Portale aziendale moderno: cos'è e come ottenerlo

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Che cosa si intende per portale aziendale?

Un portale aziendale è un sito web che permette alle persone di accedere a più sistemi, strumenti e funzioni. Chi lavora può accedervi online. Di solito il portale ha una versione pubblica e una privata.

Il portale aziendale CMS dà alle persone accesso ai contenuti e ai servizi specifici che servono per il proprio ruolo in azienda. Molte aziende lo usano per comunicare con i dipendenti, condividere documenti e incoraggiare la collaborazione.

Ogni persona riceve nome utente e password per accedere al portale. L'amministratore può assegnare autorizzazioni basate sui ruoli per stabilire quali funzioni ogni membro del team può usare nel software del portale. Tutti i dipendenti possono avere accesso automatico per consultare le buste paga, registrare le richieste di ferie e inviare le note spese. In base alla mansione, alcune persone possono accedere a moduli di gestione del magazzino, informazioni finanziarie o documenti HR. L'accesso è gestito dallo stesso gruppo che controlla l'accesso al sistema ERP aziendale.

Questa tecnologia piace alle aziende che vogliono dare alle persone un accesso online mantenendo alcuni controlli, così non tutti hanno pieno accesso a tutti i dati aziendali. Il portale aziendale è un ottimo canale per chi non ha bisogno di accedere regolarmente all'ERP. Questo approccio è apprezzato dalle aziende che vogliono offrire ai dipendenti un portale informativo aziendale via internet, mantenendo i controlli necessari per riservatezza e sicurezza. È il canale ideale per chi non usa l'ERP ogni giorno ma può averne bisogno di tanto in tanto. Così le persone consultano metriche, dashboard di analisi e altri strumenti di comunicazione quando servono.

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Che cos'è un enterprise information portal?

Un Enterprise Information Portal (EIP) è una piattaforma digitale centralizzata che raccoglie, gestisce e distribuisce informazioni e servizi in tutta l'organizzazione. Integra dati, applicazioni e risorse da varie fonti interne ed esterne in un unico punto di accesso. Lo scopo principale di un EIP è semplificare l'accesso a informazioni accurate e pertinenti, migliorare la comunicazione interna, favorire la collaborazione e aiutare a decidere meglio grazie a contenuti personalizzati e basati sui ruoli, in tempo reale.

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I tre pilastri del portale aziendale

Il portale aziendale si basa su tre pilastri distinti:

1. Accessibilità

Il primo pilastro: l'accesso ai dati aziendali deve essere limitato a determinati utenti. Non tutti i dati devono essere aperti a tutti. Serve un accesso sicuro su due livelli: il primo è una VPN (Virtual Private Network), il secondo limita i dati sensibili o riservati a un gruppo specifico di persone. Alcuni dipendenti devono poter accedere ai dati aziendali solo se sono rilevanti per il loro lavoro. L'azienda dovrebbe anche limitare il numero di dispositivi aziendali che possono accedere alla VPN.

2. Affidabilità

La parte tecnica del portale per i dipendenti deve funzionare bene anche nei momenti di massimo utilizzo. Tutte le funzionalità devono funzionare senza errori né bug, perché il portale incide direttamente sull'affidabilità dell'azienda. Ci sono due modi per aumentare l'affidabilità: la strategia di mirroring e la virtualizzazione dei server. In pratica il lavoro di più server si concentra sullo stesso hardware aziendale.

3. Sicurezza

La sicurezza è un tema cruciale, perché un'azienda vuole evitare a ogni costo le violazioni dei dati. Ogni azienda che adotta un portale per i dipendenti deve fare tutto il necessario per proteggere i dati aziendali dalle minacce interne ed esterne.

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Software per portali aziendali

Un portale aziendale è un software basato sul web. Serve a integrare informazioni e utenti all'interno dell'azienda. Tutti i dati aziendali sono organizzati in categorie nel portale e tutti i reparti vi accedono da un'unica interfaccia. Il portale per i dipendenti aiuta le persone a trovare facilmente le informazioni che servono, perché basta cercare i contenuti in un unico spazio online. Tutte le informazioni e le applicazioni aziendali sono comodamente riunite in un solo posto.

Un software per il portale aziendale offre diversi vantaggi, tra cui:

• Launcher di applicazioni web personalizzato con applicazioni in tempo reale
• Flessibilità con deployment in cloud e ibrido
• Design responsive
• Semplice da usare

Tipi di portali aziendali

• Contabilità
• Gestione dei contenuti
• Customer relationship management
• Analisi dei dati
• Database
• Tracciamento degli ordini
• Reportistica
• Gestione della supply chain

App mobile per il portale aziendale

Le app mobile per il portale aziendale sono il futuro dei portali, perché rispondono alla crescente domanda di flessibilità, mobilità e accesso immediato alle informazioni. Con la diffusione del lavoro ibrido e da remoto, le persone si aspettano un accesso immediato e personalizzato alle risorse aziendali da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, direttamente dal proprio dispositivo mobile.

