20 funciones imprescindibles de una app móvil para empleados

¿Hasta qué punto son populares las apps móviles para empleados? Un estudio de CITO Research realizado para Apperian (2016) reveló que el 91 % de los empleados de empresa usa al menos una app de comunicación. El 35 % de las empresas promociona internamente apps de negocio entre sus empleados. Está claro: las apps para empleados son herramientas clave para mejorar la comunicación interna y la gestión de la plantilla. Veamos qué funciones buscan más las grandes empresas.

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¿Qué es una app móvil para empleados?

Una app móvil para empleados es una solución de software pensada para que el acceso a las herramientas de comunicación interna y de gestión sea más fácil y cómodo. La parte móvil de la ecuación significa que el acceso está disponible para todo el mundo desde su smartphone a través de una plataforma digital, y que toda la información está a mano estén donde estén, lo que mejora la experiencia de toda la plantilla.

Una app móvil es un elemento esencial de comunicación y gestión para cualquier empresa, porque da a los empleados la flexibilidad que necesitan, mejora la comunicación interna y apoya a la plantilla. Por ejemplo:

• Conectar a los operarios de las plantas de producción y los almacenes con la intranet de la empresa, la fuente de noticias e información para toda la plantilla. Sin la app, estos trabajadores tendrían pocas oportunidades de acceder a la intranet de la empresa.
• Ofrecer una base de conocimiento que los técnicos de servicio puedan usar para registrar cada llamada que hacen. Así, se puede facturar a los clientes el tiempo dedicado a resolver su incidencia según la política de la empresa.
• Los comerciales de campo, que pasan la mayor parte del tiempo en la carretera, no estarán en la oficina para fichar a la entrada y a la salida. En su lugar, estos trabajadores sin escritorio pueden usar una app de fichaje para avisar al departamento de Recursos Humanos de que están trabajando.

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Ventajas de una app móvil para empleados

Ya sabemos que los empleados se sienten muy cómodos usando a diario sus dispositivos móviles personales para muchas tareas. Según statscounter.com, el uso de dispositivos móviles en todo el mundo superó al de los ordenadores de escritorio en octubre de 2016. Estas son algunas de las ventajas clave que las apps y herramientas digitales de la empresa aportan a los trabajadores para mejorar la comunicación, la gestión del tiempo y la productividad:

• Usar apps móviles en el trabajo permite a los empleados trabajar con un dispositivo que ya conocen bien.
• Así, los trabajadores se sienten más seguros a la hora de usar una app de intranet. Seguramente piensen que, si ya han aprendido a usar la mensajería instantánea, las redes sociales y otras funciones de su smartphone, también dominarán una app de engagement para empleados.
• Los empleados operativos pueden sentirse desconectados de los compañeros que trabajan a distancia. Una app de comunicación móvil mejora las relaciones entre empleados y recuerda a todo el mundo (trabaje como trabaje) que forman parte del mismo equipo.

Otra ventaja clave es la compatibilidad con amplias opciones de personalización para las necesidades específicas de cada empresa. Las organizaciones pueden configurar y adaptar la plataforma a sus necesidades de negocio, desde la imagen corporativa hasta funciones, integraciones y herramientas de gestión de datos concretas.

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20 funciones que tu app móvil para empleados debe tener

¿Qué funciones son imprescindibles al buscar una app para tus equipos? Hemos reunido una lista de las funciones que muchas empresas consideran más importantes para la comunicación, la gestión del trabajo y la productividad.

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1. Una plataforma mobile-first

Hubo un tiempo en que los sitios web se diseñaban para usuarios de escritorio, porque así accedía todo el mundo a Internet. A medida que los dispositivos móviles se hicieron populares, los desarrolladores tuvieron que empezar a diseñar sitios y apps adaptados al móvil que funcionen como plataformas y herramientas de comunicación eficaces.

Sabemos que mucha gente no va a ninguna parte sin su smartphone. Si eliges una plataforma mobile-first disponible en la App Store o en Google Play Store, toda la plantilla podrá acceder fácilmente a la app. Será mucho más probable que la descarguen y la usen con regularidad, aprovechando las herramientas de comunicación y gestión integradas en la plataforma.

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2. Personalizable según la marca de tu empresa

Configurar una app móvil para empleados exige un enfoque a medida, no una solución genérica. Cada empresa tiene una cultura propia, y su app móvil debe reflejar lo que la hace única, desde el logotipo y los colores hasta las herramientas de comunicación y las funciones concretas que se muestran en la plataforma.

Además de la personalización, contar con funciones sólidas de privacidad y seguridad, como las comunicaciones cifradas y el cumplimiento del RGPD, genera confianza entre los empleados y garantiza que sus datos se gestionen de forma segura con las herramientas adecuadas.

