22 Ideen für mehr Intranet-Engagement und Nutzerakzeptanz

Das führt zur Frage: Wie verbessern wir das Mitarbeiterengagement? Ein wichtiger Faktor ist die Einführung einer Intranet-Lösung und dass Mitarbeitende die Plattform annehmen und regelmäßig nutzen. In diesem Beitrag teilen wir eine umfangreiche Liste mit Ideen für mehr Intranet-Engagement und bessere Akzeptanz. Sie erfahren:

1. Was ein modernes Intranet ausmacht und was Mitarbeiterengagement und Nutzerakzeptanz in diesem Zusammenhang bedeuten.
2. Eine ausführliche Liste mit Ideen für mehr Intranet-Engagement in Unternehmen.

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Kurz erklärt: modernes Intranet, Mitarbeiterengagement und Nutzerakzeptanz

Was ist ein modernes Intranet?

Ein modernes Intranet ist eines der dynamischsten und wirkungsvollsten Kommunikationstools für Mitarbeitende. Solche Plattformen dienen als Informationsspeicher und Systeme für den Wissensaustausch. Der Digital Workplace ist entscheidend, um Mitarbeitende zu engagieren. Das wirkt sich direkt auf die Produktivität aus.

Was ist Mitarbeiterengagement?

Was genau ist Mitarbeiterengagement und wie lässt es sich messen? Hohes Engagement entsteht, wenn die Arbeitsbedingungen stimmen und Mitarbeitende dadurch produktiver und motivierter werden. Die Mitarbeiterzufriedenheit misst nur, wie zufrieden Mitarbeitende sind. Das Engagement dagegen zeigt, mit wie viel Leidenschaft (körperlich, emotional und kognitiv) sie ihre Aufgaben erfüllen.

Was ist Nutzerakzeptanz?

Im Zusammenhang mit Intranet- und Mitarbeiterengagement beschreibt die Nutzerakzeptanz den Prozess, in dem Mitarbeitende (Nutzende) täglich mitmachen und über das Intranet-Portal auf Unternehmensinformationen zugreifen.

Was sind die wichtigsten Merkmale eines modernen Intranets?

Moderne Intranets bieten Funktionen für Unternehmen und für ganz unterschiedliche Mitarbeitende. Ein modernes Intranet liefert aktuelle, relevante und ansprechende Inhalte, die den Arbeitsalltag erleichtern. Weitere Merkmale sind:

— Cloud-basierte Lösung

Wie bei jeder Softwareentscheidung müssen Sie zwischen On-Premise und Cloud-basiert wählen. Im Intranet-Bereich bietet eine Cloud-basierte Lösung die Zuverlässigkeit, Sicherheit und Flexibilität, die Unternehmen heute brauchen.

— Nahtlose Integration

Eine moderne Intranet-Lösung lässt sich nahtlos mit Drittanbieter-Anwendungen integrieren: von den großen Kollaborationssuiten Google Workspace und Microsoft 365 über Social-Media-Apps und Chat-Tools bis zu eigenen Apps und mehr. So bündelt sie die interne Kommunikation in einem zentralen Hub.

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Warum sind Engagement und Akzeptanz so wichtig?

Engagierte Mitarbeitende bringen unzählige Vorteile. Ein klarer Vorteil: Die Fluktuation sinkt. Wenig engagierte Mitarbeitende langweilen sich schnell und werden irgendwann so unzufrieden, dass sie kündigen. Laut einer Studie „fühlt sich fast ein Drittel (30 %) der Mitarbeitenden unterbewertet und zu wenig geschätzt“. Für nachhaltiges Wachstum brauchen Sie besondere Lösungen, um Ihre Mitarbeitenden zu engagieren. Ein Intranet für Mitarbeiterengagement kann diese Lösung sein. Engagierte Mitarbeitende sind zudem motivierter, und das steigert die Produktivität.

Ebenso entscheidend ist die Nutzerakzeptanz des Intranets . Fehlen einer Intranet-Lösung intuitive Funktionen und ist sie umständlich zu bedienen, erzielen Sie kaum oder gar keinen ROI.

Bleibt die Frage: Wie mache ich mein Intranet ansprechender?

