Cómo crear la mejor intranet corporativa: la guía completa

Una intranet corporativa es mucho más que una herramienta de comunicación interna. Es la voz de tu empresa. Una plataforma de intranet estratégica impulsa la eficiencia de tus equipos y es clave para reducir la rotación de personal, lo que hace avanzar el negocio.

Entonces, ¿cómo se crea y se mantiene una intranet de éxito? Con los pasos y las soluciones adecuadas, es más fácil de lo que crees.

Una intranet corporativa es una red privada y segura que facilita compartir información, colaborar en proyectos y comunicarse con eficacia dentro de una organización. Funciona como un punto central que da acceso a una amplia variedad de recursos internos: documentos importantes, noticias de la empresa y herramientas de gestión de proyectos. Una buena intranet no solo agiliza los flujos de trabajo, sino que también mejora mucho la arquitectura de la intranet corporativa, para que tus equipos naveguen y usen estos recursos con facilidad. Además, se integra con distintos sistemas de gestión de contenidos como SharePoint, para que toda la información esté bien organizada y sea fácil de encontrar. Desde la configuración inicial hasta el soporte continuo y la gestión de servidores, una intranet bien implantada está pensada para crecer con la empresa y adaptarse a sus nuevas necesidades.

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¿Para qué sirve una intranet corporativa?

Una intranet corporativa sirve para:

• Comunicar y compartir información
• Conectar empleados, equipos y departamentos
• Simplificar la colaboración para ganar productividad
• Gestionar documentos y conocimiento

Además, es una herramienta de colaboración interna que va más allá de ser un repositorio de contenidos. Es un lugar para interactuar, chatear con compañeros, encontrar respuestas, saber qué pasa en la empresa y formar parte de su cultura. Una intranet bien estructurada también debe incluir un buscador potente, para que tus empleados encuentren rápido los documentos, archivos o datos que necesitan, estén donde estén dentro de la intranet.

Uno de los objetivos clave de una intranet corporativa es ofrecer una experiencia coherente a todos los usuarios. Esto vale para todos los departamentos, porque una intranet bien gestionada es el tipo de software que impacta en todo el mundo.

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¿Cómo crear y desarrollar una intranet? Buenas prácticas

Crear una intranet corporativa de éxito exige un enfoque estratégico para que responda a las necesidades de los empleados e impulse el compromiso, la productividad y la colaboración. Una intranet bien diseñada debe ser intuitiva, atractiva y alineada con los objetivos del negocio , y ofrecer un acceso fluido a los recursos esenciales. A continuación encontrarás una guía completa para diseñar e implantar una intranet que aporte valor real a tu organización.

1. Define el propósito y los objetivos de tu intranet

Antes de crear una intranet, define con claridad sus objetivos y funciones clave para que encaje con las necesidades del negocio. Una intranet eficaz debe resolver retos concretos del día a día y mejorar la experiencia del empleado en su conjunto.

Preguntas clave que debes plantearte:

• ¿Qué problemas concretos resolverá la intranet? (p. ej., mejorar la comunicación interna, fomentar el intercambio de conocimiento, agilizar los flujos de trabajo)
• ¿Quiénes son los usuarios principales? (p. ej., empleados de oficina, trabajadores en remoto, empleados operativos, directivos)
• ¿Qué funcionalidades clave necesitas? (p. ej., gestión documental, autoservicio de RR. HH., herramientas de chat, noticias de la empresa, integraciones con herramientas de colaboración)

Buenas prácticas:

• Haz encuestas o entrevistas a tus empleados para entender sus necesidades y expectativas.
• Fija objetivos medibles, como aumentar el compromiso de los empleados, reducir la sobrecarga de correos o mejorar el intercambio de conocimiento.

Un propósito bien definido hace que la intranet se convierta en una herramienta imprescindible y no en una plataforma infrautilizada.

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2. Elige la plataforma de intranet adecuada

La mejor plataforma de intranet depende del tamaño de la empresa, el sector, las necesidades de la plantilla y el presupuesto. La plataforma debe ser escalable, fácil de usar y lo bastante flexible para adaptarse a los cambios en el trabajo.

Funcionalidades clave que debes buscar en una plataforma de intranet:

• Personalización, para que cada empleado vea el contenido relevante según su puesto y su ubicación.
• Integración fluida con las herramientas que ya usas, como Microsoft 365, Google Workspace, Slack y los sistemas de RR. HH.
• Acceso móvil para los empleados en remoto y los empleados operativos.
• Funciones de colaboración avanzadas, como la coedición de documentos, la mensajería en tiempo real y los espacios de trabajo por equipo.

