20 unverzichtbare Funktionen einer Mitarbeiter-App

Wie beliebt sind Mitarbeiter-Apps? Eine Studie von CITO Research für Apperian (2016) ergab: 91 % der Beschäftigten in Unternehmen nutzen mindestens eine Kommunikations-App. 35 % der Unternehmen bewerben Business-Apps intern bei ihren Mitarbeitenden. Mitarbeiter-Apps sind also zentrale Tools für bessere interne Kommunikation und Organisation. Werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die sich Unternehmen am meisten wünschen.

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Was ist eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist eine Softwarelösung, die den Zugang zu Tools für interne Kommunikation und Organisation einfacher und bequemer macht. „Mobil“ bedeutet dabei, dass alle über eine digitale Plattform auf ihrem Smartphone Zugriff haben und alle Informationen überall verfügbar sind. Das verbessert das Arbeitserlebnis der gesamten Belegschaft.

Eine mobile App ist ein zentrales Element für Kommunikation und Organisation in jedem Unternehmen. Sie gibt Mitarbeitenden die nötige Flexibilität, verbessert die interne Kommunikation und unterstützt die Belegschaft, zum Beispiel so:

• Mitarbeitende in Produktion und Lager mit dem Unternehmens-Intranet verbinden, der Quelle für News und Informationen für alle. Ohne App hätten diese Mitarbeitenden kaum Zugang zum Unternehmens-Intranet.
• Eine Wissensdatenbank bieten, in der Servicetechniker:innen jeden Einsatz dokumentieren. Kund:innen kann die Zeit zur Lösung ihres Problems dann gemäß Unternehmensrichtlinie in Rechnung gestellt werden.
• Mitarbeitende im Außendienst sind die meiste Zeit unterwegs und nicht im Büro, um sich morgens an- und abends abzumelden. Stattdessen nutzen sie eine App zur Zeiterfassung und zeigen der Personalabteilung so, dass sie arbeiten.

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Vorteile einer Mitarbeiter-App

Wir wissen bereits: Mitarbeitende nutzen ihre privaten Mobilgeräte ganz selbstverständlich jeden Tag für viele Aufgaben. Laut statscounter.com hat die Nutzung von Mobilgeräten weltweit im Oktober 2016 die Nutzung von Desktop-Computern überholt. Hier einige zentrale Vorteile von Mitarbeiter-Apps und digitalen Tools, die Kommunikation, Zeitmanagement und Produktivität verbessern:

• Mit mobilen Apps arbeiten Mitarbeitende am Arbeitsplatz mit einem Gerät, das sie bereits kennen.
• So fühlen sie sich sicherer im Umgang mit einer Intranet-App. Wer schon Instant Messaging, Social Media und andere Smartphone-Funktionen beherrscht, traut sich meist auch eine App für Mitarbeiterengagement zu.
• Mitarbeitende vor Ort fühlen sich von Kolleg:innen an anderen Standorten oft abgekoppelt. Eine mobile Kommunikations-App verbessert die Beziehungen und erinnert alle daran (egal, wie sie arbeiten), dass sie zu einem Team gehören.

Ein weiterer zentraler Vorteil: umfangreiche Anpassungsoptionen für die Anforderungen jedes Unternehmens. Unternehmen können die Plattform passgenau konfigurieren, vom Corporate Branding bis zu bestimmten Funktionen, Integrationen und Tools für das Datenmanagement.

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20 Funktionen, die Ihre Mitarbeiter-App haben muss

Welche Funktionen sind bei der Wahl einer Mitarbeiter-App für Ihre Teams unverzichtbar? Wir haben die Funktionen zusammengestellt, die viele Unternehmen für Kommunikation, Arbeitsorganisation und Produktivität am wichtigsten finden.

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1. Eine Mobile-First-Plattform

Früher wurden Websites für Desktop-Nutzende gestaltet, weil alle so ins Internet gingen. Als Mobilgeräte beliebter wurden, mussten Entwickler:innen anfangen, mobilfreundliche Websites und Apps zu entwickeln, die als wirksame Plattformen und Kommunikationstools dienen.

