5 pasos esenciales para tu estrategia de digital workplace
Desarrolla una estrategia de digital workplace que dé energía a tus empleados:
1. Entiende la estrategia de digital workplace
El digital workplace es el conjunto de todas las tecnologías que tus empleados usan para trabajar, desde las aplicaciones de RR. HH. y CRM hasta el correo electrónico. La mayoría de las organizaciones ya usan diversas herramientas digitales para trabajar, lo que facilita crear un digital workplace más eficaz. De hecho, definir una estrategia concreta de transformación del digital workplace ha ayudado a muchas organizaciones a obtener resultados medibles de sus esfuerzos por modernizar la oficina.
Entonces, ¿qué es una estrategia de digital workplace? Al crearla, debes tener en cuenta estas cuatro capas: empleados, tecnología, controles y objetivos de negocio. Una estrategia eficaz combina las cuatro de forma que aumenten la productividad, la satisfacción, la retención y la comunicación de los empleados.
2. Define tu visión
Sin una visión clara, puedes acabar invirtiendo en tecnologías y plataformas que no benefician a tu organización a largo plazo. Para lograr buenos resultados, tu visión del digital workplace tiene que estar alineada con tus objetivos de negocio.
Entonces, ¿cómo definir tu visión del digital workplace? Primero, asegúrate de tener un motivo claro para renovar tu entorno de trabajo, como aumentar el compromiso y la productividad de los empleados. Después, trabaja de cerca con tus stakeholders, incluidos managers y directores, para dar forma al plan y ejecutarlo.
3. Diseña tu plan
Definir un plan, o una hoja de ruta, para tu iniciativa de digital workplace permitirá que todos los departamentos de tu organización trabajen de forma coordinada para alcanzar los objetivos de negocio. Además, implicar a todos los departamentos garantiza que todos los empleados puedan formar parte del proceso, lo que puede mejorar mucho la eficacia de la iniciativa.
Entonces, ¿cómo definir el plan de tu nueva estrategia de digital workplace? Plantea estas preguntas a cada departamento, incluidos I+D, marketing, ventas, atención al cliente, producción, RR. HH. e IT:
- ¿Cómo se usará la tecnología para mejorar la experiencia del empleado y apoyar la iniciativa de digital workplace de la organización?
- ¿Cómo se pueden crear espacios de trabajo que aumenten la creatividad y la colaboración de los empleados?
Después, tras investigar a fondo por tu cuenta, usa esas respuestas para decidir qué nuevas tecnologías quieres implantar en tu organización.
4. Crea tu caja de herramientas
La caja de herramientas de un digital workplace incluye todas las herramientas y tecnologías que los empleados necesitan para hacer su trabajo. Pero recuerda: solo puedes crear una caja de herramientas eficaz si ya has definido tu visión del digital workplace ideal. Si no, las nuevas herramientas pueden beneficiar solo a ciertos departamentos o grupos, o peor aún, a nadie.
Entonces, ¿qué debe incluir tu caja de herramientas de digital workplace? En la mayoría de las organizaciones, las herramientas digitales se agrupan en ocho grandes categorías, y cada una apoya los objetivos de negocio a su manera:
- Mensajería, para una comunicación rápida: correo electrónico, mensajería instantánea, microblogging, mensajería móvil.
- Productividad, para que los empleados trabajen con eficiencia: procesadores de texto, hojas de cálculo, calculadoras, software de presentaciones.
- Colaboración, para que los empleados trabajen juntos: wikis, videoconferencias, comunidades, salas de equipo.
- Comunicación, para la publicación interna y el intercambio de información: blogs, plataformas de intranet, portales, página de inicio personalizada.
- Aplicaciones de negocio, para que los empleados accedan en línea a aplicaciones de autoservicio: ERP, CRM, sistemas de RR. HH., notas de gastos.
- Crowdsourcing, para que la organización recoja el feedback y las ideas de los empleados: votaciones, foros, encuestas.
- Conectividad, para encontrar fácilmente a expertos y compañeros en toda la organización: directorio de empleados, organigrama.
- Movilidad, para hacer posible el trabajo en remoto: portátil, smartphone, oficina en casa, escáneres remotos.
Una vez elegido el software que mejor apoya los objetivos de negocio de tu organización, elabora un plan de adopción del digital workplace que ayude a los empleados a usar la tecnología de forma constante y eficaz.
5. Aplica buenas prácticas
Antes de introducir grandes cambios en tu organización, tienes que resolver los posibles problemas de gobernanza, riesgo y cumplimiento que pueda traer la adopción de nuevas tecnologías. Un modelo de gobernanza ideal maximiza la conectividad y la colaboración, y a la vez reduce los riesgos.
Entonces, ¿cómo aplicar las buenas prácticas del digital workplace? Asegúrate de tener estos cuatro elementos:
- Supervisión de la información, para analizar los posibles riesgos para la reputación, la productividad o la información confidencial de tu organización.
