Come creare la migliore intranet aziendale: la guida completa

Un sito intranet aziendale è molto più di uno strumento di comunicazione interna: è la voce della tua azienda. Una piattaforma intranet strategica rende il personale più efficiente, aiuta a ridurre il turnover e fa crescere il business.

Come si crea e si mantiene una intranet aziendale di successo? Con i passi e le soluzioni giuste, è più semplice di quanto pensi.

Un sito intranet aziendale è una rete privata e sicura che facilita la condivisione delle informazioni, la collaborazione sui progetti e una comunicazione efficace all'interno dell'organizzazione. Funziona da hub centrale e dà accesso a un'ampia gamma di risorse interne, come documenti importanti, notizie aziendali e strumenti di project management. Una buona intranet aziendale non solo semplifica i workflow, ma migliora anche in modo significativo l'architettura della intranet, così il personale naviga e usa queste risorse più facilmente. Supporta inoltre diversi sistemi di gestione dei contenuti come SharePoint, per mantenere ogni informazione ordinata e facile da trovare. Dalla configurazione iniziale al supporto continuo e alla gestione dei server, una intranet ben implementata è pensata per crescere con l'azienda e adattarsi alle sue nuove esigenze.

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Qual è lo scopo della intranet aziendale?

Una intranet aziendale serve a:

• Comunicare e condividere informazioni
• Collegare dipendenti, team e reparti
• Semplificare la collaborazione per aumentare la produttività
• Gestire documenti e conoscenza

È anche uno strumento di collaborazione interna che va oltre l'archivio di contenuti. È un luogo dove interagire, chattare con i colleghi, trovare risposte, scoprire cosa succede in azienda e sentirsi parte della cultura aziendale. Una intranet ben strutturata deve offrire anche una ricerca efficace, così i dipendenti trovano subito documenti, file o informazioni, ovunque siano archiviati.

Uno degli obiettivi principali di una intranet aziendale è offrire un'esperienza coerente a tutti gli utenti. Vale per tutti i reparti: se gestita bene, una intranet aziendale è un software che ha un impatto su tutti.

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Come creare e costruire una intranet? Best practice

Per costruire una intranet aziendale di successo serve un approccio strategico che risponda alle esigenze dei dipendenti e favorisca engagement, produttività e collaborazione. Una intranet ben progettata deve essere intuitiva, coinvolgente e allineata agli obiettivi di business e offrire un accesso fluido alle risorse essenziali. Ecco una guida completa per progettare e implementare una intranet che crei valore reale per la tua organizzazione.

1. Definisci lo scopo e gli obiettivi della tua intranet

Prima di creare una intranet, definisci con chiarezza i suoi obiettivi e le funzioni principali , così sarà allineata alle esigenze del business. Una intranet efficace deve risolvere problemi concreti sul lavoro e migliorare l'employee experience nel suo insieme.

Domande chiave da porsi:

• Quali problemi specifici risolverà la intranet? (ad es. migliorare la comunicazione interna, favorire la condivisione della conoscenza, semplificare i workflow)
• Chi sono gli utenti principali? (ad es. dipendenti in ufficio, lavoratori da remoto, personale sul campo, dirigenti)
• Quali funzionalità chiave servono? (ad es. gestione documentale, self-service HR, strumenti di chat, notizie aziendali, integrazioni con gli strumenti di collaborazione)

Best practice:

• Fai sondaggi o interviste ai dipendenti per capire esigenze e aspettative.
• Fissa obiettivi misurabili, come aumentare l'engagement dei dipendenti, ridurre il sovraccarico di email o migliorare la condivisione della conoscenza.

Uno scopo ben definito fa sì che la intranet diventi uno strumento essenziale e non una piattaforma poco usata.

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2. Scegli la piattaforma intranet giusta

La scelta della migliore piattaforma intranet dipende da dimensioni dell'azienda, settore, esigenze del personale e budget. La piattaforma deve essere scalabile, facile da usare e flessibile per adattarsi all'evoluzione delle esigenze sul lavoro.

Funzionalità chiave da cercare in una piattaforma intranet:

• Personalizzazione, per mostrare a ogni dipendente contenuti pertinenti in base a ruolo e sede.
• Integrazione fluida con gli strumenti esistenti, come Microsoft 365, Google Workspace, Slack e i sistemi HR.
• Accesso da mobile per i lavoratori da remoto e il personale sul campo.
• Funzionalità di collaborazione avanzate, tra cui co-editing dei documenti, messaggistica in tempo reale e spazi di lavoro per i team.

