Qu’est-ce qu’un portail d’entreprise moderne et comment en mettre un en place ?

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Qu’entend-on par portail d’entreprise ?

Un portail d’entreprise est un site web qui donne aux collaborateurs accès à plusieurs systèmes, outils et fonctions. Ils y accèdent en ligne. Le portail existe généralement en version publique et en version privée. 

Le portail d’entreprise de type CMS donne aux collaborateurs accès aux contenus et services dont ils ont besoin pour leur fonction. De nombreuses entreprises l’utilisent pour communiquer avec leurs collaborateurs, partager des documents et encourager la collaboration. 

Chaque collaborateur reçoit un identifiant et un mot de passe pour accéder au portail. L’administrateur attribue des autorisations selon les rôles pour définir ce que chaque membre de l’équipe peut faire dans le logiciel de portail d’entreprise. Tous les collaborateurs peuvent automatiquement consulter leurs fiches de paie, saisir leurs demandes de congés et soumettre leurs notes de frais. Selon leur fonction, certains collaborateurs peuvent aussi accéder aux formulaires de gestion des stocks, aux informations financières ou aux documents de ressources humaines (RH). Ces accès sont gérés par l’équipe qui contrôle déjà l’accès à l’ERP de l’entreprise. 

Cette technologie séduit les entreprises qui veulent offrir un accès en ligne à leurs collaborateurs tout en gardant certains contrôles, pour que chacun n’ait pas accès à l’ensemble des données de l’entreprise. Le portail d’entreprise est un excellent canal pour les utilisateurs qui n’ont pas besoin d’utiliser l’ERP régulièrement. Cette approche plaît aux entreprises qui veulent donner à leurs collaborateurs accès à un portail d’information d’entreprise via Internet, tout en conservant les contrôles adaptés en matière de confidentialité et de sécurité. C’est le canal idéal pour les collaborateurs qui n’utilisent pas l’ERP au quotidien mais en ont besoin de temps en temps. Ils consultent ainsi indicateurs, tableaux de bord analytiques et autres outils de communication selon leurs besoins. 

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Qu’est-ce qu’un portail d’information d’entreprise ?

Un portail d’information d’entreprise (Enterprise Information Portal, EIP) est une plateforme numérique centralisée qui consolide, gère et diffuse l’information et les services dans toute l’organisation. Il intègre les données, applications et ressources de sources internes et externes dans un point d’accès unique. Son objectif principal : simplifier l’accès des collaborateurs à une information exacte et pertinente, améliorer la communication interne, renforcer la collaboration et faciliter la prise de décision grâce à des contenus personnalisés, adaptés à chaque rôle, en temps réel.

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Les trois fondements du hub de portail d’entreprise 

Le hub de portail d’entreprise repose sur trois piliers distincts :

1. Accessibilité

Premier pilier : l’accès aux données de l’entreprise doit être réservé à certains utilisateurs. Toutes les données n’ont pas vocation à être ouvertes à tous. Il faut un accès sécurisé à deux niveaux : d’abord un VPN (réseau privé virtuel), ensuite une restriction des données sensibles ou confidentielles à un groupe défini de personnes. Certains collaborateurs ne doivent accéder aux données que si elles sont utiles à leur travail. L’entreprise doit aussi limiter le nombre d’appareils professionnels autorisés à se connecter au VPN. 

2. Fiabilité

La partie technique du portail collaborateurs doit fonctionner correctement même en cas de forte affluence. Toutes les fonctionnalités doivent fonctionner sans erreur ni bug, car le portail d’entreprise a un impact direct sur la fiabilité de l’entreprise. Deux leviers renforcent la fiabilité : la stratégie de mirroring et la virtualisation des serveurs. Le travail de plusieurs serveurs est alors concentré sur le même matériel de l’entreprise. 

3. Sécurité 

La sécurité est un enjeu majeur : une entreprise veut éviter à tout prix les fuites de données. Toute entreprise qui déploie un portail collaborateurs doit prendre les mesures nécessaires pour protéger ses données contre les menaces internes et externes. 

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Logiciel de portail d’entreprise

Un portail d’entreprise est un logiciel web. Il sert à intégrer l’information et les utilisateurs au sein de l’entreprise. Toutes les données de l’entreprise y sont classées et tous les services y accèdent depuis une seule interface. Le portail collaborateurs aide les collaborateurs à trouver facilement l’information dont ils ont besoin, puisqu’ils cherchent les contenus à un seul endroit en ligne. Toutes les informations et applications métier sont réunies au même endroit.

