¿Qué es un portal empresarial moderno y cómo conseguirlo?

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¿Qué se entiende por portal empresarial?

Un portal empresarial es un sitio web que permite a los empleados acceder a múltiples sistemas, herramientas y funciones. Se puede acceder a él en línea. Normalmente, el portal tiene una versión pública y otra privada.

El portal empresarial con CMS da a los empleados acceso a los contenidos y servicios concretos que necesitan para su función en la empresa. Muchas empresas lo usan para comunicarse con sus empleados, compartir documentos y fomentar la colaboración.

Cada empleado recibe un nombre de usuario y una contraseña para acceder al portal. El administrador puede asignar permisos por rol para definir qué funciones puede usar cada miembro del equipo en el software del portal empresarial. Todos los empleados pueden tener acceso automático para consultar sus nóminas, registrar sus solicitudes de vacaciones y enviar sus notas de gastos. Según su puesto, un empleado puede tener acceso a formularios de gestión de inventario, información financiera o documentos de recursos humanos. Ese acceso lo gestiona el mismo equipo que controla el acceso al ERP de la empresa.

Esta tecnología gusta a las empresas que quieren dar acceso en línea a sus empleados sin perder ciertos controles, de modo que no todo el mundo tenga acceso completo a todos los datos de la empresa. El portal corporativo es un canal excelente para los usuarios que no necesitan entrar con frecuencia en el ERP de la empresa. Este enfoque es habitual en empresas que quieren ofrecer a sus empleados un portal de información empresarial a través de internet, manteniendo los controles adecuados de confidencialidad y seguridad. Es el canal ideal para quienes no necesitan entrar en el ERP a diario, pero sí de vez en cuando. Así pueden consultar métricas, tablones de analíticas y otras herramientas de comunicación cuando lo necesiten.

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¿Qué es un portal de información empresarial?

Un portal de información empresarial (EIP, Enterprise Information Portal) es una plataforma digital centralizada que reúne, gestiona y distribuye información y servicios en toda la organización. Integra datos, aplicaciones y recursos de diversas fuentes internas y externas en un único punto de acceso. Su objetivo principal es facilitar a los empleados el acceso a información precisa y relevante, mejorar la comunicación interna, impulsar la colaboración y ayudar a tomar mejores decisiones gracias a contenidos personalizados por rol y en tiempo real.

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Los tres pilares del hub de portal empresarial

El hub de portal empresarial se basa en tres pilares:

1. Accesibilidad

El primer pilar es que el acceso a los datos de la empresa debe limitarse a ciertos usuarios. No todos los datos deben estar abiertos a toda la empresa. Debe haber un acceso seguro en dos niveles: el primero es una VPN (red privada virtual) y el segundo restringe los datos sensibles o confidenciales a un grupo concreto de personas. Cada empleado solo debe acceder a los datos que sean relevantes para su trabajo. La empresa también debe limitar el número de dispositivos corporativos que pueden conectarse a la VPN.

2. Fiabilidad

La parte técnica del portal del empleado debe funcionar bien incluso con la máxima demanda. Todas las funciones deben ir sin errores ni fallos, porque el portal empresarial influye directamente en la fiabilidad de la empresa. Hay dos formas de reforzar la fiabilidad: la estrategia de mirroring y la virtualización de servidores. Es decir, el trabajo de varios servidores se concentra en el mismo hardware de la empresa.

3. Seguridad

La seguridad es clave, porque ninguna empresa quiere sufrir una filtración de datos. Toda empresa que implante un portal del empleado debe tomar las medidas necesarias para proteger sus datos frente a amenazas internas y externas.

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Software de portal empresarial

Un portal empresarial es un software web. Sirve para integrar la información y a los usuarios de la empresa. Todos los datos de la empresa se organizan dentro del portal y todos los departamentos acceden a ellos desde una sola interfaz. El portal del empleado facilita que los empleados encuentren la información que necesitan, ya que solo tienen que buscar en un único sitio en línea. Toda la información y las aplicaciones del negocio están reunidas en un mismo lugar.

El software de portal corporativo ofrece varias ventajas, entre ellas:

• Lanzador de aplicaciones web personalizado con aplicaciones en tiempo real
• Flexibilidad con despliegue en la nube o híbrido
• Diseño responsive
• Facilidad de uso

Tipos de portales empresariales

• Contabilidad
• Gestión de contenidos
• Gestión de las relaciones con clientes (CRM)
• Análisis de datos
• Bases de datos
• Seguimiento de pedidos
• Informes
• Gestión de la cadena de suministro

App móvil de portal empresarial

Las apps móviles de portal empresarial son el futuro de los portales empresariales, porque responden a la creciente demanda de flexibilidad, movilidad y acceso inmediato a la información. Con el auge del trabajo híbrido y remoto, los empleados esperan acceder al instante y de forma personalizada a los recursos de la empresa, desde cualquier lugar y en cualquier momento, directamente desde su móvil.

