20 funzionalità indispensabili per un'app mobile per i dipendenti

Quanto sono diffuse le app mobile per i dipendenti? Uno studio di CITO Research condotto per Apperian (2016) ha rivelato che il 91% dei dipendenti aziendali usa almeno un'app di comunicazione. Il trentacinque per cento delle aziende promuove internamente app di business ai propri dipendenti. È chiaro: le app per i dipendenti sono strumenti chiave per migliorare la comunicazione interna e la gestione del personale. Vediamo quali funzionalità le aziende desiderano di più.

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Che cos'è un'app mobile per i dipendenti?

Un'app mobile per i dipendenti è una soluzione software pensata per rendere più facile e comodo l'accesso agli strumenti di comunicazione interna e di gestione. La parte "mobile" significa che l'accesso è garantito a tutti dal proprio smartphone attraverso una piattaforma digitale, con tutte le informazioni disponibili ovunque ci si trovi, per un'esperienza migliore per tutto il personale.

Un'app mobile è un elemento essenziale di comunicazione e gestione per ogni azienda, perché offre ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno, migliora la comunicazione interna e supporta il personale, per esempio per:

• Collegare chi lavora in produzione e in magazzino con la intranet aziendale, la fonte di notizie e informazioni per tutti i dipendenti. Senza l'app, queste persone avrebbero poche occasioni per accedere alla intranet aziendale.
• Offrire una knowledge base che i tecnici dell'assistenza possono usare per registrare ogni chiamata. I clienti possono poi pagare il tempo necessario a risolvere il loro problema, secondo la policy aziendale.
• I commerciali esterni, che passano gran parte del tempo in viaggio, non saranno in ufficio per timbrare l'entrata e l'uscita. Questi lavoratori senza scrivania possono invece usare l'app di rilevazione presenze per comunicare al reparto Risorse Umane che sono al lavoro.

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I vantaggi di un'app mobile per i dipendenti

Sappiamo già che i dipendenti usano con disinvoltura i propri dispositivi mobili personali ogni giorno, per tante attività. Secondo statscounter.com, a ottobre 2016 l'uso dei dispositivi mobili nel mondo ha superato quello dei computer desktop. Ecco alcuni vantaggi chiave per i lavoratori delle app aziendali e degli strumenti digitali che migliorano comunicazione, gestione del tempo e produttività:

• Usare le app mobile sul lavoro permette ai dipendenti di lavorare con un dispositivo che conoscono già.
• Così si sentono più sicuri nell'usare un'app intranet. Probabilmente pensano che, se hanno già imparato a usare la messaggistica istantanea, i social media e le altre funzioni dello smartphone, sapranno padroneggiare anche un'app per il coinvolgimento dei dipendenti.
• Il personale sul campo può sentirsi lontano dai colleghi che lavorano a distanza. Un'app di comunicazione mobile migliora le relazioni tra i dipendenti e ricorda a tutti (comunque lavorino) che fanno parte della stessa squadra.

Un altro vantaggio chiave è la possibilità di personalizzare ampiamente l'app in base alle esigenze di ogni azienda. Le organizzazioni possono configurare e adattare la piattaforma alle proprie necessità, dal branding aziendale a funzionalità specifiche, integrazioni e strumenti di gestione dei dati.

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20 funzionalità che la tua app mobile per i dipendenti deve avere

Quali funzionalità sono essenziali quando cerchi un'app per i tuoi team? Abbiamo raccolto le funzionalità che molte aziende considerano più importanti per comunicazione, gestione del lavoro e produttività.

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1. Una piattaforma mobile-first

Un tempo i siti web erano pensati per gli utenti desktop, perché era così che tutti accedevano a Internet. Con la diffusione dei dispositivi mobili, gli sviluppatori hanno dovuto iniziare a progettare siti e app ottimizzati per il mobile, che funzionassero come piattaforme e strumenti di comunicazione efficaci.

Sappiamo che molte persone non vanno da nessuna parte senza smartphone. Se scegli una piattaforma mobile-first disponibile su App Store o su Google Play Store, l'app è facilmente accessibile a tutto il personale. Le persone saranno molto più propense a scaricarla e usarla con regolarità, sfruttando gli strumenti essenziali di comunicazione e gestione integrati nella piattaforma.

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2. Personalizzabile secondo il brand aziendale

Configurare un'app mobile per i dipendenti richiede un approccio su misura, non uno standard. Ogni azienda ha una cultura unica, e l'app dovrebbe rispecchiare ciò che la rende speciale: dal logo e dai colori agli strumenti di comunicazione e alle funzionalità scelte per la piattaforma.

Oltre alla personalizzazione, solide funzionalità di privacy e sicurezza, come la comunicazione crittografata e la conformità al GDPR, creano fiducia tra i dipendenti e garantiscono che i loro dati siano gestiti in modo sicuro con gli strumenti adeguati.