Best practice:

• Scegli una piattaforma con una navigazione intuitiva per favorire alti tassi di adozione.
• Punta su soluzioni cloud per una maggiore scalabilità e sicurezza.
• Assicurati che la intranet supporti il controllo degli accessi basato sui ruoli per proteggere i dati.

Una intranet deve essere più di un semplice sito interno: deve essere un digital workplace centralizzato che collega i dipendenti e migliora i workflow quotidiani.

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3. Progetta un'interfaccia coinvolgente e facile da usare

L'esperienza utente è decisiva per l'adozione della intranet. Una intranet progettata male, con un'interfaccia confusa o disordinata, scoraggia i dipendenti dall'usarla.

Elementi di design chiave:

• Una homepage pulita e gradevole, con una navigazione semplice.
• Dashboard personalizzate per ruoli e reparti diversi.
• Una ricerca intelligente basata sull'IA, per trovare subito documenti, policy e colleghi.
• Funzionalità social e interattive, come forum di discussione, programmi di riconoscimento e commenti.

Best practice:

• Mantieni un layout semplice e intuitivo per ridurre i tempi di apprendimento.
• Usa elementi del brand, come colori e loghi aziendali, per rendere la intranet familiare.
• Inserisci icone e menu di navigazione chiari per un accesso rapido agli strumenti essenziali.

Un'interfaccia ben progettata aumenta l'engagement e aiuta i dipendenti a trovare facilmente ciò che serve senza frustrazioni.

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4. Organizza i contenuti e la gestione della conoscenza

Una intranet ben strutturata abbatte i silos informativi e migliora la condivisione della conoscenza tra i team. I dipendenti devono poter accedere rapidamente a risorse, policy e procedure aziendali senza cercare in più sistemi.

Strategie chiave di gestione dei contenuti:

• Suddividi i contenuti per reparti, team e hub di conoscenza per mantenere le informazioni in ordine.
• Usa metadati, tag e filtri di ricerca per rendere i documenti più facili da trovare.
• Crea una knowledge base dedicata per FAQ, materiali di formazione e policy aziendali.
• Implementa controllo delle versioni e workflow di approvazione dei documenti così i dipendenti accedono sempre agli aggiornamenti più recenti.

Best practice:

• Crea un team di governance dei contenuti che aggiorni regolarmente le informazioni.
• Incoraggia i contenuti generati dai dipendenti per rendere la intranet una piattaforma dinamica di condivisione della conoscenza.
• Usa raccomandazioni basate sull'IA per suggerire contenuti pertinenti in base al comportamento degli utenti.

Una intranet che mette al centro la gestione della conoscenza dà ai dipendenti le informazioni giuste al momento giusto.

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5. Favorisci l'adozione e l'engagement dei dipendenti

Un problema comune delle intranet sono i bassi tassi di adozione , dovuti a scarsa consapevolezza, formazione insufficiente o contenuti poco rilevanti. Per avere successo, le organizzazioni devono definire una strategia di engagement che spinga i dipendenti a usare attivamente la piattaforma.

Strategie per favorire l'adozione:

• Organizza sessioni di formazione e programmi di onboarding per aiutare i dipendenti a orientarsi nella intranet.
• Introduci elementi di gamification, come badge di riconoscimento, classifiche e premi per l'engagement.
• Lancia campagne interne per mettere in evidenza nuove funzionalità, storie di successo e contributi dei dipendenti.
• Usa feed di contenuti personalizzati basati sull'IA, così i dipendenti ricevono aggiornamenti e suggerimenti pertinenti.

Best practice:

• Nomina degli intranet champion o ambasciatori di reparto per favorire l'adozione nei team.
• Raccogli feedback con sondaggi e analytics per migliorare continuamente la piattaforma.
• Aggiorna regolarmente contenuti e funzionalità per mantenere la intranet utile e coinvolgente.

Una intranet ben adottata migliora comunicazione, collaborazione e cultura aziendale , perché mantiene i dipendenti attivamente coinvolti.

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6. Ottimizza di continuo e raccogli feedback

Una intranet non è un progetto una tantum: richiede miglioramenti continui e aggiornamenti regolari basati sul feedback dei dipendenti e sull'evoluzione del business.

Strategie chiave di ottimizzazione:

• Monitora gli analytics per tenere traccia di livelli di engagement, argomenti più cercati e tassi di interazione con i contenuti.
• Raccogli il feedback dei dipendenti con sondaggi, poll e forum aperti.
• Individua i punti critici e migliora l'usabilità grazie agli insight degli utenti.
• Aggiorna e perfeziona la intranet ogni trimestre o ogni anno per integrare nuove tendenze e tecnologie.

