13 façons efficaces de créer un environnement de travail plus connecté

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Si beaucoup d’entre nous apprécient le travail hybride ou à distance, de nombreux dirigeants s’inquiètent pour la culture d’entreprise, l’engagement des collaborateurs et la qualité des liens et de la collaboration. Beaucoup de dirigeants gardent un état d’esprit traditionnel : « Ce que je ne vois pas n’existe pas. » Si les collaborateurs ne sont pas physiquement au bureau, ils ne peuvent pas échanger ni collaborer. Selon votre entreprise, c’est vrai ou non. Mais une chose est sûre : tous les dirigeants veulent créer un environnement de travail plus connecté.

Beaucoup pensent qu’un meilleur salaire et des avantages, comme les déjeuners offerts, font directement la satisfaction au travail. En réalité, ce sont des liens de qualité qui permettent le mieux de prédire si une personne sera heureuse, en bonne santé et épanouie dans son travail. Le lien entre collaborateurs est directement corrélé à leur engagement et à leur expérience.

Se sentir connecté au travail est aujourd’hui un facteur clé de réussite pour l’entreprise. Direction, managers et collègues peuvent tous contribuer à un environnement de travail plus connecté, avec de nombreux bénéfices pour toute l’organisation.

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Qu’est-ce qu’un environnement de travail connecté et que sont des collaborateurs connectés ?

Un environnement de travail connecté est un ensemble de technologies et d’outils qui donne aux collaborateurs, où qu’ils soient, accès aux services de l’entreprise sur une plateforme centralisée. Il réunit tout ce dont une organisation a besoin pour organiser, mettre en œuvre et gérer les services proposés aux clients et aux collaborateurs. Idéalement, un environnement de travail connecté aide l’entreprise à rendre ses collaborateurs et ses processus plus productifs.

Un environnement de travail connecté dépasse les limites physiques en intégrant de façon fluide tous les actifs, les activités et les outils technologiques. Il permet aux collaborateurs, qu’ils travaillent à distance, en hybride ou au bureau, de communiquer et de collaborer efficacement. Ce système unifié simplifie la gestion des collaborateurs et favorise une culture d’équité, de transparence et de liens forts au sein de l’organisation.

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À quoi ressemble un Digital Workplace connecté et centralisé ?

Une étude menée par le cabinet de conseil et de recherche RH Future Workplace et l’éditeur de solutions technologiques Virgin Pulse révèle que 45 % des 2 000 managers et collaborateurs interrogés utilisent l’e-mail pour communiquer avec leurs collègues.

Parmi eux, plus de 40 % disent se sentir seuls « toujours » ou « très souvent », ne sont pas engagés dans leur travail et ont un « fort besoin » de lien social.

Se sentir connecté au travail est aujourd’hui un facteur clé de réussite pour l’entreprise. Les managers doivent encourager les collaborateurs à s’impliquer dans leur travail et auprès de leurs collègues pour obtenir des résultats positifs.

La flexibilité est essentielle pour créer un espace de travail connecté. Les collaborateurs apprécient de pouvoir choisir où, comment et même quand ils travaillent. Au bureau, à domicile, en déplacement ou loin de leur poste, un espace de travail connecté leur met leur QG digital entre les mains. Un outil centralisé qui offre une expérience connectée pour collaborer, partager les connaissances et échanger avec ses collègues.

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Les avantages d’un environnement de travail connecté : pourquoi est-ce important pour les entreprises ?

• Flexibilité : les collaborateurs RÉCLAMENT de la flexibilité dans leur vie professionnelle et leur environnement de travail. Quand la direction et les managers respectent ce besoin, les collaborateurs peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes. Laissez-leur suffisamment de temps calme, avec peu de réunions, pour un travail concentré et productif. Évitez les plannings rigides, pour qu’ils puissent s’occuper de leur famille, de leur foyer et de leur santé. Créer un environnement de travail flexible, c’est vraiment placer les collaborateurs au premier plan. Comment bâtir une culture d’entreprise positive si vous n’écoutez pas vos collaborateurs et leur imposez d’être à certains endroits à certaines heures ?
• Accessibilité : regardez autour de vous, au travail comme dans votre vie personnelle. Chacun veut être vu et respecté pour ce qu’il est et ce qui le rend unique. Un environnement de travail connecté, flexible et inclusif, donne à chaque collaborateur un meilleur accès aux ressources, à l’information, à la formation et aux outils de collaboration dont il a besoin.
• Maîtrise des coûts : un environnement de travail connecté aide votre entreprise à améliorer ses résultats. Il renforce la productivité, la gestion des connaissances et la gestion du temps, et donc la performance de l’entreprise.

