Digital Workplaces

5 étapes essentielles pour votre stratégie de Digital Workplace

Name: LumApps
Brand: LumApps
Rating: 4.6 (8 reviews)

Pour bâtir une stratégie de Digital Workplace efficace, il faut d’abord en comprendre la finalité, les outils et les bonnes pratiques. Il est encore plus crucial d’offrir flexibilité et mobilité à nos collaborateurs dans le monde entier, car ils travaillent de plus en plus depuis chez eux, sur le terrain ou en déplacement. Une fois ces cinq étapes franchies, vous serez prêt à libérer tout le potentiel du Digital Workplace dans votre organisation et à garantir une productivité maximale à vos collaborateurs, où qu’ils se trouvent.

Index

Développez une stratégie de Digital Workplace qui donne de l’énergie à vos collaborateurs :

1. Comprendre la stratégie de Digital Workplace

Le Digital Workplace désigne l’ensemble des technologies que vos collaborateurs utilisent pour travailler, des applications RH et CRM jusqu’à l’e-mail. La plupart des organisations utilisent déjà de nombreux outils numériques, ce qui facilite la mise en place d’un environnement de Digital Workplace plus efficace. D’ailleurs, une stratégie concrète de transformation vers le Digital Workplace a permis à de nombreuses organisations d’obtenir des retours mesurables sur leurs efforts de modernisation.

Alors, qu’est-ce qu’une stratégie de Digital Workplace ? Pour la bâtir, vous devez prendre en compte quatre dimensions : les collaborateurs, la technologie, les contrôles et les objectifs business. Une stratégie efficace combine ces quatre dimensions pour améliorer la productivité, la satisfaction, la fidélisation et la communication des collaborateurs.

‍

‍

2. Définir votre vision

Sans vision claire, vous risquez d’investir dans des technologies et des plateformes qui n’apporteront rien à votre organisation sur le long terme. Pour obtenir des résultats positifs, votre vision du Digital Workplace doit être alignée sur vos objectifs business.

Comment définir votre vision du Digital Workplace ? D’abord, assurez-vous d’avoir une raison claire de transformer votre environnement de travail, comme renforcer l’engagement et la productivité des collaborateurs. Ensuite, travaillez étroitement avec vos parties prenantes, managers et directeurs compris, pour construire un plan et le mettre en œuvre.

‍

3. Établir votre feuille de route

Une feuille de route pour votre projet de Digital Workplace permettra à tous les services de votre organisation de coordonner leurs efforts pour atteindre les objectifs business. En impliquant tous les services, vous donnez aussi à chaque collaborateur l’occasion de participer, ce qui peut nettement renforcer l’efficacité du projet.

Comment établir la feuille de route de votre nouvelle stratégie de Digital Workplace ? Posez ces questions à chaque service, dont la R&D, le marketing, les ventes, le support client, la production, les RH et l’IT :

Comment allez-vous utiliser la technologie pour améliorer l’expérience collaborateur et soutenir le projet de Digital Workplace de l’organisation ?
Comment créer des espaces de travail qui stimulent la créativité et la collaboration des collaborateurs ?

Puis, après vos propres recherches approfondies, appuyez-vous sur ces réponses pour choisir les nouvelles technologies à déployer dans votre organisation.

‍

4. Constituer votre boîte à outils

La boîte à outils du Digital Workplace regroupe tous les outils et technologies dont les collaborateurs ont besoin pour faire leur travail. Mais attention : vous ne pourrez constituer une boîte à outils efficace qu’après avoir défini votre vision du Digital Workplace idéal. Sinon, les nouveaux outils risquent de ne profiter qu’à certains services ou groupes, voire à personne.

Que mettre dans votre boîte à outils de Digital Workplace ? Dans la plupart des organisations, les outils numériques se répartissent en huit grandes catégories, chacune servant les objectifs business à sa façon :

La messagerie, pour une communication rapide : e-mail, messagerie instantanée, micro-blogging, messagerie mobile.
La productivité, pour travailler efficacement : traitement de texte, tableur, calculatrice, logiciel de présentation.
La collaboration, pour travailler ensemble : wikis, visioconférence, communautés, espaces d’équipe.
La communication, pour la publication interne et le partage d’information : blogs, plateformes intranet, portails, page d’accueil personnalisée.
Les applications métier, pour accéder en ligne à des applications en self-service : ERP, CRM, systèmes RH, notes de frais.
Le crowdsourcing, pour recueillir les retours et les idées des collaborateurs : sondages, forums, enquêtes.
La connectivité, pour trouver facilement experts et collègues dans toute l’organisation : annuaire des collaborateurs, organigramme.
La mobilité, pour travailler à distance : ordinateur portable, smartphone, bureau à domicile, scanners portables.