Viele Menschen gehen nirgendwo ohne ihr Smartphone hin. Wählen Sie eine Mobile-First-Plattform, die im App Store oder im Google Play Store verfügbar ist, dann ist die App für die gesamte Belegschaft leicht zugänglich. Mitarbeitende laden sie so viel eher herunter und nutzen regelmäßig die integrierten Tools für Kommunikation und Organisation.

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2. Anpassbar an Ihre Unternehmensmarke

Eine Mitarbeiter-App braucht einen maßgeschneiderten Ansatz statt einer Lösung von der Stange. Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur, und die App sollte zeigen, was das Unternehmen ausmacht: vom Logo und Farbschema bis zu den Kommunikationstools und Funktionen auf der Plattform.

Neben der Anpassung schaffen starke Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen wie verschlüsselte Kommunikation und DSGVO-Konformität Vertrauen bei den Mitarbeitenden. So sind ihre Daten sicher und mit den richtigen Tools verwaltet.

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3. Chat-Funktion

Diese Funktion ist bei Nutzenden mobiler Intranets aus mehreren Gründen sehr beliebt:

• Mitarbeitende vernetzen sich einfach und teilen Informationen schnell und effizient.
• Chat-Verläufe lassen sich später nachlesen, um Besprochenes nachzuvollziehen und Klarheit zu schaffen.
• Mitarbeitende innerhalb und außerhalb von Arbeitsgruppen können sich den ganzen Tag über leicht vernetzen.
• Sensible oder vertrauliche Informationen lassen sich besprechen, ohne dass sie die Gruppe verlassen.

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4. Instant Messaging

Führungskräfte und Mitarbeitende kommunizieren den ganzen Tag über miteinander. Ein persönliches Treffen zu planen, ist aber nicht immer praktisch. Instant Messaging ist ein zentrales Tool, um Informationen schnell zu übermitteln, und kostet viel weniger Zeit als der Versuch, jemanden telefonisch zu erreichen.

Telefonate stören im Gemeinschafts- oder Großraumbüro. Nachrichten lassen sich hin- und herschicken, ohne andere unnötig zu stören. Das verbessert Kommunikation und Produktivität am Arbeitsplatz.

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5. Inhalte teilen

Stehen relevante Unternehmensinformationen und News für alle bereit, lernen Mitarbeitende die Arbeit ihrer Kolleg:innen im ganzen Unternehmen kennen. Wer an einem Projekt arbeitet, findet alle Dokumente an einem Ort, dank integrierter Tools für das Content-Management. So bleibt der Fokus, wo er hingehört: bei produktiven Aufgaben.

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6. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen lassen sich im Unternehmen vielfältig einsetzen, etwa für dringende News an alle, aktualisierte Sicherheitsrichtlinien oder gezielte Updates für ein ganzes Team. Im Notfall lassen sich per Push-Benachrichtigung auch Anweisungen an alle Mitarbeitenden senden. So sind Kommunikation und Reaktion rechtzeitig.

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7. Unternehmensnews

Eine mobile Intranet-App ist erst komplett mit Unternehmensnews und Informationen für Mitarbeitende. Hier schauen sie vielleicht als Erstes nach solchen wertvollen Inhalten. Wird das Unternehmen in der Presse erwähnt oder für einen Preis nominiert, erfahren alle Mitarbeitenden es auf diesem bequemen Weg.

Ein Intranet eignet sich auch für unternehmensweite Top-down-Ankündigungen, etwa direkt vom CEO. Das verschlankt die interne Kommunikation und verbessert die Employee Experience.

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8. Weiterbildungsangebote für Mitarbeitende

Weiterbildungsangebote im Intranet steigern das Mitarbeiterengagement. Interessierte Mitarbeitende können sich anmelden und lernen – auf dem Mobilgerät oder am Desktop-Computer. Das ist viel bequemer, als per E-Mail nach Informationen zu fragen und sich manuell für Angebote anzumelden.

Führungskräfte behalten im Blick, wie viele Mitarbeitende sich anmelden oder Schulungen abschließen, mit Management-Tools, die Entwicklung und Produktivität der Belegschaft unterstützen.