Wie bereits erwähnt, steigern Sie das Intranet-Engagement, indem Sie die geschäftskritischen Apps integrieren, auf die sich Mitarbeitende täglich verlassen. Darüber hinaus finden Sie hier eine ausführliche Liste mit Ideen für mehr Intranet-Engagement.

22 Ideen für mehr Intranet-Engagement:

1. Feedback-Umfragen und Abstimmungen nutzen

Nach der Einführung einer Intranet-Software gehören Umfragen und Feedback-Abstimmungen zu den wirksamsten Ideen für mehr Intranet-Engagement.

Verzichten Sie auf allgemeine Fragen und überlegen Sie sich durchdachte. Greifen Sie gezielt Bereiche des Systems heraus und klären Sie, wie sie sich verbessern lassen. Führen Sie die Umfragen regelmäßig durch, meist alle ein bis drei Monate. Stellen Sie zum Beispiel diese Fragen:

Feedback zum Design

• Ist das Design ansprechend und intuitiv?
• Ist alles leicht zu finden?

Feedback zu Communitys und Themen

• Welche Communitys fehlen?
• Welche werden kaum genutzt oder sollten aufgeteilt werden?

Feedback zu Inhalten

• Welche Art von Inhalten ist am hilfreichsten?
• Wo liegen Chancen für neue Inhalte?
• Fühlen sich Mitarbeitende wohl dabei, Inhalte zu erstellen? (Content-Analytics hilft bei diesen Fragen)

Feedback zu Integrationen und Plattform

• Dauern Prozesse nach der Einführung des Intranets länger oder kürzer?
• Welche Systeme sind nicht integriert?

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2. Einen Plan für die Content-Strategie entwickeln

Ein weiterer Weg zu mehr Intranet-Engagement ist ein Plan für die Content-Strategie. Inhalte von Mitarbeitenden gehören zu den wichtigsten Bausteinen einer Intranet-Lösung. Manche wünschen sich Vorlagen für schnelle Updates, andere suchen erweiterte Funktionen. Zu den Grundlagen gehören:

• Vorlagen – Erstellen Sie fertige Vorlagen, damit Mitarbeitende ihre Konzepte ohne großen Aufwand von der Idee bis zur Veröffentlichung bringen.
• Taxonomie – Legen Sie Regeln für Content-Tags fest, damit alle Inhalte schnell über Suche und Navigation finden.
• Content-Planung – Entwickeln Sie mit Teamleitungen und anderen Beitragenden wiederkehrende Content-Ideen wie Newsletter, Monatsberichte und Ideen für Teambuilding.

Pflegen und verbessern Sie Ihre Content-Strategie für das Intranet, um ein besseres Nutzungserlebnis zu bieten. Mehr dazu lesen Sie in Building an Award-Winning Intranet: Content Strategy.

3. Ziele transparent machen

Ein Grund für geringes Engagement im Unternehmens-Intranet sind fehlende transparente Ziele. Mitarbeitende sollten diese Frage beantworten können: „Warum genau nutzen wir eine Intranet-Lösung?“ Können sie das nicht, sind die Unternehmensziele nicht transparent.

Ziele wie eine bessere interne Kommunikation, Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder Regionen und mehr Mitarbeiterengagement sollten Sie im All-Hands-Meeting oder auf einem anderen passenden Weg vorstellen.

Transparente Ziele für das Intranet sind der erste Schritt, um sie zu erreichen.

4. Einfachheit ist entscheidend

Neben transparenten Zielen ist Einfachheit eine weitere unkomplizierte, aber wirksame Idee für mehr Intranet-Engagement. Das gilt für Inhalte, Design und Bedienbarkeit des Intranets.

Die bisherigen Ideen wie Feedback-Umfragen und Content-Vorlagen machen das Intranet bereits einfacher. Gehen Sie mit Nutzertests einen Schritt weiter: So stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ohne unnötige Klicks schnell finden, was sie brauchen. Achten Sie außerdem darauf, dass Inhalte von Mitarbeitenden leicht verständlich sind. Ein zentraler Baustein sind schließlich die Navigationsmenüs und die Oberfläche des Intranets. Neue Mitarbeitende sollten sich anmelden und ohne viel Hilfe im Portal zurechtfinden.