D’ailleurs, une étude de Forrester menée auprès de 6 entreprises montre qu’après avoir déployé un intranet LumApps pour renforcer leur environnement de travail connecté, ces entreprises ont économisé 7,4 millions de dollars en productivité des collaborateurs et réduit de 320 000 $ leurs coûts de consolidation IT.

• Expérience collaborateur et engagement : au final, un environnement de travail mieux connecté améliore l’expérience collaborateur et l’engagement, un bénéfice majeur pour toute organisation. Chaque entreprise veut fidéliser ses meilleurs talents et les aider à évoluer. Il est temps de donner aux collaborateurs les outils pour y parvenir.

Un environnement de travail connecté est pensé pour la flexibilité. Les collaborateurs travaillent avec leur équipe ou en autonomie, selon les besoins. La culture d’entreprise favorise la coopération. Les collaborateurs s’engagent davantage quand ils maîtrisent mieux l’organisation de leur temps de travail, à commencer par l’endroit où ils s’installent pour travailler.

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Les objectifs d’un environnement de travail connecté

Une information qui circule librement

Un environnement de travail vraiment connecté commence par une information qui circule librement. Imaginez un espace digital central où chacun accède sans effort aux ressources utiles : dernières actualités de l’entreprise, points d’avancement clés des projets ou documentation essentielle. Fini la frustration de chercher sur plusieurs plateformes : tout le monde reste informé et aligné.

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Une collaboration renforcée

Ensuite, une collaboration renforcée développe une culture du travail d’équipe qui dépasse les frontières physiques. Imaginez des outils intégrés à votre intranet qui permettent aux équipes de partager des fichiers, de communiquer en temps réel et de co-créer, où qu’elles soient. Les connaissances circulent librement et l’innovation prospère.

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Un engagement des collaborateurs renforcé

Un engagement des collaborateurs renforcé est un autre pilier de l’environnement de travail connecté. Avec un vrai sentiment d’appartenance, les collaborateurs se sentent valorisés et en confiance. Pensez à des fils de contenus personnalisés qui diffusent l’information utile, à des programmes de reconnaissance qui célèbrent les réussites et à des canaux interactifs qui encouragent le dialogue. Ensemble, ils font vivre une communauté dynamique et inclusive.

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Des processus simplifiés

Par ailleurs, des processus simplifiés libèrent du temps et des ressources précieuses. Imaginez un parcours d’intégration automatisé qui accueille les nouveaux arrivants en douceur, des portails en libre-service qui simplifient les demandes RH et IT, et des outils de gestion des tâches intégrés qui renforcent la productivité. Moins de charge administrative, c’est plus de temps pour les projets stratégiques qui font grandir l’entreprise.

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Une communication adaptable

Enfin, une communication adaptable fait parvenir la bonne information aux bonnes personnes, au bon moment. Imaginez des annonces ciblées pour des équipes ou des services précis : elles restent pertinentes et limitent la surcharge d’information. Cette précision rend la communication claire et efficace dans toute l’organisation.

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Exemples d’environnement de travail connecté

Une plateforme de communication unifiée

Imaginez une plateforme de communication unifiée, un espace digital unique où convergent tous les messages, fichiers et échanges. Fini les e-mails éparpillés et les applications de chat cloisonnées. Les équipes se connectent, collaborent et partagent avec fluidité, dans un environnement cohérent et productif.

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Des expériences collaborateur personnalisées

Imaginez des expériences collaborateur personnalisées , où l’intranet s’adapte naturellement à chacun. Contenus sur mesure, ressources utiles et recommandations personnalisées créent une expérience dynamique et engageante : chaque collaborateur trouve exactement ce qu’il lui faut, quand il en a besoin.

