So erstellen Sie das beste Unternehmensintranet: der komplette Leitfaden

Ein Unternehmensintranet ist mehr als eine Lösung für die interne Kommunikation. Es ist die Stimme Ihres Unternehmens. Eine strategische Intranet-Plattform steigert die Effizienz der Mitarbeitenden. Sie hilft, die Fluktuation zu senken, und bringt das Unternehmen voran.

Wie baut ein Unternehmen ein erfolgreiches Intranet auf und hält es lebendig? Mit den richtigen Schritten und Lösungen ist das einfacher, als Sie denken.

Ein Unternehmensintranet ist ein privates, sicheres Netzwerk. Es erleichtert den Informationsaustausch, die Zusammenarbeit an Projekten und eine effiziente Kommunikation innerhalb einer Organisation. Als zentraler Hub bietet es Zugriff auf zahlreiche interne Ressourcen, etwa wichtige Dokumente, Unternehmensnews und Projektmanagement-Tools. Eine wirksame Intranet-Lösung vereinfacht Workflows. Sie verbessert zudem die Architektur des Unternehmensintranets deutlich, sodass Mitarbeitende sich leichter zurechtfinden und die Ressourcen besser nutzen. Außerdem unterstützt sie Content-Management-Systeme wie SharePoint. So bleiben alle Informationen gut strukturiert und leicht zugänglich. Von der Einrichtung bis zu laufendem Support und Serververwaltung: Ein gut umgesetztes Intranet wächst mit dem Unternehmen und passt sich neuen Anforderungen an.

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Wozu dient ein Unternehmensintranet?

Ein Unternehmensintranet hat folgende Aufgaben:

• Informationen kommunizieren und teilen
• Mitarbeitende, Teams und Abteilungen vernetzen
• Zusammenarbeit vereinfachen und die Produktivität steigern
• Dokumente und Wissen verwalten

Darüber hinaus ist es ein Tool für die interne Zusammenarbeit, das weit mehr bietet als Inhalte. Hier interagieren Mitarbeitende, chatten mit Kolleginnen und Kollegen, finden Antworten, erfahren, was im Unternehmen passiert, und erleben die Unternehmenskultur. Ein gut strukturiertes Intranet braucht außerdem eine leistungsstarke Suche. So finden Mitarbeitende Dokumente, Dateien und Informationen schnell, egal wo sie im Intranet gespeichert sind.

Ein zentrales Ziel eines Unternehmensintranets ist ein einheitliches Erlebnis für alle Nutzenden. Das gilt für alle Abteilungen. Denn richtig gemanagt, wirkt sich ein Unternehmensintranet auf alle aus.

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Wie erstellen Sie ein Intranet? Best Practices

Für ein erfolgreiches Unternehmensintranet brauchen Sie einen strategischen Ansatz . Nur so erfüllt es die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und fördert Engagement, Produktivität und Zusammenarbeit. Ein gut gestaltetes Intranet sollte intuitiv, ansprechend und an den Unternehmenszielen ausgerichtet sein und nahtlosen Zugriff auf wichtige Ressourcen bieten. Im Folgenden finden Sie einen umfassenden Leitfaden , wie Sie ein Intranet konzipieren und einführen, das Ihrer Organisation echten Mehrwert bringt.

1. Legen Sie Zweck und Ziele Ihres Intranets fest

Bevor Sie ein Intranet aufbauen, definieren Sie klar seine Ziele und Kernfunktionen . So passt es zu den Anforderungen Ihres Unternehmens. Ein wirksames Intranet löst konkrete Herausforderungen im Arbeitsalltag und verbessert die gesamte Employee Experience.

Wichtige Fragen:

• Welche konkreten Probleme soll das Intranet lösen? (z. B. interne Kommunikation verbessern, Wissensaustausch fördern, Workflows vereinfachen)
• Wer sind die wichtigsten Nutzenden? (z. B. Mitarbeitende im Büro, Remote-Mitarbeitende, Mitarbeitende vor Ort, Führungskräfte)
• Welche Funktionen sind unverzichtbar? (z. B. Dokumentenmanagement, HR-Self-Service, Chat-Tools, Unternehmensnews, Integrationen mit Collaboration-Tools)

Best Practices:

• Befragen oder interviewen Sie Mitarbeitende, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen.
• Setzen Sie messbare Ziele, etwa mehr Mitarbeiterengagement, weniger E-Mail-Flut oder besseren Wissensaustausch.

Mit einem klar definierten Zweck wird das Intranet zu einem unverzichtbaren Tool statt zu einer kaum genutzten Plattform.

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2. Wählen Sie die richtige Intranet-Plattform

Welche Intranet-Plattform am besten passt, hängt von Unternehmensgröße, Branche, Bedürfnissen der Belegschaft und Budgetab. Die Plattform sollte skalierbar, benutzerfreundlich und flexibel genug sein, um mit neuen Anforderungen Schritt zu halten.

Darauf sollten Sie bei einer Intranet-Plattform achten:

• Personalisierung, damit Mitarbeitende je nach Rolle und Standort relevante Inhalte sehen.
• Nahtlose Integration mit bestehenden Tools wie Microsoft 365, Google Workspace, Slack und HR-Systemen.
• Mobiler Zugriff für Remote-Mitarbeitende und Mitarbeitende vor Ort.
• Erweiterte Collaboration-Funktionen, etwa gemeinsame Dokumentbearbeitung, Echtzeit-Messaging und Team-Arbeitsbereiche.