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9. Mitarbeiterumfragen

Arbeitgeber können die Employee Experience im Blick behalten, indem sie per Umfrage Meinungen zu geplanten neuen Richtlinien einholen. Die Umfrage gibt Mitarbeitenden die Chance, ihre Gedanken zu teilen: was ihnen an den geplanten Änderungen gefällt und welche Bedenken sie bei der neuen Arbeitsweise haben.

Im Idealfall teilen Mitarbeitende ihre ehrliche Meinung offen mit Führungskräften und Management. Das gelingt am besten mit vertraulichen Online-Umfragen. So fördern Sie offene Kommunikation und Vertrauen in der Belegschaft.

10. Hinweise

Hinweise sind nicht dringende Themen, die Mitarbeitende kennen sollten. Eine mobile App für das Unternehmens-Intranet ist der richtige Ort dafür. Einige Beispiele:

• Die neuesten Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen bekanntgeben
• Über eine anstehende Feier oder ein besonderes Event informieren
• Mitarbeitende vor Ort würdigen, die sich für Kund:innen besonders eingesetzt haben
• Über ein Systemproblem informieren, das die Arbeit beeinträchtigen könnte

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11. Kontaktverzeichnis

Manchmal wollen Mitarbeitende jemanden aus einer anderen Abteilung kontaktieren, wissen aber nicht genau, wer für ihre Frage zuständig ist. Mit einem Kontaktverzeichnis im Unternehmens-Intranet finden sie schnell die richtige Person. Wer unterwegs ist, hat wenig Zeit für die Suche nach einem Namen. Das Verzeichnis muss daher nutzerfreundlich sein. Nehmen Sie Name, Abteilung, besondere Fähigkeiten oder Fachgebiet und ein Foto jeder Person auf. So erkennen Kolleg:innen sie auch persönlich leichter.

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12. Häufig gestellte Fragen

Hat eine Person eine Frage zum Unternehmen und seinen Abläufen, haben andere wahrscheinlich ähnliche Fragen. Statt die Personalabteilung (HR) mit diesen Fragen zu beschäftigen, machen FAQs die Informationen jederzeit für alle verfügbar. Das stärkt Kommunikation und Support.

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13. Module für die Weiterbildung

Bietet Ihr Unternehmen einige (oder alle) Schulungen online an, können Sie sie im Unternehmens-Intranet bereitstellen. Manche Mitarbeitende müssen bestimmte Schulungsmodule absolvieren, um Zulassungen zu behalten oder für eine Beförderung infrage zu kommen. Das unterstützt die Entwicklung der Belegschaft.

Die Lernmaterialien können Texte, Videos und Diagramme umfassen. Stehen relevante Module in einer mobilen App bereit, erreichen sie Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz ebenso wie Kolleg:innen im Büro. So können alle im Team wirksam lernen und ihre Fähigkeiten ausbauen.

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14. Bestenliste für das Vertriebsteam

Vertriebsmitarbeitende schätzen oft einen freundlichen Wettbewerb über eine Bestenliste. Mitarbeitende können auch für zentrale Kennzahlen gewürdigt werden, etwa für den Kontakt mit potenziellen Kund:innen oder für Einsatz über den Abschluss hinaus. Das fördert eine Kultur der Anerkennung und Produktivität.

15. Suchfunktion

Sie haben schon einmal eine Information gesucht, die „irgendwo“ in den digitalen Unternehmensdateien liegt, aber nicht mehr gewusst, wo Sie sie gesehen haben? Dann kennen Sie den Frust. Für jemanden im Homeoffice ist das noch ärgerlicher: Dort kann man nicht einfach die Kollegin am Nachbartisch fragen.

Mit einer Suchfunktion finden Sie genau, was Sie brauchen , in allen Artikeln und Beiträgen im Unternehmens-Intranet. Das steigert die Produktivität und macht die Informationssuche für die gesamte Belegschaft einfach.