Buenas prácticas:

• Elige una plataforma con una navegación intuitiva para favorecer una alta adopción.
• Apuesta por soluciones en la nube para ganar escalabilidad y seguridad.
• Asegúrate de que la intranet permita un control de acceso basado en roles para proteger los datos.

Una intranet debe ser mucho más que una web interna: debe funcionar como un digital workplace centralizado que conecta a los empleados y mejora su trabajo diario.

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3. Diseña una interfaz atractiva y fácil de usar

La experiencia de usuario es clave para la adopción. Una intranet mal diseñada, con una interfaz recargada o confusa, hará que tus empleados no quieran usarla.

Elementos de diseño clave:

• Una página de inicio limpia, visualmente atractiva y fácil de navegar.
• Paneles personalizados según los distintos puestos y departamentos.
• Un buscador inteligente con IA para encontrar rápido documentos, políticas y compañeros.
• Funciones sociales e interactivas, como foros de debate, programas de reconocimiento y comentarios.

Buenas prácticas:

• Mantén un diseño sencillo e intuitivo para acortar la curva de aprendizaje.
• Usa elementos de tu marca, como los colores y el logotipo de la empresa, para que la intranet resulte familiar.
• Incluye iconos y menús de navegación sencillos para acceder rápido a las herramientas esenciales.

Una interfaz bien diseñada impulsa el compromiso y permite a los empleados encontrar lo que necesitan sin frustraciones.

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4. Organiza el contenido y la gestión del conocimiento

Una intranet bien estructurada ayuda a romper los silos de información y mejora el intercambio de conocimiento entre equipos. Tus empleados deben poder acceder rápido a los recursos, políticas y procedimientos de la empresa sin buscar en varios sistemas.

Estrategias clave de gestión de contenidos:

• Clasifica el contenido por departamentos, equipos y centros de conocimiento para mantener la información ordenada.
• Usa metadatos, etiquetas y filtros de búsqueda para que los documentos sean más fáciles de encontrar.
• Crea una base de conocimiento específica para preguntas frecuentes, materiales de formación y políticas de la empresa.
• Implanta control de versiones y flujos de aprobación de documentos para que tus empleados accedan siempre a la última versión.

Buenas prácticas:

• Crea un equipo de gobernanza de contenidos que mantenga y actualice la información con regularidad.
• Fomenta el contenido creado por los empleados para que la intranet sea una plataforma viva de intercambio de conocimiento.
• Usa recomendaciones con IA para sugerir contenido relevante según el comportamiento de cada usuario.

Una intranet que prioriza la gestión del conocimiento da a los empleados la información adecuada en el momento adecuado.

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5. Impulsa la adopción y el compromiso de los empleados

Un reto habitual de las intranets es su baja adopción , por falta de conocimiento, de formación o de relevancia. Para tener éxito, las organizaciones deben crear una estrategia de engagement que anime a los empleados a usar la plataforma de forma activa.

Estrategias para impulsar la adopción:

• Ofrece sesiones de formación y programas de onboarding para ayudar a los empleados a moverse por la intranet.
• Incorpora elementos de gamificación, como insignias de reconocimiento, clasificaciones y recompensas por participación.
• Lanza campañas internas para destacar nuevas funcionalidades, casos de éxito y aportaciones de los empleados.
• Usa feeds de contenido personalizados con IA para que cada empleado reciba novedades y recomendaciones relevantes.

Buenas prácticas:

• Nombra embajadores de la intranet o referentes por departamento para impulsar la adopción en los equipos.
• Recoge feedback mediante encuestas y analíticas para mejorar la plataforma de forma continua.
• Actualiza el contenido y las funcionalidades con regularidad para que la intranet siga siendo atractiva y útil.

Una intranet bien adoptada mejora la comunicación, la colaboración y la cultura corporativa porque mantiene a los empleados implicados.

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6. Optimiza de forma continua y recoge feedback

Una intranet no es un proyecto puntual: requiere mejora continua y actualizaciones periódicas según el feedback de los empleados y la evolución del negocio.

Estrategias clave de optimización:

• Analiza los datos para seguir los niveles de engagement, los temas más buscados y la interacción con el contenido.
• Recoge la opinión de los empleados con encuestas, sondeos y foros abiertos.
• Detecta los puntos de fricción y mejora la usabilidad a partir de lo que te dicen los usuarios.
• Actualiza y perfecciona la intranet cada trimestre o cada año para incorporar nuevas tendencias y tecnologías.