Best Practices:

• Wählen Sie eine Plattform mit intuitiver Navigation , um eine hohe Nutzungsrate zu erreichen.
• Setzen Sie auf Cloud-basierte Lösungen für mehr Skalierbarkeit und Sicherheit.
• Achten Sie darauf, dass das Intranet rollenbasierte Zugriffskontrolle unterstützt, um Ihre Daten zu schützen.

Ein Intranet sollte mehr sein als eine interne Website. Es sollte als zentraler Digital Workplace dienen, der Mitarbeitende vernetzt und den Arbeitsalltag erleichtert.

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3. Gestalten Sie eine ansprechende, benutzerfreundliche Oberfläche

Die User Experience entscheidet über die Akzeptanz des Intranets. Eine unübersichtliche oder verwirrende Oberfläche schreckt Mitarbeitende ab.

Wichtige Designelemente:

• Eine klare, optisch ansprechende Startseite mit einfacher Navigation.
• Individuelle Dashboards für verschiedene Rollen und Abteilungen.
• Eine intelligente, KI-gestützte Suche, mit der Mitarbeitende Dokumente, Richtlinien sowie Kolleginnen und Kollegen schnell finden.
• Soziale und interaktive Funktionen wie Diskussionsforen, Anerkennungsprogramme und Kommentarfunktionen.

Best Practices:

• Halten Sie das Layout einfach und intuitiv, damit die Einarbeitung schnell geht.
• Nutzen Sie Branding-Elemente wie Unternehmensfarben und Logos, damit sich das Intranet vertraut anfühlt.
• Setzen Sie auf verständliche Icons und Navigationsmenüs für den schnellen Zugriff auf wichtige Tools.

Eine gut gestaltete Oberfläche steigert das Engagement und sorgt dafür, dass Mitarbeitende schnell finden, was sie brauchen – ganz ohne Frust.

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4. Organisieren Sie Inhalte und Wissensmanagement

Ein gut strukturiertes Intranet bricht Informationssilos auf und fördert den Wissensaustausch zwischen Teams. Mitarbeitende sollten schnell auf Ressourcen, Richtlinien und Prozesse des Unternehmens zugreifen können , ohne mehrere Systeme durchsuchen zu müssen.

Wichtige Strategien für das Content-Management:

• Gliedern Sie Inhalte nach Abteilungen, Teams und Wissens-Hubs , damit Informationen geordnet bleiben.
• Nutzen Sie Metadaten, Tags und Suchfilter , damit Dokumente leichter auffindbar sind.
• Richten Sie eine eigene Wissensdatenbank für FAQs, Schulungsunterlagen und Unternehmensrichtlinien ein.
• Führen Sie Versionskontrolle und Freigabe-Workflows für Dokumente ein, damit Mitarbeitende immer auf den neuesten Stand zugreifen.

Best Practices:

• Stellen Sie ein Content-Governance-Team auf, das Informationen regelmäßig pflegt und aktualisiert.
• Fördern Sie von Mitarbeitenden erstellte Inhalte , um das Intranet zu einer lebendigen Plattform für den Wissensaustausch zu machen.
• Nutzen Sie KI-gestützte Empfehlungen, die passende Inhalte auf Basis des Nutzerverhaltens vorschlagen.

Ein Intranet mit Fokus auf Wissensmanagement gibt Mitarbeitenden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.

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5. Fördern Sie Akzeptanz und Engagement der Mitarbeitenden

Eine häufige Herausforderung bei Intranets sind niedrige Nutzungsraten . Die Gründe: fehlende Bekanntheit, Schulung oder Relevanz. Damit Ihr Intranet erfolgreich wird, brauchen Sie eine Engagement-Strategie , die Mitarbeitende zur aktiven Nutzung motiviert.

Strategien für mehr Akzeptanz:

• Bieten Sie Schulungen und Onboarding-Programme an, damit sich Mitarbeitende im Intranet zurechtfinden.
• Integrieren Sie Gamification-Elementewie Anerkennungs-Badges, Bestenlisten und Belohnungen für Engagement.
• Starten Sie interne Kampagnen, um neue Funktionen, Erfolgsgeschichten und Beiträge von Mitarbeitendensichtbar zu machen.
• Nutzen Sie KI-gestützte personalisierte Content-Feeds , damit Mitarbeitende relevante Updates und Empfehlungen erhalten.

Best Practices:

• Ernennen Sie Intranet-Champions oder Botschafter:innen in den Abteilungen, die die Nutzung in ihren Teams fördern.
• Sammeln Sie Feedback über Umfragen und Analytics, um die Plattform laufend zu verbessern.
• Aktualisieren Sie Inhalte und Funktionen regelmäßig, damit das Intranet spannend und nützlich bleibt.

Ein gut angenommenes Intranet stärkt Kommunikation, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur , weil Mitarbeitende aktiv dabeibleiben.