Un logiciel de portail d’entreprise offre plusieurs avantages, notamment :

• Un lanceur d’applications web personnalisé, avec applications en temps réel
• La flexibilité d’un déploiement cloud ou hybride
• Un design responsive
• Une utilisation simple

Les types de portails d’entreprise

• Comptabilité
• Gestion de contenu
• Gestion de la relation client
• Analyse de données
• Base de données
• Suivi des commandes
• Reporting
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement

L’application mobile de portail d’entreprise

Les applications mobiles de portail d’entreprise sont l’avenir des portails d’entreprise. Elles répondent parfaitement au besoin croissant de flexibilité, de mobilité et d’accès immédiat à l’information. Avec l’essor du travail hybride et à distance, les collaborateurs attendent un accès instantané et personnalisé aux ressources de l’entreprise, partout et à tout moment, directement depuis leur mobile.

Les portails d’entreprise mobiles stimulent la productivité et l’engagement grâce à la collaboration en temps réel, à une communication fluide et à des décisions plus rapides. Leurs interfaces intuitives et leur côté pratique améliorent aussi nettement l’expérience et la satisfaction des utilisateurs. Les entreprises restent ainsi compétitives, agiles et réactives dans un paysage numérique en évolution rapide.

Exemples de portails d’entreprise

Voici cinq exemples connus de portails d’entreprise, chacun résumé en une phrase :

1. Microsoft SharePoint :
   Une plateforme de collaboration et de gestion de contenu qui permet aux équipes de gérer leurs documents, de partager l’information et d’améliorer l’efficacité de leur workflow.
2. Liferay Portal
   Une plateforme open source qui permet de créer des portails personnalisés pour les collaborateurs, les clients et les partenaires, en intégrant différentes applications d’entreprise.
3. IBM WebSphere Portal
   Une solution d’entreprise robuste conçue pour unifier et simplifier l’accès aux applications, services et informations de l’entreprise depuis une seule interface.
4. Oracle WebCenter Portal
   Un framework de niveau entreprise pour créer des portails sécurisés et personnalisés, axés sur la collaboration, la gestion de contenu et l’intégration d’applications.
5. SAP Enterprise Portal
   Un point d’accès centralisé qui intègre informations et outils issus de sources SAP et non SAP, pour des processus métier et une collaboration plus fluides.

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Pourquoi un portail d’entreprise est-il important pour les entreprises et les collaborateurs ?

Un portail d’information d’entreprise (EIP) présente plusieurs avantages pour gérer les données d’une entreprise. En voici quelques-uns :

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La collecte de données

Toutes les organisations collectent des données. Le portail d’entreprise donne au personnel un accès rapide et pratique à tout ce qui a été collecté. Les développeurs accèdent aux bases de données et récupèrent vite l’information dont ils ont besoin, sans passer par plusieurs sources pour trouver exactement ce qu’ils cherchent. 

Le portail aide collaborateurs et clients à organiser et relier l’information. Il fournit des solutions web personnalisées pour gérer efficacement l’activité.

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Une gestion des tâches simplifiée

Un portail d’information d’entreprise permet de déployer et de gérer facilement plusieurs sites web et applications depuis un seul portail. L’entreprise pilote ainsi l’ensemble de ses opérations en toute fluidité.

Un appui pour la formation et le développement

Un portail d’information d’entreprise simplifie nettement la planification et l’animation des sessions de formation et de développement. Toutes les ressources nécessaires y sont disponibles, pour les nouvelles recrues comme pour les formations de mise à niveau.

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L’évolutivité

Un portail d’entreprise simplifie de nombreuses opérations. Il permet de piloter plusieurs tâches à la fois. Toutes les opérations se gèrent avec peu d’effort.

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La personnalisation

L’expérience de chaque collaborateur sur le portail peut être personnalisée selon son rôle et sa fonction. Grâce à l’authentification unique (SSO), les utilisateurs accèdent au portail d’équipe et aux autres systèmes de l’entreprise. 

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Un accès universel aux ressources de l’entreprise

Une fois connecté au portail d’entreprise, chaque collaborateur accède aux informations et connaissances ouvertes à toute l’entreprise (sauf celles qu’un administrateur a jugées sensibles ou confidentielles). Les membres de l’équipe s’en servent pour trouver des informations sur des prospects, l’actualité du secteur, etc.

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Un accès à l’information moins coûteux

Consulter l’information en ligne via un portail automatisé coûte moins cher que de la publier sur papier. L’entreprise peut faire des économies en s’abonnant à des sources en ligne plutôt qu’à des magazines et journaux imprimés. 

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Plus de collaboration entre collaborateurs

L’un des principaux avantages d’un portail d’entreprise est qu’il encourage la collaboration entre collaborateurs. Grâce à cette collaboration renforcée, les membres de l’équipe s’investissent plus durablement pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs. Elle dépasse les frontières entre services et inclut des équipes situées dans d’autres régions et d’autres fuseaux horaires. 

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Une productivité accrue

Les portails d’entreprise donnent aux collaborateurs des informations auxquelles ils n’avaient pas facilement accès auparavant. Personnalisée selon le rôle de chacun, l’information améliore la performance au travail. À terme, toute l’entreprise gagne en connaissances et en efficacité. 