Best practice:

• Affida a un team dedicato alla gestione della intranet la responsabilità di aggiornamenti e miglioramenti.
• Anticipa le nuove tendenze del mondo del lavoro, come l'automazione basata sull'IA, per migliorare l'esperienza della intranet.
• Assicura la collaborazione tra reparti per allineare la intranet agli obiettivi di HR, IT e business.

Una intranet ottimizzata di continuo resta pertinente, utile e allineata alle esigenze in evoluzione dell'azienda.

Una intranet ben progettata collega i dipendenti, semplifica i workflow e crea un digital workplace collaborativo. Seguendo questi passi e scegliendo una piattaforma intranet moderna e basata sull'IA come LumApps, le aziende possono costruire una intranet che migliora la comunicazione, aumenta l'engagement e sostiene il successo del business nel lungo periodo.

Le organizzazioni che investono in intranet facili da usare, integrate e centrate sui dipendenti creano un ambiente di lavoro in cui le persone si sentono informate, valorizzate e coinvolte. Il risultato: maggiore retention, produttività e soddisfazione sul lavoro.

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Qual è la piattaforma intranet più diffusa?

​Nel mondo delle piattaforme intranet, Microsoft SharePoint è da tempo un protagonista assoluto, con oltre 200 milioni di utenti nel 2020. La profonda integrazione con Microsoft 365 e le ampie possibilità di personalizzazione l'hanno resa la scelta preferita di molte organizzazioni.​

Il panorama delle intranet però è in continua evoluzione, e piattaforme come LumApps stanno ottenendo un riconoscimento importante. LumApps è stata nominata Leader nel Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q2 2024, a conferma del suo impegno per l'innovazione e la soddisfazione dei clienti. LumApps è stata inoltre riconosciuta da Gartner nel Magic Quadrant, a conferma della sua crescente importanza nel settore.​‍

Tra le altre piattaforme intranet di rilievo ci sono Simpplr, Unilye Workvivo, ognuna con funzionalità specifiche per migliorare l'engagement e la collaborazione dei dipendenti. La scelta di una piattaforma intranet dipende spesso dalle esigenze specifiche dell'organizzazione, dall'ecosistema tecnologico esistente e dall'esperienza utente desiderata.

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Quali vantaggi offre una intranet aziendale moderna?

In passato la intranet era solo un'altra app che le persone evitavano. Aveva fama di essere difficile da navigare, noiosa e piena di documenti inutili.

Perché allora un'azienda dovrebbe usare una intranet? Negli ultimi dieci anni il settore è diventato molto competitivo, e le intranet moderne sono cloud, eleganti, facili da usare e pratiche. La tecnologia intranet cresce in fretta e le funzionalità evolvono di continuo.

Per molte grandi aziende (e per aziende di ogni dimensione), la piattaforma intranet è il luogo dove i membri del team si aggiornano, trovano informazioni, condividono idee e socializzano. Queste intranet sono progetti chiave, con nomi che riflettono l'identità aziendale. Il nostro progetto intranet in LumApps si chiama “We”, in linea con la nostra missione e i nostri valori. Un'azienda automobilistica potrebbe chiamare la sua intranet “The Shop”.

Nel digital workplace di oggi, la intranet aziendale deve rispondere alle esigenze dei dipendenti. In altre parole, pensa ai dipendenti come a clienti e alla intranet come a un sito che vende il valore dell'azienda. Anche per questo le servono un nome e un brand.

Una volta scelto un nome adatto e convincente, è il momento di pensare ai vantaggi. Le intranet moderne si integrano con gli strumenti che i dipendenti già usano, come Google Workspace, Microsoft 365, SharePoint e Slack, e aiutano a mantenere alta la produttività.

• ‍Comunicazione – un modo per entrare in contatto con i colleghi in tempo reale.‍
• Informazione – informazioni sempre aggiornate sulle attività dell'azienda.‍
• Collaborazione – lavorare insieme per raggiungere gli stessi obiettivi.‍
• Engagement – una fonte di informazioni personalizzate, interessanti e utili.‍
• Conoscenza – una knowledge base aggiornata da condividere e gestire.‍
• Produttività – i dipendenti coinvolti sono più produttivi e più soddisfatti.‍
• Organizzazione – un'unica risorsa per archiviare documenti e informazioni.‍
• Connettività – una rete e una directory dei dipendenti globali e affidabili.‍
• Cultura aziendale – costruire valori condivisi attraverso trasparenza e comunicazione.‍
• Employee advocacy – aumentare notorietà e fiducia nel brand attraverso i social media.‍
• Mobilità – permettere ai dipendenti di connettersi ovunque si trovino, anche a chi non ha un computer o una scrivania.

