22 ideas para aumentar el uso de la intranet y mejorar su adopción

Esto nos lleva a la pregunta: ¿cómo mejoramos el compromiso de los empleados? Un factor clave es implantar una solución de intranet y asegurarse de que los empleados la adopten y la usen con regularidad. En este artículo compartimos una amplia lista de ideas para aumentar el uso de la intranet y mejorar su adopción. Verás:

1. Las características de una intranet moderna y qué significan el compromiso de los empleados y la adopción en este contexto.
2. Una amplia lista de ideas para aumentar el uso de la intranet en las organizaciones.

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Definiciones rápidas: intranet moderna, compromiso de los empleados y adopción

¿Qué es una intranet moderna?

Una intranet moderna es una de las herramientas de comunicación más dinámicas y potentes para los empleados. Estas plataformas funcionan como repositorios de información y sistemas para compartir conocimiento. El digital workplace es esencial para mantener comprometidos a los empleados, lo que influye directamente en su productividad.

¿Qué es el compromiso de los empleados?

¿Qué es exactamente el compromiso de los empleados y cómo se mide? Por definición, un alto compromiso surge cuando se dan las condiciones de trabajo adecuadas para que las personas sean más productivas y se impliquen más. A diferencia de la satisfacción de los empleados, que solo mide lo satisfechos que están, el compromiso se centra en la pasión (física, emocional y cognitiva) con la que desempeñan su trabajo.

¿Qué es la adopción por parte de los usuarios?

En relación con el uso de la intranet corporativa y el compromiso de los empleados, la adopción es el proceso por el que los empleados (usuarios) participan a diario y acceden a la información de la empresa a través del portal de la intranet.

¿Cuáles son las principales características de las intranets modernas?

Las intranets modernas tienen funciones pensadas para las empresas y para distintos tipos de empleados. La intranet moderna ofrece a los empleados contenido oportuno, relevante y atractivo que les facilita el trabajo. Otras capacidades son:

— Solución en la nube

Como en cualquier decisión de software, hay que elegir entre una solución local (on-premise) o en la nube. En el sector de las intranets, la nube aporta la fiabilidad, la seguridad y la flexibilidad que necesitan hoy las empresas.

— Integración fluida

Una intranet moderna se integra sin problemas con aplicaciones de terceros, desde las grandes suites colaborativas, Google Workspace y Microsoft 365, hasta redes sociales, herramientas de chat, apps propias y mucho más. Así reúne la comunicación interna en un único espacio central.

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¿Por qué son esenciales el compromiso y la adopción?

Las ventajas de tener empleados comprometidos son infinitas. Una de ellas es reducir la rotación de personal. Los empleados desmotivados tienden a aburrirse y, con el tiempo, a sentirse tan descontentos que acaban marchándose. Según un estudio, "casi un tercio (30 %) de los empleados se siente infravalorado y poco apreciado". Adoptar soluciones originales para implicar a tus empleados es clave para mantener el crecimiento, y una intranet orientada al compromiso de los empleados puede ser esa solución. Además, los empleados comprometidos están más motivados, lo que se traduce en más productividad.

Dicho esto, la adopción de la intranet también es un factor clave. Si una intranet no tiene funciones intuitivas y resulta pesada de usar, obtendrás poco o ningún retorno de la inversión (ROI).

Lo que nos lleva a la pregunta: ¿cómo hago que mi intranet resulte más atractiva?

Como ya hemos dicho, puedes aumentar el uso de la intranet integrando las apps clave que los empleados usan cada día para trabajar. Para ir más allá, aquí tienes una lista ampliada de ideas para aumentar el uso de la intranet.

22 ideas para aumentar el uso de la intranet:

1. Usa encuestas y sondeos de feedback

Después de implantar un software de intranet, una de las ideas más eficaces para aumentar su uso es lanzar encuestas y sondeos de feedback.

Evita las preguntas generales y piensa en otras bien meditadas. Céntrate en áreas concretas del sistema y decide cómo mejorarlas. Envía las encuestas con regularidad, normalmente cada uno a tres meses. Haz preguntas como:

Feedback sobre el diseño

• ¿El diseño es atractivo e intuitivo?
• ¿Es fácil encontrar las cosas?

Feedback sobre comunidades y temas

• ¿Qué comunidades faltan?
• ¿Cuáles se usan poco o podrían dividirse?

