13 modi efficaci per creare un ambiente di lavoro più connesso

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Molti di noi apprezzano il lavoro ibrido e da remoto, ma in molte aziende i leader si preoccupano per la cultura aziendale, l'engagement dei dipendenti e un ambiente di lavoro connesso e collaborativo. Molti leader hanno una mentalità più tradizionale: "Se non lo vedo, non esiste". Se i dipendenti non sono fisicamente in ufficio, allora non si stanno connettendo né collaborando. Può essere vero o no, a seconda dell'azienda. Ma una cosa è certa: ogni leader punta a creare un ambiente di lavoro più connesso.

Molti pensano che uno stipendio più alto e i benefit, come il pranzo pagato, siano direttamente legati alla soddisfazione sul lavoro. In realtà, sono le relazioni significative a indicare se una persona sarà felice, in salute e realizzata nel proprio lavoro. La connessione tra i dipendenti è direttamente legata al loro engagement e alla loro esperienza.

Sentirsi connessi sul lavoro è oggi una parte importante del successo di un'azienda. Leadership, manager e colleghi possono tutti contribuire a creare un ambiente di lavoro più connesso, con molti vantaggi per tutta l'organizzazione.

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Cos'è una forza lavoro connessa e chi sono i dipendenti connessi?

Un ambiente di lavoro connesso è un insieme di tecnologie e strumenti che permette ai dipendenti, ovunque si trovino, di accedere ai servizi aziendali da un'unica piattaforma centralizzata. Comprende tutti gli elementi che servono a un'organizzazione per organizzare, implementare e gestire i servizi offerti a clienti e dipendenti. Idealmente, un ambiente di lavoro connesso dovrebbe aiutare le aziende ad aumentare la produttività di persone e processi.

Un ambiente di lavoro connesso supera i limiti fisici integrando in modo fluido risorse, operazioni e strumenti tecnologici. Permette ai dipendenti, che lavorino da remoto, in modalità ibrida o in ufficio, di comunicare e collaborare in modo efficiente. Questo sistema unificato non solo semplifica la gestione delle persone, ma favorisce anche una cultura di equità, trasparenza e connessione profonda all'interno dell'organizzazione.

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Com'è fatto un digital workplace connesso e centralizzato?

Uno studio della società di consulenza e ricerca HR Future Workplace e dell'azienda tecnologica Virgin Pulse ha rilevato che il 45% dei 2.000 manager e dipendenti intervistati usa l'email per comunicare con i colleghi.

Tra questi, più del 40% ha dichiarato di sentirsi solo "sempre" o "molto spesso", di non sentirsi coinvolto nel proprio lavoro e di avere un "forte bisogno" di relazioni sociali.

Sentirsi connessi sul lavoro è oggi una parte importante del successo di un'azienda. I manager devono incoraggiare i dipendenti a coinvolgersi nel lavoro e con i colleghi per ottenere risultati positivi.

La flessibilità è la chiave per creare un ambiente di lavoro connesso. I dipendenti apprezzano poter scegliere dove, come e perfino quando lavorare. Che siano in ufficio, nel loro ufficio di casa, in trasferta o lontani dalla scrivania, in un ambiente di lavoro connesso hanno la loro sede digitale a portata di mano. Uno strumento centralizzato che offre un'esperienza connessa per collaborare, condividere conoscenze e interagire con i colleghi.

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I vantaggi di un ambiente di lavoro connesso: perché è importante per le aziende?

• Flessibilità: i dipendenti DESIDERANO flessibilità nella vita lavorativa e nel luogo di lavoro. Quando leadership e management rispettano questo bisogno, le persone sono messe in condizione di dare il meglio. Significa garantire tempo per concentrarsi, con poche riunioni, per lavorare in modo produttivo. Significa evitare orari rigidi, così che ognuno possa occuparsi di famiglia, casa e salute. Creare un ambiente di lavoro flessibile significa davvero mettere le persone al primo posto. Come puoi creare una cultura aziendale positiva se non ascolti i tuoi dipendenti e li costringi a stare in certi posti a certi orari?
• Accessibilità: guardati intorno, al lavoro e nella vita privata. Tutti vogliono essere visti e rispettati per ciò che sono e per ciò che li rende unici. Un ambiente di lavoro connesso, flessibile e inclusivo garantisce a ogni dipendente un accesso migliore a risorse, informazioni, formazione e collaborazione.
• Efficienza dei costi: un ambiente di lavoro connesso aiuta la tua azienda a migliorare i risultati economici. Migliora produttività, gestione della conoscenza e gestione del tempo, e questo si traduce in performance aziendali migliori.