Questi vantaggi si misurano attraverso casi di studio e testimonianze, e contribuiscono tutti allo scopo della intranet.

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Quali funzionalità deve avere una intranet aziendale moderna?

Le soluzioni intranet aziendali sono uniche e su misura per le esigenze specifiche di ogni azienda. Devono integrarsi con gli obiettivi aziendali ed essere il punto di riferimento per tutta l'organizzazione. Le migliori intranet aziendali si progettano attorno alle funzionalità chiave che favoriscono la produttività.

Le funzionalità della intranet aziendale moderna da considerare:

1. Integrazioni

Fai un elenco delle app esistenti indispensabili per il lavoro, come Google Workspace, Microsoft 365, SharePoint, Zendesk, Slack e così via. Valuta piattaforme intranet che offrono integrazioni native con questi strumenti. Così i dipendenti portano avanti i processi di lavoro mantenendo (o migliorando) l'efficienza. Inoltre, una intranet con un accesso unico e fluido permette al personale di passare da uno strumento all'altro senza interrompere il flusso di lavoro.

2. Basata sul cloud

I dipendenti devono poter accedere alla intranet ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Che lavorino da remoto o sul campo, un accesso rapido e affidabile è essenziale. Questo aiuta anche le organizzazioni globali: il personale resta connesso nonostante fusi orari e distanze, grazie a un'infrastruttura server solida.

3. App mobile

Le funzionalità mobile favoriscono l'engagement, perché gli utenti accedono alla intranet da dove passano più tempo: il telefono. Con l'accesso da mobile i dipendenti possono socializzare, inoltrare informazioni e interagire con i colleghi in tutta comodità.

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4. Personalizzabile

Una intranet può essere costruita sulle esigenze specifiche di un'azienda. Un'azienda automobilistica avrà requisiti diversi da un'azienda retail, e le soluzioni intranet devono offrire funzionalità flessibili per adattarsi. È fondamentale anche che la intranet includa funzionalità di accessibilità, per inclusività ed efficienza. E deve sapersi adattare ai cambiamenti e alla crescita del business.

5. Analytics

Un passaggio decisivo è analizzare le metriche di engagement della intranet, come visualizzazioni, condivisioni, like e post.

6. Creazione di contenuti

Crea la strategia dei contenuti della tua intranet con le funzionalità di comunicazione interna, come news feed, blog, annunci, chat e contenuti multimediali. Aggiungi strumenti di collaborazione sui contenuti, come la condivisione dei documenti e il riuso dei contenuti per una maggiore visibilità.

7. Condivisione e gestione della conoscenza

La intranet deve essere una risorsa preziosa, con informazioni facili da trovare che aiutano i dipendenti a lavorare bene. Dai modelli di lettera alle informazioni sui prodotti fino ai manuali tecnici, la capacità organizzativa di una intranet non ha limiti. E una best practice chiave per questa funzionalità è mantenere tutti i file aggiornati.

8. Social

Un luogo virtuale dove incontrarsi per condividere idee e informazioni utili, fare networking e collaborare. Le intranet con funzionalità social di livello consumer migliorano il lavoro di squadra, creano veri ambasciatori del brand e costruiscono community.

9. Contenuti multimediali

Video, grafiche e file multimediali migliorano l'employee experience grazie a più engagement e formazione. Le informazioni visive si ricordano meglio dei lunghi report testuali sulla intranet.

10. Accesso esterno (extranet)

Alcune intranet danno a clienti, fornitori, partner commerciali o al pubblico l'accesso esterno ad alcune sezioni, per semplificare comunicazione e processi di business. Per esempio per fare prenotazioni, condividere file, accedere a contenuti media, effettuare pagamenti o seguire corsi di formazione.

11. Sicurezza

Il massimo livello di sicurezza è essenziale per una intranet, perché contiene informazioni aziendali sensibili e riservate. I protocolli di sicurezza devono garantire l'accesso alle persone giuste e proteggere adeguatamente i dati su tutti i server.

È importante considerare non solo le funzionalità di base di una intranet, ma anche quelle che la rendono più di una piattaforma per diffondere informazioni.

