5 passaggi essenziali per la tua strategia di digital workplace
Sviluppa una strategia di digital workplace che dia nuova energia ai tuoi dipendenti:
1. Capire la strategia di digital workplace
Il digital workplace è l'insieme di tutte le tecnologie che i tuoi dipendenti usano per lavorare, dalle applicazioni HR e CRM fino all'email. La maggior parte delle organizzazioni usa già diversi strumenti digitali, e questo rende più facile creare un ambiente di digital workplace più efficace. Anzi, definire una strategia concreta di trasformazione del digital workplace ha permesso a molte organizzazioni di ottenere ritorni misurabili dai loro sforzi per modernizzare l'ufficio.
Ma che cos'è una strategia di digital workplace? Quando la costruisci, considera questi quattro livelli: dipendenti, tecnologia, controlli e obiettivi di business. Una strategia efficace combina tutti e quattro i livelli per aumentare produttività, soddisfazione, retention e comunicazione dei dipendenti.
2. Definisci la tua visione
Senza una visione chiara rischi di investire in tecnologie e piattaforme nuove che, nel lungo periodo, non portano benefici alla tua organizzazione. Per ottenere risultati positivi, la visione del tuo digital workplace deve essere in linea con gli obiettivi di business.
Come definire, allora, la tua visione del digital workplace? Prima di tutto, chiarisci perché vuoi rinnovare il tuo ambiente di lavoro, ad esempio per aumentare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Poi lavora a stretto contatto con gli stakeholder, compresi manager e direttori, per definire un piano e metterlo in pratica.
3. Disegna il tuo progetto
Definire un progetto, o una roadmap, per la tua iniziativa di digital workplace permette a tutti i reparti dell'organizzazione di lavorare insieme in modo coordinato per raggiungere gli obiettivi di business. Coinvolgere tutti i reparti, inoltre, dà a ogni dipendente la possibilità di partecipare al processo, e questo può migliorare molto l'efficacia dell'iniziativa.
Come impostare il progetto della tua nuova strategia di digital workplace? Fai queste domande a ogni reparto, tra cui ricerca e sviluppo, marketing, vendite, assistenza clienti, produzione, HR e IT:
- Come userai la tecnologia per migliorare l'employee experience e sostenere l'iniziativa di digital workplace dell'organizzazione?
- Come puoi creare spazi di lavoro che stimolino la creatività e la collaborazione dei dipendenti?
Poi, dopo un'analisi approfondita per conto tuo, usa queste risposte per decidere quali nuove tecnologie introdurre nella tua organizzazione.
4. Costruisci la tua cassetta degli attrezzi
La cassetta degli attrezzi del digital workplace comprende tutti gli strumenti e le tecnologie che servono ai dipendenti per fare il proprio lavoro. Ricorda però che puoi costruirla in modo efficace solo dopo aver definito la tua visione del digital workplace ideale. Altrimenti i nuovi strumenti potrebbero servire solo ad alcuni reparti o gruppi, o peggio, a nessuno.
Che cosa deve contenere, quindi, la cassetta degli attrezzi del tuo digital workplace? Nella maggior parte delle organizzazioni, gli strumenti digitali rientrano in otto grandi categorie, ognuna delle quali sostiene gli obiettivi di business a modo suo:
- Messaggistica, per comunicare rapidamente: email, messaggistica istantanea, micro-blogging, messaggi da mobile.
- Produttività, per lavorare in modo efficiente: elaboratori di testo, fogli di calcolo, calcolatrici, software per presentazioni.
- Collaborazione, per lavorare insieme: wiki, videoconferenze, community, team room.
- Comunicazione, per la pubblicazione interna e la condivisione delle informazioni: blog, piattaforme intranet, portali, homepage personalizzata.
- Applicazioni aziendali, per accedere online alle applicazioni self-service: ERP, CRM, sistemi HR, note spese.
- Crowdsourcing, per raccogliere feedback e idee dei dipendenti: votazioni, forum, sondaggi.
- Connettività, per trovare facilmente esperti e colleghi in tutta l'organizzazione: elenco dei dipendenti, organigramma.