Infatti, uno studio di Forrester su 6 aziende ha rilevato che, dopo aver adottato un'intranet LumApps per rafforzare l'ambiente di lavoro connesso, queste aziende hanno risparmiato 7,4 milioni di dollari in produttività dei dipendenti e ridotto di 320.000 dollari i costi di consolidamento IT.

• Employee experience ed engagement: in definitiva, un ambiente di lavoro più connesso migliora employee experience ed engagement, un grande vantaggio per qualsiasi organizzazione. Ogni azienda vuole trattenere i migliori talenti e aiutarli a crescere. È il momento di dare ai dipendenti gli strumenti giusti per farlo.

Un ambiente di lavoro connesso nasce all'insegna della flessibilità. I dipendenti possono collaborare con i colleghi e lavorare in autonomia, a seconda delle necessità. La cultura aziendale è fatta di maggiore cooperazione. Le persone sono più coinvolte quando sentono di avere più controllo su come usano il proprio tempo al lavoro, a partire da dove si siedono per svolgere le attività.

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Gli obiettivi di un ambiente di lavoro connesso

Un flusso di informazioni fluido

Un ambiente di lavoro davvero connesso inizia da un flusso di informazioni fluido. Immagina uno spazio digitale centrale dove ogni persona del team trova senza fatica le risorse che le servono: le ultime news aziendali, gli aggiornamenti cruciali sui progetti o la documentazione essenziale. Niente più frustrazione nel cercare su più piattaforme: tutti restano informati e allineati.

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Una collaborazione migliore

Poi, una collaborazione migliore favorisce una cultura del lavoro di squadra che va oltre i confini fisici. Immagina strumenti integrati nella tua intranet che permettono ai team di condividere file, comunicare in tempo reale e creare insieme, ovunque si trovino. Così nasce un ambiente dinamico, dove la conoscenza circola liberamente e l'innovazione prospera.

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Più engagement dei dipendenti

Più engagement dei dipendenti è un altro pilastro di un ambiente di lavoro connesso. Quando si crea un senso di appartenenza, i dipendenti si sentono valorizzati e responsabilizzati. Pensa a feed di contenuti personalizzati con informazioni rilevanti, a programmi di riconoscimento che celebrano i risultati e a canali interattivi che incoraggiano il dialogo aperto. Tutti elementi che contribuiscono a una community vivace e inclusiva.

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Processi semplificati

Inoltre, i processi semplificati liberano tempo e risorse preziose. Immagina un onboarding automatizzato che accoglie i nuovi assunti senza intoppi, portali self-service che semplificano le richieste a HR e IT, e strumenti integrati di gestione delle attività che aumentano la produttività. Con meno carichi amministrativi, i dipendenti possono concentrarsi sulle iniziative strategiche che fanno crescere l'azienda.

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Una comunicazione flessibile

Infine, una comunicazione flessibile fa arrivare le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto. Immagina annunci mirati che raggiungono team o reparti specifici, con contenuti pertinenti e meno sovraccarico di informazioni. Questa precisione rende la comunicazione chiara ed efficiente in tutta l'organizzazione.

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Esempi di ambiente di lavoro connesso

Una piattaforma di comunicazione unificata

Immagina una piattaforma di comunicazione unificata, un unico spazio digitale dove convergono messaggi, file e interazioni. Basta con email sparse e app di chat scollegate. I team si connettono, collaborano e condividono in modo fluido ed efficiente, in un ambiente coeso e produttivo.

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Esperienze personalizzate per i dipendenti

Immagina esperienze personalizzate per i dipendenti , con un'intranet che si adatta in modo intuitivo a ogni persona. Contenuti su misura, risorse pertinenti e suggerimenti personalizzati creano un'esperienza dinamica e coinvolgente: ogni dipendente trova esattamente ciò che gli serve, quando gli serve.