Los portales empresariales móviles impulsan la productividad y el compromiso con colaboración en tiempo real, comunicación fluida y decisiones rápidas. Además, mejoran mucho la experiencia y la satisfacción de los usuarios gracias a interfaces intuitivas y cómodas, y ayudan a las empresas a mantenerse competitivas, ágiles y receptivas en un entorno digital que cambia rápido.

Ejemplos de portales empresariales

Aquí tienes cinco ejemplos populares de portales empresariales, cada uno explicado en una frase:

1. Microsoft SharePoint:
   Una plataforma de colaboración y gestión de contenidos que permite a los equipos gestionar documentos, compartir información y trabajar con más eficiencia.
2. Liferay Portal
   Una plataforma de código abierto con la que las empresas crean portales a medida para empleados, clientes y partners, integrando distintas aplicaciones empresariales.
3. IBM WebSphere Portal
   Una solución empresarial robusta que unifica y simplifica el acceso a aplicaciones, servicios e información de la empresa desde una única interfaz.
4. Oracle WebCenter Portal
   Un framework de nivel empresarial para crear portales seguros y personalizados, centrados en la colaboración, la gestión de contenidos y la integración de aplicaciones.
5. SAP Enterprise Portal
   Un punto de acceso centralizado que integra información y herramientas de fuentes SAP y no SAP, y agiliza los procesos de negocio y la colaboración.

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¿Por qué es importante un portal empresarial para las empresas y los empleados?

Tener un portal de información empresarial (EIP) para gestionar los datos aporta varias ventajas. Estas son algunas:

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Recopilación de datos

Todas las organizaciones recopilan datos. El portal empresarial da al personal un acceso rápido y cómodo a todo lo recopilado. Los desarrolladores pueden consultar las bases de datos y obtener enseguida la información que necesitan, sin tener que revisar varias fuentes para encontrar justo lo que buscan.

El portal ayuda a empleados y clientes a organizar y conectar la información. Ofrece soluciones web personalizadas para gestionar el negocio con eficacia.

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Gestión sencilla de tareas

Un portal de información empresarial facilita el despliegue y la gestión de varios sitios web y aplicaciones desde un único portal. La empresa puede gestionar todas sus operaciones sin fricciones.

Ayuda con las sesiones de formación y desarrollo

Un portal de información empresarial facilita mucho la planificación e impartición de sesiones de formación y desarrollo. Todos los recursos necesarios están en el portal, tanto para las nuevas incorporaciones como para las formaciones de actualización.

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Escalabilidad

Un portal empresarial simplifica muchas operaciones de negocio. Permite a la empresa controlar varias tareas a la vez y gestionar todas sus operaciones con poco esfuerzo.

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Personalización

Según el rol y el puesto de cada empleado, su experiencia en el software del portal empresarial se puede personalizar. Los usuarios entran con SSO (Single Sign-On), que les da acceso al portal del equipo y a otros sistemas de la empresa.

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Acceso universal a los recursos de la empresa

En cuanto un empleado inicia sesión en el portal empresarial, accede a la información y al conocimiento de negocio disponibles para toda la empresa (salvo lo que un administrador haya marcado como sensible o confidencial). Los miembros del equipo pueden usar esta potente herramienta para consultar información sobre clientes potenciales, noticias del sector, etc.

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Menor coste de acceso a la información

Acceder a la información en línea a través de un portal automatizado cuesta menos que publicarla en papel. La empresa puede ahorrar suscribiéndose a fuentes en línea en lugar de a revistas y periódicos impresos.

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Más colaboración entre empleados

Una de las principales ventajas de un portal empresarial para equipos es que fomenta la colaboración entre empleados. Con más colaboración, los equipos se esfuerzan de forma más constante por ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos. Y esa colaboración traspasa departamentos e incluye a personas en distintas ubicaciones y zonas horarias.

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Más productividad de los empleados

Los portales empresariales ponen a disposición de los empleados información que antes no tenían a mano. Esa información se adapta al rol de cada usuario, lo que mejora su desempeño. Con el tiempo, toda la empresa gana en conocimiento y eficacia.