I portali mobile aumentano produttività e coinvolgimento grazie a collaborazione in tempo reale, comunicazione fluida e decisioni rapide. Inoltre migliorano molto l'esperienza e la soddisfazione degli utenti con interfacce intuitive e comode, e aiutano le aziende a restare competitive, agili e reattive in un panorama digitale in rapida evoluzione.

Esempi di portali aziendali

Ecco cinque esempi diffusi di portali aziendali, ognuno spiegato in una frase:

1. Microsoft SharePoint:
   piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti che aiuta i team a gestire documenti, condividere informazioni e lavorare in modo più efficiente.
2. Liferay Portal
   Piattaforma open source che permette alle aziende di creare portali personalizzati per dipendenti, clienti e partner, integrando diverse applicazioni aziendali.
3. IBM WebSphere Portal
   Soluzione enterprise solida, pensata per unificare e semplificare l'accesso ad applicazioni, servizi e informazioni aziendali da un'unica interfaccia.
4. Oracle WebCenter Portal
   Framework di livello enterprise per creare portali sicuri e personalizzati, incentrati su collaborazione, gestione dei contenuti e applicazioni integrate.
5. SAP Enterprise Portal
   Punto di accesso centralizzato che integra informazioni e strumenti da fonti SAP e non SAP, per processi di business e collaborazione più snelli.

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Perché un portale aziendale è importante per le aziende e per le persone?

Un enterprise information portal (EIP) per gestire i dati aziendali offre diversi vantaggi. Eccone alcuni:

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Raccolta dei dati

Tutte le organizzazioni devono raccogliere dati. Il portale aziendale dà al personale un accesso rapido e comodo a tutto ciò che è stato raccolto. Gli sviluppatori accedono ai database e recuperano subito le informazioni che servono, senza dover consultare più fonti per trovare esattamente ciò che cercano.

Il portale aiuta dipendenti e clienti a organizzare e collegare le informazioni. Offre soluzioni web personalizzate per gestire il business in modo efficace.

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Gestione semplice delle attività

Un enterprise information portal permette di distribuire e gestire facilmente più siti web e applicazioni da un unico portale. Così l'azienda gestisce senza intoppi tutte le sue attività.

Supporto alle sessioni di formazione e sviluppo

Un enterprise information portal rende molto più semplice pianificare e gestire le sessioni di formazione e sviluppo del personale. Nel portale ci sono tutte le risorse necessarie, sia per i nuovi assunti sia per i corsi di aggiornamento.

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Scalabilità

Con un portale aziendale si possono semplificare molte attività di business. L'azienda può gestire più attività contemporaneamente, con poco sforzo.

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Personalizzazione

In base al ruolo e alla mansione di ogni persona, l'esperienza nel software del portale si può personalizzare. Gli utenti accedono tramite single sign-on (SSO), che apre le porte del portale del team e degli altri sistemi aziendali.

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Accesso universale alle risorse aziendali

Una volta effettuato l'accesso al portale, le persone trovano informazioni e conoscenze disponibili per tutta l'azienda (a meno che un amministratore non le abbia classificate come sensibili o riservate). I membri del team possono usare questo strumento per trovare informazioni su potenziali clienti, novità del settore e altro.

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Costi di accesso alle informazioni ridotti

Consultare le informazioni online tramite un portale automatizzato costa meno che pubblicarle su carta. L'azienda può risparmiare abbonandosi a fonti online invece che a riviste e quotidiani cartacei.

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Più collaborazione tra colleghi

Uno dei vantaggi più importanti di un portale aziendale per il team è che incoraggia la collaborazione tra colleghi. Più collaborazione significa un impegno più costante dei membri del team per aiutare l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi. La collaborazione supera i confini dei reparti e coinvolge persone in sedi e fusi orari diversi.

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Più produttività per le persone

I portali aziendali mettono a disposizione informazioni che prima non erano facilmente accessibili. Le informazioni sono personalizzate in base al ruolo di ciascuno, e questo migliora le prestazioni sul lavoro. Alla fine, tutta l'azienda diventa più competente ed efficace.