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3. Chat

È una funzione molto apprezzata dagli utenti della intranet mobile, per diversi motivi:

• Permette ai dipendenti di collegarsi facilmente per condividere informazioni in modo rapido ed efficiente.
• Le conversazioni in chat si possono rileggere in seguito, per ricordare ai partecipanti di che cosa si è parlato e per chiarezza.
• I dipendenti, all'interno e all'esterno dei gruppi di lavoro, possono restare in contatto facilmente per tutta la giornata.
• Si possono discutere informazioni sensibili o riservate senza il rischio che vengano condivise al di fuori del gruppo.

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4. Messaggistica istantanea

Manager e dipendenti comunicano spesso durante la giornata, ma non sempre è pratico organizzare un incontro di persona. La messaggistica istantanea è uno strumento chiave per trasmettere rapidamente le informazioni al destinatario, e richiede molto meno tempo che cercare di raggiungere qualcuno al telefono.

Le telefonate possono disturbare in un ufficio condiviso o in un open space. I messaggi si possono scambiare senza disturbare troppo gli altri, migliorando così la comunicazione e la produttività sul lavoro.

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5. Condivisione dei contenuti

Rendendo disponibili ai dipendenti informazioni e notizie aziendali pertinenti, il personale può conoscere il lavoro svolto dai colleghi in tutta l'azienda. Chi lavora a un progetto può trovare e consultare i documenti in un unico posto, grazie a strumenti integrati di gestione dei contenuti. Così l'attenzione resta dove deve stare: sulle attività produttive.

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6. Notifiche push

Le notifiche push si possono usare in azienda per diversi scopi , come notizie urgenti per tutta l'azienda, linee guida di sicurezza aggiornate o aggiornamenti mirati per un intero team. Le notifiche push servono anche a diffondere istruzioni ai dipendenti in caso di emergenza, per una comunicazione e una risposta tempestive.

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7. Notizie aziendali

Un'app intranet mobile non sarebbe completa senza notizie e informazioni aziendali per i dipendenti. Può diventare il primo posto in cui cercano questi contenuti preziosi. Se l'azienda viene citata dalla stampa o è candidata a un premio, la notizia si può condividere con tutti i dipendenti in modo semplice.

Una intranet si può usare anche per annunci top-down a tutta l'azienda, per esempio direttamente dal CEO, semplificando la comunicazione interna e migliorando l'employee experience.

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8. Opportunità di formazione

Pubblicare sulla intranet le opportunità di formazione aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Chi è interessato può iscriversi e seguire i corsi dal proprio dispositivo mobile o da un computer desktop. È molto più comodo che chiedere informazioni via e-mail e iscriversi manualmente alle opportunità che interessano.

I manager possono monitorare il numero di dipendenti che si iscrivono o completano la formazione, con strumenti di gestione che supportano lo sviluppo e la produttività del personale.

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9. Sondaggi per i dipendenti

I datori di lavoro possono monitorare l'employee experience con sondaggi che raccolgono le opinioni dei dipendenti sulle nuove policy che l'azienda vuole introdurre. Il sondaggio è un'occasione per i lavoratori di condividere i loro pensieri su ciò che apprezzano dei cambiamenti proposti e su eventuali dubbi sul nuovo modo di lavorare.

L'ideale è che i dipendenti si sentano liberi di esprimere opinioni sincere a manager e dirigenti. Il modo migliore per riuscirci è garantire che i sondaggi online siano riservati, favorendo una comunicazione aperta e la fiducia all'interno del personale.

10. Avvisi

Gli avvisi sono informazioni non urgenti di cui i dipendenti devono essere a conoscenza. Un'app mobile per la intranet aziendale è il posto giusto per pubblicarli. Qualche esempio di argomenti:

• Annunciare i risultati più recenti dei sondaggi tra i dipendenti
• Informare il personale di una festa o di un evento speciale in arrivo
• Riconoscere un collaboratore sul campo che ha fatto molto più del dovuto con un cliente
• Informare il personale di un problema di sistema che potrebbe influire sul lavoro

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11. Rubrica dei contatti

Un dipendente può voler contattare qualcuno di un altro reparto senza sapere esattamente a chi rivolgersi. Aggiungere una rubrica dei contatti alla intranet aziendale aiuta il personale a capire qual è la persona giusta. Chi è sempre in movimento non ha molto tempo per cercare un nome, quindi la rubrica deve essere facile da usare. Includi nome, reparto, competenze specifiche o area di specializzazione e una foto di ogni collaboratore, così i colleghi lo riconoscono anche di persona.

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12. Domande frequenti

Se un dipendente ha una domanda sull'azienda e su come funziona, è probabile che altri nell'organizzazione abbiano domande simili. Invece di impegnare il reparto Risorse Umane (HR) a rispondere a queste domande, le FAQ rendono le informazioni subito disponibili a tutti i dipendenti, ogni volta che servono, rafforzando gli strumenti di comunicazione e supporto.

