Modernes Unternehmensportal: Definition und Einführung

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Was versteht man unter einem Unternehmensportal?

Ein Unternehmensportal ist eine Website, über die Mitarbeitende auf mehrere Systeme, Tools und Funktionen zugreifen. Der Zugriff erfolgt online. Meist gibt es eine öffentliche und eine private Version.

Das CMS-Unternehmensportal gibt Mitarbeitenden Zugriff auf genau die Inhalte und Services, die sie für ihre Aufgabe im Unternehmen brauchen. Viele Unternehmen nutzen das Portal, um mit Mitarbeitenden zu kommunizieren, Dokumente zu teilen und die Zusammenarbeit zu fördern.

Jede:r Mitarbeitende erhält einen Benutzernamen und ein Passwort für das Portal. Der Administrator (Admin) vergibt rollenbasierte Berechtigungen. So legt er fest, welche Funktionen jedes Teammitglied in der Portal-Software nutzen kann. Alle Mitarbeitenden können zum Beispiel automatisch ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, Abwesenheiten eintragen und Spesenabrechnungen einreichen. Je nach Aufgabenbereich erhalten Mitarbeitende auch Zugriff auf Formulare zur Lagerverwaltung, Finanzdaten oder Personalunterlagen. Die Berechtigungen verwaltet dieselbe Gruppe, die auch den Zugriff auf das ERP-System steuert.

Diese Technologie ist beliebt bei Unternehmen, die Mitarbeitenden Online-Zugriff geben und trotzdem die Kontrolle behalten wollen. Nicht alle im Unternehmen sollen vollen Zugriff auf alle Unternehmensdaten haben. Das Unternehmensportal eignet sich ideal für Nutzende, die nicht regelmäßig im ERP arbeiten. Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden so über das Internet Zugang zu einem Unternehmensinformationsportal und sichern zugleich Vertraulichkeit und Sicherheit. Das passt perfekt für Mitarbeitende, die das ERP nicht täglich, aber gelegentlich brauchen. Sie greifen bei Bedarf auf Kennzahlen, Analytics-Dashboards und andere Kommunikationstools zu.

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Was ist ein Unternehmensinformationsportal?

Ein Enterprise Information Portal (EIP) ist eine zentrale digitale Plattform. Sie bündelt, verwaltet und verteilt Informationen und Services im gesamten Unternehmen. Daten, Anwendungen und Ressourcen aus internen und externen Quellen laufen an einem einzigen Zugangspunkt zusammen. Ein EIP soll Mitarbeitenden den Zugang zu korrekten, relevanten Informationen erleichtern. Es verbessert die interne Kommunikation, stärkt die Zusammenarbeit und unterstützt bessere Entscheidungen, denn es liefert personalisierte, rollenbasierte Inhalte in Echtzeit.

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Die drei Grundpfeiler des Unternehmensportals

Das Unternehmensportal beruht auf drei Grundpfeilern:

1. Zugänglichkeit

Erstens muss der Zugriff auf Unternehmensdaten auf bestimmte Nutzende beschränkt sein. Nicht alle Daten sollen für alle im Unternehmen offen sein. Empfehlenswert ist ein zweistufiger, sicherer Zugang: Die erste Stufe ist ein VPN (Virtual Private Network). Auf der zweiten Stufe sind sensible oder vertrauliche Daten nur für einen bestimmten Personenkreis freigegeben. Mitarbeitende sollten nur auf Daten zugreifen, die für ihre Arbeit relevant sind. Zudem sollte das Unternehmen die Zahl der Firmengeräte begrenzen, die auf das VPN zugreifen dürfen.

2. Zuverlässigkeit

Die Technik des Mitarbeiterportals muss auch bei höchster Auslastung einwandfrei laufen. Alle Funktionen sollten fehlerfrei arbeiten, denn das Portal wirkt sich direkt auf die Zuverlässigkeit des Unternehmens aus. Zwei Wege erhöhen die Zuverlässigkeit: eine Spiegelungsstrategie und Servervirtualisierung. Dabei wird die Arbeit mehrerer Server auf derselben Unternehmenshardware gebündelt.

3. Sicherheit

Sicherheit ist zentral, denn Datenpannen will jedes Unternehmen unbedingt vermeiden. Wer ein Mitarbeiterportal einführt, muss alle nötigen Schritte gehen, um Unternehmensdaten vor internen und externen Bedrohungen zu schützen.