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16. Kompatibel mit iOS- und Android-Geräten

Statt allen Mitarbeitenden Firmen-Smartphones zu geben und die Kosten zu tragen, können Sie sie ermutigen, eigene Geräte mitzubringen. Wissen Mitarbeitende, dass sie mit ihrem eigenen Gerät aufs Unternehmens-Intranet zugreifen können, steigt die Akzeptanz oft. Das unterstützt einen flexiblen Digital Workplace.

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17. Verzeichnis für Apps und Links

Werden Funktionen und Links der Mitarbeiter-App auf dem Smartphone in Kategorien aufgeteilt, verbessert das das Nutzungserlebnis. Beim Öffnen der App sehen Mitarbeitende auf einen Blick, welchen Bereich sie brauchen. Das spart Zeit. Die App für die Schichtplanung kann in einem Bereich liegen, die gesamte Kommunikation in einem anderen. Das Verzeichnis hält alle Informationen in eigenen Tabs ordentlich sortiert. Das steigert Produktivität und Bedienkomfort.

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18. Single Sign-On

Mit Single Sign-On greifen mobile Nutzende auf das Unternehmens-Intranet zu – mit ihrem beruflichen oder privaten Konto. Sie können sich auch mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Hat jemand keine solche E-Mail-Adresse, lässt sich das Intranet so einrichten, dass der Zugang über Name und Passwort läuft. Das vereinfacht den Login und unterstützt nahtlose Integrationen.

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19. Mehrsprachig

In internationalen Unternehmen ist es wichtig, dass sich alle gehört fühlen. Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz sprechen oft andere Sprachen als die Belegschaft in der Zentrale. Ein mobiles Intranet in mehreren Sprachen sorgt dafür, dass alle wichtige Informationen lesen und an Diskussionen im Unternehmen teilnehmen. Das unterstützt eine vielfältige und inklusive Belegschaft.

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20. Teamkalender

Damit Projekte im Plan bleiben, hilft ein Team- oder Projektkalender in der Mitarbeiter-App – zusätzlich zu Projektmanagement-Tools. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, woran sie an einem bestimmten Tag arbeiten sollten und ob Deadlines anstehen. Teilt das ganze Team den Kalender, sieht jede Person, wie sich ihr Beitrag auf alle anderen im Projekt auswirkt. Das stärkt Zusammenarbeit und Produktivität.

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Varianten & Arten von Mitarbeiter-Apps

App für Mitarbeiterkommunikation / App für interne Kommunikation

Apps für Mitarbeiter- & interne Kommunikation sind das digitale Rückgrat der internen Kommunikation, weit über klassische E-Mails und Schwarze Bretter hinaus. Sie schaffen ein dynamisches Ökosystem für Kommunikation in Echtzeit. Es geht nicht nur darum, Informationen zu verbreiten. Es geht um Dialog, Gemeinschaft und darum, dass sich alle Mitarbeitenden verbunden und informiert fühlen.

Ihre Funktionen und ihre Wirkung:

Wirkung: Sie machen die Kommunikation effizienter, reduzieren die E-Mail-Flut, verbessern die Zusammenarbeit im Team und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

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App für Mitarbeiterengagement

Apps für Mitarbeiterengagement gehen über reine Kommunikation hinaus. Sie sorgen für ein positives, motivierendes Arbeitserlebnis. Sie stärken das Zugehörigkeitsgefühl, motivieren Mitarbeitende und bauen eine starke Unternehmenskultur auf. Denn engagierte Mitarbeitende sind produktiver, kreativer und loyaler.

Ihre Funktionen und ihre Wirkung:

Wirkung: Sie heben die Stimmung, senken die Fluktuation und fördern eine positive Arbeitskultur.

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Employee-Experience-App

Employee-Experience-Apps vereinfachen und optimieren die gesamte Employee Journey, vom Onboarding bis zu den täglichen Aufgaben. Sie schaffen ein nahtloses, intuitives Erlebnis, mit dem Mitarbeitende produktiv und effizient arbeiten. Diese Anwendungen verringern digitale Reibungsverluste im Arbeitsalltag.

Ihre Funktionen und ihre Wirkung:

Wirkung: Sie steigern die Zufriedenheit, senken den Verwaltungsaufwand und erhöhen die Produktivität.