Feedback sobre el contenido

• ¿Qué tipo de contenido es más útil?
• ¿Qué oportunidades hay para el contenido?
• ¿Los empleados se sienten cómodos creando contenido? (Las analíticas de contenido pueden ayudar a responder estas preguntas)

Feedback sobre integraciones y plataforma

• ¿Los procesos llevan más o menos tiempo desde que se implantó la intranet?
• ¿Qué sistemas no están integrados?

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2. Crea un plan de estrategia de contenidos

Otra forma de impulsar el uso de la intranet es crear un plan de estrategia de contenidos. El contenido generado por los empleados es una de las partes más importantes de una intranet. Algunos empleados quieren plantillas para publicar novedades rápidas, mientras que otros buscan funciones más avanzadas. Algunos aspectos básicos:

• Plantillas – Crea plantillas predefinidas para que los empleados pasen de la idea a la publicación sin complicaciones.
• Taxonomía – Define pautas para las etiquetas de contenido, para que todos sepan cómo encontrar contenido rápido con la búsqueda y la navegación.
• Planificación de contenidos – Trabaja con los responsables de equipo y otros colaboradores para crear ideas de contenido recurrentes, como newsletters, informes mensuales e ideas de team building.

Ofrece una mejor experiencia de usuario manteniendo y mejorando la estrategia de contenidos de la intranet. Descubre más en Building an Award-Winning Intranet: Content Strategy.

3. Sé transparente con los objetivos

Una de las causas del bajo uso de la intranet corporativa es la falta de objetivos transparentes. Los empleados deberían poder responder a esta pregunta: "¿Por qué usamos exactamente una solución de intranet?". Si no pueden, significa que los objetivos de la empresa no son transparentes.

Los objetivos relacionados con mejorar la comunicación interna, la colaboración entre departamentos o regiones y el compromiso de los empleados deben presentarse en la reunión general de la empresa o por cualquier otra vía adecuada.

Ser transparente con los objetivos de la intranet es el primer paso para alcanzarlos.

4. La sencillez es clave

Además de ser transparente con tus objetivos, otra idea sencilla pero eficaz para impulsar el uso de la intranet es la simplicidad. Esto vale para el contenido, el diseño y la usabilidad de la intranet.

Las ideas anteriores, como las encuestas de feedback y las plantillas de contenido, ayudan a simplificar la intranet. Ve más allá con pruebas de usuario para asegurarte de que los empleados encuentran rápido lo que necesitan, sin clics innecesarios. Otra idea es asegurarte de que el contenido generado por los empleados sea fácil de leer y de entender. Por último, los menús de navegación y la interfaz de la intranet son clave. Un nuevo empleado debería poder iniciar sesión y moverse por el portal casi sin ayuda.

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5. Un diseño atractivo

Desde el punto de vista del diseño, la sencillez incluye una experiencia de diseño bonita, llamativa y atractiva. Usa las fuentes, imágenes, colores y estilos adecuados para que encajen con tu identidad de marca. Bien hecho, así es como el diseño influye en el uso de la intranet por parte de los empleados.

Los equipos de diseño deben colaborar con los jefes de proyecto para crear menús de navegación y maquetaciones que cumplan ambos objetivos: una estética ideal y la eficiencia del usuario.

6. Ofrece una experiencia de intranet personalizable

Una de las mejores formas de impulsar el uso de la intranet es ofrecer a tus usuarios una experiencia personalizada. El enfoque de talla única no funciona. Estamos acostumbrados a adaptar nuestros feeds de redes sociales a nuestro gusto, y la intranet debería reflejarlo.

Asegúrate de que los empleados puedan seguir el contenido que más les interesa y recibir alertas sobre él. Y asegúrate de que reciban la información más relevante e importante cada vez que inicien sesión.

Aprovecha nuestra preferencia por la personalización para aumentar el uso de la intranet entre tus empleados.

7. Fomenta la creación de contenido

Otra idea esencial para aumentar el uso de la intranet es fomentar la creación de contenido. Puedes incentivarla, por ejemplo, con un premio para el empleado con los artículos más vistos o más útiles. Los administradores de la intranet también pueden gamificar el proceso con listas de tareas que los empleados deben completar, es decir, una búsqueda del tesoro digital.

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8. Ofrece una experiencia móvil

Hoy, cerca de la mitad de la población mundial usa un dispositivo móvil. Además, los estudios han demostrado que más del 60 % del tráfico de internet a sitios web de EE. UU. procede de dispositivos móviles. Esto se traslada al trabajo, ya que cada vez más empleados usan el móvil para trabajar.