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Software für Unternehmensportale

Ein Unternehmensportal ist webbasierte Software. Es dient dazu, Informationen und Nutzende im Unternehmen zu vernetzen. Alle Unternehmensdaten sind im Portal kategorisiert, und alle Abteilungen greifen über eine einzige Oberfläche darauf zu. Das Mitarbeiterportal erleichtert es Mitarbeitenden, die benötigten Informationen zu finden, denn sie suchen Inhalte nur noch an einem Ort online. Alle Geschäftsinformationen und Anwendungen liegen bequem an einer Stelle.

Software für Unternehmensportale bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Individueller Web-App-Launcher mit Anwendungen in Echtzeit
• Flexibilität dank Cloud-basierter und hybrider Bereitstellung
• Responsives Design
• Einfache Bedienung

Arten von Unternehmensportalen

• Buchhaltung
• Content-Management
• Customer Relationship Management
• Datenanalyse
• Datenbank
• Auftragsverfolgung
• Reporting
• Supply Chain Management

Mobile App für Unternehmensportale

Mobile Apps sind die Zukunft der Unternehmensportale. Sie erfüllen die wachsende Nachfrage nach Flexibilität, Mobilität und sofortigem Zugriff auf Informationen. Hybrides und Remote-Arbeiten nehmen zu. Mitarbeitende erwarten deshalb, jederzeit und überall direkt vom Smartphone personalisiert auf Unternehmensressourcen zuzugreifen.

Mobile Unternehmensportale steigern Produktivität und Engagement. Sie ermöglichen Zusammenarbeit in Echtzeit, reibungslose Kommunikation und schnelle Entscheidungen. Intuitive Oberflächen und Komfort verbessern zudem die User Experience und die Zufriedenheit deutlich. So bleiben Unternehmen in einer sich schnell wandelnden digitalen Welt wettbewerbsfähig, agil und reaktionsschnell.

Beispiele für Unternehmensportale

Hier sind fünf beliebte Beispiele für Unternehmensportale, jeweils in einem Satz erklärt:

1. Microsoft SharePoint:
   Eine Plattform für Zusammenarbeit und Content-Management. Teams verwalten Dokumente, teilen Informationen und gestalten Workflows effizienter.
2. Liferay Portal
   Eine Open-Source-Plattform, mit der Unternehmen individuelle Portale für Mitarbeitende, Kunden und Partner bauen und verschiedene Unternehmensanwendungen integrieren.
3. IBM WebSphere Portal
   Eine robuste Unternehmenslösung, die den Zugriff auf Anwendungen, Services und Informationen über eine einzige Oberfläche vereinheitlicht und vereinfacht.
4. Oracle WebCenter Portal
   Ein Framework für Unternehmen, mit dem sich sichere, personalisierte Portale für Zusammenarbeit, Content-Management und integrierte Anwendungen erstellen lassen.
5. SAP Enterprise Portal
   Ein zentraler Zugangspunkt, der Informationen und Tools aus SAP- und Nicht-SAP-Quellen integriert. Das vereinfacht Geschäftsprozesse und Zusammenarbeit.

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Warum ist ein Unternehmensportal für Unternehmen und Mitarbeitende wichtig?

Ein Unternehmensinformationsportal (EIP) für die Datenverwaltung bringt einige Vorteile mit sich. Ein Überblick:

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Datenerfassung

Jedes Unternehmen muss Daten erfassen. Das Unternehmensportal gibt Mitarbeitenden schnellen, bequemen Zugriff auf alles, was erfasst wurde. Entwickler:innen rufen benötigte Informationen schnell aus Datenbanken ab. Sie müssen nicht mehrere Quellen durchsuchen, um genau das Richtige zu finden.

Das Portal hilft Mitarbeitenden und Kunden, Informationen zu ordnen und zu verknüpfen. Es liefert personalisierte Weblösungen für eine effektive Unternehmenssteuerung.

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Einfaches Aufgabenmanagement

Mit einem Unternehmensinformationsportal stellen Sie mehrere Websites und Anwendungen über ein einziges Portal bereit und verwalten sie dort. So läuft das gesamte operative Geschäft reibungslos.

