22 idee per il coinvolgimento sulla intranet e una migliore adozione

Da qui la domanda: come migliorare il coinvolgimento dei dipendenti? Un fattore decisivo è implementare una soluzione intranet e fare in modo che i dipendenti la adottino e la usino con regolarità. In questo articolo condividiamo un lungo elenco di idee per aumentare il coinvolgimento sulla intranet e migliorarne l'adozione. Scoprirai:

1. Le caratteristiche di una intranet moderna e che cosa significano, in questo contesto, coinvolgimento dei dipendenti e adozione da parte degli utenti.
2. Un ampio elenco di idee per il coinvolgimento sulla intranet nelle organizzazioni.

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Definizioni rapide: intranet moderna, coinvolgimento dei dipendenti e adozione

Che cos'è una intranet moderna?

Una intranet moderna è uno degli strumenti di comunicazione più dinamici ed efficaci per i dipendenti. Queste piattaforme fungono da archivi di informazioni e sistemi di condivisione della conoscenza. Il digital workplace è essenziale per mantenere coinvolti i dipendenti, con un impatto diretto sulla produttività.

Che cos'è il coinvolgimento dei dipendenti?

Che cos'è esattamente il coinvolgimento dei dipendenti e come si misura? Per definizione, un alto coinvolgimento nasce dalle giuste condizioni di lavoro, che rendono le persone più produttive e partecipi. A differenza della soddisfazione dei dipendenti, che misura solo quanto le persone sono soddisfatte, il coinvolgimento guarda alla passione (fisica, emotiva e cognitiva) con cui svolgono il proprio lavoro.

Che cos'è l'adozione da parte degli utenti?

Nel contesto del coinvolgimento sulla intranet aziendale e del coinvolgimento dei dipendenti, l'adozione è il processo con cui i dipendenti (gli utenti) diventano partecipanti quotidiani e accedono alle informazioni aziendali attraverso il portale intranet.

Quali sono le caratteristiche principali delle intranet moderne?

Le intranet moderne hanno funzionalità pensate per le aziende e per diversi tipi di dipendenti. Offrono contenuti puntuali, pertinenti e coinvolgenti che semplificano il lavoro. Tra le altre funzionalità:

— Soluzione cloud

Come per ogni scelta software, bisogna decidere tra on-premise e cloud. Per le intranet, il cloud offre l'affidabilità, la sicurezza e la flessibilità di cui le aziende hanno bisogno oggi.

— Integrazione fluida

Una intranet moderna si integra in modo fluido con applicazioni di terze parti: dalle grandi suite di collaborazione, Google Workspace e Microsoft 365, alle app social, agli strumenti di chat, alle app proprietarie e altro ancora. Così la comunicazione interna confluisce in un unico hub centrale.

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Perché coinvolgimento e adozione sono essenziali?

I vantaggi di avere dipendenti coinvolti sono infiniti. Uno dei più evidenti è la riduzione del turnover. I dipendenti poco coinvolti tendono ad annoiarsi e, alla lunga, a diventare così insoddisfatti da andarsene. Secondo una ricerca, “quasi un terzo (30%) dei dipendenti si sente sottovalutato e poco apprezzato”. Adottare soluzioni originali per coinvolgere i dipendenti è fondamentale per sostenere la crescita, e una intranet per il coinvolgimento dei dipendenti può essere la risposta. I dipendenti coinvolti sono anche più motivati, e questo porta a una maggiore produttività.

Detto questo, anche l'adozione della intranet da parte degli utenti è un fattore critico. Se una soluzione intranet non ha funzionalità intuitive ed è scomoda da usare, otterrai un ROI scarso o nullo.

Da qui la domanda: come rendo la mia intranet più coinvolgente?

Come abbiamo detto, puoi aumentare il coinvolgimento sulla intranet integrando le app essenziali che i dipendenti usano ogni giorno. Per andare oltre, ecco un elenco più ampio di idee.

22 idee per il coinvolgimento sulla intranet:

1. Usa sondaggi di feedback

Dopo aver implementato un software intranet, una delle idee più efficaci per aumentare il coinvolgimento è lanciare sondaggi e questionari di feedback.

Evita le domande generiche e pensa a domande mirate. Concentrati su aree specifiche del sistema e capisci come migliorarle. Invia i sondaggi con regolarità, di solito ogni uno-tre mesi. Fai domande come:

Feedback sul design

• Il design è accattivante e intuitivo?
• È facile trovare le cose?

Feedback su community e argomenti

• Quali community mancano?
• Quali sono poco usate o potrebbero essere suddivise?

