Intranet vs. Extranet: Unterschiede & Vergleich

Intranet und Extranet: Was ist der Unterschied?

Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, in dem Mitarbeitende kommunizieren und zusammenarbeiten. Im Unternehmensintranet erstellen sie außerdem Inhalte, erledigen ihre Arbeit und erleben die Unternehmenskultur aktiv mit.

Auch ein Extranet ist ein privates Netzwerk. Es funktioniert ähnlich wie ein Unternehmensintranet. Ein Extranet öffnet den Zugang aber auch für autorisierte Nutzende außerhalb des Unternehmens. Dazu können Lieferanten und Partner gehören.

Intranets und Extranets sind beides private Netzwerke für Organisationen. Es gibt aber einige wichtige Unterschiede. Vereinfacht gesagt: Ein Intranet ist ein geschlossenes Netzwerk, auf das nur interne Nutzende zugreifen, etwa die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Ein Extranet dagegen gibt autorisierten externen Nutzenden Zugriff auf bestimmte Bereiche des Netzwerks.

Auch funktional unterscheiden sie sich: Intranets dienen meist der internen Kommunikation und Zusammenarbeit in einer Organisation. Extranets sind für die Kommunikation nach außen gemacht, mit Kunden, Partnern oder Lieferanten. Entsprechend bieten sie oft unterschiedliche Funktionen und Tools für ihren jeweiligen Zweck.

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Gemeinsamkeiten von Intranet und Extranet

Mit beiden teilen Organisationen Dokumente (gerade auch große), Kalender und Projekte an einem zentralen Ort. Intranets und Extranets erleichtern zudem die Zusammenarbeit von Kunden, Partnern, Mitarbeitenden vor Ort und Remote-Teams.

Unterschiede zwischen Intranet und Extranet

Ein Intranet erreichen Nutzende meist über ein Cloud-basiertes Portal. Administratoren vergeben Login, Passwort und Berechtigungen an Mitarbeitende. Mit diesem Zugang kommunizieren Mitarbeitende mit Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften und der Geschäftsleitung. Außerdem greifen sie im Rahmen ihrer Berechtigungen auf Formulare, Dokumente und Unternehmenshandbücher zu.

Ein Extranet erreichen autorisierte Nutzende über einen sicheren, webbasierten Login. Kunden, Anbieter oder Lieferanten kommunizieren darüber mit den Mitarbeitenden eines Unternehmens. Das Extranet gewährt diesen autorisierten Nutzenden nur eingeschränkten Zugriff auf Dokumente und Dateien des Unternehmens.

Ein Beispiel: Ein Lieferant ruft seine Rechnungen ab und teilt Produktinformationen sicher mit einem Fertigungsunternehmen. Zudem kommuniziert er direkt mit dem Kundenservice und der Buchhaltung des Unternehmens.

Ein weiterer wichtiger Unterschied ist die Zugriffsebene der verschiedenen Nutzenden. Intranets sind in der Regel beschränkt, nämlich auf Mitarbeitende oder bestimmte Abteilungen einer Organisation. Extranets dagegen erlauben unterschiedliche Zugriffsebenen, je nach Rollen und Berechtigungen der einzelnen externen Nutzenden.

Kurz gesagt: Intranets und Extranets unterscheiden sich vor allem in Zugriffsebene und Funktionalität. Intranets konzentrieren sich auf interne Abläufe und Kommunikation. Extranets beziehen zusätzlich externe Partner mit ein. Diese Unterschiede zu verstehen, ist entscheidend für die Wahl des passenden Netzwerks für Ihre Organisation. Ob Intranet oder Extranet: Das Ziel ist immer, Effizienz, Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu verbessern. Mit dem zusätzlichen Vorteil des externen Zugriffs kann ein Extranet aber die richtige Wahl sein, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.

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Wie wurde aus dem Intranet eine Employee Experience Plattform? 

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Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, das nur Mitglieder einer Organisation nutzen. Es bietet sichere Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit. Als starkes Werkzeug kann es Effizienz und Produktivität einer Organisation deutlich steigern.

Ein Intranet ist das private Kommunikationsnetzwerk eines Unternehmens. Es ist eine private Website für Mitarbeitende mit Unternehmensnews, Informationen, Dokumenten und Tools für Geschäftsprozesse, die sie für ihre Arbeit brauchen. Das Intranet kann Cloud-basiert sein, vor Ort gehostet werden oder auf externen Servern laufen.

Die ersten Intranets kamen in den 1990er-Jahren auf. Unternehmen erkannten damals, dass sie die Technologie des neu entstandenen World Wide Web übernehmen und für eigene Zwecke nutzen konnten, um die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Unternehmen arbeiteten damals noch mit Papierakten. Und wenn es elektronische Dateien gab, waren sie für Mitarbeitende schwer zu nutzen. Mit einem Unternehmensintranet fanden Mitarbeitende die benötigten Informationen viel leichter. Erstmals ließen sich Dateien über einfache Suchmaschinen finden. Manche Unternehmen ergänzten Angebote wie IT-Support-Tickets.