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Des bases de connaissances accessibles

Imaginez des bases de connaissances accessibles, une mine d’expertise et de bonnes pratiques. Avec une information disponible à tout moment, les collaborateurs prennent des décisions éclairées, résolvent vite les problèmes et enrichissent le savoir collectif de l’organisation.

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Un travail à distance facilité

Pensez à un travail à distance facilité, où la distance n’empêche plus de collaborer. Une connectivité fluide et des outils intégrés permettent aux équipes de travailler ensemble efficacement, où qu’elles soient, sans perte de productivité ni d’engagement.

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Boucles de feedback et voix des collaborateurs

Enfin, imaginez des boucles de feedback qui amplifient la voix des collaborateurs. Des canaux de communication ouverts, des enquêtes qui recueillent des enseignements précieux et des forums d’idées créent une culture de transparence et de collaboration, où chaque contribution compte.

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Comment renforcer les liens au travail ? 13 idées et solutions pour un environnement de travail plus connecté

13 idées pour un environnement de travail plus connecté

Si l’objectif est de renforcer les liens entre collègues, comment une entreprise peut-elle y parvenir ? Mettez en place les stratégies suivantes, selon votre temps et votre budget, pour connecter tout votre environnement de travail.

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1. Adoptez, partagez et incarnez la mission, la vision et les valeurs de votre entreprise

Commencez par donner à chaque collaborateur l’occasion, et l’envie, de bien comprendre la mission de votre entreprise (sa raison d’être), sa vision (ses ambitions à long terme) et ses valeurs (ses principes et convictions). Profitez pleinement du parcours d’intégration pour créer des parcours personnalisés pour chaque collaborateur, qui mettent en avant la vision et les valeurs de votre entreprise. 

Veillez à ce que les dirigeants montrent l’exemple et renforcent la mission de l’entreprise. Organisez des événements et des initiatives qui mettent en valeur votre mission et vos valeurs. Utilisez votre plateforme de communication interne pour montrer en continu à chaque collaborateur comment il contribue à la réussite et à la vision de l’entreprise. 

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2. Apprenez à connaître vos collaborateurs

Les managers et les équipes des ressources humaines (RH) avancent sur une ligne de crête. On les perçoit souvent du côté de l’entreprise, mais ils doivent aussi travailler au plus près des collaborateurs pour leur apporter le soutien nécessaire à leur réussite.

Ces personnes doivent faire l’effort de connaître les collaborateurs de l’entreprise, quels que soient leurs postes. C’est le seul moyen de gagner leur confiance pour qu’ils viennent ensuite leur confier leurs questions et leurs inquiétudes. 

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3. Créez des communautés de pratique et encouragez le partage

Les communautés de pratique permettent de tirer parti de l’expertise présente dans l’entreprise. Elles donnent aux collaborateurs et aux équipes l’occasion de partager leurs connaissances, de réfléchir ensemble et de collaborer entre sites.

En participant à des communautés de pratique, les collaborateurs développent leurs domaines d’expertise et enrichissent leurs connaissances en résolvant des problèmes avec leurs collègues. Ils bénéficient aussi du feedback et du soutien d’experts.

Les documents liés aux communautés de pratique sont stockés dans une bibliothèque accessible aux collaborateurs. Le travail de ces acteurs clés profite ensuite à d’autres.

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4. Créez des programmes de mentorat entre pairs

Les programmes de mentorat entre pairs peuvent s’intégrer à un programme de développement du leadership. Ils peuvent aussi être proposés pendant le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur. Dans les deux cas, le mentorat envoie un message clair : la connaissance et l’évolution personnelle reposent largement sur les liens humains.

Ces programmes sont très appréciés des employeurs qui veulent offrir de vrais avantages à leurs collaborateurs, sans forcément avoir le budget pour augmenter les salaires. Ils renforcent plutôt les liens humains, sources de connaissances et de contacts précieux.