Buenas prácticas:

• Asigna un equipo específico de gestión de la intranet responsable de las actualizaciones y mejoras.
• Anticípate a las nuevas tendencias del entorno laboral, como la automatización con IA, para mejorar la experiencia de la intranet.
• Garantiza la colaboración entre departamentos para alinear la intranet con los objetivos de RR. HH., IT y negocio.

Una intranet que se optimiza de forma continua sigue siendo relevante, valiosa y alineada con la evolución de la empresa.

Una intranet bien diseñada conecta a los empleados, agiliza los flujos de trabajo y fomenta un digital workplace colaborativo. Si sigues estos pasos y te apoyas en una plataforma de intranet moderna con IA como LumApps, podrás crear una intranet que mejora la comunicación, impulsa el compromiso y sostiene el éxito del negocio a largo plazo.

Las organizaciones que apuestan por intranets fáciles de usar, integradas y centradas en el empleado crean un entorno en el que las personas se sienten informadas, capacitadas e implicadas. El resultado: más retención, más productividad y más satisfacción en el trabajo.

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¿Cuál es la plataforma de intranet más popular?

​En el mundo de las plataformas de intranet, Microsoft SharePoint ha sido durante mucho tiempo un actor dominante, con más de 200 millones de usuarios en 2020. Su integración profunda con Microsoft 365 y sus amplias opciones de personalización la han convertido en la opción preferida de muchas organizaciones.​

Sin embargo, el panorama de las intranets no deja de evolucionar, y plataformas como LumApps están ganando un reconocimiento importante. LumApps ha sido reconocida como Leader in the Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q2 2024, lo que pone de relieve su apuesta por la innovación y la satisfacción del cliente. Además, LumApps ha sido reconocida por Gartner en el Magic Quadrant, lo que confirma su creciente peso en el sector. ​‍

Otras plataformas de intranet destacadas son Simpplr, Unilyy Workvivo, cada una con funcionalidades propias para impulsar el compromiso y la colaboración de los empleados. La elección de una plataforma de intranet suele depender de las necesidades concretas de cada organización, de su ecosistema tecnológico y de la experiencia de usuario que busca.

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¿Qué ventajas ofrece una intranet corporativa moderna?

Antes, la intranet era una aplicación más que la gente evitaba. Tenía fama de ser difícil de usar, aburrida y llena de documentos que no necesitabas.

Entonces, ¿por qué una empresa debería usar una intranet hoy? El mercado se ha vuelto muy competitivo en la última década, y las intranets modernas están en la nube y son elegantes, fáciles de usar y prácticas. La tecnología de intranet avanza rápido y sus capacidades no paran de evolucionar.

Para muchas grandes empresas (y para empresas de todos los tamaños), la intranet es el lugar donde los equipos se ponen al día, encuentran información, comparten ideas y socializan. Estas intranets son proyectos clave con nombres que reflejan la identidad de la empresa. En LumApps, nuestra intranet se llama “We”, en línea con nuestra misión y nuestros valores. Una empresa del sector de automoción podría llamar a la suya “The Shop”.

En el digital workplace actual, la intranet corporativa debe responder a las necesidades de los empleados. Dicho de otro modo: piensa en tus empleados como clientes y en la intranet como una web que vende el valor de la empresa. Es otra razón clave para darle un nombre y una marca.

Una vez elegido un nombre adecuado y atractivo, toca pensar en las ventajas. Las intranets modernas se integran con las herramientas que los empleados ya usan, como Google Workspace, Microsoft 365, SharePoint y Slack, para mantener la productividad.

• ‍Comunicación : una forma de conectar con los compañeros en tiempo real.‍
• Información : datos siempre actualizados sobre la actividad de la empresa.‍
• Colaboración : trabajar juntos para alcanzar los mismos objetivos.‍
• Compromiso : un recurso de información personalizada, interesante y útil.‍
• Conocimiento : una base de conocimiento actualizada para compartir y gestionar.‍
• Productividad : los empleados comprometidos son más productivos y están más satisfechos.‍
• Organización : un recurso todo en uno para almacenar documentos e información.‍
• Conectividad : una red y un directorio de empleados global y fiable.‍
• Cultura corporativa : construir una adhesión común a los valores de la empresa con transparencia y comunicación.‍
• Social advocacy de los empleados : mejorar el conocimiento de la marca y la confianza a través de las redes sociales.‍
• Movilidad : permitir que los empleados se conecten estén donde estén, también quienes no tienen ordenador ni puesto fijo.