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Un ROI più alto

Gli EIP pacchettizzati aumentano il ROI (Return on Investment) di un'azienda. Un'applicazione pacchettizzata dovrebbe generare un ROI più alto rispetto ad altri tipi di applicazioni IT, perché costa meno di una soluzione personalizzata. Offre al cliente funzionalità specifiche per il suo settore. È più facile da mantenere rispetto alle applicazioni personalizzate e si implementa più in fretta.

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Quali sono le funzionalità principali di un portale aziendale moderno?

Quali funzionalità dovrebbe cercare un'azienda in un portale aziendale moderno? Eccone alcune importanti:

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Employee data layer

L'employee data layer sfrutta i dati sui dipendenti raccolti da diverse fonti, tra cui profili dei dipendenti, Microsoft, Google e strumenti di provisioning. Sincronizza le informazioni di questi canali, applicazioni e dispositivi per creare una visione sicura e completa di ogni persona.

Col tempo, il sistema raccoglie informazioni sulle attività e sugli interessi di ciascuno, come i contenuti a cui ha messo "mi piace". Questi dati permettono analisi più approfondite per capire meglio gli interessi delle persone. Più dati raccoglie, più il sistema sarà in grado di fare previsioni intelligenti su eventi e azioni future.

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Comunicazione con i dipendenti

Il mondo del lavoro è cambiato per sempre. Le persone possono lavorare in ufficio, da casa o in modalità ibrida. Parte del personale sul campo può affidarsi ai dispositivi mobili per restare in contatto con i colleghi.

Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) facile da usare fa sentire tutti connessi, ovunque si trovino. Le funzionalità social permettono a tutti di interagire, condividere conoscenze, collaborare e sentirsi coinvolti nel proprio lavoro.

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Community e cultura

Promuovi la cultura aziendale con post interessanti che incoraggiano i membri del team a condividere le proprie conoscenze con i colleghi. Il portale aziendale rende semplice caricare contenuti coinvolgenti per gli altri.

Quando alcuni membri del team iniziano a condividere sfide e successi, per gli altri diventa più facile fare lo stesso. In azienda tutti hanno voce, e tutti dovrebbero essere incoraggiati a esprimere le proprie idee.

Percorsi dei dipendenti

Invia messaggi personalizzati alle persone per riconoscere la fase in cui si trovano, nella vita e in azienda. I messaggi possono partire in automatico per celebrare eventi specifici della vita di ciascuno (personali e professionali). Servono a migliorare il coinvolgimento delle persone nel tempo.

I messaggi sono semplici e arrivano su più dispositivi. Non interrompono la giornata di lavoro: fanno solo sapere alla persona che l'azienda ha notato un momento importante della sua vita e che pensa a lei.

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Knowledge management

Con l'aumentare della conoscenza disponibile sul posto di lavoro, gestirla bene diventa cruciale per le aziende. Le informazioni giuste devono arrivare alle persone giuste al momento giusto.

Un portale aziendale riunisce documenti e video in un unico spazio online. Le persone non perdono tempo a cercare ciò che serve in più sistemi, una ricerca lenta e dai risultati spesso imprecisi. Tutti i membri del team che consultano la risorsa aziendale sono allineati e prendono decisioni informate sugli stessi dati.

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Riunione aziendale (town hall)

La funzionalità town hall è il luogo in cui le persone scoprono le ultime notizie e gli aggiornamenti dell'azienda. I dirigenti possono pubblicare informazioni su eventi e contenuti interessanti per le persone. Ma le informazioni non viaggiano in un'unica direzione: con la chat, le persone condividono idee e opinioni con il management e tra loro.

La town hall permette a dirigenti e manager di capire in fretta cosa pensano le persone dei temi che le riguardano, senza aspettare un sondaggio interno. Questa comunicazione diretta mantiene vivo e interessante il dialogo tra manager e collaboratori.

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Onboarding center

I primi giorni e le prime settimane in una nuova azienda (o in un nuovo ruolo) sono decisivi. Determinano se la persona si sente coinvolta o meno. Se l'esperienza di onboarding è positiva, è più probabile che resti in azienda e cresca nel ruolo.

Un buon onboarding center guida la persona attraverso una serie di passaggi che la aiutano ad ambientarsi, restare coinvolta e produttiva. Crea un'esperienza personalizzata per ciascuno e riduce i tempi di onboarding grazie a un processo snello.

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Newsletter

Tieni le persone informate su ciò che succede in azienda e nel settore con una newsletter aziendale settimanale, mensile o trimestrale. Basta accedere al portale per i dipendenti e consultarla con pochi clic.