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Un meilleur retour sur investissement

Les EIP packagés améliorent le retour sur investissement (ROI) de l’entreprise. Une application packagée devrait offrir un ROI supérieur à celui d’autres applications IT, car elle coûte moins cher qu’une solution sur mesure. Elle propose des fonctionnalités propres à un secteur donné. Elle est aussi plus simple à maintenir et plus rapide à déployer qu’une application sur mesure.

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Quelles sont les principales fonctionnalités d’un portail d’entreprise moderne ?

Quelles fonctionnalités rechercher dans un portail d’entreprise moderne ? Voici les plus importantes :

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La couche de données collaborateurs

La couche de données collaborateurs exploite les données issues de plusieurs sources, dont les profils collaborateurs, Microsoft, Google et les outils de provisioning. Elle synchronise les informations de ces canaux, applications et appareils pour offrir une vue globale et sécurisée de chaque collaborateur. 

Au fil du temps, le système collecte des informations sur les activités et les centres d’intérêt de chaque collaborateur, comme les contenus qu’il a aimés. Ces données permettent une analyse plus fine de ses centres d’intérêt. Plus le système collecte de données, plus il peut anticiper intelligemment les événements et actions à venir.

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La communication collaborateurs

Le monde du travail a changé pour de bon. Les collaborateurs travaillent au bureau, à domicile ou en mode hybride. Certains collaborateurs de terrain comptent sur leur appareil mobile pour garder le contact avec leurs collègues. 

Un système de gestion de contenu (CMS) simple à utiliser permet à tous les collaborateurs de se sentir connectés, où qu’ils soient. Les fonctionnalités sociales permettent à chacun d’échanger, de partager ses connaissances, de collaborer et de s’impliquer dans son travail. 

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Communauté et culture

Faites vivre la culture d’entreprise avec des publications intéressantes qui incitent les membres de l’équipe à partager leurs connaissances avec leurs collègues. Le portail d’entreprise facilite la mise en ligne de contenus engageants. 

Dès que quelques membres de l’équipe partagent leurs difficultés et leurs réussites, les autres suivent plus facilement. Chacun a une voix dans l’entreprise, et tous les collaborateurs doivent être encouragés à partager leurs idées. 

Les parcours collaborateurs

Envoyez aux collaborateurs des messages personnalisés qui tiennent compte de l’étape où ils en sont, dans leur vie comme dans l’entreprise. Ces messages peuvent partir automatiquement pour marquer des événements précis de leur vie personnelle ou professionnelle. Ils visent à améliorer l’engagement des collaborateurs dans la durée. 

Les messages sont simples et envoyés sur plusieurs appareils. Ils n’ont pas vocation à interrompre la journée de travail : ils signalent simplement au collaborateur que l’entreprise a pris note d’un événement de sa vie et pense à lui.

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La gestion des connaissances

À mesure que le volume de connaissances augmente, bien les gérer devient crucial pour les entreprises. La bonne information doit parvenir aux bonnes personnes au bon moment. 

Un portail d’entreprise réunit documents et vidéos en un seul endroit en ligne. Les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher dans plusieurs systèmes, une démarche chronophage aux résultats parfois inexacts. Tous les membres de l’équipe qui consultent cette ressource partagent la même information et prennent des décisions éclairées à partir des mêmes données. 

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Le town hall

Le town hall est l’espace où les collaborateurs découvrent les dernières actualités de l’entreprise. Les dirigeants y publient des informations sur les événements et des contenus qui intéressent les collaborateurs. Mais l’information ne circule pas dans un seul sens : grâce au chat, les collaborateurs partagent leurs idées et leurs avis avec la direction et entre eux. 

Le town hall permet aux dirigeants et aux managers de savoir rapidement ce que pensent les collaborateurs des sujets qui les concernent, sans attendre une enquête interne. Cette communication directe garde les échanges vivants et intéressants entre managers et collaborateurs.

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Le centre d’onboarding

Les premiers jours et les premières semaines dans une nouvelle entreprise (ou à un nouveau poste) sont décisifs. Ils déterminent si le collaborateur se sent engagé ou non. Une bonne expérience d’onboarding augmente ses chances de rester dans l’entreprise et de s’épanouir dans son poste.

Un bon centre d’onboarding guide le collaborateur à travers une série d’étapes pour l’aider à prendre ses marques, rester engagé et être productif. Il crée une expérience personnalisée pour chacun et réduit le temps d’intégration grâce à un processus simplifié.

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La newsletter

Tenez les collaborateurs informés de la vie de l’entreprise et de leur secteur avec une newsletter hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Ils se connectent au portail collaborateurs et y accèdent en quelques clics. 