Une fois choisis les logiciels qui servent le mieux les objectifs business de votre organisation, préparez un plan d’ adoption du Digital Workplace pour aider les collaborateurs à utiliser ces technologies de façon régulière et efficace.

‍

5. Mettre en place les bonnes pratiques

Avant tout changement d’ampleur, vous devez régler les éventuels enjeux de gouvernance, de risque et de conformité liés à l’adoption de nouvelles technologies. Un modèle de gouvernance idéal maximise la connectivité et la collaboration tout en limitant les risques.

Comment mettre en place les bonnes pratiques du Digital Workplace ? Assurez-vous de réunir ces quatre éléments :

La veille informationnelle, pour analyser les risques qui pèsent sur la réputation, la productivité ou les informations confidentielles de votre organisation.
La formation aux politiques internes, pour apprendre aux collaborateurs à gérer les informations privées et à préserver l’image de votre marque.
Une présence orchestrée, pour offrir un modèle de communication unifié à l’organisation et éviter la formation de groupes isolés.
La gestion de crise, pour permettre à l’organisation de réagir rapidement en situation de crise.

Une fois ces éléments en place, vous êtes prêt à utiliser votre nouveau Digital Workplace.

‍

Tirez le meilleur parti de votre Digital Workplace

Une stratégie de Digital Workplace bien pensée stimule la performance, le bien-être et l’engagement des collaborateurs. La plupart des organisations utilisent déjà une forme de Digital Workplace au quotidien. Prendre le temps de bâtir une stratégie adaptée à vos technologies existantes et à vos objectifs business est donc une étape décisive, qui peut apporter des bénéfices considérables à votre organisation, quelles que soient les circonstances.

‍

Découvrez nos derniers contenus sur le Digital Workplace :

‍

Meet the author

FAQs

Le Digital Workplace désigne l’ensemble des technologies que les collaborateurs utilisent pour travailler, des applications RH et CRM jusqu’à l’e-mail. La plupart des organisations utilisent déjà de nombreux outils numériques, sous une forme ou une autre. Elles partent donc avec une longueur d’avance pour bâtir un Digital Workplace plus efficace.

Suivez cinq étapes. D’abord, comprenez les quatre dimensions : les collaborateurs, la technologie, les contrôles et les objectifs business. Ensuite, définissez une vision alignée sur vos objectifs business. Troisième étape : établissez une feuille de route avec la contribution de chaque service. Quatrième étape : constituez une boîte à outils avec les technologies dont les collaborateurs ont besoin. Enfin, mettez en place les bonnes pratiques de gouvernance avant le déploiement.

Réglez les enjeux de gouvernance, de risque et de conformité avant de déployer une nouvelle technologie. Un bon modèle de gouvernance repose sur quatre éléments. La veille informationnelle analyse les risques pour la réputation, la productivité et les informations confidentielles. La formation aux politiques internes apprend aux collaborateurs à gérer les informations privées et à protéger la marque. La présence orchestrée unifie la communication, et la gestion de crise permet de réagir vite.

La plupart des outils du Digital Workplace se répartissent en huit catégories. D’abord la messagerie, la productivité, la collaboration et la communication. Ensuite les applications métier, le crowdsourcing, la connectivité et la mobilité. Les exemples vont de l’e-mail et de l’intranet à l’ERP et aux systèmes RH, en passant par les sondages et l’annuaire des collaborateurs. Ne constituez votre boîte à outils qu’après avoir défini votre vision.

Partez d’une raison claire de changer, comme renforcer l’engagement et la productivité. Assurez-vous que la vision est alignée sur vos objectifs business. Travaillez ensuite étroitement avec les parties prenantes, managers et directeurs compris, pour construire et mettre en œuvre le plan. Une vision claire vous évite d’acheter des outils qui ne servent pas sur le long terme.

Une bonne stratégie améliore la productivité, la satisfaction, la fidélisation et la communication des collaborateurs. Elle relie vos investissements technologiques à vos objectifs business. Une feuille de route partagée permet à tous les services d’avancer ensemble vers ces objectifs. Impliquer tous les services donne aussi à chaque collaborateur un rôle dans la démarche. Et elle s’appuie sur les outils que vous utilisez déjà.