Indirizza le persone verso i contenuti che vogliono leggere creando modelli personalizzati per i diversi tipi di notizie (finanziarie, di prodotto, ecc.). Se serve, offri la newsletter in più lingue per raggiungere le persone nelle diverse parti del mondo.

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Bacheca delle offerte di lavoro

Molte aziende pubblicano le posizioni aperte prima internamente, e il portale aziendale è il posto giusto per farlo. Chi cerca una promozione o un trasferimento interno consulterà questa fonte per le posizioni disponibili e potrà candidarsi direttamente dal portale.

Le offerte possono essere condivise anche sui social media, se serve ampliare il bacino di candidati. Le persone possono anche condividerle con amici e familiari in cerca di lavoro.

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Elenco dei dipendenti

Un elenco dei dipendenti connette tutta l'azienda. È lo spazio in cui ognuno può descrivere le proprie competenze. Gli altri lo usano per trovare esattamente la persona da consultare quando serve.

Un elenco ben organizzato rende facile la collaborazione tra colleghi. Quando serve un esperto, si vede subito se è disponibile internamente, e si risparmia tempo.

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Come integrare un portale aziendale nella tua azienda

Prima di scegliere definitivamente un portale aziendale, ci sono alcuni aspetti cruciali da considerare:

• I requisiti di business e tecnici
• A cosa servirà il portale
• I requisiti tecnici

L'integrazione di un portale aziendale richiede diversi passaggi.

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1. Definisci obiettivi e criteri di successo per l'implementazione del portale

Senza obiettivi non c'è modo di capire se il piano di implementazione funziona. Gli obiettivi vanno messi per iscritto e organizzati in modo che chi decide in azienda li capisca facilmente.

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2. Il management deve approvare il piano di implementazione del portale

Il top management deve vedere i vantaggi del portale e credere nel piano. Se non è coinvolto e non lo sostiene, il progetto non avrà successo. E le persone non vedranno il valore di questa tecnologia se il management non la appoggia.

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3. Prepara una shortlist di fornitori e scegline uno

Poi l'azienda deve trovare il fornitore più adatto alle sue esigenze in termini di prezzo e servizio, e sceglie il provider del portale.

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4. Il fornitore valuta hardware e software

Il fornitore analizza l'architettura e l'infrastruttura esistenti del portale. La valutazione include anche le piattaforme tecnologiche (Java, .NET, PHP, ecc.). Si pianificano la configurazione del portale e le eventuali personalizzazioni.

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5. Il fornitore intervista gli utenti

Per capire cosa serve all'azienda, il fornitore parla con diversi utenti. Grazie alle informazioni di più fonti, si fa un'idea chiara dei requisiti del progetto.

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6. Il fornitore esegue test di usabilità

I test di usabilità riducono i rischi del progetto. I risultati chiariscono i requisiti degli utenti finali.

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7. Si definiscono gli standard

A questo punto si usano metodi collaudati per definire standard incentrati sui processi di gestione e sull'ingegneria del progetto.

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8. Si eseguono i test

Si testano le prestazioni del portale per verificare che tutti i sistemi funzionino correttamente.

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9. Si integrano i contenuti nel portale

I contenuti aziendali vengono trasferiti nel portale: documenti, video, diagrammi, grafici e altro.

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10. Componenti di terze parti per ridurre i rischi

Il fornitore usa framework e componenti di terze parti collaudati per ridurre sforzi e rischi.

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11. Si integrano le applicazioni nel portale

Dopo l'integrazione delle applicazioni si integra il gateway di pagamento. Si integrano anche gli aspetti di sicurezza e privacy del portale: dati, sicurezza dell'integrazione del gateway di pagamento e privacy degli accessi degli utenti.

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12. Si aggiungono i design pattern

Un approccio collaudato basato su design pattern di tipo Application, Composite, Business e Integration.

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13. Si pianifica un progetto pilota

È il momento del primo test pilota del nuovo portale per i dipendenti. In questa fase l'azienda può individuare eventuali bug da risolvere. Quando il portale funziona bene, si passa all'ultima fase.

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14. Formazione degli utenti

Le persone possono iniziare a usare il nuovo portale aziendale del team seguendo un calendario stabilito dall'azienda. Può essere utile che i gruppi di lavoro imparino a usarlo insieme, così iniziano a collaborare sul portale nello stesso momento.

Per essere efficace, un portale aziendale va curato con attenzione. I contenuti vanno aggiornati regolarmente per evitare duplicati ed eliminare i documenti obsoleti. Un'azienda deve scegliere con cura la soluzione di portale per i dipendenti più adatta alle esigenze di oggi, in grado di offrire le informazioni necessarie anche mentre continua a crescere. Scopri LumApps ora!

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