Orientez les collaborateurs vers les contenus qu’ils veulent lire en créant des modèles personnalisés pour chaque type d’actualité (actualités financières, actualités produit, etc.). Selon les besoins, proposez la newsletter en plusieurs langues pour toucher les collaborateurs dans le monde entier. 

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Le job board

De nombreuses entreprises publient d’abord leurs offres d’emploi en interne. Le portail d’entreprise s’y prête parfaitement. Les collaborateurs qui visent une promotion ou une mobilité interne y consultent les postes ouverts et postulent directement via le portail. 

Les offres peuvent aussi être partagées sur les réseaux sociaux si le vivier de candidats doit être élargi. Les collaborateurs peuvent également partager les postes ouverts avec leurs proches en recherche d’emploi.

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L’annuaire des collaborateurs

Un annuaire des collaborateurs relie tout le monde dans l’entreprise. Chacun peut y décrire son expertise. Les autres collaborateurs y trouvent précisément la personne à consulter, au moment où ils en ont besoin. 

Un annuaire bien organisé facilite la collaboration entre collaborateurs. Quand quelqu’un doit consulter un expert, il voit tout de suite si cette personne est en interne, et gagne du temps.

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Comment intégrer un portail d’entreprise dans votre entreprise

Avant de choisir définitivement un portail d’entreprise, plusieurs aspects essentiels sont à prendre en compte :

• Les exigences métier et techniques
• L’usage prévu du portail
• Les exigences techniques

L’intégration d’un portail d’entreprise se déroule en plusieurs étapes.

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1. Définir les objectifs et les critères de réussite du déploiement

Sans objectifs, impossible de savoir si le plan de déploiement fonctionne. Ces objectifs doivent être écrits et présentés de façon structurée, pour que les décideurs les comprennent facilement.

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2. Faire valider le plan de déploiement par la direction

La direction doit voir les bénéfices du portail et adhérer au plan. Sans son soutien, le projet échouera. Les collaborateurs ne verront pas l’intérêt d’adopter cette technologie si la direction n’y est pas favorable.

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3. Présélectionner des éditeurs de portail et en choisir un

L’entreprise doit ensuite trouver l’éditeur qui répond le mieux à ses besoins en termes de prix et de service. Elle fait son choix et retient un fournisseur de portail d’entreprise.

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4. L’éditeur évalue le matériel et les logiciels

L’éditeur examine l’architecture et l’infrastructure de portail existantes de l’entreprise. L’évaluation couvre aussi les plateformes technologiques (Java, .NET, PHP, etc.). La configuration du portail et les éventuelles personnalisations sont planifiées. 

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5. L’éditeur mène des entretiens avec les utilisateurs

Pour cerner les besoins de l’entreprise, l’éditeur échange avec plusieurs utilisateurs. En croisant ces sources, il se fait une idée claire des exigences du projet.

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6. L’éditeur réalise des tests d’utilisabilité

Les tests d’utilisabilité réduisent les risques du projet. Leurs résultats précisent les besoins des utilisateurs finaux.

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7. Les standards sont définis

À ce stade, des méthodes éprouvées servent à définir des standards axés sur les processus de gestion et l’ingénierie du projet. 

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8. Les tests sont réalisés

Les performances du portail sont testées pour vérifier que tous les systèmes fonctionnent correctement. 

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9. Les contenus sont intégrés au portail

Les contenus de l’entreprise sont transférés dans le portail : documents, vidéos, tableaux, graphiques et plus encore. 

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10. Des composants tiers limitent les risques

L’éditeur déploie des frameworks et composants tiers éprouvés pour réduire l’effort et les risques. 

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11. Les applications sont intégrées au portail

Une fois les applications intégrées, la passerelle de paiement est mise en place. Les exigences de sécurité et de confidentialité du portail sont intégrées : données, sécurité de l’intégration de la passerelle de paiement et confidentialité des accès utilisateurs. 

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12. Les design patterns sont ajoutés

Une approche éprouvée fondée sur des design patterns : Application, Composite, Business et Integration.

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13. Un pilote est planifié

Place au premier pilote du nouveau portail collaborateurs. À ce stade, l’entreprise peut repérer les bugs à corriger. Une fois le portail d’entreprise stable et opérationnel, place à la dernière étape.

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14. La formation des utilisateurs

Les collaborateurs apprennent à utiliser le nouveau portail d’équipe selon un calendrier fixé par l’entreprise. Il peut être pratique de former les équipes ensemble, pour qu’elles commencent à collaborer sur le portail en même temps. 

Pour rester efficace, un portail d’entreprise doit être bien entretenu. Les contenus doivent être mis à jour régulièrement pour éviter les doublons et supprimer les documents obsolètes. L’entreprise doit choisir avec soin une solution de portail collaborateurs qui répond à ses besoins actuels et l’accompagnera dans sa croissance. Découvrir LumApps maintenant !

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