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5. Veillez à ce que chaque collaborateur se sente à l’aise

Le lieu de travail doit être un espace où chacun se sent en sécurité, à l’abri du harcèlement, moral ou autre. Certaines entreprises cultivent une ambiance « familiale ». Elle peut être mal perçue par un collaborateur qui ne s’est pas senti en sécurité dans sa propre famille. Encouragez les collaborateurs à traiter chacun avec dignité et respect.

Les collaborateurs doivent être sûrs que leurs inquiétudes seront prises au sérieux. Mettez en place des règles précises pour que toute plainte contraire à la politique de l’entreprise fasse l’objet d’une enquête rapide et équitable. Si les collaborateurs ne se sentent pas à l’aise et ne sont pas encouragés à exprimer leurs inquiétudes, ils n’éprouveront ni lien ni sentiment d’appartenance.

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6. Mettez en place un centre de reconnaissance des collaborateurs

Un intranet ne sert pas qu’à partager des documents de travail. C’est aussi un outil précieux pour garder les collaborateurs connectés. Utilisez-le pour mettre en avant des collaborateurs et des équipes, avec des contenus liés aux campagnes de l’entreprise ou à la période de l’année.

Cette stratégie permet aussi aux différentes communautés de l’entreprise de saluer les belles performances de leurs collègues, ce qui renforce la culture d’entreprise.

LumApps est une solution intranet qui intègre un centre de reconnaissance des collaborateurs directement dans sa plateforme. Cette fonctionnalité vous permet de créer un système de reconnaissance virtuel, plus visible dans toute l’entreprise qu’un échange en 1-1. Par exemple, les collaborateurs peuvent adresser une reconnaissance entre pairs pour montrer comment leurs coéquipiers aident les autres, toutes fonctions confondues. Une excellente façon de valoriser les réussites : les « badges » virtuels restent affichés sur le profil du collaborateur, à la vue de tous ses collègues. 

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7. Faites circuler l’information et la communication dans toute l’entreprise

Veillez à ce que l’information circule en permanence dans l’entreprise : de haut en bas, de bas en haut et même entre pairs. Encouragez les collaborateurs à poser des questions et à faire des retours à leurs managers. Il y aura toujours des cas où l’information doit descendre de la direction vers les collaborateurs. 

Équipez-vous des bons outils de communication pour que la direction transmette facilement la bonne information au bon collaborateur, au bon moment. Une plateforme intranet moderne comme LumApps inclut des outils de communication, comme l’envoi de campagnes, la diffusion d’annonces importantes et la possibilité pour les collaborateurs de laisser des commentaires, un excellent moyen de recueillir du feedback et de demander de l’aide.

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8. Créez des communautés d’intérêt

Permettez aux collaborateurs de mieux se connaître et de partager leurs centres d’intérêt en dehors du travail. Ceux qui ont des passions communes peuvent rejoindre la communauté d’intérêt correspondante pour en discuter avec leurs collègues. Ils peuvent y publier des images, des vidéos ou des liens vers des contenus intéressants.

Quand une partie des collaborateurs travaille à domicile ou dans un bureau satellite, une communauté d’intérêt est un bon moyen de découvrir ses collègues dans un cadre plus social et détendu. Pas besoin d’être expert du sujet : il suffit d’un intérêt commun pour créer du lien avec ses pairs. 

Les communautés d’intérêt peuvent soutenir les initiatives santé et bien-être de l’entreprise, comme un échange de recettes ou un groupe de course à pied. Elles peuvent aussi être plus conviviales : un coin animaux pour partager des photos de vos compagnons, ou un défi du vendredi avec un thème différent chaque semaine, comme votre film préféré, une photo avec votre chapeau favori ou votre plus beau voyage. 

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9. Organisez régulièrement des événements conviviaux

Si l’objectif est de créer un environnement de travail connecté qui fonctionne comme une communauté, les relations entre collaborateurs doivent dépasser les horaires de travail. Planifiez des événements conviviaux réguliers. Leur format et leur thème peuvent varier, tant qu’ils réunissent des personnes de différentes équipes et de différents services. Compétitions et jeux sont une bonne idée, tout comme les événements locaux et les actions de bénévolat.

Prévoyez au moins un événement pour célébrer la contribution des collaborateurs et des équipes à la réussite de l’entreprise. C’est aussi le bon moment pour saluer ceux qui se sont particulièrement engagés auprès de la communauté locale.