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6. Optimieren Sie laufend und holen Sie Feedback ein

Ein Intranet ist kein einmaliges Projekt. Es braucht kontinuierliche Verbesserungen und regelmäßige Updates auf Basis von Feedback der Mitarbeitenden und neuer Geschäftsanforderungen.

Wichtige Strategien zur Optimierung:

• Verfolgen Sie mit Analytics Engagement, meistgesuchte Themen und Interaktionsraten mit Inhalten.
• Holen Sie Feedback der Mitarbeitenden über Umfragen, Abstimmungen und offene Foren ein.
• Erkennen Sie Schwachstellen und verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit anhand von Nutzer-Insights.
• Überarbeiten Sie das Intranet quartalsweise oder jährlich , um neue Trends und Technologien aufzunehmen.

Best Practices:

• Benennen Sie ein eigenes Intranet-Management-Team , das für Updates und Verbesserungen verantwortlich ist.
• Behalten Sie neue Trends in der Arbeitsweltim Blick, etwa KI-gestützte Automatisierung, um das Intranet-Erlebnis zu verbessern.
• Sorgen Sie für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit , um das Intranet auf die Ziele von HR, IT und Business auszurichten.

Ein laufend optimiertes Intranet bleibt relevant, wertvoll und passt sich den Anforderungen des Unternehmens an.

Ein gut gestaltetes Intranet vernetzt Mitarbeitende, vereinfacht Workflows und fördert einen kollaborativen Digital Workplace. Wenn Sie diese Schritte befolgen und auf eine moderne, KI-gestützte Intranet-Plattform wie LumAppssetzen, bauen Sie ein Intranet, das die Kommunikation verbessert, das Engagement steigert und den langfristigen Geschäftserfolg unterstützt.

Organisationen, die in benutzerfreundliche, integrierte und mitarbeiterzentrierte Intranets investieren, schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeitende informiert, gestärkt und engagiert fühlen. Das Ergebnis: höhere Mitarbeiterbindung, Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

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Welche Intranet-Plattform ist am beliebtesten?

​Unter den Intranet-Plattformen ist Microsoft SharePoint seit Langem ein dominierender Anbieter, mit über 200 Millionen Nutzenden (Stand 2020). Die enge Integration mit Microsoft 365 und die vielen Anpassungsoptionen machen es für viele Organisationen zur ersten Wahl.​

Doch der Intranet-Markt entwickelt sich ständig weiter. Plattformen wie LumApps gewinnen deutlich an Anerkennung. LumApps wurde als Leader in The Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q2 2024ausgezeichnet, ein Beleg für Innovationskraft und Kundenzufriedenheit. Außerdem wurde LumApps von Gartner im Magic Quadrant anerkannt, was seine wachsende Bedeutung in der Branche unterstreicht. ​‍

Weitere bekannte Intranet-Plattformen sind Simpplr, Unilyund Workvivo. Jede bietet eigene Funktionen für mehr Mitarbeiterengagement und Zusammenarbeit. Welche Plattform passt, hängt meist von den konkreten Anforderungen, der bestehenden Technologielandschaft und der gewünschten User Experience ab.

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Welche Vorteile bietet ein modernes Unternehmensintranet?

Früher war das Intranet nur eine weitere App, die alle mieden. Es galt als unübersichtlich, langweilig und voller Dokumente, die niemand brauchte.

Warum also sollte ein Unternehmen heute ein Intranet nutzen? Der Markt ist im letzten Jahrzehnt hart umkämpft geworden. Moderne Intranets sind Cloud-basiert, elegant, benutzerfreundlich und praktisch. Die Technologie entwickelt sich schnell, und die Funktionen werden ständig erweitert.

Für viele Großunternehmen (und Unternehmen jeder Größe) ist die Intranet-Plattform der Ort, an dem sich Teammitglieder austauschen, Informationen finden, Ideen teilen und vernetzen. Solche Intranet-Lösungen sind zentrale Projekte und tragen oft einen Namen, der zur Unternehmensidentität passt. Unser Intranet bei LumApps heißt „We“. Das passt zu unserer Mission und unseren Werten. Ein Automobilunternehmen könnte sein Intranet „The Shop“ nennen.

Im heutigen Digital Workplace muss das Unternehmensintranet die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllen. Betrachten Sie Mitarbeitende also als Kundschaft und das Intranet als Website, die den Wert des Unternehmens vermittelt. Auch deshalb braucht es einen Namen und eine Marke.

Steht ein passender, überzeugender Name fest, geht es um die Vorteile. Moderne Intranet-Lösungen bieten Integrationen mit Tools, die Mitarbeitende bereits nutzen, etwa Google Workspace, Microsoft 365, SharePoint und Slack. So bleibt die Produktivität hoch.

• ‍Kommunikation – Austausch mit Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit.‍
• Information – stets aktuelle Informationen zu allem, was im Unternehmen passiert.‍
• Zusammenarbeit – gemeinsam auf dieselben Ziele hinarbeiten.‍
• Engagement – eine Quelle für personalisierte, spannende und nützliche Informationen.‍
• Wissen – eine aktuelle Wissensdatenbank zum Teilen und Verwalten.‍
• Produktivität – engagierte Mitarbeitende sind produktiver und zufriedener.‍
• Organisation – eine zentrale Ablage für Dokumente und Informationen.‍
• Vernetzung – ein zuverlässiges globales Netzwerk und Verzeichnis aller Mitarbeitenden.‍
• Unternehmenskultur – gemeinsame Überzeugungen zu den Unternehmenswerten durch Transparenz und Kommunikation stärken.‍
• Social Advocacy der Mitarbeitenden – Markenbekanntheit und Vertrauen über Social Media steigern.‍
• Mobilität – Mitarbeitende bleiben überall vernetzt, auch ohne Desktop oder festen Arbeitsplatz.