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5. Schönes Design

Im Design bedeutet Einfachheit auch ein schönes, auffälliges und ansprechendes Erlebnis. Wählen Sie Schriften, Bilder, Farben und Styles, die zu Ihrer Markenidentität passen. Gut umgesetzt, steigert Design das Engagement im Mitarbeiter-Intranet.

Designteams sollten mit dem Projektmanagement Navigationsmenüs und Layouts umsetzen, die beiden Zielen dienen – idealer Ästhetik und effizienter Nutzung.

6. Ein anpassbares Intranet-Erlebnis bieten

Einer der besten Wege zu mehr Intranet-Engagement ist ein personalisiertes Erlebnis für Ihre Nutzenden. Ein Einheitsansatz funktioniert nicht. Wir sind es gewohnt, unsere Social-Media-Feeds nach unseren Vorlieben zu gestalten. Dieses Prinzip sollte sich auch im Intranet wiederfinden.

Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende den Inhalten folgen können, die sie am meisten interessieren, und dazu Benachrichtigungen erhalten. Und sorgen Sie dafür, dass sie bei jeder Anmeldung die relevantesten und wichtigsten Informationen sehen.

Nutzen Sie unsere Vorliebe für Personalisierung, um das Intranet-Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

7. Content-Erstellung fördern

Eine weitere wichtige Idee für mehr Intranet-Engagement: Fördern Sie die Erstellung von Inhalten. Schaffen Sie dafür Anreize, etwa mit einer Auszeichnung für die meistgelesenen oder hilfreichsten Artikel. Intranet-Admins können den Prozess auch spielerisch gestalten , etwa mit Checklisten, die Mitarbeitende abarbeiten, also einer digitalen Schnitzeljagd.

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8. Ein mobiles Erlebnis bieten

Rund die Hälfte der Weltbevölkerung nutzt heute ein Mobilgerät. Studien zeigen zudem, dass mehr als 60 % des Internet-Traffics auf US-Websites von Mobilgeräten stammen. Das zeigt sich auch am Arbeitsplatz: Immer mehr Mitarbeitende erledigen Arbeitsaufgaben auf Mobilgeräten.

Moderne Intranet-Lösungen sollten voll mobil nutzbar und als App verfügbar sein. So wird das Intranet Teil des Arbeitsalltags.

9. Gamification und Wettbewerb

Eine Gamification-Strategie ist eine weitere Intranet-Idee für mehr Mitarbeiterengagement. Gamification bedeutet, Spielelemente in spielfremden Kontexten einzusetzen. Es gibt mehrere Wege, diese Technik am Arbeitsplatz einzuführen.

Sie können unternehmensweite Content-Wettbewerbe veranstalten, das Abschließen komplexer Aufgaben belohnen und mehr. Vergeben Sie digitale Badges oder Level-Aufstiege, damit Mitarbeitende persönliche Erfolge und Teamerfolge zeigen können. Spielerische Engagement-Aktivitäten im Intranet sind ein wirksamer und unterhaltsamer Weg, das Intranet-Engagement zu steigern.

10. Kalender-Events planen

Mit besonderen und wiederkehrenden Events kommen Mitarbeitende immer wieder ins Intranet zurück. Das eignet sich hervorragend für Teambuilding, und das Intranet ist der zentrale Hub für die Organisation. Beispiele sind Beiträge und Challenges zu Feiertagen, Neujahrsvorsätze, Kochwettbewerbe und Fotoaktionen mit Familie oder Kindern.

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11. Vielfältige Inhalte: Videos, Bilder und mehr

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Ermutigen Sie Mitarbeitende, Inhalte mit Multimedia- und Designelementen zu erstellen. Das macht Inhalte für visuelle Lerntypen ansprechender.

Nutzen Sie Infografiken, Bilder und Diagramme, um Ihre Textinhalte zu unterstützen. Setzen Sie bei Bedarf kurze Videos ein, um Mitarbeitende durch bestimmte Aufgaben zu führen. Manche Unternehmens- oder Funktions-Updates präsentieren Sie besser per Video als mit Bildern oder Text.

12. Lustige und unterhaltsame Inhalte

Wie Gamification ist auch Humor ein wirksamer Weg, Mitarbeitende zu engagieren. Erlauben Sie Mitarbeitenden zum Beispiel Memes und GIFs in ihren Beiträgen. Starten Sie lustige Challenges zum Mitmachen wie Fotowettbewerbe, nostalgische Fragen, Quizrunden oder Spiele wie „Zwei Wahrheiten, eine Lüge“. Eröffnen Sie Diskussionen zu aktuellen Ereignissen wie Sportevents, Preisverleihungen oder viralen Geschichten.