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3. Chat

Es una función muy popular entre los usuarios de la intranet móvil por varios motivos:

• Permite a los empleados conectar fácilmente para compartir información de forma rápida y eficiente.
• Las conversaciones de chat se pueden revisar después para recordar lo que se habló y aclarar dudas.
• Facilita que los empleados conecten a lo largo de la jornada, dentro y fuera de sus grupos de trabajo.
• Se puede hablar de información sensible o confidencial sin riesgo de que salga del grupo.

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4. Mensajería instantánea

Responsables y empleados se comunican con frecuencia durante la jornada, pero no siempre es práctico organizar una reunión cara a cara. La mensajería instantánea es clave para transmitir información rápidamente, y lleva mucho menos tiempo que intentar localizar a alguien por teléfono.

Las llamadas pueden molestar en una oficina compartida o en un espacio diáfano. Los mensajes van y vienen sin interrumpir a los demás, lo que mejora la comunicación y la productividad en el trabajo.

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5. Compartir contenido

Al poner a disposición de los empleados la información y las noticias relevantes de la empresa, la plantilla puede conocer el trabajo que hacen sus compañeros en toda la organización. Los miembros de un equipo que trabajan en un proyecto encuentran y consultan los documentos en un único lugar, gracias a herramientas de gestión de contenidos integradas. Así, la atención se queda donde debe estar: en las tareas productivas.

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6. Notificaciones push

Las notificaciones push pueden servir para muchas cosas en la empresa, como noticias urgentes para toda la plantilla, nuevas normas de seguridad o novedades dirigidas a un equipo concreto. También sirven para difundir instrucciones a los empleados en caso de emergencia, con una comunicación y una respuesta a tiempo.

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7. Noticias de la empresa

Una app de intranet móvil no estaría completa sin las noticias y la información de la empresa para los empleados. Puede ser el primer lugar donde busquen este tipo de contenido tan valioso. Si la empresa aparece en la prensa o ha sido nominada a un premio, se puede compartir con toda la plantilla de esta forma tan cómoda.

Una intranet también sirve para los anuncios que se hacen para toda la empresa en una comunicación desde arriba hacia los equipos, como los que llegan del despacho del CEO, lo que agiliza la comunicación interna y mejora la experiencia del empleado.

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8. Oportunidades de formación

Publicar oportunidades de formación continua en la intranet impulsa el compromiso de los empleados. Los trabajadores interesados pueden inscribirse y aprender desde su móvil o su ordenador. Es mucho más cómodo que tener que pedir información por correo e inscribirse a mano en las oportunidades que les interesan.

Los responsables pueden seguir cuántos empleados se inscriben o completan la formación, con herramientas de gestión que apoyan el desarrollo y la productividad de la plantilla.

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9. Encuestas a empleados

Las empresas pueden hacer un seguimiento de la experiencia del empleado con encuestas que recogen su opinión sobre las nuevas políticas que quieren implantar. La encuesta es una oportunidad para que los trabajadores digan lo que piensan sobre lo que les gusta de los cambios que la empresa quiere introducir y sobre cualquier duda que tengan respecto a la nueva forma de trabajar.

Lo ideal es que los empleados se sientan cómodos para dar su opinión sincera a responsables y directivos. La mejor forma de lograrlo es que las encuestas online sean confidenciales, lo que favorece la comunicación abierta y la confianza en la plantilla.

10. Avisos

Los avisos son informaciones no urgentes que los empleados deben conocer. Una app móvil para la intranet de la empresa es un buen lugar para publicarlos. Algunos ejemplos de lo que pueden incluir:

• Anunciar los últimos resultados de las encuestas a empleados
• Informar a la plantilla de una próxima fiesta o evento especial
• Reconocer a un empleado operativo que ha ido más allá de lo esperado con un cliente
• Informar a la plantilla de un problema en un sistema que podría afectar al trabajo

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11. Directorio de contactos

Un empleado puede querer contactar con alguien de otro departamento sin saber exactamente quién es la mejor persona para su pregunta. Añadir un directorio de contactos a la intranet de la empresa facilita saber quién es la persona adecuada. Quienes están en movimiento no tienen mucho tiempo para buscar un nombre, así que el directorio tiene que ser fácil de usar. Incluye el nombre, el departamento, las competencias o el área de especialidad de cada persona, y una foto para que sus compañeros la reconozcan en persona.

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12. Preguntas frecuentes

Si un empleado tiene una pregunta sobre la empresa y su funcionamiento, es probable que otros tengan dudas parecidas. En lugar de que el departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) dedique tiempo a responderlas, unas preguntas frecuentes ponen la información a disposición de todos los empleados cuando la necesiten, lo que mejora la comunicación y el soporte.