Unterstützung bei Training und Weiterbildung

Mit einem Unternehmensinformationsportal lassen sich Schulungen und Weiterbildungen viel leichter planen und durchführen. Alle nötigen Ressourcen für neue Mitarbeitende und Auffrischungsschulungen stehen im Portal bereit.

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Skalierbarkeit

Ein Unternehmensportal vereinfacht viele Geschäftsabläufe. Sie steuern mehrere Aufgaben gleichzeitig. Alle Geschäftsprozesse lassen sich mit wenig Aufwand abwickeln.

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Personalisierung

Je nach Rolle und Aufgabenbereich lässt sich das Erlebnis im Unternehmensportal personalisieren. Nutzende melden sich per Single Sign-On an und greifen so auf das Teamportal und weitere Unternehmenssysteme zu.

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Universeller Zugang zu Unternehmensressourcen

Nach der Anmeldung haben Mitarbeitende Zugriff auf alle Informationen und das Geschäftswissen, das allen im Unternehmen offensteht (sofern es nicht von einem Admin als sensibel oder vertraulich eingestuft wurde). Teammitglieder finden mit diesem leistungsstarken Tool etwa Informationen zu potenziellen Kunden oder Branchennews.

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Geringere Kosten für den Informationszugang

Informationen online über ein automatisiertes Portal abzurufen, kostet weniger als gedruckte Publikationen. Online-Abos statt gedruckter Zeitschriften und Zeitungen sparen dem Unternehmen Geld.

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Mehr Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden

Einer der wichtigsten Vorteile eines Teamportals: Es fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden. Mehr Zusammenarbeit bedeutet, dass sich Teammitglieder nachhaltiger für die Unternehmensziele einsetzen. Die Zusammenarbeit reicht über Abteilungen hinweg und schließt Mitarbeitende an anderen Standorten und in anderen Zeitzonen ein.

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Höhere Produktivität der Mitarbeitenden

Unternehmensportale liefern Mitarbeitenden Informationen, die vorher nicht ohne Weiteres verfügbar waren. Die Informationen sind auf die Rolle jedes Nutzenden zugeschnitten. Das verbessert die Arbeitsleistung. Mit der Zeit wird das ganze Unternehmen dadurch kompetenter und effektiver.

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Höherer ROI (Return on Investment)

Standardisierte EIPs steigern den ROI (Return on Investment) eines Unternehmens. Eine Standardanwendung sollte einen höheren ROI liefern als andere IT-Anwendungen, denn sie ist günstiger als eine Individuallösung. Sie bietet branchenspezifische Funktionen. Zudem ist sie leichter zu warten als eine Eigenentwicklung und schneller eingeführt.

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Was sind die wichtigsten Funktionen eines modernen Unternehmensportals?

Auf welche Funktionen sollten Unternehmen bei einem modernen Unternehmensportal achten? Hier sind die wichtigsten:

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Employee Data Layer

Der Employee Data Layer nutzt Mitarbeiterdaten aus verschiedenen Quellen, etwa aus Mitarbeiterprofilen, Microsoft, Google und Provisioning-Tools. Er synchronisiert die Informationen aus diesen Kanälen, Anwendungen und Geräten. So entsteht eine sichere Gesamtsicht auf jede:n Mitarbeitende:n.

Mit der Zeit erfasst das System Informationen zu Aktivitäten und Interessen der Mitarbeitenden, etwa zu Inhalten, die ihnen gefallen haben. Diese Daten ermöglichen tiefere Analysen und ein besseres Verständnis ihrer Interessen. Je mehr Daten das System sammelt, desto besser kann es künftige Ereignisse und Aktionen vorhersagen.

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Mitarbeiterkommunikation

Die Arbeitswelt hat sich dauerhaft verändert. Mitarbeitende arbeiten im Büro, von zu Hause oder hybrid. Mitarbeitende vor Ort halten oft über ihr Mobilgerät Kontakt zu Kolleg:innen.

Ein einfach zu bedienendes Content-Management-System (CMS) verbindet alle Mitarbeitenden, egal wo sie gerade sind. Dank sozialer Funktionen tauschen sich alle aus, teilen Wissen, arbeiten zusammen und fühlen sich eingebunden.

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Community und Kultur

Fördern Sie die Unternehmenskultur mit spannenden Beiträgen, die Teammitglieder ermutigen, ihr Wissen mit Kolleg:innen zu teilen. Im Unternehmensportal laden Sie ansprechende Inhalte ganz einfach hoch.