Relevante, unterhaltsame und lustige Inhalte wirken sich garantiert auf das Mitarbeiterengagement aus.

13. Anerkennung für Mitarbeitende

Aktive Nutzende für ihre Nutzung des Mitarbeiter-Intranets und ihre Beiträge anzuerkennen und zu belohnen, ist eine weitere Idee für mehr Intranet-Engagement. Viele Menschen teilen ihre Ideen in der Intranet-Community nicht wegen Geldprämien, sondern weil sie verstehen, wie wichtig Wissensaustausch im Unternehmen ist.

Behalten Sie die aktivsten Nutzenden auf der Plattform im Blick und würdigen Sie ihren Einsatz. So fühlen sich viele Mitarbeitende motiviert, beizutragen und Ideen auszutauschen. Sie steigern damit nicht nur das Intranet-Engagement, sondern fördern auch eine starke Kultur des Wissensaustauschs. Und das steigert garantiert die Produktivität Ihres Unternehmens.

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14. Mitarbeitende feiern

Ihre Mitarbeitenden erleben in ihrer Laufbahn Momente, in denen sie einen neuen Meilenstein erreichen oder über sich hinauswachsen. Diese Momente können Sie immer nutzen, um das Engagement im Mitarbeiter-Intranet zu steigern.

Feiern Sie dafür einfach ihre Erfolge, auch die kleinen, in der Intranet-Community. Das kann eine Initiative der Führungskräfte sein oder über eine Community wie #LoveWall oder #ComplimentWall laufen. Unternehmen können außerdem Geburtstage und Jubiläen feiern und halbjährliche Preisverleihungen einführen.

15. Ein eigenes Team für die Communitys

Stellen Sie ein Team engagierter Mitarbeitender zusammen, das Intranet-Communitys und ihre Planung betreut. Das steigert das Mitarbeiterengagement, besonders wenn erfahrene Mitarbeitende und Abteilungsleitungen dabei sind.

Sie bringen die Fähigkeiten mit, die Community mit ihrem Verhalten und ihren Führungsqualitäten aktiv zu halten. Erfahrene Mitarbeitende sollten zudem die nötigen Schulungen erhalten, um ihre besten Ergebnisse zu erzielen. Diese Gruppe wäre zuständig dafür, neue Communitys zu erstellen, Communitys und Inhalte zu archivieren, Mitarbeitende zum Posten zu ermutigen und mehr.

16. Inhalte zur richtigen Zeit veröffentlichen

Eine weitere praktische Intranet-Idee für mehr Mitarbeiterengagement und bessere Nutzerakzeptanz: Sorgen Sie dafür, dass Inhalte zur richtigen Zeit erscheinen. Tageszeit und Häufigkeit der Beiträge beeinflussen das Engagement. Wer nur montags postet, kann kein gutes Engagement erwarten.

Finden Sie mit Analytics und Recherche heraus, wann am meisten und wann am wenigsten los ist. Ermutigen Sie Mitarbeitende dann, zu den idealen Zeiten zu posten. So erhalten Autor:innen Feedback und ihre Inhalte mehr Reichweite.

17. Wichtige Informationen und Ressourcen bereitstellen

Ein Weg zu mehr Akzeptanz: Machen Sie das Intranet zur verlässlichen Quelle für wichtige Informationen und Ressourcen. Dazu gehören Funktionen wie das Verzeichnis der Mitarbeitenden und die integrierten Arbeits-Apps, aber auch Ressourcen wie Sales- und Marketing-Assets. So entsteht ein bequemes und zugleich sicheres System für Dokumente. Tools wie Google Drive und SharePoint lassen sich für noch mehr Komfort ins Intranet integrieren.

Außerdem lassen sich Schulungspräsentationen und Kurse direkt in die Plattform einbauen. So haben Mitarbeitende einen zentralen Ort für ihre Schulungen, und Unternehmen können ein Learning-Management-System einführen.