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‍10. Mettez en place un annuaire des collaborateurs

On associe souvent l’annuaire des collaborateurs aux grandes entreprises, où l’on ne connaît pas forcément bien ses collègues ni la façon de les joindre. Cette solution convient en réalité aux organisations de toutes tailles : elle donne aux collaborateurs l’information dont ils ont besoin, sans perte de temps à chercher.

Dès qu’un collaborateur trouve le collègue capable de répondre à sa question ou de lui fournir l’information utile, il peut le contacter rapidement. La personne contactée est un maillon précieux de la chaîne de connaissances : elle partage ce qu’elle sait, et peut aussi orienter vers une autre personne en mesure d’aider.

Les collaborateurs peuvent aussi enrichir leur profil au-delà des informations strictement professionnelles. Par exemple, si votre entreprise est dans l’hôtellerie-restauration, invitez-les à indiquer leur plat préféré de votre carte ou une destination qu’ils ont visitée. Dans le secteur de la santé, encouragez-les à partager leurs passions médicales. Ces champs libres peuvent être aussi conviviaux que vous le souhaitez : certaines entreprises y ajoutent livres, loisirs et personnages de films préférés.

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11. Encouragez les collaborateurs à essayer de nouvelles choses

L’une des pires raisons de garder d’anciennes règles et d’anciens processus, c’est : « on a toujours fait comme ça. » Si quelque chose ne fonctionne plus, il est temps d’essayer une autre solution.

Beaucoup de collaborateurs se plaignent de réunions inefficaces, qui prennent beaucoup trop de temps dans la journée. Si un ordre du jour écrit ne suffit pas à raccourcir les réunions, changez leur déroulé : faites respecter l’ordre du jour et réduisez les échanges préalables et les tours de table.

Et une fois ces nouveaux processus en place, encouragez les collaborateurs à partager ce qu’ils ont appris ! Toute l’entreprise peut tirer profit des réussites, et même des échecs, des nouveaux processus et systèmes. 

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12. Recrutez des collaborateurs qui deviendront des leaders passionnés

Cherchez des candidats ouverts au coaching et vraiment attachés à l’organisation. Ils doivent comprendre leur rôle clé pour rassembler les équipes. Les leaders passionnés peuvent (et doivent) avoir leur propre style. Certains utilisent la vidéo pour échanger avec leur équipe, d’autres préfèrent un blog interne. Il n’y a pas de « bonne façon » de faire, tant qu’ils mobilisent leur équipe et l’encouragent à faire de même.

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13. Misez sur les intégrations avec les suites collaboratives

Les intégrations de LumApps donnent aux collaborateurs accès à toutes les fonctionnalités des suites collaboratives comme Microsoft 365 et Google Workspace. En intégrant ces outils à votre intranet, vos collaborateurs gagnent en productivité et vous tirez le meilleur parti de votre investissement dans ces suites. Intégrer vos suites collaboratives renforce la productivité : les collaborateurs accomplissent davantage depuis un seul outil, sans changer de plateforme. Grâce à un intranet qui renforce les liens au travail, les entreprises de cette étude de Forrester ont économisé 7,5 millions de dollars de productivité sur trois ans, simplement parce que les collaborateurs de bureau gagnaient 25 minutes par semaine avec le nouvel intranet. 

Les collaborateurs accèdent aux agendas et dossiers partagés, travaillent ensemble sur des documents ou des présentations, échangent en groupes d’équipe ou par chat, et bien plus encore. La plateforme intranet de LumApps permet aux collaborateurs d’accomplir toutes ces actions depuis un seul digital workplace.

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Renforcer les liens entre collaborateurs dans un environnement de travail hybride

À l’heure du travail hybride et à distance, créer un environnement de travail plus connecté est devenu essentiel pour préserver une culture cohérente et un fort engagement des collaborateurs. LumApps est à l’avant-garde de cette évolution, avec une solution d’environnement de travail connecté qui s’intègre de façon fluide aux intranets d’entreprise et améliore en temps réel la communication interne et l’expérience collaborateur.

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