Sobald einige Teammitglieder ihre Herausforderungen und Erfolge teilen, ziehen andere leichter nach. Alle im Unternehmen haben eine Stimme. Ermutigen Sie alle Mitarbeitenden, ihre Gedanken zu teilen.

Employee Journeys

Senden Sie Mitarbeitenden personalisierte Nachrichten, die auf ihre aktuelle Lebens- und Unternehmensphase eingehen. Die Nachrichten lassen sich automatisch zu bestimmten Ereignissen versenden, privat wie beruflich. Ziel ist es, das Mitarbeiterengagement langfristig zu stärken.

Die Nachrichten sind einfach gehalten und erreichen Mitarbeitende auf mehreren Geräten. Sie unterbrechen den Arbeitstag nicht. Sie zeigen nur, dass das Unternehmen ein Ereignis wahrnimmt und an die Person denkt.

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Wissensmanagement

Am Arbeitsplatz steht immer mehr Wissen zur Verfügung. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, dieses Wissen gut zu managen. Die richtige Information muss zur richtigen Zeit bei den richtigen Menschen ankommen. 

Ein Unternehmensportal bündelt Dokumente und Videos bequem an einem Ort online. Mitarbeitende verlieren keine Zeit mit der Suche in mehreren Systemen. Diese Suche kostet Zeit, und die Ergebnisse sind womöglich ungenau. Wer auf die Ressourcen im Portal zugreift, ist auf demselben Stand und entscheidet auf Basis derselben Daten.

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Town Hall

In der Town Hall erfahren Mitarbeitende die neuesten Unternehmensnachrichten und Updates. Führungskräfte veröffentlichen dort Informationen zu Events und Inhalte, die Mitarbeitende interessieren. Die Kommunikation in der Town Hall läuft aber nicht nur in eine Richtung: Per Chat teilen Mitarbeitende ihre Gedanken und Meinungen mit dem Management und untereinander.

In der Town Hall erfahren Führungskräfte schnell, wie Mitarbeitende über Themen denken, die sie betreffen. Eine Mitarbeiterumfrage ist dafür nicht nötig. Dieser direkte Austausch hält Gespräche zwischen Management und Mitarbeitenden lebendig.

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Onboarding Center

Die ersten Tage und Wochen in einem neuen Unternehmen (oder in einer neuen Position) sind entscheidend. Sie bestimmen, ob sich Mitarbeitende mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Bei einem guten Onboarding bleiben neue Mitarbeitende eher im Unternehmen und wachsen in ihre Rolle hinein.

Ein gutes Onboarding Center führt neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch die Einarbeitung. So finden sie sich schnell zurecht, bleiben engagiert und produktiv. Es schafft für jede Person ein personalisiertes Erlebnis und verkürzt das Onboarding durch einen schlanken Prozess.

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Newsletter

Informieren Sie Mitarbeitende mit einem wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Newsletter über Neuigkeiten aus dem Unternehmen und der Branche. Mitarbeitende melden sich im Mitarbeiterportal an und lesen ihn mit wenigen Klicks.

Bringen Sie Mitarbeitende zu den Inhalten, die sie lesen möchten : mit eigenen Vorlagen für verschiedene Nachrichtenarten (Finanznews, Produktnews usw.). Bieten Sie den Newsletter bei Bedarf in mehreren Sprachen an, um Mitarbeitende weltweit zu erreichen.

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Stellenbörse

Viele Unternehmen schreiben offene Stellen zuerst intern aus. Das Mitarbeiterportal ist dafür der richtige Ort. Wer sich für eine Beförderung oder einen internen Wechsel interessiert, findet hier offene Stellen und bewirbt sich direkt über das Portal.

Stellenanzeigen lassen sich auch in sozialen Medien teilen, wenn mehr Bewerbende nötig sind. Mitarbeitende teilen offene Stellen vielleicht auch mit Freunden und Familie, die gerade eine Stelle suchen.

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Mitarbeiterverzeichnis

Ein Mitarbeiterverzeichnis vernetzt alle im Unternehmen. Hier beschreiben Mitarbeitende ihre Expertise. Andere finden so genau die Person, die sie gerade brauchen.

