Digital Workplaces

5 entscheidende Schritte für Ihre Digital-Workplace-Strategie

Name: LumApps
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Wer eine wirksame Digital-Workplace-Strategie entwickeln will, muss Zweck, Tools und Best Practices des Digital Workplace verstehen. Noch wichtiger ist es, Mitarbeitenden weltweit Flexibilität und Mobilität zu bieten. Denn heute arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice, im Außendienst oder unterwegs. Mit den folgenden fünf Schritten sind Sie bereit, das Potenzial eines Digital Workplace in Ihrem Unternehmen zu entfalten. So sichern Sie maximale Produktivität Ihrer Mitarbeitenden, ganz gleich, wo sie arbeiten.

Index

So entwickeln Sie eine Digital-Workplace-Strategie, die Ihre Mitarbeitenden motiviert:

1. Die Digital-Workplace-Strategie verstehen

Der Digital Workplace umfasst alle Technologien, die Ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit nutzen – von HR- und CRM-Anwendungen bis zur E-Mail. Die meisten Unternehmen nutzen bereits viele digitale Tools. Das erleichtert den Aufbau eines wirksameren Digital Workplace. Tatsächlich hat eine konkrete Strategie für die digitale Transformation des Arbeitsplatzes vielen Unternehmen messbare Erträge aus ihrer Modernisierung gebracht.

Was ist also eine Digital-Workplace-Strategie? Wenn Sie eine Digital-Workplace-Strategie entwickeln, sollten Sie diese vier Ebenen berücksichtigen: Mitarbeitende, Technologie, Kontrollen und Geschäftsziele. Eine wirksame Strategie verbindet alle vier Ebenen so, dass Produktivität, Zufriedenheit, Bindung und Kommunikation der Mitarbeitenden steigen.

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2. Ihre Vision definieren

Ohne klare Vision investieren Sie womöglich in Technologien und Plattformen, die Ihrem Unternehmen langfristig nichts bringen. Für gute Ergebnisse muss Ihre Vision für den Digital Workplace zu Ihren Geschäftszielen passen.

Wie definieren Sie also Ihre Vision für den Digital Workplace? Zuerst gilt: Sorgen Sie für einen klaren Grund, Ihr Arbeitsumfeld neu aufzustellen, etwa mehr Engagement und Produktivität der Mitarbeitenden. Arbeiten Sie dann eng mit Ihren Stakeholdern zusammen, auch mit Führungskräften und Direktoren, um einen Plan zu entwickeln und umzusetzen.

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3. Ihren Bauplan erstellen

Mit einem Bauplan oder einer Roadmap für Ihre Digital-Workplace-Initiative können alle Abteilungen Ihres Unternehmens koordiniert an gemeinsamen Geschäftszielen arbeiten. Wenn alle Abteilungen beteiligt sind, können sich auch alle Mitarbeitenden in den Prozess einbringen. Das kann die Wirksamkeit der Initiative deutlich steigern.

Wie erstellen Sie also einen Bauplan für Ihre neue Digital-Workplace-Strategie? Stellen Sie jeder Abteilung – von Forschung und Entwicklung über Marketing, Vertrieb, Kundensupport und Produktion bis zu HR und IT – diese Fragen:

Wie werden Sie Technologie nutzen, um die Employee Experience zu verbessern und die Digital-Workplace-Initiative des Unternehmens zu unterstützen?
Wie können Sie Arbeitsumgebungen schaffen, die Kreativität und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden fördern?

Recherchieren Sie anschließend selbst gründlich. Entscheiden Sie dann anhand der Antworten, welche neuen Technologien Sie in Ihrem Unternehmen einführen.

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4. Ihre Toolbox zusammenstellen

Eine Digital-Workplace-Toolbox umfasst alle Tools und Technologien, die Mitarbeitende für ihre Arbeit brauchen. Aber Achtung: Eine wirksame Toolbox gelingt nur, wenn Sie Ihre Vision des idealen Digital Workplace bereits definiert haben. Sonst nützen neue Tools womöglich nur einzelnen Abteilungen oder Gruppen – oder schlimmstenfalls niemandem.

Was gehört also in Ihre Digital-Workplace-Toolbox? In den meisten Unternehmen lassen sich digitale Tools in acht große Kategorien einteilen. Jede unterstützt die Geschäftsziele auf ihre eigene Weise:

Messaging für schnelle Kommunikation: E-Mail, Instant Messaging, Microblogging, mobiles Messaging.
Produktivität für effizientes Arbeiten: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Rechner, Präsentationssoftware.
Zusammenarbeit für gemeinsames Arbeiten: Wikis, Webkonferenzen, Communitys, Teamräume.
Kommunikation für interne Veröffentlichungen und Informationsaustausch: Blogs, Intranet-Plattformen, Portale, personalisierte Startseite.
Business-Anwendungen für den Online-Zugriff auf Self-Service-Anwendungen: ERP, CRM, HR-Systeme, Spesenabrechnungen.
Crowdsourcing zum Sammeln von Feedback und Ideen der Mitarbeitenden: Abstimmungen, Foren, Umfragen.
Konnektivität zum schnellen Finden von Fachleuten und Kolleginnen und Kollegen im ganzen Unternehmen: Mitarbeiterverzeichnis, Organigramm.
Mobilität für Remote-Arbeit: Laptop, Smartphone, Homeoffice, mobile Scanner.