→ Leggi anche: Scopri le 30 funzionalità essenziali che la tua intranet deve avere.

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Scegli il miglior software intranet aziendale

Una soluzione intranet all-in-one è la piattaforma ideale per la maggior parte delle aziende. Riunisce tutto in un unico posto, così è più facile da usare e gestire. I colleghi di tutto il mondo possono comunicare e collaborare in modo efficiente in un ambiente web.

In generale, un software intranet deve essere flessibile e potente. Una piattaforma intranet, cioè, è molte cose insieme:

• Una piattaforma di comunicazione interna per creare consapevolezza, migliorare il networking interno, fare reporting e costruire relazioni.
• Una piattaforma di collaborazione dove le persone condividono competenze e idee.
• Una piattaforma di engagement dei dipendenti per creare una cultura aziendale forte.
• Una piattaforma di knowledge management che dà voce agli esperti interni e favorisce la condivisione della conoscenza e l'apprendimento.
• Un unico punto di accesso che apre le porte a un digital workplace solido e collaborativo.

Quando valuti diverse piattaforme intranet, ci sono alcuni passaggi e aspetti chiave da considerare.

• ‍In linea con i tuoi obiettivi di business – Obiettivi a breve e lungo termine. Come si inserisce la intranet nella strategia aziendale? Qual è la migliore struttura della intranet per facilitare le attività e rispondere alle esigenze dell'azienda?‍
• Migliora le attività di business – Valuta l'impatto della piattaforma sul lavoro quotidiano dei dipendenti. La troveranno facile da usare? Gli piacerà usarla? La strategia di adozione incide su queste domande.‍
• Offre varie integrazioni e funzionalità – Come già detto, l'integrazione con altre piattaforme è un grande vantaggio. Anche funzionalità come contenuti multimediali, news feed personalizzato e directory dei dipendenti sono fondamentali per l'employee experience.‍
• Rispetta il tuo budget – Qual è il ritorno sull'investimento (ROI) ottimale che cerca la tua azienda? A che punto è la tua trasformazione digitale? Un digital workplace richiede tempo e risorse in linea con il budget. Le piattaforme intranet di base, pensate come soluzioni rapide, possono essere molto limitanti e poco flessibili.

Esistono soluzioni intranet ‘pronte all'uso’, ma possono essere molto limitanti e offrire poca flessibilità o supporto.

Una soluzione di comunicazione su misura può evolvere e migliorare con la crescita del tuo business. Deve rispecchiare cultura e valori aziendali creando un'esperienza, e non essere solo una bacheca in un angolo che nessuno guarda. Ogni strumento di lavoro deve funzionare sia in autonomia sia in armonia con gli altri, per offrire agli utenti l'esperienza più pertinente e sostenere il buon andamento del business. Deve rispecchiare cultura e valori aziendali creando un'esperienza, e non essere solo una bacheca digitale. Una intranet deve semplificare la vita a tutti. Deve aiutare i dipendenti a lavorare meglio e a comunicare tra loro in tempo reale. Per questo scegliere il software intranet giusto fin dall'inizio è fondamentale.

→ Leggi anche: Intranet personas: guida pratica e vantaggi

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Scegli il nome e il design della intranet

Perché nome e design di una intranet sono importanti? I nomi delle intranet aziendali , come il loro design, sono una questione di branding. Come il tuo sito web deve essere accattivante, così deve esserlo la tua intranet. Deve essere moderna, gradevole e riflettere l'immagine dell'azienda.

Il design della intranet deve esprimere i tuoi valori e obiettivi. La tua è un'agenzia di marketing scanzonata o uno studio legale serio? Quando decidi design e nome, pensa a come vuoi presentare l'azienda ai dipendenti.

Cosa rende efficace il nome di una intranet? Deve essere qualcosa in cui le persone si riconoscono e che usano spesso. Scegli un nome breve e semplice, così resta in mente. Un metodo comune è scegliere il nome con un sondaggio.

Chiedi al personale di proporre nomi creativi. Poi restringi la scelta a 3 o 4 opzioni e organizza una votazione in tutta l'azienda. Metti in palio un premio per chi propone il nome vincente. Coinvolgere i dipendenti in questo processo è il primo passo verso l'adozione e il successo della intranet.

Poi il design della intranet deve essere attraente e gradevole. Ecco qualche idea per definirlo:

• Analizza il brand aziendale e come applicarlo alla intranet.
• Lasciati ispirare da esempi creativi.
• Scegli colori e forme semplici e piacevoli alla vista.
• Lavora con il tuo fornitore intranet per creare un design che ispiri.