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Archivi di conoscenza accessibili

Pensa ad archivi di conoscenza accessibili, un vero tesoro di competenze ed esperienze. Con le informazioni subito disponibili, i dipendenti prendono decisioni consapevoli, risolvono i problemi in fretta e arricchiscono il sapere collettivo dell'organizzazione.

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Supporto al lavoro da remoto

Pensa al supporto al lavoro da remoto, dove la distanza non è un ostacolo alla collaborazione. Connettività fluida e strumenti integrati permettono ai team di lavorare bene insieme, ovunque si trovino, mantenendo alti produttività ed engagement.

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Cicli di feedback e voce dei dipendenti

Infine, immagina cicli di feedback che amplificano la voce dei dipendenti. Canali di comunicazione aperti, sondaggi che raccolgono spunti preziosi e forum per condividere idee creano una cultura di trasparenza e collaborazione, dove ogni contributo conta.

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Come migliorare la connessione sul lavoro? 13 idee e soluzioni per un ambiente di lavoro più connesso

13 idee per creare un ambiente di lavoro più connesso

Se l'obiettivo è creare più connessione tra le persone al lavoro, come può riuscirci un'azienda? Adotta queste strategie, compatibilmente con tempi e budget, per rendere tutto l'ambiente di lavoro più connesso.

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1. Fai propri, condividi e incarna missione, visione e valori dell'azienda

Inizia facendo in modo che ogni dipendente abbia l'opportunità, e lo stimolo, di comprendere a fondo la missione dell'azienda (il suo scopo e la sua ragion d'essere), la visione (le aspirazioni di lungo periodo) e i valori (i principi e le convinzioni di fondo). Sfrutta al massimo l'onboarding per creare percorsi personalizzati per ogni dipendente, che mettano in risalto la visione e i valori dell'azienda.

Assicurati che i leader diano l'esempio e rafforzino la missione aziendale. Organizza eventi e iniziative in ufficio che mettano in mostra missione e valori. Usa la tua piattaforma di comunicazione interna per spiegare continuamente a tutti i dipendenti come possono contribuire al successo e alla visione dell'azienda.

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2. Impegnati a conoscere i dipendenti

I manager e il personale delle Risorse Umane si muovono su un terreno delicato. Spesso sono visti come schierati dalla parte dell'azienda, ma devono anche lavorare a stretto contatto con i dipendenti per dare loro il supporto necessario per riuscire.

Chi ricopre questi ruoli dovrebbe impegnarsi a conoscere i dipendenti che lavorano in azienda nelle diverse funzioni. È l'unico modo perché, in futuro, i dipendenti si fidino abbastanza da rivolgersi a loro con domande e dubbi.

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3. Crea community di pratica e incoraggia la condivisione

Le community di pratica nascono per valorizzare le competenze presenti in azienda. Danno a dipendenti e team l'opportunità di condividere conoscenze, fare brainstorming e collaborare tra sedi diverse.

Chi partecipa alle community di pratica può sviluppare le proprie competenze e ampliare le conoscenze risolvendo problemi insieme ai colleghi. E può contare sul feedback e sul supporto degli esperti.

I documenti delle community di pratica vengono archiviati in una libreria accessibile ai dipendenti. Così il lavoro di queste figure chiave è utile anche ad altri in futuro.

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4. Crea programmi di mentoring tra colleghi

I programmi di mentoring tra colleghi possono far parte di un percorso di sviluppo della leadership. Si possono offrire anche durante l'onboarding, quando una nuova persona entra in azienda. In entrambi i casi, il mentoring trasmette un messaggio chiaro: conoscenza e crescita personale dipendono in gran parte dalle relazioni.

Questi programmi sono molto apprezzati dalle aziende che vogliono offrire benefit di valore ai dipendenti, ma non hanno necessariamente il budget per stipendi più alti. Possono invece rafforzare relazioni umane preziose, che offrono conoscenze e contatti utili.