Estas ventajas se miden a través de casos de éxito y testimonios, y todas contribuyen al propósito de una intranet.

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¿Qué funcionalidades debe tener una intranet corporativa moderna?

Las soluciones de intranet corporativa son únicas y se adaptan a las necesidades concretas de cada empresa. Deben alinearse con los objetivos de la empresa y convertirse en el recurso de referencia para toda la organización. Las mejores intranets corporativas se diseñan en torno a funcionalidades clave que impulsan la productividad.

Funcionalidades de la intranet corporativa moderna que debes tener en cuenta:

1. Integraciones

Haz una lista de las aplicaciones críticas que ya usas, como Google Workspace, Microsoft 365, SharePoint, Zendesk, Slack, etc. Busca plataformas de intranet que ofrezcan integraciones nativas con esas herramientas. Así tus empleados mantienen sus procesos de trabajo y su eficiencia (o la mejoran). Además, una intranet con un inicio de sesión fluido permite pasar de una herramienta a otra sin interrumpir el flujo de trabajo.

2. En la nube

Tus empleados deben poder acceder a la intranet estén donde estén, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Tanto si teletrabajan como si están sobre el terreno, un acceso rápido y fiable es esencial. Esto también responde a las necesidades globales: permite conectar a los equipos pese a las diferencias horarias o geográficas, con el respaldo de una infraestructura de servidores sólida.

3. App móvil

Las funciones móviles impulsan el compromiso, porque los usuarios acceden a la intranet desde donde pasan más tiempo: su teléfono. El acceso móvil permite a los empleados socializar, reenviar información e interactuar con sus compañeros cómodamente.

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4. Personalizable

Una intranet se puede construir para responder a las necesidades concretas de cada empresa. Una empresa de automoción no tendrá los mismos requisitos que una de retail, y la intranet debe ofrecer funcionalidades flexibles para adaptarse. Además, es clave que la intranet incluya funciones de accesibilidad, por inclusión y por eficiencia. También es esencial que se adapte a los cambios y al crecimiento del negocio.

5. Analíticas

Un paso clave en una solución de intranet es analizar las métricas de engagement, como visualizaciones, contenidos compartidos, «me gusta» y publicaciones.

6. Creación de contenidos

Crea tu estrategia de contenidos para la intranet con funciones de comunicación interna, como feeds de noticias, blogs, anuncios, chats y multimedia. Y súmale herramientas de colaboración en contenidos, como compartir documentos y reutilizar contenidos para darles más visibilidad.

7. Gestión e intercambio de conocimiento

La intranet debe ser un recurso valioso que almacene información fácil de encontrar, para que los empleados hagan bien su trabajo. Desde plantillas de cartas hasta información de producto o manuales técnicos, la capacidad organizativa de una intranet no tiene límites. Y una buena práctica clave de esta funcionalidad es mantener todos los archivos actualizados.

8. Social

Un espacio virtual para reunirse, compartir ideas e información relevante, hacer networking y colaborar. Las intranets con funciones sociales al nivel de las apps de consumo mejoran el trabajo en equipo, crean embajadores de marca sólidos y construyen comunidad.

9. Multimedia

Los vídeos, gráficos y archivos multimedia mejoran la experiencia del empleado con más engagement y mejor aprendizaje. La información visual se recuerda mejor que los largos informes de texto en la intranet.

10. Acceso adicional (extranet)

Algunas intranets dan acceso externo a ciertas secciones a clientes, proveedores, socios o al público, para agilizar la comunicación o los procesos de negocio. Por ejemplo, para hacer reservas, compartir archivos, acceder a contenidos multimedia, realizar pagos o impartir formación.

11. Seguridad

El máximo nivel de seguridad es esencial en una intranet, porque contiene información sensible y confidencial de la empresa. Los protocolos de seguridad deben garantizar que solo acceden las personas adecuadas y que los datos están bien protegidos en todos los servidores.

Es importante tener en cuenta no solo las funcionalidades básicas de una intranet, sino también las que la convierten en algo más que una plataforma para difundir información.

→ Más información: Descubre 30 funcionalidades esenciales que debe tener tu intranet.

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Elige el mejor software de intranet corporativa

Una intranet todo en uno es la plataforma ideal para la mayoría de las empresas. Reúne todo bajo un mismo paraguas, así que es más fácil de usar y de gestionar. Los compañeros de todo el mundo pueden comunicarse y colaborar con eficacia en un entorno web.