Diese Vorteile werden über Erfolgsgeschichten und Kundenstimmen belegt und tragen alle zum Zweck eines Intranets bei.

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Welche Funktionen sollte ein modernes Unternehmensintranet haben?

Intranet-Lösungen für Unternehmen sind individuell und auf die konkreten Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten. Sie sollten zu den Unternehmenszielen passen und die zentrale Anlaufstelle für alle sein. Die besten Lösungen bauen auf Kernfunktionen, die die Produktivität fördern.

Diese Funktionen sollte ein modernes Unternehmensintranet bieten:

1. Integrationen

Listen Sie bestehende, geschäftskritische Apps auf, etwa Google Workspace, Microsoft 365, SharePoint, Zendesk, Slack usw. Wählen Sie Intranet-Plattformen mit nativen Integrationen für diese Tools. So arbeiten Mitarbeitende in gewohnten Prozessen weiter und bleiben effizient (oder werden es noch mehr). Intranets mit nahtloser Anmeldung sorgen zudem dafür, dass Mitarbeitende ohne Unterbrechung ihres Workflows zwischen Tools wechseln können.

2. Cloud-basiert

Mitarbeitende müssen jederzeit, überall und auf jedem Gerät auf das Intranet zugreifen können. Ob remote oder im Außendienst: Ein schneller, zuverlässiger Zugriff ist unverzichtbar. Das hilft auch global tätigen Unternehmen. Mitarbeitende bleiben über Zeitzonen und Ländergrenzen hinweg vernetzt, gestützt von einer robusten Serverinfrastruktur.

3. Mobile App

Mobile Funktionen fördern das Engagement. Denn Nutzende erreichen das Intranet dort, wo sie die meiste Zeit verbringen: auf dem Smartphone. Mit mobilem Zugriff können Mitarbeitende bequem netzwerken, Informationen weiterleiten und mit Kolleginnen und Kollegen interagieren.

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4. Anpassbar

Intranets lassen sich auf die konkreten Anforderungen eines Unternehmens zuschneiden. Ein Automobilunternehmen hat andere Anforderungen als ein Einzelhändler. Intranet-Lösungen sollten daher flexible Funktionen bieten. Ebenso wichtig ist Barrierefreiheit, für Inklusion und Effizienz. Und das Intranet sollte sich an Veränderungen und Wachstum des Unternehmens anpassen.

5. Analytics

Ein entscheidender Schritt ist die Analyse von Engagement-Kennzahlen im Intranet, etwa Aufrufe, Shares, Likes und Beiträge.

6. Content-Erstellung

Entwickeln Sie Ihre Content-Strategie für das Intranet mit Funktionen für die interne Kommunikation wie News-Feeds, Blogs, Ankündigungen, Chats und Multimedia. Dazu kommen Tools für die Zusammenarbeit an Inhalten, etwa zum Teilen von Dokumenten und zur Wiederverwendung von Inhalten für mehr Sichtbarkeit.

7. Wissensaustausch und Wissensmanagement

Das Intranet sollte eine wertvolle Ressource sein, in der Mitarbeitende Informationen leicht finden und so ihre Arbeit effektiv erledigen. Ob Briefvorlagen, Produktinformationen oder technische Handbücher: Die Möglichkeiten, Wissen im Intranet zu organisieren, sind grenzenlos. Eine zentrale Best Practice: Halten Sie alle Dateien stets aktuell.

8. Soziale Funktionen

Ein virtueller Treffpunkt, um Ideen und relevante Informationen zu teilen, sich zu vernetzen und zusammenzuarbeiten. Intranets mit Social-Funktionen auf Consumer-Niveau verbessern die Teamarbeit, machen Mitarbeitende zu überzeugten Markenbotschafter:innen und bauen eine Community auf.

9. Multimedia

Videos, Grafiken und Multimediadateien verbessern die Employee Experience durch mehr Engagement und besseres Lernen. Visuelle Informationen bleiben leichter im Gedächtnis als lange Textberichte im Intranet.

10. Erweiterter Zugriff (Extranet)

Manche Intranets gewähren Kundschaft, Lieferanten, Geschäftspartnern oder der Öffentlichkeit externen Zugriff auf bestimmte Bereiche. Das vereinfacht Kommunikation und Geschäftsprozesse, etwa für Buchungen, den Austausch von Dateien, den Zugriff auf Medien, Zahlungen oder Schulungen.

11. Sicherheit

Höchste Sicherheit ist für ein Intranet unverzichtbar, denn es enthält sensible und vertrauliche Unternehmensdaten. Sicherheitsprotokolle müssen gewährleisten, dass die richtigen Personen Zugriff haben und die Daten auf allen Servern geschützt sind.