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5. Fai in modo che tutti i dipendenti si sentano a proprio agio

Il luogo di lavoro deve essere uno spazio in cui tutti si sentono al sicuro, liberi da bullismo e molestie. Alcune aziende promuovono un clima "familiare". Ma può essere percepito in modo negativo da chi viene da un contesto familiare in cui non si sente al sicuro.Incoraggia i dipendenti a trattare tutti con dignità e rispetto.

Le persone devono avere la certezza che le loro segnalazioni saranno prese sul serio. Adotta policy specifiche, in modo che i reclami per comportamenti contrari alle regole aziendali vengano esaminati in modo rapido ed equo. Se i dipendenti non si sentono a proprio agio e non sono incoraggiati a esprimere le proprie preoccupazioni, non proveranno un senso di connessione né di appartenenza.

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6. Introduci un centro per il riconoscimento dei dipendenti

Un'intranet non serve solo a condividere documenti di lavoro. Può essere anche uno strumento importante per aiutare i dipendenti a restare connessi. Usala per dare visibilità a singoli dipendenti e team, insieme a contenuti legati alle campagne aziendali o al periodo dell'anno.

Questa strategia permette anche alle diverse community aziendali di riconoscere i colleghi per le loro ottime performance, rafforzando la cultura aziendale.

LumApps è una soluzione intranet che include un centro per il riconoscimento dei dipendenti direttamente nella piattaforma. Questa funzionalità ti permette di creare un sistema virtuale di riconoscimento più visibile in tutta l'azienda rispetto a uno scambio 1:1. Ad esempio, i dipendenti possono inviare riconoscimenti tra colleghi per mostrare come i compagni di team aiutano gli altri in diverse funzioni aziendali. È un ottimo modo per valorizzare i risultati dei dipendenti, e i "badge" virtuali possono restare visibili sul profilo del dipendente, sotto gli occhi di tutti i colleghi.

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7. Fai circolare informazioni e comunicazione in tutta l'azienda

Assicurati sempre che le informazioni circolino in azienda. Devono scorrere dall'alto verso il basso (top-down), dal basso verso l'alto (bottom-up) e anche tra colleghi. I dipendenti vanno incoraggiati a fare domande e a dare feedback ai manager. E ci saranno sempre casi in cui è giusto che le informazioni passino dal management ai dipendenti.

Assicurati di avere gli strumenti di comunicazione giusti, così il management può inviare facilmente l'informazione giusta alla persona giusta al momento giusto. Una piattaforma intranet moderna come LumApps include strumenti che aiutano a comunicare, come la possibilità di inviare campagne di comunicazione, di diffondere annunci aziendali importanti e di lasciare commenti: un ottimo modo per raccogliere feedback e per permettere ai dipendenti di chiedere aiuto.

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8. Crea community di interesse

Permetti ai dipendenti di conoscersi e di scoprire i rispettivi interessi al di fuori del lavoro. Chi ha interessi simili può unirsi alla community dedicata per parlarne con i colleghi.Possono pubblicare immagini, video o link a contenuti interessanti online.

Quando alcuni dipendenti lavorano da casa o in una sede distaccata, partecipare a una community di interesse è un buon modo per conoscere i colleghi in un contesto più sociale e informale. Non serve essere esperti dell'argomento: basta un interesse comune per creare un legame con i colleghi.

Le community di interesse possono essere legate alle iniziative aziendali su salute e benessere, come una community per scambiarsi ricette o un gruppo di runner. Oppure possono essere più sociali, come un angolo dedicato agli animali domestici dove condividere foto dei propri amici a quattro zampe, o una sfida divertente del venerdì in cui inviti a pubblicare ogni settimana su un tema diverso: i film preferiti, una foto con il tuo cappello preferito o il viaggio più bello che hai fatto.

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9. Organizza regolarmente eventi sociali per i dipendenti

Se l'obiettivo è creare un ambiente di lavoro connesso che funzioni più come una community, le relazioni tra i dipendenti devono andare oltre il normale orario di lavoro. Organizza regolarmente eventi sociali per i dipendenti. Tipi e temi possono variare, purché coinvolgano persone di team e reparti diversi. Gare e giochi possono essere divertenti, così come partecipare a eventi locali e iniziative di volontariato.

È una buona idea organizzare almeno un evento in cui l'azienda celebra il contributo dei singoli dipendenti e dei team al suo successo. Sarebbe anche il momento giusto per riconoscere chi si è distinto nel restituire qualcosa alla comunità locale.