En términos generales, el software de intranet debe ser flexible y potente. Es decir, una plataforma de intranet es muchas cosas a la vez:

• Una plataforma de comunicación interna para informar, mejorar el networking interno, reportar y crear vínculos sociales.
• Una plataforma de colaboración donde las personas comparten conocimientos e ideas.
• Una plataforma de compromiso de los empleados para construir una cultura corporativa sólida.
• Una plataforma de gestión del conocimiento que da voz a los expertos internos y mejora el intercambio de conocimiento y el aprendizaje.
• Un punto de acceso único que abre la puerta a un digital workplace sólido y colaborativo.

Al evaluar las distintas opciones de plataforma de intranet, hay varios pasos y aspectos clave que debes tener en cuenta.

• ‍Encaja con tus objetivos de negocio : objetivos a corto y largo plazo. ¿Cómo encajará la intranet en la estrategia de la empresa? ¿Cuál es la mejor estructura de intranet para facilitar las operaciones y responder a las necesidades de la empresa?‍
• Mejora la actividad del negocio : piensa en cómo influirá la plataforma en el trabajo diario de los empleados. ¿Les resultará fácil de usar? ¿Disfrutarán usándola? Tu estrategia de adopción influye en estas respuestas.‍
• Ofrece integraciones y funcionalidades variadas : como ya hemos dicho, integrarse con otras plataformas es una gran ventaja. Además, funciones como el multimedia, un feed de noticias personalizado y los directorios de empleados son clave para la experiencia del empleado.‍
• Se ajusta a tu presupuesto : ¿cuál es el retorno de la inversión óptimo que busca tu empresa? ¿En qué punto está tu transformación digital? Un digital workplace requiere tiempo y recursos para ajustarse al presupuesto. Las plataformas de intranet básicas y de solución rápida pueden ser muy limitadas y ofrecer poca flexibilidad.

Aunque existen soluciones de intranet «listas para usar», pueden ser muy limitadas y ofrecer poca flexibilidad o soporte.

Una solución de comunicación a medida puede evolucionar y mejorar a medida que crece tu negocio. Debe estar alineada con tu cultura corporativa y tus valores creando una experiencia, y no ser un simple tablón de anuncios en un rincón que nadie mira. Cada herramienta de trabajo debe funcionar de forma independiente, pero también en armonía con las demás, para ofrecer la experiencia más relevante a los usuarios y apoyar el buen funcionamiento de tu negocio. Debe estar alineada con la cultura y los valores de la empresa creando una experiencia, y no ser solo un tablón de anuncios digital. Una intranet debe facilitar la vida a todo el mundo. Debe permitir a los empleados hacer mejor su trabajo y comunicarse entre sí en tiempo real. Por eso, elegir el software de intranet adecuado desde el principio es fundamental.

→ Más información: Personas de intranet: guía práctica y ventajas

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Elige el nombre y el diseño de la intranet

¿Por qué son importantes el nombre y el diseño de una intranet? Los nombres de intranet corporativa y su diseño son una cuestión de marca. Igual que tu web debe llamar la atención y resultar atractiva, tu intranet también. Debe ser moderna, atractiva y reflejar la imagen de tu empresa.

Tu intranet debe transmitir tus valores y objetivos a través de su diseño. ¿Sois una agencia de marketing desenfadada o un bufete de abogados serio? Al decidir el diseño y el nombre, piensa en cómo quieres presentar la empresa a tus empleados.

Entonces, ¿qué hace que un nombre de intranet funcione? Tiene que ser algo con lo que la gente conecte y que mencione a menudo. Elige un nombre corto y sencillo para que se quede en la memoria. Un método habitual es decidir el nombre mediante una encuesta.

Pide a la plantilla que proponga nombres creativos. Después, reduce la lista a 3 o 4 opciones y organiza una votación en toda la empresa. Ofrece un premio a quien proponga el nombre ganador. Implicar a los empleados en este proceso es el primer paso hacia la adopción y el éxito de la intranet.

Después, el diseño de la intranet tiene que ser atractivo. Estas son algunas ideas para definirlo:

• Revisa tu marca y piensa cómo aplicarla a la intranet.
• Inspírate en ejemplos creativos.
• Elige colores y formas sencillos y agradables a la vista.
• Trabaja con tu proveedor de intranet para crear un diseño que inspire.