- Mobilità, per lavorare da remoto: laptop, smartphone, home office, scanner portatili.
Dopo aver scelto i software più adatti agli obiettivi di business della tua organizzazione, prepara un piano per l'adozione del digital workplace che aiuti i dipendenti a usare la tecnologia in modo costante ed efficace.
5. Applica le best practice
Prima di introdurre cambiamenti radicali, devi risolvere i possibili problemi di governance, rischio e conformità legati all'adozione di nuove tecnologie. Un modello di governance ideale massimizza connessione e collaborazione e riduce i rischi.
Come applicare, quindi, le best practice del digital workplace? Assicurati di avere questi quattro elementi:
- Monitoraggio delle informazioni, per analizzare i possibili rischi per la reputazione, la produttività o le informazioni riservate della tua organizzazione.
- Formazione sulle policy, per insegnare ai dipendenti come gestire le informazioni private e come evitare di danneggiare il brand dell'organizzazione.
- Presenza coordinata, per offrire all'organizzazione un modello di comunicazione unificato ed evitare la nascita di gruppi isolati.
- Gestione delle crisi, per reagire rapidamente in caso di crisi.
Una volta definiti questi elementi, sei pronto a usare il tuo nuovo digital workplace.
Sfrutta al massimo il tuo digital workplace
Ricorda: una strategia di digital workplace ideale stimola le prestazioni, la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti. La maggior parte delle organizzazioni usa già ogni giorno un digital workplace, in una forma o nell'altra. Per questo, fare uno sforzo in più per sviluppare una strategia adatta alle tecnologie esistenti e agli obiettivi di business è un passaggio decisivo, che può portare grandi benefici alla tua organizzazione in qualsiasi situazione.
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Il digital workplace è l'insieme di tutte le tecnologie che i dipendenti usano per lavorare. Va dalle applicazioni HR e CRM all'email. La maggior parte delle organizzazioni usa già molti strumenti digitali, in una forma o nell'altra. Questo dà loro un vantaggio quando costruiscono un digital workplace più efficace.
Segui cinque passaggi. Primo, comprendi i quattro livelli: dipendenti, tecnologia, controlli e obiettivi di business. Secondo, definisci una visione in linea con gli obiettivi di business. Terzo, disegna un progetto con il contributo di ogni reparto. Quarto, costruisci una cassetta degli attrezzi con le tecnologie che servono ai dipendenti. Quinto, applica le best practice di governance prima del lancio.
Risolvi i problemi di governance, rischio e conformità prima di introdurre una nuova tecnologia. Un buon modello di governance ha quattro elementi. Il monitoraggio delle informazioni analizza i rischi per reputazione, produttività e informazioni riservate. La formazione sulle policy insegna ai dipendenti a gestire le informazioni private e a proteggere il brand. La presenza coordinata mantiene la comunicazione unificata e la gestione delle crisi permette di reagire in fretta.
La maggior parte degli strumenti del digital workplace rientra in otto categorie. Ci sono strumenti di messaggistica, produttività, collaborazione e comunicazione. Poi applicazioni aziendali, crowdsourcing, connettività e mobilità. Gli esempi vanno dall'email e dalle intranet a ERP e sistemi HR, sondaggi ed elenchi dei dipendenti. Costruisci la tua cassetta degli attrezzi solo dopo aver definito la tua visione.
Parti da un motivo chiaro per cambiare, come più coinvolgimento e produttività. Assicurati che la visione sia in linea con gli obiettivi di business. Poi lavora a stretto contatto con gli stakeholder, compresi manager e direttori, per definire e mettere in pratica il piano. Una visione chiara ti evita di acquistare strumenti che non aiutano nel lungo periodo.
Una buona strategia aumenta produttività, soddisfazione, retention e comunicazione dei dipendenti. Mantiene gli investimenti tecnologici legati agli obiettivi di business. Un progetto condiviso permette a ogni reparto di lavorare insieme verso quegli obiettivi. Coinvolgere tutti i reparti dà anche a ogni dipendente un ruolo nel processo. E si basa sugli strumenti che usi già.
