los managers, la contratación y la experiencia del empleado. Aquí hemos reunido la que consideramos la lista de referencia de ventajas de la intranet, con ejemplos. ¿Estás de acuerdo con nuestras conclusiones?

1. Un lugar práctico para acceder a los contenidos de RR. HH.

La intranet de RR. HH. de la empresa ofrece un único punto de acceso a los empleados que buscan contenidos de Recursos Humanos. Cualquier persona con dudas sobre el plazo para cambiar sus coberturas de salud y dental, solicitar el permiso de maternidad o pedir vacaciones encontrará allí las respuestas. Los empleados pueden estar tranquilos: el contenido de la intranet de RR. HH. siempre estará actualizado. 

Con una intranet de RR. HH. como LumApps, puedes crear espacios de comunidad para que los contenidos de RR. HH. sean aún más fáciles de encontrar. Además, LumApps incluye un asistente digital integrado al que los empleados pueden preguntar, como a un “chatbot”, dudas habituales de RR. HH., como cómo pedir un permiso o dónde consultar el calendario de pagos. 

Ventajas de la función

El manual de la empresa recoge las políticas sobre horario laboral, horas extra, código de vestimenta, evaluaciones anuales, solicitudes de promoción, etc. También debería estar publicado online. Los empleados deberían poder consultar igualmente las políticas de la empresa sobre el acoso en el trabajo (sexual y no sexual) y las medidas que tomará la empresa si recibe una denuncia.

Uso de la función

Sube los documentos de RR. HH. que los empleados suelen necesitar consultar y descargar. Así no tendrán que contactar con alguien de Recursos Humanos cada vez que quieran pedir días libres o planificar sus vacaciones. Según las capacidades de la intranet, el empleado incluso podrá enviar los formularios directamente a su responsable para que los apruebe, sin depender del correo electrónico.

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2. Contenidos de RR. HH. personalizados para cada empleado

Cuando los empleados buscan contenidos en internet, quieren resultados rápidos. Lo mismo ocurre cuando buscan dentro de la intranet de la empresa. Mucha gente se atascaría si buscara algo que le afecta específicamente y obtuviera resultados pensados para toda la empresa. 

Ventajas de la función

La personalización de la intranet de RR. HH. es clave en las grandes empresas globales, donde las políticas y los procedimientos de RR. HH. suelen variar según el país y la región. Los managers pueden necesitar consultar información de Recursos Humanos mientras trabajan con su equipo. Los empleados que solo ven la información de RR. HH. que les afecta encontrarán el portal de la intranet mucho más fácil de usar.

Uso de la función

Imagina que alguien busca en la intranet de RR. HH. información sobre su cobertura dental. Esta persona es soltera y no tiene personas a su cargo. Si empieza a ver todas las opciones con distintos niveles de cobertura para personas sin cargas y para familias, puede acabar muy confundida. 

Las intranets modernas basadas en SharePoint pueden personalizar los contenidos de RR. HH. según el perfil de cada empleado. Así, cada persona solo verá el contenido relacionado con:

• Su departamento
• Su división
• Su ubicación
• Su puesto

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3. Aplicaciones integradas para el autoservicio del empleado

Existen numerosos programas y aplicaciones de RR. HH. y gestión de personas. Una configuración típica puede incluir un software principal con varios complementos, como:

• Portal de beneficios
• Sistema de gastos
• Soporte de tickets del servicio de ayuda de RR. HH.
• Sistema de gestión del aprendizaje
• Aplicación de evaluación del desempeño
• App de bienestar

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Uso de la función

Esta lista no pretende ser completa. Son solo algunos ejemplos de las opciones disponibles. Cuando estas aplicaciones se integran con el portal de la intranet de RR. HH., los empleados pueden acceder a su información personal y hacer gestiones básicas sin tener que iniciar sesión en cada aplicación o sistema por separado. Pueden consultar cuántos días de vacaciones les quedan, reservar sus días libres, elegir sus beneficios o pedir ayuda al departamento de RR. HH. desde la intranet de RR. HH. para empleados. 

Ventajas de la función

Algunas intranets de RR. HH. para empleados incluyen una bandeja de entrada para el equipo de RR. HH. Muestra las notificaciones y los recordatorios de los distintos sistemas, incluidas las solicitudes pendientes de aprobación por RR. HH. o por los managers. Estas integraciones mejoran los procesos de trabajo y agilizan las aprobaciones. 

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4. Onboarding personalizado

Las intranets de RR. HH. se centran en la relación entre la empresa y el empleado. Esta empieza cuando la persona pasa de ser “candidata” a “nueva incorporación” y termina cuando deja la empresa. Las nuevas incorporaciones tienen muchas más probabilidades de quedarse a largo plazo si viven una buena experiencia de onboarding. La intranet de RR. HH. facilita este proceso al reunir en un solo lugar los recursos que la nueva persona necesita desde su primer día. Así, incorporarse a una empresa nueva resulta menos abrumador y mucho más acogedor. 