Diseñar una intranet no es lo mismo que diseñar una web, porque se trata de informar y no de vender un producto. Puede que necesites una mirada nueva sobre el diseño. Los proveedores de intranet pueden ayudarte con ejemplos y experiencia sobre lo que funciona y lo que no. Cuando tengas las primeras maquetas, implica a los usuarios y recoge su feedback.

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Define tu estrategia de intranet

Cuando tengas cerrados el nombre, el diseño y el proveedor, toca definir una estrategia de despliegue. Este proyecto de intranet implica plazos, muchas piezas en movimiento y muchos miembros del equipo.

Tu estrategia debe incluir:

• ‍Creación de páginas : ¿cuántas páginas harán falta o cuántas hay que migrar? ¿Qué elementos deben incluir?
• ‍Plantillas de página : prepara una serie de plantillas de intranet (páginas, artículos, newsletters, etc.) que estarán disponibles en cuanto la intranet esté en marcha.
• ‍Gobernanza : ¿quién es responsable de cada sección y comunidad?
• ‍Contenidos : ¿qué contenidos ofrecerá la intranet (noticias, ofertas de empleo, nuevas incorporaciones, eventos, perfiles, formación, etc.)? ¿Cómo se organizarán? ¿Quién los gestionará y actualizará?
• ‍Documentos : además del contenido general, ¿qué documentos concretos se incluirán, como políticas de la empresa, formularios, documentos de planificación, hojas de ruta, etc.?
• ‍Encuestas : prepara encuestas con antelación para medir la satisfacción de los empleados y la adopción de la intranet.
• ‍Accesos de los empleados : crea una base de datos de accesos que indique quién necesita acceder a qué partes de la intranet. Tendrás que actualizarla con regularidad para que la seguridad no se vea comprometida (por ejemplo, cuando alguien deja la empresa).

Un buen plan de marketing interno hará que, en cuanto lances la intranet, los usuarios tengan ganas de usarla. Genera expectación. Busca ganchos para captar a los usuarios desde el primer día. Organiza concursos, premios o un evento de lanzamiento para celebrarlo. Mantente activo y acompaña a tus usuarios con regularidad a través de la intranet. Fija objetivos y mide el progreso.

→ Más información: Cómo impulsar el engagement en la intranet: ideas, estrategias y herramientas

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¿Merece la pena construir tu propia intranet?

Muchas organizaciones dudan entre construir una intranet a medida desde cero o comprar una solución probada y escalable. Desarrollar una intranet propia puede parecer atractivo si buscas un control total sobre las funcionalidades y la marca, pero la realidad es que las intranets a medida conllevan inconvenientes importantes, costes a largo plazo y retos operativos. Mantener una intranet de alto rendimiento no es un proyecto puntual: requiere actualizaciones constantes, supervisión de la seguridad, integraciones y mejoras de la experiencia de usuario.

Crear una intranet desde cero exige muchos recursos, tanto en tiempo de desarrollo como en soporte de IT continuo. Las empresas tienen que diseñar, desarrollar y probar la plataforma y, al mismo tiempo, garantizar que sea segura, fácil de usar y escalable. Más allá del desarrollo inicial, el mantenimiento es una carga continua: actualizar el sistema con nuevas tecnologías, aplicar parches de seguridad y asegurarse de que las integraciones con otras herramientas siguen funcionando. La falta de recursos dedicados puede llevar rápidamente a una intranet obsoleta e infrautilizada, que no cumple su objetivo principal: mejorar la comunicación y la colaboración.

Además, a medida que las organizaciones crecen y evolucionan, aumenta la necesidad de nuevas funcionalidades, integraciones y experiencias personalizadas para los empleados . Con una intranet a medida, añadir nuevas capacidades puede ser lento y caro, y a menudo exige equipos de desarrollo dedicados incluso para pequeños ajustes. Sin personalización con IA, una UX moderna o una integración fluida con las herramientas de negocio, muchas intranets caseras se quedan obsoletas enseguida. En cambio, comprar una intranet robusta de nivel empresarial garantiza acceso continuo a las últimas innovaciones sin la carga de redesarrollar constantemente.

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LumApps: el mejor equilibrio entre personalización y eficiencia

Para las organizaciones que buscan flexibilidad, escalabilidad e innovación sin los riesgos y costes de construir una intranet desde cero, LumApps destaca como la solución ideal. Diseñada como un digital workplace inteligente y totalmente integrado, LumApps ofrece todas las ventajas de una intranet personalizable sin la complejidad del desarrollo y el mantenimiento.