Berücksichtigen Sie nicht nur die Grundfunktionen einer Intranet-Lösung. Achten Sie auch auf Funktionen, die mehr daraus machen als eine Plattform zur Informationsverteilung.

→ Mehr erfahren: Entdecken Sie 30 Funktionen, die Ihr Intranet unbedingt haben sollte.

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Wählen Sie die beste Intranet-Software für Ihr Unternehmen

Eine All-in-one-Intranet-Lösung ist für die meisten Unternehmen ideal. Sie bündelt alles unter einem Dach und ist dadurch einfacher zu nutzen und zu verwalten. Kolleginnen und Kollegen weltweit kommunizieren und arbeiten effizient in einer gemeinsamen Webumgebung zusammen.

Grundsätzlich sollte Intranet-Software flexibel und leistungsstark sein. Eine Intranet-Plattform ist also vieles zugleich:

• Eine Plattform für die interne Kommunikation, die informiert, das interne Netzwerk stärkt, Reporting ermöglicht und soziale Kontakte fördert.
• Eine Collaboration-Plattform, auf der Mitarbeitende Fachwissen und Ideen teilen.
• Eine Engagement-Plattform für eine starke Unternehmenskultur.
• Eine Wissensmanagement-Plattform, die internen Fachleuten eine Stimme gibt und Wissensaustausch und Lernen fördert.
• Ein zentraler Einstiegspunkt in einen leistungsstarken, kollaborativen Digital Workplace.

Beim Vergleich verschiedener Intranet-Plattformen gibt es einige wichtige Schritte und Kriterien.

• ‍Passt zu Ihren Unternehmenszielen – kurz- und langfristig. Wie fügt sich das Intranet in die Unternehmensstrategie ein? Welche optimale Intranet-Struktur unterstützt die Abläufe und erfüllt die Anforderungen des Unternehmens?‍
• Verbessert die Geschäftsabläufe – Wie wirkt sich die Plattform auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden aus? Ist sie leicht zu bedienen? Nutzen Mitarbeitende sie gern? Eine Strategie für die Akzeptanz beeinflusst die Antworten.‍
• Bietet vielfältige Tool-Integrationen und Funktionen – Wie erwähnt, sind Integrationen mit anderen Plattformen ein großer Vorteil. Funktionen wie Multimedia, ein personalisierter News-Feed und Mitarbeiterverzeichnisse sind zudem entscheidend für die Employee Experience.‍
• Passt zu Ihrem Budget – Welchen ROI strebt Ihr Unternehmen an? Wie weit ist Ihre digitale Transformation? Ein Digital Workplace braucht Zeit und Ressourcen, die zum Budget passen müssen. Einfache Schnelllösungen sind oft sehr eingeschränkt und wenig flexibel.

Es gibt zwar Intranet-Lösungen „von der Stange“, doch diese sind oft sehr eingeschränkt und bieten wenig Flexibilität oder Support.

Eine individuelle Kommunikationslösung entwickelt sich mit Ihrem Unternehmen weiter. Sie sollte Ihre Unternehmenskultur und Werte widerspiegeln, indem sie ein Erlebnis schafft, und kein Schwarzes Brett sein, das in der Ecke niemand beachtet. Jedes Tool sollte eigenständig funktionieren und zugleich mit den anderen harmonieren. So erhalten Nutzende das relevanteste Erlebnis, und Ihr Unternehmen läuft reibungslos. Sie sollte zur Unternehmenskultur und zu den Werten passen, indem sie ein Erlebnis schafft, statt nur ein digitales Schwarzes Brett zu sein. Ein Intranet sollte allen das Leben leichter machen. Mitarbeitende sollen ihre Arbeit effektiver erledigen und in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Deshalb ist die Wahl der richtigen Intranet-Software von Anfang an entscheidend.

→ Mehr erfahren: Intranet-Personas: Leitfaden und Vorteile

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Wählen Sie Namen und Design Ihres Intranets

Warum sind Name und Design eines Intranets wichtig? Bei Intranet-Namen und Designs geht es um Branding. Ihre Website soll ins Auge fallen und überzeugen, Ihr Intranet ebenso. Es sollte modern und ansprechend sein und Ihr Unternehmensimage widerspiegeln.

Ihr Intranet sollte Ihre Werte und Ziele im Design widerspiegeln. Sind Sie eine lockere Marketingagentur oder eine seriöse Anwaltskanzlei? Überlegen Sie bei Design und Namen, wie Sie das Unternehmen gegenüber den Mitarbeitenden präsentieren möchten.

Was macht einen guten Intranet-Namen aus? Er muss bei den Menschen Anklang finden und oft genutzt werden. Halten Sie den Namen kurz und einfach, damit er hängen bleibt. Eine gängige Methode ist es, den Namen per Umfrage zu bestimmen.

Bitten Sie die Mitarbeitenden um kreative Namensvorschläge. Wählen Sie dann 3 oder 4 Favoriten aus und lassen Sie das ganze Unternehmen abstimmen. Loben Sie einen Preis für den Gewinnernamen aus. Wer Mitarbeitende einbezieht, legt den Grundstein für Akzeptanz und Erfolg des Intranets.