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13. Moduli di formazione

Se la tua azienda ha deciso di offrire online una parte (o tutta) la formazione, può renderla disponibile ai dipendenti nella intranet aziendale. I dipendenti potrebbero dover completare alcuni moduli per mantenere le proprie certificazioni o per accedere a percorsi di crescita in azienda, a supporto dello sviluppo del personale.

I materiali didattici possono includere testi, video e diagrammi. Pubblicare i moduli pertinenti in un'app mobile li rende disponibili sia al personale senza scrivania sia a chi lavora in ufficio, così tutti i membri del team possono imparare e sviluppare le proprie competenze in modo efficace.

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14. Classifica del team vendite

I commerciali possono apprezzare una sana competizione grazie a una classifica. I lavoratori possono anche essere premiati per metriche chiave, come il coinvolgimento dei potenziali clienti o l'impegno oltre la vendita per garantire un successo duraturo, favorendo una cultura del riconoscimento e della produttività.

15. Ricerca

Se ti è mai capitato di perdere tempo al lavoro cercando un'informazione che sai essere “da qualche parte” nei file aziendali, senza riuscire a ricordare dove l'hai vista, conosci bene questa frustrazione. Ora pensa a quanto sarebbe ancora più irritante per chi lavora da remoto e non può chiedere un suggerimento al collega della scrivania accanto.

La funzione di ricerca ti permette di trovare esattamente ciò che ti serve tra tutti gli articoli e i post della intranet aziendale, aumentando la produttività e rendendo il recupero delle informazioni facile per tutto il personale.

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16. Compatibile con dispositivi iOS e Android

Invece di fornire smartphone aziendali a tutti i dipendenti e sostenerne il costo, valuta di incoraggiare il personale a usare i propri dispositivi. Se sanno di poter accedere alla intranet aziendale dal dispositivo che già possiedono, l'adozione può aumentare, a supporto di un digital workplace flessibile.

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17. Directory di app e link

Suddividere funzioni e link dell'app mobile in categorie separate sullo smartphone dei dipendenti migliora l'esperienza utente. Così capiscono a colpo d'occhio a quale sezione accedere quando aprono l'app, e risparmiano tempo. L'app per la pianificazione dei turni può stare in una sezione, mentre tutte le comunicazioni possono essere salvate in un'altra. Questa directory mantiene tutte le informazioni ordinate in schede separate finché non servono, migliorando produttività e facilità d'uso.

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18. SSO (Single Sign-On)

Con la funzione SSO (Single Sign-On), gli utenti mobile possono accedere alla intranet aziendale con i propri account di lavoro o personali. Possono anche accedere con un account e-mail e una password. Se un dipendente non ha questo tipo di account e-mail, la intranet può essere configurata per l'accesso con nome utente e password, semplificando il login e supportando integrazioni fluide.

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19. Multilingue

Nelle aziende internazionali è importante che tutti si sentano ascoltati. Il personale senza scrivania può parlare lingue diverse da quelle dello staff della sede centrale. Offrire la intranet mobile aziendale in più lingue aiuta tutti a leggere le informazioni importanti e a partecipare alle discussioni aziendali, a sostegno di un personale eterogeneo e inclusivo.

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20. Calendario del team

Per tenere i progetti sotto controllo, inserire un calendario del team o del progetto nell'app mobile per i dipendenti può aiutare, insieme agli strumenti di project management. I lavoratori vedono a colpo d'occhio su che cosa devono lavorare in un determinato giorno e se ci sono scadenze in arrivo. Se il calendario è condiviso con tutto il team, ognuno capisce come il proprio contributo influisce sul lavoro degli altri, migliorando collaborazione e produttività.

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Varianti e tipi di app mobile per i dipendenti

App di comunicazione per i dipendenti / app di comunicazione interna

Le app di comunicazione per i dipendenti e di comunicazione interna sono la spina dorsale digitale della comunicazione interna e vanno oltre e-mail e bacheche tradizionali. Sono pensate per creare in azienda un ecosistema di comunicazione dinamico e in tempo reale. Non servono solo a diffondere informazioni: favoriscono il dialogo, creano comunità e fanno sentire ogni dipendente connesso e informato.

Ecco funzionalità e impatto:

Impatto: migliorano l'efficienza della comunicazione, riducono il sovraccarico di e-mail, rafforzano la collaborazione nei team e creano senso di comunità.

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App mobile per il coinvolgimento dei dipendenti

Le app mobile per il coinvolgimento dei dipendenti vanno oltre la comunicazione di base e puntano a creare un'esperienza di lavoro positiva e coinvolgente. Vogliono coltivare il senso di appartenenza, motivare i dipendenti e costruire una cultura aziendale forte. Partono dal presupposto che i dipendenti coinvolti sono più produttivi, creativi e fedeli.