Feedback sui contenuti

• Quali tipi di contenuto sono più utili?
• Quali opportunità ci sono per i contenuti?
• I dipendenti si sentono a proprio agio nel creare contenuti? (Le analytics dei contenuti possono aiutare a rispondere)

Feedback su integrazioni e piattaforma

• I processi richiedono più o meno tempo dopo l'implementazione della intranet?
• Quali sistemi non sono integrati?

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2. Definisci un piano di content strategy

Un altro modo per aumentare il coinvolgimento sulla intranet è creare un piano di content strategy. I contenuti creati dai dipendenti sono una delle parti più importanti di una soluzione intranet. Alcuni dipendenti vogliono modelli per pubblicare aggiornamenti rapidi, altri cercano funzionalità più avanzate. Ecco le basi:

• Modelli – Crea modelli predefiniti, così i dipendenti passano dall'idea alla pubblicazione senza troppe complicazioni.
• Tassonomia – Definisci linee guida per i tag dei contenuti, così le persone sanno come trovare rapidamente i contenuti con la ricerca e la navigazione.
• Pianificazione dei contenuti – Lavora con i team leader e gli altri autori per sviluppare format ricorrenti come newsletter, report mensili e idee di team building.

Offri un'esperienza utente migliore curando e migliorando la content strategy della intranet. Scopri di più leggendo Building an Award-Winning Intranet: Content Strategy.

3. Sii trasparente sugli obiettivi

Una delle cause dello scarso coinvolgimento sulla intranet aziendale è la mancanza di obiettivi chiari. I dipendenti dovrebbero saper rispondere a questa domanda: “Perché, esattamente, usiamo una intranet?” Se non sanno rispondere, significa che gli obiettivi aziendali non sono trasparenti.

Gli obiettivi legati al miglioramento della comunicazione interna, alla collaborazione tra reparti o regioni e al coinvolgimento dei dipendenti dovrebbero essere presentati nella riunione aziendale plenaria o con un altro metodo adeguato.

Essere trasparenti sugli obiettivi della intranet è il primo passo per raggiungerli.

4. La semplicità è fondamentale

Oltre alla trasparenza sugli obiettivi, un'altra idea semplice ma efficace per aumentare il coinvolgimento sulla intranet è la semplicità. Vale per i contenuti, il design e l'usabilità della intranet.

Le idee precedenti, come i sondaggi di feedback e i modelli di contenuto, aiutano a rendere la intranet più semplice. Vai oltre con i test utente, per verificare che i dipendenti trovino rapidamente ciò che serve senza clic inutili. Un'altra idea è fare in modo che i contenuti creati dai dipendenti siano chiari e facili da capire. Infine, un elemento chiave sono i menu di navigazione e l'interfaccia della intranet. Un nuovo dipendente dovrebbe poter accedere e muoversi nel portale con un aiuto minimo.

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5. Un design accattivante

Dal punto di vista del design, semplicità significa anche un'esperienza visiva bella, d'impatto e coinvolgente. Scegli font, immagini, colori e stili in linea con la tua identità di marca. Quando è fatto bene, è così che il design incide sul coinvolgimento dei dipendenti sulla intranet.

I team di design dovrebbero collaborare con i project manager per realizzare menu di navigazione e layout che rispondano a entrambi gli obiettivi: estetica ideale ed efficienza per gli utenti.

6. Offri un'esperienza intranet personalizzabile

Uno dei modi migliori per aumentare il coinvolgimento sulla intranet è offrire agli utenti un'esperienza personalizzata. L'approccio uguale per tutti non funziona. Siamo abituati a personalizzare i nostri feed social a piacimento, e la intranet dovrebbe rispecchiare questa abitudine.

Fai in modo che i dipendenti possano seguire i contenuti che li interessano di più e ricevere avvisi. E assicurati che a ogni accesso ricevano le informazioni più pertinenti e importanti.

Sfrutta la nostra preferenza per la personalizzazione per aumentare il coinvolgimento dei tuoi dipendenti sulla intranet.

7. Incoraggia la creazione di contenuti

Un'altra idea essenziale per il coinvolgimento sulla intranet è incoraggiare la creazione di contenuti. Puoi farlo con degli incentivi, per esempio un premio al dipendente con gli articoli più letti o più utili. Gli amministratori della intranet possono anche usare la gamification creando checklist da completare, come una caccia al tesoro digitale.

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8. Offri un'esperienza mobile

Oggi circa metà della popolazione mondiale usa un dispositivo mobile. Inoltre, diversi studi hanno rilevato che oltre il 60% del traffico internet verso i siti web statunitensi proviene da dispositivi mobili. Questa tendenza si riflette sul lavoro, perché sempre più dipendenti usano dispositivi mobili per le proprie attività.