Als Nächstes sollte das Design attraktiv und ansprechend sein. Einige Ideen für die Gestaltung:

• Prüfen Sie Ihre Unternehmensmarke und wie Sie sie auf das Intranet übertragen können.
• Lassen Sie sich von kreativen Beispielen inspirieren.
• Wählen Sie schlichte Farben und Formen, die angenehm für das Auge sind.
• Entwickeln Sie mit Ihrem Intranet-Anbieter ein Design, das inspiriert.

Ein Intranet zu gestalten ist etwas anderes, als eine Website zu gestalten. Es geht darum, Informationen bereitzustellen, nicht ein Produkt zu verkaufen. Dafür braucht es mitunter neue Design-Perspektiven. Anbieter von Intranet-Lösungen helfen mit Beispielen und Erfahrungswerten, was funktioniert und was nicht. Sobald erste Entwürfe vorliegen, beziehen Sie die Nutzenden ein und holen Feedback ein.

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Entwickeln Sie Ihre Intranet-Strategie

Stehen Name, Design und Anbieter fest, ist es Zeit für eine Strategie zur Einführung. Das Intranet-Projekt umfasst Deadlines, viele Einzelteile und zahlreiche Beteiligte.

Ihre Strategie sollte Folgendes enthalten:

• ‍Seitenerstellung – Wie viele Seiten werden benötigt oder müssen migriert werden? Welche Elemente gehören dazu?
• ‍Seitenvorlagen – Bereiten Sie Intranet-Vorlagen vor: Seiten, Artikel, Newsletter usw., die zum Start verfügbar sind.
• ‍Governance – Wer ist für welchen Bereich und welche Community verantwortlich?
• ‍Inhalte – Welche Inhalte bietet das Intranet (News, offene Stellen, neue Mitarbeitende, Events, Profile, Schulungen usw.)? Wie werden sie organisiert? Wer verwaltet und aktualisiert sie?
• ‍Dokumente – Welche Dokumente kommen über allgemeine Inhalte hinaus hinzu, etwa Unternehmensrichtlinien, Formulare, Planungsdokumente oder Roadmaps?
• ‍Umfragen – Bereiten Sie vorab Umfragen vor, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Akzeptanz des Intranets zu messen.
• ‍Zugriff für Mitarbeitende – Legen Sie eine Datenbank an, die festhält, wer auf welche Bereiche des Intranets zugreifen darf. Aktualisieren Sie sie regelmäßig, damit die Sicherheit gewahrt bleibt (zum Beispiel, wenn jemand das Unternehmen verlässt).

Ein erfolgreicher Plan für internes Marketing sorgt dafür, dass Nutzende das Intranet zum Start sofort nutzen wollen. Sorgen Sie für Aufmerksamkeit. Finden Sie Aufhänger, die von Anfang an begeistern. Veranstalten Sie Wettbewerbe, loben Sie Preise aus oder feiern Sie den Launch mit einem Event. Bleiben Sie über das Intranet regelmäßig mit Ihren Nutzenden in Kontakt und unterstützen Sie sie. Legen Sie Ziele fest und verfolgen Sie den Fortschritt.

→ Mehr erfahren: So steigern Sie das Engagement im Intranet: Ideen, Strategien und Tools

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Lohnt sich der Aufwand für ein selbst entwickeltes Intranet?

Viele Organisationen stehen vor der Frage, ob sie ein eigenes Intranet von Grund auf entwickeln oder eine bewährte, skalierbare Lösung kaufensollen. Eine Eigenentwicklung wirkt verlockend, wenn man volle Kontrolle über Funktionen und Branding möchte. Doch selbst entwickelte Intranets bringen erhebliche Nachteile, langfristige Kosten und operative Herausforderungenmit sich. Ein leistungsfähiges Intranet zu betreiben, ist kein einmaliges Projekt. Es erfordert ständige Updates, Sicherheitsüberwachung, Integrationen und Verbesserungen der User Experience.

Ein Intranet von Grund auf zu entwickeln, erfordert erhebliche Ressourcen, für die Entwicklung ebenso wie für den laufenden IT-Support. Unternehmen müssen die Plattform konzipieren, entwickeln und testen und dabei sicherstellen, dass sie sicher, benutzerfreundlich und skalierbar bleibt. Nach dem Aufbau bleibt die Wartung eine Daueraufgabe: Das System muss mit neuen Technologien Schritt halten, Sicherheitspatches wollen eingespielt werden, und Integrationen mit anderen Business-Tools müssen funktionieren. Fehlende Ressourcen führen schnell zu einem veralteten, kaum genutzten Intranet. Damit verfehlt es seinen eigentlichen Zweck: Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Mit dem Wachstum einer Organisation steigt zudem der Bedarf an neuen Funktionen, Integrationen und personalisierten Erlebnissen für Mitarbeitende . Bei einem selbst entwickelten Intranet sind neue Funktionen oft zeitaufwendig und teuer. Selbst kleine Anpassungen erfordern häufig eigene Entwicklungsteams. Ohne KI-gestützte Personalisierung, moderne UX oder nahtlose Integration von Business-Toolsveralten viele Eigenentwicklungen schnell. Mit dem Kauf eines robusten Intranets auf Enterprise-Niveau haben Unternehmen dagegen immer Zugang zu den neuesten Innovationen, ohne ständige Neuentwicklung.