A diferencia de las soluciones prediseñadas y rígidas, LumApps ofrece amplias opciones de personalización, para que puedas adaptar la experiencia, la marca y las integraciones a tus necesidades concretas. Su arquitectura modular y su personalización con IA garantizan que cada empleado reciba contenidos, recursos y comunicaciones relevantes según su puesto y sus intereses. Las organizaciones pueden adaptar y hacer evolucionar su intranet sin esfuerzo, sin depender de costosos ciclos de desarrollo.

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Integración fluida con aplicaciones de negocio, incluidas las aplicaciones a medida

Una de las grandes ventajas de LumApps es su integración profunda con las aplicaciones de negocio más utilizadas, para que los empleados accedan a todas sus herramientas esenciales desde una sola plataforma. Tanto si tu empresa trabaja con Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, Workday u otras soluciones empresariales, LumApps se conecta sin fricciones con estas aplicaciones: rompe los silos y mejora la productividad de todos los equipos.

Además de las integraciones estándar, LumApps admite aplicaciones desarrolladas a medida propias de tu organización. Puedes integrar aplicaciones de negocio internas, paneles y flujos de trabajo directamente en la plataforma, lo que convierte a LumApps en un auténtico centro del trabajo digital. Tanto si necesitas portales de RR. HH. a medida, tablones de analíticas, sistemas internos de tickets o herramientas específicas de tu sector, LumApps te da la flexibilidad para integrarlos y gestionarlos sin esfuerzo.

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Por qué las empresas eligen LumApps frente a una intranet a medida

1. Despliegue más rápido : evita el largo y costoso ciclo de desarrollo desde cero y permite lanzar la intranet rápidamente.
2. Menor coste total de propiedad (TCO) : elimina los costes ocultos de mantener servidores, aplicar parches de seguridad y desarrollar sin parar.
3. Actualizaciones automáticas e innovación : ofrece mejoras continuasque mantienen la intranet moderna y al día de las tendencias del entorno laboral.
4. Escalabilidad y alcance global : acompaña a las organizaciones en crecimiento con capacidades multisede, multilingües y pensadas para el móvil.
5. Experiencia del empleado impulsada por IA : garantiza que los empleados reciban contenido relevante, recomendaciones personalizadas y búsquedas inteligentes.
6. Personalización e integración de aplicaciones de negocio sin fricciones : a diferencia de las intranets rígidas, LumApps se adapta a la estructura, los flujos de trabajo y las aplicaciones propias de tu empresa.

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Veredicto final: compra, no construyas

Una intranet corporativa debe ser un digital workplace potente y en evolución, no una plataforma estática que exige mantenimiento manual constante. Construir una intranet desde cero añade complejidad innecesaria, costes elevados y retos de desarrollo continuos que la mayoría de las organizaciones no pueden asumir. En cambio, elegir LumApps te permite centrarte en lo que de verdad importa (implicar a los empleados, agilizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración) sin la carga del mantenimiento ni las preocupaciones de seguridad.

Con seguridad de nivel empresarial, integraciones profundas con las herramientas de negocio, personalización con IA y la posibilidad de integrar aplicaciones a medida, LumApps es la mejor solución de intranet del mercado: combina la flexibilidad de una plataforma a medida con la fiabilidad y la innovación de un líder del sector. Las organizaciones que apuestan por una intranet escalable y en la nube como LumApps ganan ventaja competitiva al ofrecer una experiencia de digital workplace excepcional, con más satisfacción de los empleados y éxito empresarial a largo plazo.

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Rasgos de las intranets premiadas

Intranet de Onelmerys: funciones de gestión del cambio

Onelmerys es un proveedor líder mundial de soluciones a base de minerales. Con más de 16.000 empleados, 240 centros y 4,4 € de facturación, sus necesidades de intranet son complejas y cambian constantemente. Por eso era clave que LumApps desarrollara una plataforma capaz de evolucionar y facilitar la gestión del cambio. Era especialmente importante porque Onelmerys pasó por tres cambios de CEO en tres años, además de una reestructuración global y una transformación digital.

Su intranet pudo absorber estos cambios gracias a varios elementos clave.