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13. Módulos de formación

Si tu empresa ha decidido ofrecer parte (o toda) su formación online, puede ponerla a disposición de los empleados en la intranet. Puede que los empleados tengan que completar ciertos módulos para mantener sus licencias o para optar a un ascenso, lo que favorece el desarrollo de la plantilla.

Los materiales pueden incluir textos, vídeos y diagramas. Publicar los módulos en una app móvil los pone al alcance tanto de los trabajadores sin escritorio como de quienes trabajan en la oficina, para que todo el equipo pueda aprender y desarrollar sus competencias.

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14. Clasificación del equipo de ventas

Los comerciales pueden disfrutar de una competición amistosa gracias a una clasificación. También se puede aplaudir a los trabajadores por métricas clave, como el contacto con clientes potenciales o el seguimiento posventa para asegurar el éxito continuado, lo que fomenta una cultura del reconocimiento y la productividad.

15. Búsqueda

Si alguna vez has perdido tiempo buscando un dato que sabes que está “en algún sitio” de los archivos virtuales de la empresa, pero no recuerdas dónde lo viste, conoces bien esa frustración. Ahora imagina lo irritante que es para alguien que trabaja en remoto y no puede pedir ayuda al compañero de la mesa de al lado.

Una función de búsqueda te permite encontrar exactamente lo que necesitas en todos los artículos y publicaciones de la intranet de la empresa, lo que mejora la productividad y facilita el acceso a la información a toda la plantilla.

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16. Compatible con dispositivos iOS y Android

En lugar de dar un smartphone de empresa a cada empleado y asumir ese coste, plantéate animar a la plantilla a usar sus propios dispositivos. Si saben que pueden acceder a la intranet desde el tipo de dispositivo que ya tienen, la adopción puede aumentar, lo que favorece un digital workplace flexible.

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17. Directorio de apps y enlaces

Organizar las funciones y los enlaces de la app móvil en categorías separadas en el smartphone de los empleados mejora la experiencia de usuario. Así, al abrir la app, ven de un vistazo a qué sección quieren ir y ahorran tiempo. La app de planificación de turnos puede estar en una sección y todas las comunicaciones en otra. Este directorio mantiene toda la información bien ordenada en pestañas separadas hasta que se necesita, lo que mejora la productividad y la facilidad de uso.

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18. SSO (Single Sign-On)

Con el SSO (Single Sign-On), los usuarios móviles pueden acceder a la intranet de la empresa con sus cuentas profesionales o personales. También pueden iniciar sesión con una cuenta de correo electrónico y una contraseña. Si un empleado no tiene este tipo de cuenta de correo, la intranet puede configurarse para que acceda con un nombre de usuario y una contraseña, lo que simplifica el inicio de sesión y facilita las integraciones.

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19. Multilingüe

En las empresas internacionales, es importante que todo el mundo se sienta escuchado. Los trabajadores sin escritorio pueden hablar idiomas distintos a los del personal de la sede central. Ofrecer la intranet móvil en varios idiomas ayuda a que todos lean la información importante y participen en las conversaciones de la empresa, lo que favorece una plantilla diversa e inclusiva.

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20. Calendario del equipo

Para que los proyectos avancen según lo previsto, incluir un calendario de equipo o de proyecto en la app móvil para empleados puede ser de gran ayuda, además de las herramientas de gestión de proyectos. Los trabajadores ven de un vistazo en qué deben trabajar cada día y si tienen plazos próximos. Si el calendario se comparte con todo el equipo, cada miembro sabe cómo su contribución afecta al resto del proyecto, lo que mejora la colaboración y la productividad.

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Variantes y tipos de apps móviles para empleados

App de comunicación para empleados / app de comunicación interna

Las apps de comunicación para empleados y de comunicación interna son la columna vertebral digital de la comunicación interna y van más allá del correo electrónico y los tablones de anuncios tradicionales. Están diseñadas para crear un ecosistema de comunicación dinámico y en tiempo real dentro de la organización. No se limitan a difundir información: fomentan el diálogo, crean comunidad y hacen que cada empleado se sienta conectado e informado.

Estas son sus funciones, sus capacidades y su impacto:

Impacto: mejoran la eficiencia de la comunicación, reducen la sobrecarga de correos, refuerzan la colaboración en equipo y fomentan el sentimiento de comunidad.

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App móvil de engagement para empleados

Las apps móviles de engagement para empleados van más allá de la comunicación básica y se centran en crear una experiencia de trabajo positiva y motivadora. Buscan cultivar el sentimiento de pertenencia, motivar a los empleados y construir una cultura corporativa sólida. Parten de una idea: los empleados comprometidos son más productivos, creativos y fieles.