Progettare una intranet è diverso dal progettare un sito web: si tratta di fornire informazioni, non di vendere un prodotto. Potrebbe servire uno sguardo nuovo sul design. I fornitori di soluzioni intranet possono aiutarti con esempi e indicazioni su cosa funziona e cosa no. Quando hai i primi mock-up, coinvolgi gli utenti e raccogli il loro feedback.

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Costruisci la tua strategia intranet

Una volta definiti nome, design e fornitore, è il momento di stabilire una strategia di rilascio. Il progetto intranet comporta scadenze, molti elementi in movimento e tante persone coinvolte.

La tua strategia deve includere:

• ‍Creazione delle pagine – Quante pagine serviranno, o quante vanno migrate? Quali elementi devono contenere?
• ‍Modelli di pagina – Prepara una serie di modelli per la intranet: pagine, articoli, newsletter e così via, disponibili dal momento del lancio.
• ‍Governance – Chi è responsabile di ogni sezione e community?
• ‍Contenuti – Quali contenuti offrirà la intranet (notizie, posizioni aperte, nuovi assunti, eventi, profili, formazione e così via)? Come saranno organizzati? Chi li gestirà e aggiornerà?
• ‍Documenti – Oltre ai contenuti generali, quali documenti specifici includere, come policy aziendali, moduli, documenti di pianificazione, roadmap e così via.
• ‍Sondaggi – Prepara in anticipo sondaggi per misurare la soddisfazione dei dipendenti e l'adozione della intranet.
• ‍Accesso dei dipendenti – Crea un database degli accessi che indichi chi deve accedere a quali parti della intranet. Va aggiornato regolarmente per evitare falle di sicurezza (per esempio quando qualcuno lascia l'azienda).

Un piano di marketing interno efficace fa sì che, appena la intranet viene lanciata, gli utenti non vedano l'ora di usarla. Crea attesa. Trova spunti per coinvolgere gli utenti fin dall'inizio. Proponi concorsi, premi o un evento di lancio per festeggiare. Resta attivo e vicino ai tuoi utenti attraverso la intranet. Definisci obiettivi e traguardi, poi monitora i progressi.

→ Leggi anche: Come aumentare l'engagement sulla intranet: idee, strategie e strumenti

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Costruire la tua intranet da zero vale la fatica?

Molte organizzazioni si chiedono se costruire una intranet su misura da zero o acquistare una soluzione collaudata e scalabile. Sviluppare una intranet internamente può sembrare interessante per chi vuole il pieno controllo su funzionalità e branding. In realtà, le intranet su misura comportano svantaggi importanti, costi a lungo termine e difficoltà operative. Mantenere una intranet performante non è un progetto una tantum: richiede aggiornamenti costanti, monitoraggio della sicurezza, integrazioni e miglioramenti dell'esperienza utente.

Creare una intranet da zero richiede risorse considerevoli, sia in tempo di sviluppo sia in supporto IT continuo. Le aziende devono progettare, sviluppare e testare la piattaforma, garantendo che resti sicura, facile da usare e scalabile. Dopo la prima versione, la manutenzione è un peso costante: aggiornare il sistema con le nuove tecnologie, gestire le patch di sicurezza e mantenere funzionanti le integrazioni con gli altri strumenti aziendali. La mancanza di risorse dedicate può portare rapidamente a una intranet obsoleta e poco usata, che manca il suo scopo principale: migliorare comunicazione e collaborazione.

Inoltre, man mano che le organizzazioni crescono ed evolvono, aumenta il bisogno di nuove funzionalità, integrazioni ed esperienze personalizzate per i dipendenti . Con una intranet su misura, aggiungere nuove funzionalità può richiedere molto tempo e denaro, e spesso servono team di sviluppo dedicati anche per piccole modifiche. Senza personalizzazione basata sull'IA, UX moderna o integrazione fluida con gli strumenti di business, molte intranet fatte in casa diventano presto obsolete. Al contrario, acquistare una intranet solida e di livello enterprise garantisce l'accesso alle ultime innovazioni senza il peso di continui risviluppi.

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LumApps: il miglior compromesso tra personalizzazione ed efficienza

Per le organizzazioni che cercano flessibilità, scalabilità e innovazione senza i rischi e i costi di una intranet costruita da zero, LumApps si distingue come la soluzione ideale. Pensata come un digital workplace intelligente e completamente integrato, LumApps offre tutti i vantaggi di una intranet personalizzabile, senza la complessità di sviluppo e manutenzione.