Uso de la función

Dedica un espacio de la intranet de RR. HH. para empleados a las nuevas incorporaciones. Puede incluir un mensaje de bienvenida personalizado del presidente o el CEO. Las nuevas incorporaciones deberían encontrar allí la historia de la empresa y un breve resumen de los proyectos en curso. También conviene dirigirlas a una lista de tareas por completar (con plazos). Deberían poder ver una lista de contactos de la empresa, con su responsable, sus compañeros de equipo y el equipo al que acudir para el soporte técnico. 

Ventajas de la función

La nueva persona puede empezar cualquier formación específica de la empresa directamente desde la intranet, como aprender a usar un software, prepararse para exámenes de acreditación profesional o completar la formación obligatoria en seguridad. 

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5. Apoyo a la formación y el aprendizaje

La intranet de RR. HH. no imparte directamente los programas de formación, pero puede ser clave para que los empleados accedan a recursos de aprendizaje importantes. Las empresas pueden implantar plataformas de formación a las que los empleados acceden con Microsoft 365. 

Uso de la función

Gracias a esta integración fluida con el software de Microsoft, el departamento de Recursos Humanos puede crear páginas que atraigan a los empleados y los animen a apuntarse a los programas disponibles. Puede que los empleados ni noten que han pasado de la intranet a la plataforma de formación. 

Ventajas de la función

La intranet de RR. HH. es un recurso excelente para mostrar las opciones de formación de los empleados, como la formación obligatoria en seguridad. También puede dar respuesta a quienes deben examinarse periódicamente para mantener una acreditación profesional. Sirve para mostrar distintos formatos de aprendizaje:

• Formación presencial/mixta
• E-learning
• Webinar
• Formación en vídeo

LumApps incluye una gestión de vídeo empresarial que permite a los equipos controlar por completo sus vídeos sin conocimientos técnicos. La herramienta incluye cifrado automático de archivos, controles de seguridad para decidir quién puede descargar y enriquecimiento de vídeo, como miniaturas, capítulos, subtítulos y transcripciones automáticas. 

Los empleados que quieran apuntarse a cursos para optar a un ascenso pueden entrar en la plataforma de formación y ver los cursos disponibles, el nombre del instructor (si procede), el formato y el temario. Pueden inscribirse directamente desde la plataforma de formación. 

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6. Compartir las ofertas de empleo internas

Encontrar candidatos para puestos concretos de la empresa es una de las funciones del departamento de Recursos Humanos. En lugar de empezar buscando fuera, a menudo la persona ideal ya está dentro de la empresa. 

Uso de la función

El departamento de RR. HH. puede publicar la oferta internamente para que los empleados actuales se postulen. Al mismo tiempo, puede consultar los perfiles de los empleados para buscar a quienes tienen las competencias y capacidades necesarias pero quizá no se han postulado. Puede contactar con ellos e invitarlos a presentar su candidatura. 

Ventajas de la función

Los responsables de RR. HH. pueden consultar el perfil interno de los candidatos para evaluar sus candidaturas. Esta potente herramienta de la intranet permite a los empleados publicar su currículum, entrevistas, hitos, cursos completados, etc. También pueden compartir cualquier otra información que pueda ser útil para valorar si encajan en los puestos vacantes. 

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7. Más apoyo para quienes trabajan en remoto

Al departamento de Recursos Humanos le puede costar mantener su papel tradicional de cohesión de las personas en el digital workplace. Tras la COVID, muchos empleados piden seguir trabajando en remoto. Esto intensifica los retos del departamento de RR. HH. 

Uso de la función

El bienestar de los empleados es una prioridad. Muchas personas que trabajan en remoto dicen sentirse solas y aisladas de sus compañeros. Es una situación dañina que puede afectar a su productividad. 

El departamento de RR. HH. tiene un papel importante a la hora de apoyar a quienes trabajan en remoto o en modelo híbrido promoviendo su bienestar. La intranet moderna incluye herramientas de comunicación que ayudan a los empleados a sentirse conectados. Aquí tienes algunas ideas para que toda la plantilla se sienta conectada:

• Empieza cada jornada con cinco minutos de ejercicio en Zoom
• Comparte recursos y herramientas de bienestar en el newsfeed de la empresa
• Usa la intranet para informar y formar a los empleados sobre temas de salud
• Anima a toda la plantilla a participar en conversaciones informales en un canal de chat del equipo

Ventajas de la función

Interésate a menudo por cómo están quienes trabajan en remoto. Mantener el contacto y escuchar con empatía puede marcar una gran diferencia para alguien que lo está pasando mal. 

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8. Los directorios de empleados online conectan a las personas

Los directorios de empleados online son una herramienta útil para compartir conocimiento y crear relaciones laborales sólidas. Para enriquecer un perfil que, si no, resultaría frío, puedes incluir una biografía personal, los proyectos actuales del empleado y sus áreas de especialidad. Añade una foto para que todos puedan poner cara al nombre. Así los compañeros se reconocen en los pasillos, al ir por un café o en las reuniones de Zoom. 