Estas son sus funciones, sus capacidades y su impacto:

Impacto: mejoran la moral de los empleados, reducen la rotación y fomentan una cultura de trabajo positiva.

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App de experiencia del empleado

Las apps móviles de experiencia del empleado buscan agilizar y optimizar todo el recorrido del empleado, desde el onboarding hasta las tareas diarias. Se trata de crear una experiencia fluida e intuitiva que permita a los empleados ser productivos y eficientes. Estas aplicaciones reducen la fricción digital en el día a día del empleado.

Estas son sus funciones, sus capacidades y su impacto:

Impacto: mejoran la satisfacción de los empleados, reducen la carga administrativa y aumentan la productividad.

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App móvil de formación / microlearning para empleados

Las apps móviles de formación y microlearning convierten la formación tradicional en experiencias de aprendizaje atractivas y accesibles. Aprovechan la tecnología móvil para ofrecer módulos breves, formación a demanda e itinerarios de aprendizaje personalizados. Estas apps favorecen el aprendizaje constante.

Estas son sus funciones, sus capacidades y su impacto:

Impacto: mejoran las competencias de los empleados, refuerzan la retención del conocimiento y facilitan el aprendizaje continuo.

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App móvil de intranet

Las apps móviles de intranet llevan las funciones de la intranet de la empresa a los dispositivos móviles y dan a los empleados un acceso seguro y cómodo a la información y los recursos internos. Funcionan como un punto central para el conocimiento, la comunicación y la colaboración de la empresa.

Estas son sus funciones, sus capacidades y su impacto:

Impacto: mejoran el acceso a la información, aumentan la productividad y garantizan que los empleados tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo.

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Apps de reconocimiento de empleados

Las apps de reconocimiento de empleados se centran en facilitar y amplificar el reconocimiento.

• Reconocimiento entre compañeros: permite a los empleados reconocer públicamente las contribuciones de sus compañeros.
• Reconocimiento de responsables a empleados: ayuda a los responsables a reconocer fácilmente el trabajo de su equipo.
• Sistemas de puntos y recompensas: vinculan el reconocimiento a recompensas tangibles.
• Integración con los valores de la empresa: el reconocimiento refuerza la cultura corporativa.

‍Impacto: más moral y una cultura corporativa más sólida.

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Apps móviles de RR. HH.

Las apps móviles de RR. HH. se ocupan de una amplia gama de tareas de RR. HH., como:

• Control horario y de asistencia: seguimiento de las horas de trabajo y la asistencia de los empleados.
• Gestión de ausencias: permite a los empleados solicitar y gestionar sus días libres.
• Acceso a la nómina: da a los empleados acceso a sus nóminas y a su información fiscal.
• Gestión de beneficios: permite a los empleados inscribirse en sus beneficios y gestionarlos.
• Gestión del desempeño: seguimiento del desempeño de los empleados y envío de feedback.

Impacto: agilizan los procesos de RR. HH., reducen la carga administrativa y mejoran la eficiencia de RR. HH.

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Apps móviles de onboarding

Las apps de onboarding están diseñadas para que el proceso de incorporación sea fluido y eficiente.

• Papeleo digital: permite completar en digital la documentación de las nuevas incorporaciones.
• Módulos de formación: dan acceso fácil a la formación de la empresa.
• Checklists y seguimiento del progreso: ayudan a las nuevas incorporaciones a avanzar en su onboarding.
• Información de la empresa: da acceso a los manuales de la empresa y a otra información clave.

Impacto: aumenta la retención de las nuevas incorporaciones y reduce el tiempo que tardan en ser productivas.

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Apps de productividad y gestión de proyectos

• Apps de gestión de proyectos: ayudan a los equipos a colaborar en proyectos y gestionar tareas.
  • Gestión de tareas: permite crear y asignar tareas.
  • Cronogramas de proyecto: ayudan a visualizar el avance del proyecto.Intercambio de archivos: facilita compartir archivos.
  • Comunicación del equipo: ofrece un espacio central para la comunicación del equipo.
• Impacto: mejora la colaboración en equipo y la tasa de éxito de los proyectos.

• ‍Apps de control horario: registran las horas de trabajo de los empleados y el tiempo dedicado a cada proyecto.‍
  • Control horario automatizado: reduce el registro manual de horas.
  • Control del tiempo por proyecto: permite seguir el tiempo dedicado a los proyectos.
  • Informes: ofrecen informes sobre el tiempo dedicado.
  • Integración con los sistemas de nóminas: facilita la integración con las nóminas.
• Impacto: mejora la precisión de las nóminas y ayuda a controlar los costes de los proyectos.

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