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Mayor retorno de la inversión

Los EIP empaquetados aumentan el retorno de la inversión (ROI) de una empresa. Una aplicación empaquetada debería ofrecer un ROI mayor que otros tipos de aplicaciones de IT, porque cuesta menos que un desarrollo a medida. Ofrece funcionalidades específicas para un sector concreto. Además, es más fácil de mantener que una aplicación a medida y se despliega más rápido.

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¿Cuáles son las principales funciones de un portal empresarial moderno?

¿Qué funciones debe buscar una empresa en un portal empresarial moderno? Estas son algunas de las más importantes:

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Capa de datos del empleado

La capa de datos del empleado aprovecha los datos recopilados de varias fuentes, como los perfiles de empleado, Microsoft, Google y las herramientas de aprovisionamiento. Sincroniza la información de esos canales, aplicaciones y dispositivos para crear una visión segura y completa de cada empleado.

Con el tiempo, el sistema recoge información sobre las actividades e intereses de cada empleado, como los contenidos que le han gustado. Estos datos permiten un análisis más profundo para entender mejor sus intereses. Cuantos más datos recopila, mejor puede anticipar eventos y acciones futuras.

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Comunicación con los empleados

El mundo del trabajo ha cambiado para siempre. Los empleados pueden trabajar en la oficina, desde casa o en modo híbrido. Algunos empleados operativos dependen de sus dispositivos móviles para estar en contacto con sus compañeros.

Un sistema de gestión de contenidos (CMS) fácil de usar hace que todos los empleados se sientan conectados, estén donde estén. Las funciones sociales permiten a todos interactuar para compartir conocimiento, colaborar y sentirse implicados en su trabajo.

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Comunidad y cultura

Fomenta la cultura con publicaciones interesantes que animen a los miembros del equipo a compartir su conocimiento con sus compañeros. El portal empresarial facilita subir contenidos que a otros les resulten atractivos.

En cuanto algunos miembros del equipo empiecen a compartir sus retos y sus logros, a los demás les resultará más fácil hacer lo mismo. Todas las personas de la empresa tienen voz, y hay que animar a todos los empleados a compartir lo que piensan.

Recorridos del empleado

Envía mensajes personalizados a los empleados según el momento de su recorrido vital y profesional en la empresa. Los mensajes pueden enviarse automáticamente para reconocer hitos concretos de su vida (personal y profesional). Su objetivo es mejorar el compromiso de los empleados con el tiempo.

Son mensajes sencillos que llegan a través de varios dispositivos. No buscan interrumpir la jornada del empleado; solo le hacen saber que la empresa ha tenido en cuenta ese momento y piensa en él.

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Gestión del conocimiento

A medida que crece el volumen de conocimiento en el trabajo, gestionarlo bien se vuelve clave para las empresas. La información correcta debe llegar a las personas adecuadas en el momento oportuno.

Un portal empresarial reúne documentos y vídeos en un único sitio en línea. Los empleados no pierden tiempo buscando lo que necesitan en varios sistemas, algo que haría perder tiempo y podría dar resultados poco precisos. Todos los miembros del equipo que consultan el portal trabajan con la misma información y toman decisiones fundamentadas a partir de los mismos datos.

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Reunión general

La reunión general es el espacio donde los empleados se enteran de las últimas noticias y novedades de la empresa. Los directivos pueden publicar información sobre eventos y contenidos que interesen a los empleados. Pero la información no fluye en un solo sentido: los empleados pueden usar el chat para compartir sus ideas y opiniones con la dirección y entre ellos.

La reunión general permite a directivos y managers saber rápidamente qué piensan los empleados sobre los temas que les afectan, sin esperar a una encuesta. Esta comunicación directa mantiene vivas e interesantes las conversaciones entre managers y empleados.

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Centro de onboarding

Los primeros días y semanas de una persona en una nueva empresa (o en un nuevo puesto) son decisivos. Determinan si el empleado se siente comprometido con la empresa o no. Si vive un buen onboarding, es más probable que se quede y crezca en su puesto.

Un buen centro de onboarding guía al empleado por una serie de pasos que le ayudan a adaptarse y a mantenerse comprometido y productivo. Crea una experiencia personalizada para cada persona y reduce el tiempo de incorporación gracias a un proceso ágil.

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Newsletter

Mantén a los empleados al día de lo que pasa en la empresa y en el sector publicando una newsletter interna semanal, mensual o trimestral. Los empleados pueden entrar en el portal del empleado y consultarla con solo unos clics.

Dirige a los empleados al tipo de contenido que quieren leer con plantillas personalizadas para distintos tipos de noticias (noticias financieras, de producto, etc.). Si procede, ofrece la newsletter en varios idiomas para llegar a empleados de distintas partes del mundo.