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App für Weiterbildung / Microlearning

Apps für Weiterbildung & Microlearning machen aus klassischen Schulungen ansprechende und zugängliche Lernerlebnisse. Sie nutzen mobile Technologie für kurze Lernmodule, Training auf Abruf und personalisierte Lernpfade. Diese Apps unterstützen kontinuierliches Lernen.

Ihre Funktionen und ihre Wirkung:

Wirkung: Sie verbessern die Fähigkeiten der Mitarbeitenden, festigen Wissen und fördern kontinuierliches Lernen.

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Mobile Intranet-App

Mobile Intranet-Apps bringen die Funktionen des Unternehmens-Intranets auf Mobilgeräte. Mitarbeitende greifen so sicher und bequem auf interne Informationen und Ressourcen zu. Die Apps sind der zentrale Hub für Wissen, Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen.

Ihre Funktionen und ihre Wirkung:

Wirkung: Sie verbessern den Zugang zu Informationen, steigern die Produktivität und sorgen dafür, dass Mitarbeitende die Ressourcen für ihre Arbeit haben.

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Apps für Mitarbeiteranerkennung

Apps für Mitarbeiteranerkennung machen Anerkennung einfacher und sichtbarer.

• Anerkennung unter Kolleg:innen: Mitarbeitende würdigen die Beiträge anderer öffentlich.
• Anerkennung durch Führungskräfte: Führungskräfte würdigen die Arbeit ihres Teams ganz einfach.
• Punkte- und Prämiensysteme: Anerkennung wird mit greifbaren Prämien verknüpft.
• Verknüpfung mit Unternehmenswerten: Anerkennung stärkt die Unternehmenskultur.

‍Wirkung: Mehr Motivation und eine stärkere Unternehmenskultur.

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HR-Apps

Mobile HR-Apps übernehmen viele HR-Aufgaben, darunter:

• Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement: Arbeitszeiten und Anwesenheit erfassen.
• Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende beantragen und verwalten ihren Urlaub.
• Zugriff auf Gehaltsabrechnungen: Mitarbeitende sehen ihre Lohnabrechnungen und Steuerinformationen.
• Verwaltung von Zusatzleistungen: Mitarbeitende melden sich für Benefits an und verwalten sie.
• Performance-Management: Leistung verfolgen und Feedback geben.

Wirkung: Sie verschlanken HR-Prozesse, senken den Verwaltungsaufwand und machen HR effizienter.

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Onboarding-Apps

Onboarding-Apps sorgen für ein reibungsloses und effizientes Onboarding.

• Digitale Formulare: Neue Mitarbeitende füllen ihre Unterlagen digital aus.
• Schulungsmodule: Einfacher Zugang zu Schulungen des Unternehmens.
• Checklisten und Fortschrittsanzeige: Neue Mitarbeitende behalten im Onboarding den Überblick.
• Unternehmensinformationen: Zugang zu Handbüchern und anderen wichtigen Informationen.

Wirkung: Neue Mitarbeitende bleiben länger und werden schneller produktiv.

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Apps für Produktivität & Projektmanagement

• Projektmanagement-Apps: Diese Apps helfen Teams, an Projekten zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu verwalten.
  • Aufgabenverwaltung: Aufgaben erstellen und zuweisen.
  • Projekt-Timelines: machen den Projektfortschritt sichtbar.Dateifreigabe: ermöglicht einfaches Teilen von Dateien.
  • Teamkommunikation: ein zentraler Ort für die Kommunikation im Team.
• Wirkung: Bessere Zusammenarbeit im Team und mehr erfolgreiche Projekte.

• ‍Apps für die Zeiterfassung: Diese Apps erfassen Arbeitszeiten und die Zeit für Projekte.‍
  • Automatische Zeiterfassung: weniger manuelle Zeiteinträge.
  • Zeiterfassung für Projekte: erfasst die Zeit, die in Projekte fließt.
  • Reporting: Berichte über die aufgewendete Zeit.
  • Integration mit Lohnabrechnungssystemen: einfache Anbindung an die Gehaltsabrechnung.
• Wirkung: Genauere Lohnabrechnung und bessere Kontrolle der Projektkosten.

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