Ein gut organisiertes Mitarbeiterverzeichnis erleichtert die Zusammenarbeit. Wer eine Expertin oder einen Experten sucht, sieht sofort, ob es diese Person im Haus gibt. Das spart Zeit.

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So führen Sie ein Unternehmensportal in Ihrem Unternehmen ein

Bevor Sie sich endgültig für ein Unternehmensportal entscheiden, sollten Sie einige wichtige Punkte prüfen:

• Die geschäftlichen und technischen Anforderungen
• Den Einsatzzweck des Portals
• Die technischen Anforderungen

Die Einführung eines Unternehmensportals umfasst mehrere Schritte.

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1. Ziele und Erfolgskriterien für die Einführung festlegen

Ohne Ziele lässt sich nicht beurteilen, ob die Einführung erfolgreich ist. Halten Sie die Ziele schriftlich und übersichtlich fest, damit Entscheider:innen sie leicht verstehen.

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2. Das Management genehmigt den Einführungsplan

Die Geschäftsleitung muss den Nutzen des Portals erkennen und hinter dem Plan stehen. Ohne ihre Unterstützung wird das Projekt scheitern. Mitarbeitende sehen keinen Nutzen in der neuen Technologie, wenn das Management nicht dahintersteht.

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3. Anbieter vorauswählen und entscheiden

Als Nächstes sucht das Unternehmen den Anbieter, der bei Preis und Service am besten passt. Es trifft eine Auswahl und entscheidet sich für einen Anbieter.

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4. Der Anbieter prüft Hardware und Software

Der Anbieter analysiert die bestehende Portalarchitektur und Infrastruktur. Dazu gehören auch die Technologieplattformen (Java, .NET, PHP usw.). Portalkonfiguration und nötige Anpassungen werden geplant.

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5. Der Anbieter führt Interviews mit Nutzenden

Um den Bedarf des Unternehmens zu verstehen, spricht der Anbieter mit mehreren Nutzenden. Aus diesen Quellen gewinnt er ein klares Bild der Projektanforderungen.

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6. Der Anbieter führt Usability-Tests durch

Usability-Tests senken das Projektrisiko. Die Ergebnisse schärfen die Anforderungen der Endnutzenden.

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7. Standards werden festgelegt

In dieser Phase werden mit bewährten Methoden Standards für Managementprozesse und Projektengineering festgelegt.

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8. Tests werden durchgeführt

Leistungstests stellen sicher, dass alle Systeme einwandfrei laufen.

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9. Inhalte werden ins Portal integriert

Die Unternehmensinhalte werden ins Portal übertragen: Dokumente, Videos, Diagramme, Grafiken und mehr.

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10. Drittanbieter-Komponenten senken das Risiko

Der Anbieter setzt bewährte Frameworks und Komponenten von Drittanbietern ein, um Aufwand und Risiko zu senken.

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11. Anwendungen werden ins Portal integriert

Nach der Integration der Anwendungen folgt die Anbindung des Payment-Gateways. Sicherheit und Datenschutz des Portals werden berücksichtigt. Dazu gehören Daten, die Sicherheit der Payment-Gateway-Integration und der Schutz der Nutzerzugänge.

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12. Design-Patterns werden ergänzt

Bewährter Ansatz auf Basis von Design-Patterns: Application, Composite, Business und Integration Patterns.

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13. Ein Pilotbetrieb wird geplant

Jetzt startet der erste Pilotbetrieb des neuen Mitarbeiterportals. In dieser Phase erkennt das Unternehmen, ob noch Fehler zu beheben sind. Läuft das Portal stabil, geht es in die letzte Phase.

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14. Schulung der Nutzenden

Mitarbeitende lernen den Umgang mit dem neuen Teamportal nach einem Zeitplan, den das Unternehmen festlegt. Es kann sinnvoll sein, dass Arbeitsgruppen gemeinsam lernen. So können sie zur selben Zeit damit zusammenarbeiten.

Damit ein Unternehmensportal wirkt, muss es gut gepflegt werden. Aktualisieren Sie Inhalte regelmäßig, vermeiden Sie Duplikate und löschen Sie veraltete Dokumente. Wählen Sie eine Lösung, die heute Ihren Bedarf deckt und auch beim weiteren Wachstum die nötigen Informationen liefert. Jetzt LumApps entdecken!

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