Schließlich sind Intranet-Lösungen heute der ideale Weg, Unternehmens-Newsletter zu versenden. HR-Updates, Marketing-Reports oder Präsentationen zur Produkt-Roadmap lassen sich mit intuitiven Vorlagen verschicken. Steigern Sie Reichweite und Engagement Ihrer Newsletter.

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18. Ein Hub für Branchennews & Insights schaffen

Schaffen Sie ein System, in dem verschiedene Autor:innen regelmäßig Branchennews, Analysen und Insights veröffentlichen. Das kann eine Wettbewerbsanalyse des Content-Teams sein, eine Einschätzung des COO zur Fusion eines Wettbewerbers oder eine neue Technologie, die das Engineering-Team einführt.

Solche Inhalte machen das Intranet „sticky“, denn Mitarbeitende melden sich an, um informiert zu bleiben und wertvolles Branchenwissen zu gewinnen. Das zeigt gut, warum ein Intranet mehr Engagement schafft als E-Mail. News und Insights ließen sich zwar per E-Mail teilen, doch in vollen Postfächern würde wahrscheinlich mehr übersehen. Mit Intranet-Analytics prüfen Sie, ob News und Insights auch gelesen werden.

Neben Branchennews bieten sich auch Unternehmensnews an. Alles rund ums Unternehmen interessiert Mitarbeitende in der Regel. Erstellen Sie einen Monatsbericht zu Performance, anstehenden Events und allgemeinen Neuigkeiten aus dem Unternehmen.

19. Diskussionen fördern

Wenn Sie Diskussionen im Intranet fördern, steigern Sie auch das Mitarbeiterengagement. Diskussionen entstehen aber nicht auf Knopfdruck. Einige Erfolgsfaktoren:

• Die Plattform muss einfach und zuverlässig sein, damit Mitarbeitende beim Posten von Inhalten und Kommentaren keine Probleme haben.
• Mitarbeitende aller Ebenen müssen aktiv sein, damit die Gruppe mitmacht. Wie bereits erwähnt, zeigt das, wie wichtig ein Intranet-Gremium ist.
• Arbeitsthemen und Spaß sollten in Balance sein.

Ein internes Kommunikationssystem ist entscheidend, um die Zusammenarbeit in einer Organisation zu fördern. Wenn Menschen chatten und zusammenarbeiten, stehen die Chancen gut, dass sich ihre Ziele angleichen.

20. Remote-Teams über das Unternehmens-Intranet verbinden

In Unternehmen mit Remote-Mitarbeitenden ist es oft schwer, alle zu engagieren. Moderne Intranets bieten viele besondere Funktionen, darunter soziale Funktionen und Kommunikationstools. Diese Funktionen schlagen die Brücke zwischen Unternehmen und Remote-Belegschaft.

Richten Sie im Intranet eine Community ein, in der Remote-Mitarbeitende Fotos und Videos ihres Arbeitsplatzes teilen. Geben Sie auch Mitarbeitenden im Büro die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten. So wird die Initiative noch gemeinschaftlicher.

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21. Inhalte zu neuen Mitarbeitenden veröffentlichen

Das Intranet ist ein hervorragender Weg, das Onboarding zu erleichtern und neue Mitarbeitende willkommen zu heißen. Das HR-Team kann neue Mitarbeitende per Unternehmensankündigung begrüßen und dem Team vorstellen. Neue Mitarbeitende können auch einen Vorstellungsbeitrag schreiben, damit die Kolleg:innen einen Eindruck von ihrer Persönlichkeit bekommen.

Moderne Intranet-Lösungen bieten soziale Funktionen wie Kommentare, Links und Likes. So erhalten neue Mitarbeitende einen herzlichen Empfang und einen bleibenden ersten Eindruck von der Unternehmenskultur.

22. Ein Frage-und-Antwort-Forum einrichten

Ein Q&A-Forum bringt Ihrer Organisation viele Vorteile. Ein zentraler Vorteil: Es fördert neue Produktideen. Außerdem können Mitarbeitende drängende Fragen zu ihren Aufgaben und zu Personalentscheidungen stellen. Ein Q&A-Forum liefert auch Antworten auf saisonale Fragen, zu anstehenden Events und zur Unternehmensvision. Steigern Sie das Engagement im Mitarbeiter-Intranet mit einem strategischen Q&A-Ansatz.

Mehr erfahren: Ein Intranet für HR

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