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LumApps: der beste Kompromiss zwischen Anpassung und Effizienz

Für Organisationen, die Flexibilität, Skalierbarkeit und Innovation suchen, ohne die Risiken und Kosten einer Eigenentwicklung, ist LumApps die ideale Lösung. Als voll integrierter, intelligenter Digital Workplacebietet LumApps alle Vorteile eines anpassbaren Intranets ohne den Aufwand für Entwicklung und Wartung.

Anders als starre Standardlösungen bietet LumApps umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Unternehmen können Erlebnis, Branding und Integrationen an ihre Anforderungen anpassen. Dank modularer Architektur und KI-gestützter Personalisierung erhalten Mitarbeitende relevante Inhalte, Ressourcen und Informationen passend zu Rolle und Interessen. Organisationen können ihr Intranet mühelos anpassen und weiterentwickeln, ohne teure Entwicklungszyklen.

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Nahtlose Integration mit Business-Apps, auch mit individuellen Anwendungen

Ein großer Vorteil von LumApps ist die tiefe Integration mit weit verbreiteten Business-Anwendungen. So greifen Mitarbeitende über eine einzige Plattform auf alle wichtigen Tools zu. Ob Ihr Unternehmen Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, Workday oder andere Unternehmenslösungennutzt: LumApps verbindet sich nahtlos mit diesen Anwendungen, bricht Silos auf und steigert die Produktivität aller Teams.

Über Standardintegrationen hinaus unterstützt LumApps auch individuell entwickelte Anwendungen Ihrer Organisation. Unternehmen können interne Business-Apps, Dashboards und Workflows direkt in die Plattform einbetten. So wird LumApps zum echten Hub für die digitale Arbeit. Ob Sie individuelle HR-Portale, Analytics-Dashboards, interne Ticketing-Systeme oder branchenspezifische Toolsbrauchen: LumApps bietet die Flexibilität, sie mühelos zu integrieren und zu verwalten.

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Warum sich Unternehmen für LumApps statt für eine Eigenentwicklung entscheiden

1. Schnellere Einführung – Sie vermeiden den langen und teuren Entwicklungszyklus einer Eigenentwicklung und starten Ihr Intranet schnell.
2. Niedrigere Total Cost of Ownership (TCO) – Keine versteckten Kosten für Serverwartung, Sicherheitspatches und laufende Entwicklung.
3. Automatische Updates und Innovation – Sie profitieren von kontinuierlichen Verbesserungen, die das Intranet modern und auf dem Stand neuer Arbeitstrends halten.
4. Skalierbarkeit und globale Reichweite – Unterstützt wachsende Organisationen mit Funktionen für viele Standorte, viele Sprachen und Mobile-First.
5. KI-gestützte Employee Experience – Mitarbeitende erhalten relevante Inhalte, personalisierte Empfehlungen und eine intelligente Suche.
6. Nahtlose Anpassung und Integration von Business-Apps – Anders als starre Intranets passt sich LumApps an die individuelle Struktur, die Workflows und die Anwendungen Ihres Unternehmens an.

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Fazit: Kaufen statt selbst entwickeln

Ein Unternehmensintranet sollte ein leistungsstarker, sich weiterentwickelnder Digital Workplacesein, keine statische Plattform mit ständigem manuellem Pflegeaufwand. Eine Eigenentwicklung bringt unnötige Komplexität, hohe Kosten und laufende Entwicklungsaufwände mit sich , die die meisten Organisationen nicht stemmen können. Mit LumApps können sich Unternehmen dagegen auf das Wesentliche konzentrieren: Mitarbeitende einbinden, Workflows vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern, ohne Aufwand für Wartung und Sicherheit.

Mit Sicherheit auf Enterprise-Niveau, tiefer Integration von Business-Tools, KI-gestützter Personalisierung und der Möglichkeit, individuelle Anwendungen einzubetten, ist LumApps die beste Intranet-Lösung auf dem Markt. Sie vereint die Flexibilität einer Eigenentwicklung mit der Zuverlässigkeit und Innovationskraft eines Branchenführers. Organisationen, die in ein skalierbares, Cloud-basiertes Intranet wie LumApps investieren, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil mit einer herausragenden Digital Workplace Experience. Das Ergebnis: zufriedenere Mitarbeitende und langfristiger Geschäftserfolg.

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Merkmale preisgekrönter Intranets

Intranet von Onelmerys – Funktionen für Change Management

Onelmerys ist ein weltweit führender Anbieter mineralbasierter Lösungen. Mit mehr als 16.000 Mitarbeitenden, 240 Standorten und 4,4 € Umsatz sind die Anforderungen an das Intranet komplex und ändern sich ständig. Deshalb musste LumApps eine Plattform entwickeln, die mitwächst und Change Management erleichtert. Das war besonders wichtig, denn Onelmerys erlebte in drei Jahren drei CEO-Wechsel, dazu eine globale Umstrukturierung und die digitale Transformation.

Das Intranet bewältigte diese Veränderungen dank mehrerer zentraler Komponenten.