Uso de la función

Los perfiles de los empleados también facilitan la colaboración en toda la empresa. Si alguien busca a un experto en un área concreta, puede consultar el directorio online de la empresa. Si un compañero puede ayudar, puede contactar con él a través de la intranet. 

Ventajas de la función

Empleados de distintos equipos pueden colaborar en proyectos cuando haga falta. Los equipos pueden encontrar directamente refuerzos para un proyecto o expertos en temas concretos, sin que intervenga el departamento de RR. HH. 

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9. Aumenta el compromiso de los empleados

Los empleados comprometidos son más productivos y faltan menos por enfermedad. Las empresas con empleados comprometidos también suelen tener una rotación más baja. Es fundamental que RR. HH. lidere las buenas prácticas de intranet para impulsar el compromiso de los empleados. 

Tres factores clave impulsan el compromiso de los empleados: 

• Una mejor comunicación
• Más colaboración
• Un intercambio de información más eficiente

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Uso de la función

La intranet de RR. HH. es una valiosa fuente de datos. Sirve para seguir los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la intranet, como el absentismo general, las bajas por enfermedad y la rotación de la plantilla. Con estos datos, el responsable de RR. HH. puede detectar tendencias que señalan problemas que la alta dirección debe abordar. 

Ventajas de la función

Los datos de las entrevistas de salida también dan al departamento de RR. HH. una buena idea del nivel de compromiso de los empleados en la empresa. Las personas dejan una empresa por muchos motivos, y no todos tienen que ver con el compromiso. El departamento de RR. HH. debe hacer preguntas para saber si los motivos están relacionados con la organización, su dirección y sus valores. 

Para obtener respuestas sinceras de quienes se van, haz las entrevistas de salida online a través del portal de la intranet de RR. HH.. Es una estrategia mejor que pedir a la persona que se marcha que se siente con el responsable de RR. HH. o con alguien del equipo. Es mucho más probable que dé un feedback sincero si no tiene a un compañero delante. 

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10. Seguimiento de los objetivos personales de los empleados

La intranet da al departamento de Recursos Humanos herramientas que los empleados pueden usar para seguir cada año sus objetivos profesionales y personales. Una vez que los managers asignan los objetivos y RR. HH. los confirma, pueden publicarse en el panel de cada empleado, en su área personal. Así cada persona puede revisar con regularidad los aspectos en los que quiere crecer.

Uso de la función

A medida que el empleado completa pasos y alcanza hitos de sus objetivos, su responsable directo puede ir actualizándolos. El responsable puede añadir información detallada en el área personal del empleado para que RR. HH. la revise. 

Ventajas de la función

En lugar de usar una plataforma aparte de gestión del desempeño para seguir los objetivos profesionales y personales, tiene más sentido usar la intranet como punto de acceso único. La información se guarda de forma digital en la misma plataforma, donde se puede consultar rápidamente cuando haga falta. 

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11. Abre conversaciones para obtener el feedback de los empleados

Los managers y directivos se están dando cuenta de que escuchar a los empleados y abrir un diálogo sincero es clave para el compromiso de los empleados. A menudo, quienes están “en planta” o “sobre el terreno” son los más cercanos a los problemas de la empresa. Conocen a fondo la naturaleza del problema y pueden tener soluciones creativas para resolverlo. 

Uso de la función

Gracias a sus funciones de RR. HH., la intranet de la empresa es una plataforma excelente para tomar el pulso a cómo se sienten los empleados con la empresa y con su trabajo. Varias funciones permiten a la dirección seguir este factor tan importante:

• Analíticas para saber qué tipo de contenidos interesan a los empleados
• Encuestas breves de satisfacción
• Comunidades
• Grupos de debate
• Comentarios de los empleados en noticias y blogs
• Encuestas de satisfacción en profundidad

Ventajas de la función

Estas funciones son herramientas valiosas para que la dirección descubra qué funciona bien para los empleados y qué aspectos de la experiencia del empleado se pueden mejorar. Sin un feedback sincero y regular, la dirección no sabe si los empleados están satisfechos. Muchas empresas caen en una falsa sensación de seguridad, con el “si no hay noticias, son buenas noticias” como cultura corporativa dominante, hasta que es demasiado tarde para corregir los problemas y los empleados empiezan a irse a otras oportunidades.

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12. Single sign-on (SSO) para todas las aplicaciones de la empresa

Una de las funciones de las intranets de RR. HH. es que reúnen varias opciones de software en un único portal.

Uso de la función

El single sign-on da a los empleados acceso a varias aplicaciones empresariales, como Microsoft 365 y Google Workspace. No tienen que saltar de una aplicación a otra ni usar varios inicios de sesión para hacer su trabajo. Todo está disponible con una sola contraseña. 

Ventajas de la función

Si un empleado necesita entrar en el sistema de gestión de contenidos (CMS) y luego en su Google Workspace, no hay problema. Puede pasar de una aplicación a otra sin fricciones durante toda la jornada.

Cuando los empleados no saben adónde ir ni a quién preguntar, el departamento de RR. HH. es el centro de la comunicación interna. Esto sigue siendo así en el digital workplace. La intranet de RR. HH. es un valioso recurso para los empleados.

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