Las intranets modernas deben ofrecer todas sus funciones en el móvil y estar disponibles en una app. Así la intranet pasa a formar parte de la rutina diaria de los empleados.

9. Gamificación y competición

Una estrategia de gamificación es otra idea de intranet para el compromiso de los empleados. La gamificación consiste en aplicar elementos de juego a contextos que no son de juego. Hay varias formas de introducir esta técnica en tu lugar de trabajo.

Puedes organizar concursos de creación de contenido en toda la empresa, premiar la realización de tareas complejas y mucho más. Ofrece a estos empleados insignias digitales o niveles de progreso para que muestren sus logros personales y de equipo. Gamificar las actividades de compromiso en la intranet es una forma eficaz y divertida de aumentar su uso.

10. Programa eventos en el calendario

Haz que los empleados vuelvan a la intranet programando eventos originales y recurrentes. Funciona muy bien para el team building, y la intranet ofrece un espacio central para organizarlos. Algunos ejemplos: publicaciones y retos para las fiestas, propósitos de año nuevo, concursos de cocina o sesiones de fotos con la familia o los niños.

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11. Contenido enriquecido: vídeos, imágenes, etc.

Una imagen vale más que mil palabras. Anima a los empleados a crear contenido con elementos multimedia y de diseño. Así el contenido resulta más atractivo para quienes aprenden de forma visual.

Puedes usar infografías, imágenes y gráficos para reforzar tu contenido de texto. Incluye vídeos cortos cuando haga falta para guiar a tus empleados en tareas concretas. Algunas novedades de la empresa o de funciones se presentan mejor en vídeo que con imágenes o texto.

12. Contenido divertido y entretenido

Como la gamificación, el humor es una forma eficaz de mantener comprometidos a los empleados. Para ello, permite que usen memes y gifs en sus publicaciones. Organiza retos divertidos en los que participar, como concursos de fotos, preguntas nostálgicas, trivias o juegos como "dos verdades y una mentira". Abre debates para comentar la actualidad, como eventos deportivos, entregas de premios o historias virales.

Incluir contenido entretenido y divertido, y relevante, tendrá sin duda un impacto en el compromiso de los empleados.

13. Reconocimiento de los empleados

Reconocer y premiar a los usuarios más activos en el uso de la intranet para empleados y en sus aportaciones es otra idea para aumentar su uso. Mucha gente comparte sus ideas en la comunidad de tu intranet no por recompensas económicas, sino porque entiende la importancia de compartir conocimiento en una organización.

Fíjate en los usuarios más activos de la plataforma y reconoce su esfuerzo. Así muchos empleados se sentirán motivados para aportar e intercambiar ideas. No solo impulsarás el uso de la intranet, sino que también crearás una excelente cultura de intercambio de conocimiento, que sin duda aumentará la productividad de tu empresa.

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14. Celebra a tus empleados

Tus empleados vivirán momentos en su carrera en los que alcanzarán un nuevo hito o irán más allá de lo esperado. Siempre puedes aprovecharlos para impulsar el uso de la intranet.

Solo tienes que celebrar sus logros, por pequeños que sean, en la comunidad de la intranet. Puede ser una iniciativa de los mánagers o hacerse a través de una comunidad #LoveWall o #ComplimentWall. Además, las organizaciones pueden celebrar los cumpleaños y aniversarios de los empleados y organizar entregas de premios semestrales.

15. Un equipo dedicado a las comunidades

Forma un equipo de empleados dedicados a supervisar las comunidades de la intranet y su planificación. Esto aumentará el compromiso de los empleados, sobre todo si el grupo incluye a empleados sénior y jefes de departamento.

Estas personas tienen las habilidades para mantener activa la comunidad gracias a su actitud y a sus dotes de liderazgo. Los empleados sénior también deben recibir la formación necesaria para lograr los mejores resultados. Este grupo se encargaría de crear nuevas comunidades, archivar comunidades y contenido, animar a los empleados a publicar, etc.

16. Anima a publicar contenido en el momento adecuado

Otra idea práctica de intranet para el compromiso de los empleados y para mejorar la adopción es asegurarse de que el contenido se publique en el momento adecuado. La hora del día y la frecuencia de publicación influyen en el nivel de participación. No puedes publicar contenido solo los lunes y esperar una buena respuesta.

Usa las analíticas y la investigación para conocer los momentos de más y menos actividad, y anima a los empleados a publicar en los mejores momentos. Así los autores reciben feedback y el contenido llega más lejos.