Sobald Sie die Software gewählt haben, die Ihre Geschäftsziele am besten unterstützt, entwickeln Sie einen Plan für die Akzeptanz des Digital Workplace . So nutzen Mitarbeitende die Technologie konsequent und wirksam.

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5. Best Practices umsetzen

Bevor Sie weitreichende Änderungen umsetzen, sollten Sie mögliche Fragen zu Governance, Risiko und Compliance klären, die neue Technologien mit sich bringen. Ein ideales Governance-Modell maximiert Vernetzung und Zusammenarbeit und begrenzt zugleich die Risiken.

Wie setzen Sie also Best Practices für den Digital Workplace um? Stellen Sie sicher, dass diese vier Elemente vorhanden sind:

Informationsmonitoring zur Analyse möglicher Risiken für Ruf, Produktivität oder vertrauliche Informationen Ihres Unternehmens.
Richtlinienschulungen, die Mitarbeitenden zeigen, wie sie mit vertraulichen Informationen umgehen und Schaden für Ihre Marke vermeiden.
Abgestimmte Präsenz für ein einheitliches Kommunikationsmodell im Unternehmen, damit keine isolierten Gruppen entstehen.
Krisenmanagement, damit Ihr Unternehmen in einer Krise schnell reagieren kann.

Sind diese Elemente etabliert, können Sie Ihren neuen Digital Workplace in Betrieb nehmen.

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Das Beste aus Ihrem Digital Workplace herausholen

Eine ideale Digital-Workplace-Strategie fördert Leistung, Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeitenden. Die meisten Unternehmen nutzen bereits täglich eine Form des Digital Workplace. Es lohnt sich also, die Extrameile zu gehen: Eine Strategie, die zu Ihren vorhandenen Technologien und Geschäftszielen passt, ist ein entscheidender Schritt. Sie kann Ihrem Unternehmen unter allen Umständen enorme Vorteile bringen.

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FAQs

Der Digital Workplace umfasst alle Technologien, die Mitarbeitende für ihre Arbeit nutzen. Das reicht von HR- und CRM-Anwendungen bis zur E-Mail. Die meisten Unternehmen nutzen bereits viele digitale Tools in der einen oder anderen Form. Das verschafft ihnen einen Vorsprung beim Aufbau eines wirksameren Digital Workplace.

In fünf Schritten. Erstens: Verstehen Sie die vier Ebenen Mitarbeitende, Technologie, Kontrollen und Geschäftsziele. Zweitens: Definieren Sie eine Vision, die zu Ihren Geschäftszielen passt. Drittens: Erstellen Sie einen Bauplan mit Input aus jeder Abteilung. Viertens: Stellen Sie eine Toolbox mit den Technologien zusammen, die Mitarbeitende brauchen. Fünftens: Etablieren Sie Governance-Best-Practices vor dem Rollout.

Klären Sie Fragen zu Governance, Risiko und Compliance, bevor Sie neue Technologien einführen. Ein gutes Governance-Modell hat vier Elemente. Informationsmonitoring analysiert Risiken für Ruf, Produktivität und vertrauliche Informationen. Richtlinienschulungen zeigen Mitarbeitenden, wie sie mit vertraulichen Informationen umgehen und die Marke schützen. Abgestimmte Präsenz hält die Kommunikation einheitlich, und Krisenmanagement ermöglicht schnelles Reagieren.

Die meisten Digital-Workplace-Tools fallen in acht Kategorien. Dazu gehören Tools für Messaging, Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation. Hinzu kommen Business-Anwendungen, Crowdsourcing, Konnektivität und Mobilität. Die Beispiele reichen von E-Mail und Intranets über ERP- und HR-Systeme bis zu Umfragen und Mitarbeiterverzeichnissen. Stellen Sie Ihre Toolbox erst zusammen, wenn Ihre Vision steht.

Starten Sie mit einem klaren Grund für den Wandel, etwa mehr Engagement und Produktivität. Achten Sie darauf, dass die Vision zu Ihren Geschäftszielen passt. Arbeiten Sie dann eng mit Stakeholdern zusammen, auch mit Führungskräften und Direktoren, um den Plan zu entwickeln und umzusetzen. Eine klare Vision bewahrt Sie davor, Tools zu kaufen, die langfristig nichts bringen.

Eine gute Strategie steigert Produktivität, Zufriedenheit, Bindung und Kommunikation der Mitarbeitenden. Sie verknüpft Technologie-Investitionen mit den Geschäftszielen. Ein gemeinsamer Bauplan lässt alle Abteilungen gemeinsam auf diese Ziele hinarbeiten. Wenn alle Abteilungen beteiligt sind, können sich auch alle Mitarbeitenden einbringen. Und die Strategie baut auf den Tools auf, die Sie bereits nutzen.