• ‍Despliegue progresivo : el proyecto de implantación de la intranet empezó con un producto mínimo viable (MVP) que incluía una base para los primeros usuarios. Así, el equipo pudo detectar los puntos problemáticos antes de extender el lanzamiento a toda la empresa.‍
• Canales de comunicación : la intranet de Onelmerys crea un canal de comunicación directo entre la dirección y la plantilla. Cuando se producen grandes cambios, como la rotación de CEO o una reestructuración, este canal permite a los empleados hacer preguntas y dar su opinión.‍
• Despliegue rápido : la gestión del cambio se complica cuando los proyectos se alargan sin expectativas ni plazos claros. La intranet de Onelmerys se lanzó en algo menos de seis meses, incluido el lanzamiento suave del MVP. Los equipos y las partes interesadas pudieron mantener la agilidad y usar la herramienta para afrontar nuevos retos, en lugar de centrarse en el proceso de implantación.

Premio: Imerys & IntraNET Reloaded: caso de éxito de cliente

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‍Intranet de JetBlue: construir la identidad de marca

JetBlue es sinónimo de marca. En un sector conocido por las quejas de los clientes, es el amigo divertido al que le encanta la fiesta. Es famosa por sus gestos de atención al cliente fuera de lo común y por sus vuelos agradables.

Su intranet tenía que estar a la altura de esa imagen. MyJetBlue se lanzó hace varios años. Por supuesto, hubo componentes técnicos, pero lo que destaca son las funciones pensadas para las personas. Por ejemplo, todos los empleados (llamados Crew Members) pueden mostrar su aprecio por una historia o publicación con el botón “That’s Fly”. La intranet gira en torno a un tema divertido y lúdico. Al mismo tiempo, ofrece recursos útiles y organiza la información para más de 10.000 empleados.

LumApps logró algo parecido con Japan Airlines. La aerolínea cuenta con más de 36.000 empleados y necesitaba modernizar un sitio de comunicación de diez años de antigüedad. El nuevo sitio reflejó su marca con un aspecto renovado. También incorporó nuevas funcionalidades, como un potente motor de búsqueda y contenidos en japonés e inglés.

Premio: Nielsen Norman Group – 2017 Intranet Design Annual Winner, WebAwards – Best Intranet Website – 2017

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Policía danesa: abrazar el cambio cultural

Otro ejemplo premiado viene de un ámbito poco conocido por sus soluciones de comunicación: el servicio público. La Policía Nacional de Dinamarca es una estructura compleja, con múltiples partes interesadas y un enorme volumen de contenido disperso. Dos intranets anteriores no habían conseguido arraigar. A la tercera, el cambio cultural llegó junto con la implantación técnica. Un comité de dirección activo, con representantes de IT, RR. HH. y comunicación, hizo posible ese compromiso.

Su solución se simplificó a un feed de noticias personalizado y una biblioteca de documentos. Esto aumentó la adopción y ayuda a los usuarios a entender de inmediato el valor de la intranet. A partir de ahí creció la cultura de compartir información. El uso intensivo permitió mejorar la intranet mediante ciclos de feedback y revisiones periódicas.

Premio: The IntraTeam Danish Intranet Price – 2018

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¿Es SharePoint un portal de intranet?

No exactamente. SharePoint no se diseñó originalmente solo como intranet. Nació como un sistema de gestión y almacenamiento de documentos. Sin embargo, sus sólidas funciones y capacidades le han permitido evolucionar hasta convertirse en un punto central para compartir recursos en muchas grandes empresas. Algunas empresas lo usan como intranet, pero puede que no sea tan adaptable y flexible como la solución de LumApps.

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¿Se puede usar Microsoft SharePoint como intranet?

La respuesta corta es sí, sin duda. SharePoint puede funcionar como intranet y ofrecer una plataforma en la que tu organización almacena, comparte y gestiona documentos y recursos. Permite crear webs internas, sitios de comunicación y sitios de equipo. Sin embargo, las empresas necesitan algo más que una intranet sencilla para almacenar, compartir y gestionar documentos. Una web interna puede ser difícil de gestionar y cada uno puede crear su propio espacio, lo que complica su control a escala de toda una empresa o departamento.

LumApps reúne todas esas funciones, junto con otras ligadas al desarrollo de competencias, la optimización de la experiencia del empleado, la base de conocimiento, las soluciones de comunicación interna (mensajería instantánea, espacios, timelines personalizados...), las integraciones con aplicaciones de terceros y de negocio, y las webs corporativas, de departamento y de equipo... LumApps pone en el centro las necesidades de los empleados y los equipos. Todo lo necesario para ofrecer la mejor experiencia de digital workplace y que todo el mundo pueda comunicarse y trabajar con facilidad.

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