17. Aloja la información y los recursos importantes

Una forma de mejorar la adopción de la intranet es convertirla en la fuente común de información para los datos y recursos importantes. Esto incluye funciones como el directorio de empleados y las apps de trabajo integradas, pero también recursos como los materiales de ventas y marketing. Así se logra un sistema de almacenamiento de documentos práctico y seguro. Herramientas como Google Drive y SharePoint pueden integrarse en la intranet para mayor comodidad.

Además, las presentaciones y los cursos de formación pueden crearse directamente en la plataforma. Así el empleado tiene un lugar central para completar sus formaciones y la empresa puede implantar un sistema de gestión del aprendizaje.

Por último, las soluciones de intranet se han convertido en la forma ideal de enviar las newsletters de la empresa. Las novedades de RR. HH., los informes de marketing o las presentaciones del roadmap de producto pueden enviarse con plantillas intuitivas. Mejora el alcance y el impacto de tus newsletters.

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18. Crea un espacio para noticias y análisis del sector

Crea un sistema para que autores diversos publiquen con frecuencia noticias, análisis y reflexiones del sector. Por ejemplo, un análisis de la competencia publicado por el equipo de contenidos, un análisis de la fusión de un competidor por parte del COO o una nueva tecnología que implanta el equipo de ingeniería.

Este tipo de contenido hace que la intranet "enganche", porque los empleados inician sesión para estar informados y adquirir conocimientos valiosos del sector. Es un gran ejemplo de por qué una intranet funciona mejor que el correo para el compromiso. Las noticias y los análisis podrían compartirse por correo, pero es muy probable que más cosas se perdieran o pasaran desapercibidas a medida que se llenan las bandejas de entrada. Las analíticas de la intranet sirven para comprobar que las noticias y los análisis se leen.

Además de las noticias del sector, otra oportunidad es publicar noticias de la empresa. Todo el contenido relacionado con la empresa suele interesar a los empleados. Crea un informe mensual sobre los resultados, los próximos eventos y las novedades generales de la empresa.

19. Fomenta los debates

Si fomentas los debates colaborativos en tu intranet, también aumentarás el compromiso de los empleados. Fomentar el debate no es tan fácil como pulsar un interruptor. Algunas claves:

• La plataforma debe ser fácil de usar y fiable para que los empleados no tengan problemas al publicar contenido y comentarios.
• Los empleados de todos los niveles deben participar para animar al grupo. Como hemos dicho, esto demuestra la importancia de un comité de intranet.
• Debe haber un equilibrio entre temas de trabajo y diversión.

Un sistema de comunicación interna es esencial para fomentar la colaboración en una organización. Cuando las personas hablan y trabajan juntas, es muy probable que sus objetivos se alineen.

20. Conecta a los equipos en remoto con la intranet de tu empresa

En las empresas con empleados en remoto, implicarlos puede ser difícil. Las intranets modernas ofrecen muchas funciones únicas, como herramientas sociales y de comunicación. Estas funciones acortan la distancia entre la empresa y su plantilla en remoto.

Crea una comunidad en la intranet donde los empleados en remoto publiquen fotos y compartan vídeos de su espacio de trabajo. Da a los empleados presenciales la opción de trabajar desde casa o fuera de la oficina para que la iniciativa sea más colaborativa.

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21. Publica contenido sobre las nuevas incorporaciones

La intranet es una forma excelente de facilitar el onboarding y dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones. El equipo de RR. HH. puede publicar anuncios de la empresa para dar la bienvenida a los recién llegados y presentarlos al equipo. Los recién llegados también pueden escribir una publicación de presentación para que sus compañeros conozcan un poco su personalidad.

Las intranets modernas tienen funciones sociales, como comentarios, enlaces y "me gusta". Así puedes dar a los recién llegados una cálida bienvenida y una primera impresión duradera de la cultura de la empresa.

22. Crea un foro de preguntas y respuestas

Tener un foro de preguntas y respuestas en tu organización tiene muchas ventajas. Una de las principales es impulsar la ideación de producto. Además, permite a tus empleados plantear preguntas urgentes sobre sus funciones y sobre decisiones de contratación. Un foro de preguntas y respuestas también ayuda a los empleados puedan obtener respuestas a preguntas de temporada, sobre próximos eventos y sobre la visión de la empresa. Impulsa el uso de la intranet entre tus empleados con un enfoque estratégico de preguntas y respuestas.

Más información: Una intranet para RR. HH.

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