Le intranet moderne dovrebbero offrire funzionalità mobile complete ed essere disponibili tramite app. Così la intranet entra nella routine quotidiana dei dipendenti.

9. Gamification e competizione

Una strategia di gamification è un'altra idea per il coinvolgimento dei dipendenti sulla intranet. La gamification consiste nell'applicare elementi di gioco a contesti che non sono di gioco. Ci sono diversi modi per introdurla sul posto di lavoro.

Puoi organizzare gare aziendali di creazione di contenuti, premiare il completamento di attività complesse e molto altro. Assegna ai dipendenti badge digitali o livelli di progressione, così possono mostrare i propri risultati personali e di team. Applicare la gamification alle attività sulla intranet è un modo efficace e divertente per aumentare il coinvolgimento.

10. Programma eventi in calendario

Fai tornare i dipendenti sulla intranet programmando eventi originali e ricorrenti. Funziona benissimo per il team building, e la intranet è l'hub centrale per organizzarli. Qualche esempio: post e sfide a tema festività, buoni propositi per l'anno nuovo, gare di cucina e servizi fotografici con la famiglia o i bambini.

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11. Contenuti ricchi: video, immagini e altro

Un'immagine vale più di mille parole. Incoraggia i dipendenti a creare contenuti con elementi multimediali e grafici. Così i contenuti diventano più coinvolgenti per chi apprende in modo visivo.

Puoi usare infografiche, immagini e grafici per supportare i contenuti testuali. Introduci brevi video quando serve, per guidare i dipendenti in attività specifiche. Alcuni aggiornamenti sull'azienda o sulle funzionalità si presentano meglio con un video che con immagini o testo.

12. Contenuti divertenti e leggeri

Come la gamification, anche l'umorismo è un modo efficace per mantenere coinvolti i dipendenti. Basta permettere ai dipendenti di usare meme e GIF nei loro post. Organizza sfide divertenti a cui partecipare, come concorsi fotografici, domande nostalgiche, quiz o giochi come “due verità e una bugia”. Apri discussioni sull'attualità, come eventi sportivi, premiazioni o storie virali.

Introdurre contenuti divertenti e pertinenti avrà sicuramente un impatto sul coinvolgimento dei dipendenti.

13. Riconoscimento dei dipendenti

Riconoscere e premiare gli utenti più attivi nell'uso della intranet per i dipendenti e nei contributi è un'altra idea per aumentare il coinvolgimento. Molte persone condividono le proprie idee nella community intranet non per una ricompensa economica, ma perché capiscono il valore della condivisione della conoscenza in un'organizzazione.

Individua gli utenti più attivi sulla piattaforma e riconosci il loro impegno. In questo modo molti dipendenti si sentiranno motivati a contribuire e a scambiarsi idee. Non solo aumenterai il coinvolgimento sulla intranet, ma favorirai anche un'ottima cultura della condivisione della conoscenza, che aumenterà sicuramente la produttività dell'azienda.

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14. Celebra i dipendenti

Nella carriera dei tuoi dipendenti ci saranno momenti in cui raggiungeranno un nuovo traguardo o andranno oltre le aspettative. Puoi sempre sfruttare queste occasioni per aumentare il coinvolgimento sulla intranet.

Ti basta celebrare i loro successi, anche piccoli, nella community intranet. Può essere un'iniziativa dei manager o passare da una community #LoveWall o #ComplimentWall. Le organizzazioni possono anche festeggiare compleanni e anniversari dei dipendenti e organizzare premiazioni semestrali.

15. Un team dedicato alle community

Forma un team di dipendenti dedicati che gestisca le community e la pianificazione della intranet. Questo aumenterà il coinvolgimento, soprattutto se il gruppo include dipendenti senior e responsabili di reparto.

Queste persone hanno le competenze per mantenere viva la community grazie alle loro qualità relazionali e di leadership. Anche i dipendenti senior dovrebbero ricevere la formazione necessaria per ottenere i migliori risultati. Questo gruppo si occuperebbe di creare nuove community, archiviare community e contenuti, incoraggiare i dipendenti a pubblicare e così via.

16. Incoraggia a pubblicare al momento giusto

Un'altra idea pratica per il coinvolgimento dei dipendenti e per migliorare l'adozione è fare in modo che i contenuti vengano pubblicati al momento giusto. L'ora del giorno e la frequenza di pubblicazione incidono sul livello di coinvolgimento. Non puoi pubblicare contenuti solo il lunedì e aspettarti un buon coinvolgimento.