A differenza delle soluzioni preconfezionate e rigide, LumApps offre ampie possibilità di personalizzazionee permette alle aziende di adattare esperienza, branding e integrazioni alle proprie esigenze specifiche. La sua architettura modulare e la personalizzazione basata sull'IA fanno sì che i dipendenti ricevano contenuti, risorse e comunicazioni pertinenti in base a ruolo e interessi. Le organizzazioni possono adattare ed evolvere la propria intranet senza sforzo, senza dipendere da costosi cicli di sviluppo.

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Integrazione fluida con le app aziendali, comprese quelle personalizzate

Uno dei maggiori vantaggi di LumApps è la sua profonda integrazione con le applicazioni aziendali più diffuse: i dipendenti accedono a tutti gli strumenti essenziali da un'unica piattaforma. Che la tua azienda usi Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, Workday o altre soluzioni enterprise, LumApps si collega a queste applicazioni in modo fluido, abbattendo i silos e migliorando la produttività di tutti i team.

Oltre alle integrazioni standard, LumApps supporta applicazioni sviluppate su misura per la tua organizzazione. Le aziende possono integrare app aziendali interne, dashboard e workflow direttamente nella piattaforma, facendo di LumApps un vero hub per il lavoro digitale. Che ti servano portali HR personalizzati, dashboard di analisi, sistemi di ticketing interni o strumenti specifici di settore, LumApps ti offre la flessibilità per integrarli e gestirli senza fatica.

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Perché le aziende scelgono LumApps invece di una intranet su misura

1. Rilascio più rapido – Evita il lungo e costoso ciclo di sviluppo da zero e permette di lanciare la intranet in tempi brevi.
2. Costo totale di proprietà (TCO) più basso – Elimina i costi nascosti di manutenzione dei server, patch di sicurezza e sviluppo continuo.
3. Aggiornamenti automatici e innovazione – Offre miglioramenti continui, per mantenere la intranet moderna e allineata alle nuove tendenze del lavoro.
4. Scalabilità e copertura globale – Supporta le organizzazioni in crescita con funzionalità multi-sede, multilingua e mobile-first.
5. Employee experience basata sull'IA – I dipendenti ricevono contenuti pertinenti, suggerimenti personalizzati e funzioni di ricerca intelligenti.
6. Personalizzazione fluida e integrazione con le app aziendali – A differenza delle intranet rigide, LumApps si adatta a struttura, workflow e applicazioni specifici della tua azienda.

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Il verdetto: acquista, non costruire

Una intranet aziendale deve essere un digital workplace potente e in continua evoluzione, non una piattaforma statica che richiede manutenzione manuale costante. Costruire una intranet da zero introduce complessità inutili, costi elevati e continue difficoltà di sviluppo che la maggior parte delle organizzazioni non può sostenere. Scegliere invece LumApps permette alle aziende di concentrarsi su ciò che conta davvero (coinvolgere i dipendenti, semplificare i workflow e migliorare la collaborazione) senza il peso della manutenzione e dei problemi di sicurezza.

Grazie a sicurezza di livello enterprise, integrazioni profonde con gli strumenti di business, personalizzazione basata sull'IA e possibilità di integrare applicazioni personalizzate, LumApps è la migliore soluzione intranet sul mercato: unisce la flessibilità di una piattaforma su misura all'affidabilità e all'innovazione di un leader di settore. Le organizzazioni che investono in una intranet cloud e scalabile come LumApps ottengono un vantaggio competitivo nell'offrire una digital workplace experience eccezionale, con una maggiore soddisfazione dei dipendenti e un successo duraturo per il business.

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Le caratteristiche delle intranet premiate

Onelmerys Intranet System – Funzionalità di change management

Onelmerys è un fornitore leader a livello mondiale di soluzioni a base minerale. Con oltre 16.000 dipendenti, 240 sedi e un fatturato di 4,4 €, le esigenze della sua intranet sono complesse e in continuo cambiamento. Per questo era fondamentale che LumApps sviluppasse una piattaforma capace di evolvere e di facilitare il change management. Era ancora più importante perché Onelmerys ha cambiato tre CEO in tre anni, affrontando nel frattempo una ristrutturazione globale e la trasformazione digitale.

La sua intranet ha retto questi cambiamenti grazie ad alcuni elementi chiave.