• ‍Schrittweiser Rollout – Das Projekt startete mit einem Minimum Viable Product (MVP) als Basis für Early Adopters. So erkannte das Team Schwachstellen, bevor das Intranet im ganzen Unternehmen eingeführt wurde.‍
• Kommunikationskanäle – Das Intranet von Onelmerys schafft einen direkten Kommunikationskanal zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitenden. Bei großen Veränderungen wie CEO-Wechseln und Umstrukturierungen können Mitarbeitende hier Fragen stellen und Feedback geben.‍
• Schnelle Einführung – Change Management wird schwieriger, wenn sich Projekte ohne klare Erwartungen oder Deadlines hinziehen. Das Intranet von Onelmerys ging in knapp sechs Monaten live, inklusive MVP-Soft-Launch. Teammitglieder und Stakeholder blieben agil. Sie nutzten das Tool, um neue Herausforderungen zu meistern, statt sich mit der Einführung zu beschäftigen.

Auszeichnung: Imerys & IntraNET Reloaded: Praxisbeispiel

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‍Intranet von JetBlue – Markenidentität aufbauen

JetBlue steht für starkes Branding. In einer Branche, die für Kundenbeschwerden bekannt ist, ist JetBlue der lebenslustige Freund, der gerne feiert. Die Airline ist bekannt für außergewöhnliche Servicegesten und angenehme Flugerlebnisse.

Das Intranet musste zu diesem Image passen. MyJetBlue startete vor einigen Jahren. Natürlich spielte die Technik eine Rolle, doch herausragend sind die Funktionen für die Nutzenden. So können alle Mitarbeitenden (die „Crew Members“) per Klick auf den Button „That’s Fly“ ihre Wertschätzung für eine Story oder einen Beitrag zeigen. Das Intranet setzt auf ein verspieltes, fröhliches Konzept. Gleichzeitig bietet es hilfreiche Ressourcen und organisiert Informationen für mehr als 10.000 Mitarbeitende.

Ähnliches hat LumApps mit Japan Airlines erreicht. Die Airline beschäftigt mehr als 36.000 Mitarbeitende und musste eine zehn Jahre alte Kommunikations-Site modernisieren. Mit neuem Look-and-Feel spiegelt die Site nun die Marke wider. Außerdem bietet sie neue Funktionen wie eine leistungsstarke Suchmaschine und Inhalte auf Japanisch und Englisch.

Auszeichnung: Nielsen Norman Group – 2017 Intranet Design Annual Winner, WebAwards – Best Intranet Website – 2017

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Dänische Polizei – Kulturwandel annehmen

Ein weiteres preisgekröntes Beispiel stammt aus einem Bereich, der nicht für Kommunikationslösungen bekannt ist: dem öffentlichen Dienst. Die dänische Nationalpolizei ist eine komplexe Organisation mit vielen Stakeholdern und großen Mengen verteilter Inhalte. Zwei frühere Intranet-Lösungen hatten sich nicht durchgesetzt. Beim dritten Anlauf ging ein Kulturwandel mit der technischen Einführung einher. Ein aktiver Lenkungsausschuss mit Vertreter:innen aus IT, HR und Kommunikation machte dieses Engagement möglich.

Die Lösung wurde auf einen personalisierten News-Feed und eine Dokumentenbibliothek reduziert. Das steigerte die Akzeptanz und zeigt Nutzenden sofort den Mehrwert des Intranets. Danach wuchs die Kultur des Informationsaustauschs. Dank der intensiven Nutzung ließ sich das Intranet über Feedback-Zyklen und regelmäßige Reviews weiter verbessern.

Auszeichnung: The IntraTeam Danish Intranet Price – 2018

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Ist SharePoint ein Intranet-Portal?

Nicht ganz. SharePoint wurde ursprünglich nicht als reines Intranet konzipiert, sondern als System zur Dokumentenverwaltung und -ablage. Dank seiner starken Funktionen hat es sich jedoch für viele Unternehmen zu einem umfassenden Hub für den Austausch von Ressourcen entwickelt. Manche Unternehmen nutzen es durchaus als Intranet. Es ist aber womöglich nicht so anpassungsfähig und flexibel wie die Lösung von LumApps.

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Kann Microsoft SharePoint als Intranet genutzt werden?

Die kurze Antwort: Ja, absolut. SharePoint kann durchaus als Intranet dienen. Ihre Organisation kann dort Dokumente und Ressourcen speichern, teilen und verwalten. Sie können interne Websites, Kommunikations-Sites und Team-Sites erstellen. Unternehmen brauchen jedoch mehr als ein einfaches Intranet zum Speichern, Teilen und Verwalten von Dokumenten. Interne Websites können schwer zu verwalten sein, und jede Person kann ihren eigenen Bereich erstellen. Das erschwert die Verwaltung auf Ebene eines ganzen Unternehmens oder einer Abteilung.

LumApps vereint all diese Funktionen und noch mehr: Kompetenzentwicklung, Optimierung der Employee Experience, Wissensdatenbank, Lösungen für die interne Kommunikation (Instant Messaging, Spaces, individuelle Timelines …), Integrationen von Drittanbieter- und Business-Anwendungen sowie Websites für Unternehmen, Abteilungen und Teams. LumApps stellt die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Teams in den Mittelpunkt. Alles, was es für die beste Digital Workplace Experience braucht, damit alle einfach kommunizieren und arbeiten können.

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