Die 10 beliebtesten Intranets (und warum der Favorit Sie überraschen könnte)

Die Suche nach dem perfekten Digital Workplace läuft. Überall suchen Unternehmen nach dem besten Weg, Teams zu verbinden, Kommunikation zu vereinfachen und eine Kultur zu schaffen, die trägt. Doch die Daten zu den beliebtesten Intranets zeichnen ein vielschichtiges Bild.

Laut dem aktuellen Future of Work Index investieren Organisationen stark in digitale Tools, um Veränderungen zu steuern. Doch Beliebtheit bedeutet nicht automatisch Leistung. Werfen wir einen Blick auf die Daten und die 10 Plattformen, die Führungskräfte heute nutzen. Und darauf, warum der bekannteste Name auf der Liste Sie womöglich ausbremst.

Die 10 beliebtesten Intranets

Auf Basis des Future of Work Index, für den Führungskräfte aus Business und Kommunikation in den USA und Europa befragt wurden, sind dies die am häufigsten genutzten Intranet-Plattformen:

1. Microsoft SharePoint (53%)
2. Google Sites (34%)
3. Microsoft Viva Engage (31%)
4. Interact (14%)
5. Firstup (14%)
6. Staffbase (13%)
7. LumApps (12%)
8. Workvivo (11%)
9. Unily
10. Simpplr

Hinweis: Die Prozentwerte zeigen den Anteil der Befragten, die diese Plattformen nutzen, oft in Kombination.

Ein Name prägt diese Liste ganz klar. Microsoft SharePoint wird von mehr als der Hälfte der Befragten genutzt. Für viele ist es die Standardwahl, weil es in Microsoft 365 enthalten ist. Doch die entscheidende Frage lautet: Ist SharePoint überhaupt ein Intranet?

Laut den Fachleuten von Gartner und Forrester lautet die Antwort: Nein. Sie nehmen SharePoint nicht einmal in ihre Rankings für Intranet-Plattformen auf. Und wer SharePoint als Intranet nutzt, erzeugt womöglich mehr digitale Reibungsverluste als echten Arbeitsfluss.

Das SharePoint-Paradox: Beliebtheit vs. Zweck

SharePoint ist überall. Es ist ein leistungsstarkes Tool für Dateiablage und Dokumentenmanagement. Doch als Herzstück Ihrer Employee Experience ist es wie ein Aktenschrank als Marktplatz. Es speichert gut, bringt Menschen aber nicht zusammen.

53 % der Führungskräfte nutzen es, doch die Zufriedenheit zeigt ein anderes Bild. Der Future of Work Index zeigt: Nur 43 % der Senior Leader sind mit ihrem Intranet sehr zufrieden. Würde das beliebteste Tool seinen Zweck erfüllen, läge dieser Wert deutlich höher.

Darum greift SharePoint als zentrales Intranet oft zu kurz.

1. Nicht für Verbindung gebaut

SharePoint kam 2001 auf den Markt, mit Fokus auf Dateifreigabe und Berechtigungen. Für die dynamische Zwei-Wege-Kommunikation moderner Teams wurde es nicht entwickelt. Es fehlen soziale Funktionen wie einfaches Kommentieren, Teilen und Community-Aufbau, die echtes Engagement fördern.

Ein modernes Intranet ist ein Ort, an dem Kultur lebt. Mitarbeitende vor Ort mit dem Smartphone sollen sich genauso eingebunden fühlen wie eine Führungskraft in der Zentrale. Die starre Struktur von SharePoint schafft dagegen oft Silos, statt sie aufzubrechen.

2. Das Personalisierungsproblem

Wir leben in einer Welt kuratierter Feeds. Mitarbeitende erwarten, dass ihre Arbeitstools so smart sind wie ihre privaten Apps. Sie wollen relevante News sehen, keine pauschale Flut von Unternehmensmeldungen.

Genau hier tut sich SharePoint schwer. Oft fehlt ein Profiling, sodass sich das Erlebnis kaum auf einzelne Rollen oder Regionen zuschneiden lässt. Das Ergebnis ist „digitales Rauschen“: zu viele irrelevante Informationen verstopfen den Feed. Finden Mitarbeitende nicht schnell, was sie brauchen, schalten sie ab.

3. Reibungsverluste auf dem Smartphone

Die Belegschaft ist mobil. Ob Außendienst unterwegs oder Pflegekraft auf Station: Ihr Team braucht überall Zugriff. SharePoint ist in erster Linie browserbasiert. Es gibt zwar mobile Optionen, doch die Nutzung auf kleinen Bildschirmen gilt oft als umständlich.

Ist Ihr Intranet nicht Mobile-first, schließen Sie einen großen Teil Ihrer Belegschaft faktisch aus.

4. Die versteckten Kosten von „kostenlos“

Viele Organisationen bleiben bei SharePoint, weil es als Teil der Microsoft-Lizenz „kostenlos“ wirkt. Doch Kosten für Anpassung, Wartung und IT-Support summieren sich schnell.

Damit SharePoint wie ein modernes Intranet aussieht und funktioniert, braucht es oft viel Entwicklungsaufwand. Jede Anpassung, jede Designänderung, jede neue Integration wird zum Projekt. Eine echte Intranet-Lösung ist Out-of-the-box einsatzbereit. So kann sich Ihr IT-Team auf Innovation statt auf Wartung konzentrieren.

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Worauf es bei einem modernen Intranet ankommt

Wenn Beliebtheit nicht der beste Maßstab ist, was dann? Das beste Intranet dient Ihren Menschen, nicht nur Ihren Dateien.