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‍10. Crea una directory dei dipendenti

Di solito le directory dei dipendenti sono considerate uno strumento per le grandi aziende, dove le persone potrebbero non conoscere bene i colleghi o non sapere come contattarli.In realtà funzionano per organizzazioni di qualsiasi dimensione, perché danno alle persone le informazioni di cui hanno bisogno senza perdere tempo a cercarle.

Una volta trovato il collega che può rispondere a una domanda o fornire l'informazione necessaria, il dipendente può contattarlo subito. La persona contattata è un anello prezioso della catena della conoscenza: può condividere ciò che sa e indicare il nome di qualcun altro in grado di aiutare.

I dipendenti possono anche arricchire il proprio profilo con informazioni non strettamente aziendali. Ad esempio, se la tua azienda opera nel settore dell'ospitalità, invita i dipendenti a indicare il loro piatto preferito tra quelli che servite, o un luogo che hanno visitato. Se la tua azienda è una realtà sanitaria, incoraggiali a condividere le loro passioni in ambito sanitario. Questi campi di testo libero possono essere social quanto vuoi: alcune aziende indicano libri preferiti, hobby e personaggi dei film.

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11. Incoraggia i dipendenti a sperimentare

Uno dei motivi peggiori per mantenere vecchie policy e processi è il classico "abbiamo sempre fatto così." Se qualcosa non funziona più, è il momento di provare un'alternativa.

Molti dipendenti si lamentano delle riunioni, inefficienti e troppo lunghe rispetto alla giornata lavorativa. Se strategie come l'ordine del giorno scritto non riducono la durata delle riunioni, valuta di cambiare il modo in cui si svolgono: fai rispettare l'ordine del giorno e taglia chiacchiere e presentazioni iniziali.

E quando questi nuovi processi sono completati, incoraggia i dipendenti a condividere ciò che hanno imparato! Tutta l'azienda può trarre vantaggio dai successi, e persino dai fallimenti, di nuovi processi e sistemi.

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12. Assumi persone che diventeranno leader appassionati

Cerca candidati disposti a lasciarsi guidare e che abbiano davvero a cuore l'organizzazione. Devono capire che hanno un ruolo chiave nell'unire i team. I leader appassionati possono (e devono) avere un proprio stile di lavoro. Alcuni preferiscono i video per coinvolgere il team, altri un blog interno. Non esiste un "modo giusto", purché coinvolgano il proprio team e incoraggino tutti a fare lo stesso.

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13. Usa le integrazioni con le suite di collaborazione

Le integrazioni di LumApps danno ai dipendenti accesso a tutte le funzionalità delle suite di collaborazione come Microsoft 365 e Google Workspace. Integrando questi strumenti nell'intranet, i dipendenti possono aumentare la produttività e sfruttare al meglio l'investimento dell'azienda in queste suite. Integrare le suite di collaborazione aumenta la produttività perché i dipendenti possono svolgere più lavoro da un unico strumento, senza dover passare a un'altra piattaforma. Adottando un'intranet per migliorare la connessione sul lavoro, le aziende di questo studio di Forrester hanno risparmiato 7,5 milioni di dollari in produttività in tre anni, semplicemente perché chi lavora alla scrivania ha risparmiato 25 minuti a settimana con la nuova intranet.

I dipendenti possono accedere a calendari e cartelle condivisi, collaborare su documenti o presentazioni, confrontarsi in gruppi o chat di team e molto altro. La piattaforma intranet di LumApps permette ai dipendenti di un'azienda di svolgere tutte queste attività da un unico digital workplace.

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Rafforzare la connessione tra i dipendenti in un ambiente di lavoro ibrido

Nell'era del lavoro ibrido e da remoto, creare un ambiente di lavoro più connesso è diventato cruciale per le aziende che vogliono mantenere una cultura del lavoro coesa e un alto livello di engagement dei dipendenti. LumApps è all'avanguardia in questa evoluzione, con una soluzione per l'ambiente di lavoro connesso che si integra in modo fluido con le intranet aziendali e migliora in tempo reale la comunicazione interna e l'employee experience.

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