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Tablón de empleo

Muchas empresas publican sus vacantes primero a nivel interno, y hacerlo a través del portal empresarial tiene mucho sentido. Los empleados que buscan un ascenso o un cambio de puesto consultarán este espacio y podrán postularse a las vacantes que les interesen directamente desde el portal.

Las ofertas también pueden compartirse en redes sociales si hace falta ampliar la búsqueda para encontrar candidatos adecuados. Los empleados pueden compartirlas con amigos y familiares que también estén buscando trabajo.

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Directorio de empleados

Un directorio de empleados conecta a toda la empresa. En él, cada empleado puede describir su experiencia, y los demás pueden encontrar exactamente a quién consultar cuando lo necesiten.

Cuando el directorio de empleados está bien organizado, la colaboración resulta fácil. Si alguien necesita consultar a un experto, puede ver si esa persona está en la empresa, lo que ahorra tiempo.

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Cómo integrar un portal empresarial en tu empresa

Antes de elegir un portal empresarial, tu empresa debe tener en cuenta varios aspectos clave:

• Los requisitos de negocio y técnicos
• Para qué se usará el portal
• Los requisitos técnicos

Integrar un portal empresarial en una empresa implica varios pasos.

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1. Definir los objetivos y criterios de éxito de la implantación

Sin objetivos, no hay forma de saber si la implantación funciona o no. Deben quedar por escrito y ordenados de forma que los responsables de la empresa los entiendan fácilmente.

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2. La dirección debe aprobar el plan de implantación del portal

La alta dirección debe ver las ventajas de implantar el portal y apoyar el plan. Si no se implica ni lo respalda, el plan no saldrá adelante. Los empleados no verán el valor de adoptar esta tecnología si la dirección no la apoya.

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3. Preseleccionar proveedores de portales y elegir uno

Después, la empresa debe encontrar el proveedor que mejor se ajuste a sus necesidades en precio y servicio, y elegir su proveedor de portal empresarial.

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4. El proveedor evalúa el hardware y el software

El proveedor analiza la arquitectura y la infraestructura de portal existentes en la empresa. La evaluación incluye también las plataformas tecnológicas (Java, .NET, PHP, etc.). Se planifican la configuración del portal y cualquier personalización necesaria.

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5. El proveedor entrevista a los usuarios

Para saber qué necesita la empresa de su portal, el proveedor habla con varios usuarios. Con la información de distintas fuentes, se hace una idea clara de los requisitos del proyecto.

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6. El proveedor realiza pruebas de usabilidad

Las pruebas de usabilidad reducen el riesgo del proyecto. Sus resultados aclaran los requisitos de los usuarios finales.

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7. Se fijan los estándares

En este punto del proceso se aplican métodos probados para fijar estándares centrados en los procesos de gestión y la ingeniería del proyecto.

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8. Se realizan las pruebas

Se prueba el rendimiento del portal para comprobar que todos los sistemas funcionan correctamente.

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9. Se integran los contenidos en el portal

Los contenidos de la empresa se trasladan al portal: documentos, vídeos, tablas, gráficos y mucho más.

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10. Se usan componentes de terceros para reducir riesgos

El proveedor despliega frameworks y componentes de terceros probados para reducir el esfuerzo y el riesgo.

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11. Se integran las aplicaciones en el portal

Una vez integradas las aplicaciones, se integra la pasarela de pago. Después se incorporan las medidas de seguridad y privacidad del portal: datos, seguridad de la integración de la pasarela de pago y privacidad del acceso de los usuarios.

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12. Se añaden patrones de diseño

Enfoque basado en patrones de diseño probados: patrones de aplicación, compuestos, de negocio y de integración.

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13. Se programa una prueba piloto

Llega el momento del primer piloto del nuevo portal del empleado. En esta fase, la empresa puede detectar los fallos que haya que corregir. Cuando el portal funcione bien, toca pasar a la última fase.

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14. Formación de los usuarios

Los empleados pueden empezar a aprender a usar el nuevo portal empresarial del equipo según el calendario que fije la empresa. Puede ser útil que los grupos de trabajo aprendan juntos, para empezar a colaborar con el portal al mismo tiempo.

Para que un portal empresarial sea eficaz, hay que mantenerlo bien. Los contenidos deben actualizarse con regularidad para evitar duplicados y eliminar documentos obsoletos. La empresa debe elegir con cuidado la solución de portal del empleado que responda a sus necesidades actuales y le aporte la información que necesite a medida que crezca. ¡Descubre LumApps ahora!

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