• ‍Rollout progressivo – Il progetto è partito con un minimum viable product (MVP) che includeva una base per gli early adopter. Così il team ha potuto individuare i punti critici prima di estendere il lancio a tutta l'azienda.‍
• Canali di comunicazione – La intranet di Onelmerys crea un canale di comunicazione diretto tra il top management e il personale. Nei grandi cambiamenti, come il cambio di CEO e la ristrutturazione, questo canale dà al personale la possibilità di fare domande e dare feedback.‍
• Rilascio rapido – Il change management è più difficile quando i progetti si trascinano senza aspettative o scadenze chiare. La intranet di Onelmerys è stata lanciata in poco meno di sei mesi, compreso il soft launch dell'MVP. Team e stakeholder sono rimasti agili e hanno usato lo strumento per affrontare nuove sfide, invece di concentrarsi sul processo di implementazione.

Premio: Imerys & IntraNET Reloaded: la storia di successo del cliente

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‍Intranet di JetBlue – Costruire l'identità del brand

JetBlue è sinonimo di branding. In un settore noto per i reclami dei clienti, è l'amico simpatico che ama fare festa. È famosa per gesti di customer service sopra le righe e voli piacevoli.

La sua intranet doveva riflettere questo spirito. MyJetBlue è stata lanciata diversi anni fa. Gli aspetti tecnici contano, ma sono le funzionalità pensate per gli utenti a fare la differenza. Per esempio, tutto il personale (i Crew Members) può apprezzare una storia o un post cliccando sul pulsante “That’s Fly”. La intranet è costruita attorno a un tema divertente e giocoso. Allo stesso tempo, offre risorse utili e organizza le informazioni per oltre 10.000 dipendenti.

LumApps ha realizzato qualcosa di simile con Japan Airlines. La compagnia ha oltre 36.000 dipendenti e doveva modernizzare un sito di comunicazione vecchio di dieci anni. Il nuovo look and feel ha allineato il sito al brand. Sono arrivate anche nuove funzionalità, come un motore di ricerca potente e contenuti sia in giapponese sia in inglese.

Premio: Nielsen Norman Group – 2017 Intranet Design Annual Winner, WebAwards – Best Intranet Website – 2017

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Polizia danese – Abbracciare il cambiamento culturale

Un altro esempio premiato arriva da un settore non noto per le sue soluzioni di comunicazione: il servizio pubblico. La Polizia nazionale danese ha una struttura complessa, con molti stakeholder e una grande quantità di contenuti distribuiti. Due intranet precedenti non erano riuscite a prendere piede. Al terzo tentativo, l'implementazione tecnica è andata di pari passo con un cambiamento culturale. Un comitato direttivo attivo, con rappresentanti di IT, HR e comunicazione, ha reso possibile questo impegno.

La soluzione è stata semplificata in un news feed personalizzato e una libreria di documenti. Questo ha aumentato l'adozione e aiuta gli utenti a capire subito il valore della intranet. Poi la cultura della condivisione delle informazioni è cresciuta. L'ampio utilizzo ha permesso di migliorare la intranet con cicli di feedback e revisioni regolari.

Premio: The IntraTeam Danish Intranet Price – 2018

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SharePoint è un portale intranet?

Non esattamente. SharePoint non è nato solo come intranet: è stato sviluppato come sistema di gestione e archiviazione dei documenti. Le sue funzionalità solide gli hanno poi permesso di evolvere in un hub completo per la condivisione delle risorse in molte grandi aziende. Alcune aziende lo usano di certo come intranet, ma potrebbe non essere adattabile e flessibile quanto la soluzione di LumApps.

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Microsoft SharePoint si può usare come intranet?

La risposta breve è sì, assolutamente. SharePoint può funzionare come intranet: offre una piattaforma dove la tua organizzazione può archiviare, condividere e gestire documenti e risorse. Permette di creare siti interni, siti di comunicazione e siti di team. Ma alle aziende serve più di una semplice intranet per archiviare, condividere e gestire documenti. Un sito interno può essere difficile da gestire, e ognuno può creare il proprio spazio: così diventa più complesso governarlo su scala aziendale o di reparto.

LumApps riunisce tutte queste funzionalità, insieme ad altre dedicate allo sviluppo delle competenze, all'ottimizzazione dell'employee experience, alla knowledge base, alla comunicazione interna (messaggistica istantanea, spazi, timeline personalizzate...), alle integrazioni con applicazioni di terze parti e aziendali, ai siti aziendali, di reparto e di team... LumApps mette al centro le esigenze dei dipendenti e dei team. Tutti gli elementi migliori per offrire la migliore esperienza di digital workplace e permettere a tutti di comunicare e lavorare con facilità.

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