Ecco funzionalità e impatto:

Impatto: migliorano il morale, riducono il turnover e favoriscono una cultura del lavoro positiva.

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App per l'employee experience

Le app mobile per l'employee experience puntano a semplificare e ottimizzare l'intero percorso del dipendente, dall'onboarding alle attività quotidiane. Creano un'esperienza fluida e intuitiva che aiuta i dipendenti a essere produttivi ed efficienti. Queste applicazioni riducono gli ostacoli nella vita lavorativa di tutti i giorni.

Ecco funzionalità e impatto:

Impatto: aumentano la soddisfazione dei dipendenti, riducono il carico amministrativo e migliorano la produttività.

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App mobile per la formazione / il microlearning

Le app mobile per la formazione e il microlearning trasformano la formazione tradizionale in esperienze di apprendimento coinvolgenti e accessibili. Sfruttano la tecnologia mobile per offrire moduli brevi, formazione on demand e percorsi di apprendimento personalizzati. Queste app sostengono un apprendimento continuo.

Ecco funzionalità e impatto:

Impatto: migliorano le competenze dei dipendenti, aiutano a ricordare ciò che si impara e favoriscono la formazione continua.

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App intranet mobile

Le app intranet mobile portano le funzionalità della intranet aziendale sui dispositivi mobili e offrono ai dipendenti un accesso sicuro e comodo a informazioni e risorse interne. Sono un hub centralizzato per conoscenza, comunicazione e collaborazione aziendale.

Ecco funzionalità e impatto:

Impatto: migliorano l'accesso alle informazioni, aumentano la produttività e garantiscono ai dipendenti le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro.

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App per il riconoscimento dei dipendenti

Le app per il riconoscimento dei dipendenti servono a facilitare e amplificare il riconoscimento dei dipendenti.

• Riconoscimento tra colleghi: permette ai dipendenti di riconoscere pubblicamente il contributo dei colleghi.
• Riconoscimento da manager a dipendente: aiuta i manager a riconoscere facilmente il lavoro del proprio team.
• Sistemi di punti e premi: collegano il riconoscimento a premi concreti.
• Integrazione con i valori aziendali: il riconoscimento rafforza la cultura aziendale.

‍Impatto: morale più alto e cultura aziendale più forte.

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App mobile per le HR

Le app mobile per le HR gestiscono un'ampia gamma di attività legate alle risorse umane, tra cui:

• Rilevazione delle ore e gestione delle presenze: monitorano orari di lavoro e presenze dei dipendenti.
• Gestione delle assenze: permettono ai dipendenti di richiedere e gestire ferie e permessi.
• Accesso alle buste paga: danno ai dipendenti accesso ai cedolini e alle informazioni fiscali.
• Gestione dei benefit: permettono ai dipendenti di aderire ai benefit e gestirli.
• Gestione delle performance: monitorano le prestazioni dei dipendenti e forniscono feedback.

Impatto: semplificano i processi HR, riducono il carico amministrativo e rendono le HR più efficienti.

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App mobile per l'onboarding

Le app di onboarding sono pensate per rendere l'inserimento dei nuovi assunti semplice ed efficiente.

• Pratiche digitali: permettono di compilare in digitale i documenti per i nuovi assunti.
• Moduli di formazione: danno accesso facile alla formazione aziendale.
• Checklist e monitoraggio dei progressi: aiutano i nuovi assunti a seguire il percorso di onboarding.
• Informazioni aziendali: danno accesso a manuali aziendali e altre informazioni essenziali.

Impatto: aumenta la permanenza dei nuovi assunti e riduce il tempo necessario perché diventino produttivi.

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App per la produttività e il project management

• App di project management: aiutano i team a collaborare sui progetti e a gestire le attività.
  • Gestione delle attività: permette di creare e assegnare attività.
  • Tempistiche di progetto: aiutano a visualizzare l'avanzamento dei progetti.Condivisione di file: permette di condividere file con facilità.
  • Comunicazione del team: offre un punto centrale per la comunicazione del team.
• Impatto: migliora la collaborazione nel team e il tasso di successo dei progetti.

• ‍App di rilevazione del tempo: monitorano le ore di lavoro dei dipendenti e il tempo dedicato ai progetti.‍
  • Rilevazione automatica del tempo: riduce l'inserimento manuale delle ore.
  • Rilevazione del tempo per progetto: permette di monitorare il tempo dedicato ai progetti.
  • Report: forniscono report sul tempo impiegato.
  • Integrazione con i sistemi di payroll: permette di collegarsi facilmente alle buste paga.
• Impatto: migliora l'accuratezza delle buste paga e aiuta a monitorare i costi dei progetti.

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