Usa analytics e ricerche per capire quali sono i momenti più attivi e quelli più tranquilli, poi incoraggia i dipendenti a pubblicare negli orari ideali. Così gli autori ricevono feedback e i contenuti raggiungono più persone.

17. Ospita informazioni e risorse importanti

Un modo per migliorare l'adozione della intranet è renderla la fonte di verità per informazioni e risorse importanti. Include funzionalità come la directory dei dipendenti e le app di lavoro integrate, ma si estende anche a risorse come i materiali di vendita e marketing. Così si ottiene un sistema di archiviazione dei documenti comodo e sicuro. Strumenti come Google Drive e SharePoint si possono integrare nella intranet per una comodità ancora maggiore.

Inoltre, presentazioni e corsi di formazione si possono creare direttamente nella piattaforma. Il dipendente ha così un unico posto in cui seguire i corsi, e l'azienda può implementare un sistema di gestione dell'apprendimento.

Infine, le soluzioni intranet sono diventate il modo ideale per inviare le newsletter aziendali. Aggiornamenti HR, report di marketing o presentazioni della roadmap di prodotto si possono inviare con modelli intuitivi. Migliora la portata e il coinvolgimento delle newsletter.

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18. Crea un hub per notizie e insight di settore

Crea un sistema in cui notizie, analisi e insight di settore vengano pubblicati spesso da autori diversi. Per esempio un'analisi di un concorrente pubblicata dal team contenuti, un commento del COO sulla fusione di un concorrente o una nuova tecnologia adottata dal team di ingegneria.

Questo tipo di contenuto rende la intranet “irresistibile”, perché i dipendenti si collegano per restare informati e acquisire conoscenze di settore preziose. È un ottimo esempio del perché una intranet coinvolge più dell'e-mail. Notizie e insight si potrebbero condividere via e-mail, ma è molto probabile che molte cose si perdano o vengano trascurate man mano che la casella si riempie. Le analytics della intranet servono a verificare che notizie e insight vengano effettivamente letti.

Oltre alle notizie di settore, un'altra opportunità è pubblicare le notizie aziendali. Tutto ciò che riguarda l'azienda di solito interessa ai dipendenti. Crea un report mensile su risultati, prossimi eventi e aggiornamenti generali sull'azienda.

19. Incoraggia le discussioni

Incoraggiando discussioni collaborative sulla intranet potrai anche aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Stimolare le discussioni non è facile come premere un interruttore. Alcuni punti chiave:

• La piattaforma deve essere facile da usare e affidabile, così i dipendenti non incontrano problemi quando pubblicano contenuti e commenti.
• I dipendenti di tutti i livelli devono essere attivi per incoraggiare la partecipazione del gruppo. Come abbiamo detto, questo dimostra l'importanza di un comitato intranet.
• Serve un equilibrio tra argomenti di lavoro e momenti di svago.

Un sistema di comunicazione interna è essenziale per incoraggiare la collaborazione in un'organizzazione. Quando le persone si parlano e lavorano insieme, è molto probabile che gli obiettivi si allineino.

20. Collega i team da remoto con la intranet aziendale

Per le aziende con lavoratori da remoto, coinvolgerli può essere difficile. Le intranet moderne offrono molte funzionalità originali, tra cui strumenti social e di comunicazione. Queste funzionalità colmano la distanza tra l'azienda e chi lavora da remoto.

Crea sulla intranet una community in cui chi lavora da remoto può pubblicare foto e video della propria postazione. Offri anche a chi lavora in sede la possibilità di lavorare da casa o fuori sede, per rendere l'iniziativa più collaborativa.

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21. Pubblica contenuti sui nuovi assunti

La intranet è un ottimo strumento per facilitare l'onboarding e dare il benvenuto ai nuovi assunti. Il team HR può pubblicare annunci aziendali per accogliere i nuovi assunti e presentarli al team. Anche i nuovi assunti possono scrivere un post di presentazione per far conoscere ai colleghi qualcosa della loro personalità.

Le intranet moderne hanno funzionalità social come commenti, link e like. Così puoi dare ai nuovi assunti un benvenuto caloroso e una prima impressione duratura della cultura aziendale.

22. Crea un forum di domande e risposte

Avere un forum di domande e risposte (Q&A) in azienda offre molti vantaggi. Uno dei principali è stimolare nuove idee di prodotto. Inoltre, permette ai dipendenti di fare le domande più urgenti sul proprio ruolo e sulle decisioni di assunzione. Un forum Q&A aiuta anche i dipendenti a ottenere risposte a domande stagionali, sui prossimi eventi e sulla visione dell'azienda. Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti sulla intranet con un approccio Q&A strategico.

Leggi anche: Una intranet per le HR

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