- Formación sobre políticas, para enseñar a los empleados a gestionar la información privada y a no dañar la marca de la organización.
- Presencia coordinada, que ofrece un modelo de comunicación unificado para la organización y evita que se formen grupos aislados.
- Gestión de crisis, para que la organización responda rápido ante una situación de crisis.
Con estos elementos en marcha, estás listo para empezar a usar tu nuevo digital workplace.
Saca el máximo partido a tu digital workplace
Recuerda: una estrategia de digital workplace ideal estimula el rendimiento, la felicidad y el compromiso de los empleados. La mayoría de las organizaciones ya usan cada día algún tipo de digital workplace, de una forma u otra. Por eso, hacer el esfuerzo de desarrollar una estrategia de digital workplace que encaje con tus tecnologías actuales y tus objetivos de negocio es un paso clave que puede aportar enormes beneficios a tu organización, sean cuales sean las circunstancias.
Descubre nuestros últimos contenidos sobre el digital workplace:
- ¿Qué es un digital workplace? Definición y ejemplos
- Connected workplace: 10 ventajas para empleados y empresas
- 20 ventajas del teletrabajo para empleados y empresas
- Implicar a los empleados en remoto: 15 estrategias que las empresas deberían plantearse
- 10 ventajas de un digital workplace: ¿por qué lo necesitan las empresas?
- 5 pasos esenciales para tu estrategia de digital workplace
- Implicar a los empleados en remoto: 15 estrategias que las empresas deberían plantearse
- ¿Cómo facilitar el teletrabajo con un digital workplace?
- 13 formas eficaces de crear un lugar de trabajo más conectado
- ¿Cómo lograr una transformación eficaz del digital workplace?
- Cómo impulsar la innovación con un digital workplace
- 10 ideas sencillas para mejorar el team building con equipos en remoto
- Las 10+ mejores herramientas de colaboración interna para impulsar la productividad de tu equipo
- 8 formas de mantener motivados a los empleados en remoto en tiempos de crisis
- 10 soluciones para gestionar un equipo híbrido en un modelo de trabajo híbrido
- 7 rasgos de un digital workplace de éxito
- ¿Qué significa la adopción digital en el lugar de trabajo moderno?
- ¿Qué es una plantilla distribuida y cómo gestionarla?
- ¿Qué es una plantilla híbrida? Ventajas, buenas prácticas y soluciones
- ¿Qué es un portal empresarial moderno y cómo conseguirlo?
El digital workplace es el conjunto de todas las tecnologías que los empleados usan para trabajar. Va desde las aplicaciones de RR. HH. y CRM hasta el correo electrónico. La mayoría de las organizaciones ya usan muchas herramientas digitales, de una forma u otra. Eso les da ventaja a la hora de crear un digital workplace más eficaz.
Sigue cinco pasos. Primero, entiende las cuatro capas: empleados, tecnología, controles y objetivos de negocio. Segundo, define una visión alineada con tus objetivos de negocio. Tercero, diseña un plan con la participación de todos los departamentos. Cuarto, crea una caja con las herramientas que necesitan los empleados. Quinto, aplica buenas prácticas de gobernanza antes del despliegue.
Resuelve los problemas de gobernanza, riesgo y cumplimiento antes de desplegar nuevas tecnologías. Un buen modelo de gobernanza tiene cuatro elementos. La supervisión de la información analiza los riesgos para la reputación, la productividad y la información confidencial. La formación sobre políticas enseña a los empleados a gestionar la información privada y proteger la marca. La presencia coordinada mantiene la comunicación unificada, y la gestión de crisis permite responder rápido.
La mayoría de las herramientas de un digital workplace se agrupan en ocho categorías. Son las herramientas de mensajería, productividad, colaboración y comunicación. Las demás son aplicaciones de negocio, crowdsourcing, conectividad y movilidad. Los ejemplos van del correo electrónico y la intranet al ERP y los sistemas de RR. HH., las encuestas y los directorios de empleados. Crea tu caja de herramientas solo después de definir tu visión.
Empieza por un motivo claro para cambiar, como aumentar el compromiso y la productividad. Asegúrate de que la visión esté alineada con tus objetivos de negocio. Después, trabaja de cerca con los stakeholders, incluidos managers y directores, para dar forma al plan y ejecutarlo. Una visión clara evita que compres herramientas que no ayudan a largo plazo.
Una buena estrategia aumenta la productividad, la satisfacción, la retención y la comunicación de los empleados. Mantiene las inversiones en tecnología ligadas a los objetivos de negocio. Un plan compartido permite que todos los departamentos trabajen juntos hacia esos objetivos. Implicar a todos los departamentos también da a cada empleado un papel en el proceso. Y se apoya en las herramientas que ya usas.