Achten Sie bei der Bewertung der 10 beliebtesten Intranets auf eine Plattform mit:

• Echte Personalisierung: Können Sie Inhalte nach Rolle, Standort und Interessen ausspielen?
• Nahtlose Integration: Arbeitet sie reibungslos mit Ihren bestehenden Tools zusammen, auch mit Microsoft 365 und Google Workspace?
• Starke mobile Nutzung: Ist die mobile App intuitiv und voll funktionsfähig?
• Employee Advocacy: Können Mitarbeitende Inhalte einfach teilen und zu Markenbotschaftern werden?
• Analytics: Können Sie Engagement messen und Ihre Strategie in Echtzeit anpassen?

Die 10 beliebten Intranets im Überblick

1. Microsoft SharePoint
   SharePoint dominiert den Markt, vor allem weil es in Microsoft 365 enthalten ist. Gebaut ist es jedoch als Dokumentenmanagementsystem, nicht als echtes Intranet. Bei Personalisierung und mobiler Nutzung greift es zu kurz und braucht oft aufwendige Anpassungen. Zudem fehlen die nahtlosen Integrationen und Analytics moderner, mitarbeiterzentrierter Plattformen.
2. Google Sites
   Google Sites ermöglicht einfaches Erstellen von Websites und eignet sich am besten für den grundlegenden Informationsaustausch. Die Integration in Google Workspace ist stark. Es fehlen jedoch starke mobile Funktionen, fortgeschrittene Personalisierung und detaillierte Analytics. Für komplexe Organisationen, die auf Engagement und Advocacy setzen, ist es daher weniger geeignet.
3. Microsoft Viva Engage
   Viva Engage soll Mitarbeitende sozial vernetzen und ist gut mit Teams und Outlook integriert. Es bietet einige Community-Funktionen, hängt aber stark vom Microsoft-Ökosystem ab. Integrationen von Drittanbietern sind begrenzt, und die mobile Nutzung gilt oft als solide, aber nicht herausragend.
4. Interact
   Interact bietet starke Personalisierung und umfassende Analytics. So können Organisationen Inhalte gezielt ausspielen und Engagement verstehen. Die Integrationen sind breit gefächert und die mobile App wird geschätzt. Die komplexe Installation kann weniger technikaffine Teams aber fordern.
5. Firstup
   Firstup ist auf skalierbare Kommunikation ausgelegt und glänzt bei gezielter Ausspielung und Planung von Inhalten, mit guten Analytics zur Messung der Reichweite. Der Fokus liegt auf Top-down-Kommunikation. Employee Advocacy und echter Dialog kommen daher teils zu kurz.
6. Staffbase
   Staffbase ist eine beliebte Employee-Experience-Plattform, bekannt für starke mobile Unterstützung und intuitive Bedienung. Sie bietet gute Personalisierung, Analytics und Drittanbieter-Integrationen. Tiefe Anpassungen erfordern allerdings unter Umständen technisches Know-how.
7. LumApps
   LumApps überzeugt mit KI-gestützter Personalisierung, nahtloser Integration in Microsoft 365 und Google Workspace sowie Analytics in Echtzeit. Das Mobile-first-Design, starke Employee-Advocacy-Tools und ein leistungsfähiges Content-Management machen LumApps zur ersten Wahl für globale Unternehmen.
8. Workvivo
   Workvivo bietet ein soziales, Community-orientiertes Intranet mit einer zugänglichen mobilen App und leicht verständlichen Analytics. Es fördert Employee Advocacy und Engagement. Größere Unternehmen wünschen sich jedoch eventuell fortgeschrittenere Integrationen.
9. Unily
   Unily glänzt bei Analytics, gezielter Ausspielung und Employee Engagement. Mobile Funktionen und Integrationen sind stark. Um alle Funktionen voll zu nutzen, sind aber oft erhebliche Investitionen und Konfiguration nötig.
10. Simpplr
    Simpplr bietet eine klare, nutzerfreundliche Oberfläche, einfache Navigation und gute mobile Unterstützung. Personalisierung und Employee Advocacy sind solide. Analytics und Integrationen sind leistungsfähig, aber nicht so tief wie bei manchen Wettbewerbern mit Enterprise-Fokus.

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Ein kluger Weg nach vorn

Es geht nicht nur darum, ein Intranet zu haben, sondern eine lebendige digitale Zentrale.

Plattformen wie LumApps (in den Top 10 vertreten) gestalten genau diese Zukunft. Statt nur Dokumente zu speichern, schaffen sie eine Employee Experience Platform (EXP). Dieser Ansatz stellt Mitarbeitende in den Mittelpunkt. KI liefert die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person. Und Büroteams und operative Teams rücken zusammen.

Mit einer speziell entwickelten Lösung kaufen Sie nicht einfach Software. Sie investieren in Klarheit. Ihr Team erhält eine zentrale Oberfläche für seine Arbeit, seine Kolleginnen und Kollegen und die Unternehmenskultur.

Fazit

Die Daten zeigen: Etablierte Tools wie SharePoint halten zwar Marktanteile, verfehlen aber oft die Erwartungen an das Nutzungserlebnis. Hinterfragen Sie beim Blick auf die Liste der beliebtesten Intranets die Standardwahl.

Ihr Arbeitsplatz ist einzigartig. Ihre Lösungen sollten es auch sein. Geben Sie sich nicht mit einem Tool zufrieden, das nur Dateien speichert. Suchen Sie einen Partner, der Kultur aufbaut, Verbindung schafft und Ihr Team schneller macht. Die Zukunft der Arbeit ist vielversprechend. Mit den richtigen Tools kann Ihre Organisation vorangehen.

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