Mit der Zeit hielten Intranets jedoch nicht mit der technischen Entwicklung Schritt. Sie waren aufwendig in Aufbau und Pflege. Viele galten eher als digitale Aktenschränke für Dokumente denn als wertvolles Tool für interne Kommunikation und Mitarbeiterengagement. Heute hat die Technologie aufgeholt. Ein modernes Intranet bietet Digital Workplaces jeder Größe viele wertvolle Vorteile.

Intranets gibt es seit Jahrzehnten, doch mit dem technischen Fortschritt haben sie sich stark weiterentwickelt. Heutige Intranets sind weit mehr als eine einfache interne Website. Sie bieten umfassende Funktionen, darunter Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Wissensaustausch, Social Networking und mehr.

Ein großer Vorteil eines Intranets: Es bündelt Informationen und Ressourcen zentral. Alle wichtigen Daten und Dokumente liegen an einem Ort. So finden Mitarbeitende schnell, was sie brauchen, und verlieren keine Zeit mit der Suche in verschiedenen Systemen oder Ordnern.

Welche Vorteile bietet ein Intranet?

Ein Intranet bietet viele Vorteile für Unternehmen. Hier einige Beispiele.

1. Steigert die Produktivität der Mitarbeitenden

Mit den Tools für Wissensaustausch und Zusammenarbeit in der Intranet-Software erledigen Mitarbeitende ihre Aufgaben einfacher und bequemer. Sie verlieren weniger Zeit mit der Frage, „wie“ etwas funktioniert, und arbeiten produktiver.

2. Schafft eine transparente Unternehmenskultur

Dass sich Mitarbeitende bei der Arbeit wohlfühlen, ist wichtiger denn je. Wenn sie ihre Ideen und Meinungen teilen können, entstehen bessere, positivere Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen und Führungskräften. Mitarbeitende bringen sich dann stärker ein und bleiben länger im Unternehmen.

3. Vereinfacht das Onboarding von Mitarbeitenden

Über das Unternehmensintranet erhalten neue Teammitglieder Formulare und Onboarding-Material in einem übersichtlichen Paket. Ausgefüllte digitale Dokumente gehen automatisch an die Personalabteilung.

4. Verbindet das Unternehmen über alle Standorte hinweg

Das Unternehmensintranet ist der zentrale Knotenpunkt des Unternehmens. Es verbindet Mitarbeitende in der Zentrale ebenso wie in Niederlassungen, im Homeoffice und unterwegs. Egal, wo Mitarbeitende arbeiten: Das Intranet hält sie mit dem Unternehmen und miteinander in Verbindung.

5. Hilft Mitarbeitenden, Informationen schnell zu finden

Mit einer globalen Suche finden Mitarbeitende Informationen im Intranet schnell und einfach. Sie durchsuchen über die Intranet-Plattform Intranet-Inhalte und andere Plattformen, etwa Office 365 Anwendungen oder Google Workspace Dokumente. Niemand muss mehr mehrere Tabs oder Apps öffnen, um etwas zu suchen. So wird das Intranet zum zentralen Tool für Informationen.

Welche Anwendungsfälle gibt es für ein Intranet im Unternehmen?

Für ein Intranet gibt es im Unternehmen mehrere Anwendungsfälle. Hier einige gängige Beispiele:

1. Jobbörse

Informieren Sie Mitarbeitende über offene Stellen im Unternehmen, über eine eigene Jobbörse oder über die Social Advocacy Funktion für Mitarbeitende. Ermutigen Sie Ihr Team, diese Infos mit Freunden, Familie und den eigenen sozialen Netzwerken zu teilen. So besetzen Sie Stellen schneller.

2. Center für Mitarbeiteranerkennung

Meilensteine von Mitarbeitenden zu feiern und zu würdigen, ist wichtig. Das soziale Unternehmensintranet ist dafür ideal. Mitarbeitende, die Außergewöhnliches leisten, erhalten Anerkennung für ihren Einsatz.

3. Video-Center

Bieten Sie Mitarbeitenden alle Unternehmensvideos an einem zentralen Ort. Dort finden sie Schulungsmaterial, Marketing-Tools, Onboarding-Ressourcen und mehr. Das Intranet bietet Zugriff auf intern gehostete Videos und verlinkt externe Videoinhalte.

4. Communities of Practice

Bilden Sie eine spezialisierte Community rund um ein bestimmtes Interessengebiet. Lassen Sie Fachleute im Team ihr Wissen teilen, indem sie Inhalte schreiben, Analysen liefern und ihre Arbeit zeigen.

5. Town Hall

Eine Town Hall bietet Mitarbeitenden einen zentralen Ort für Unternehmensnews und Updates. Per Echtzeit-Chat stellen sie Fragen oder geben Feedback.

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Beispiele für Intranets

Hier einige Beispiele für Intranets.

1. Randstad France: HR-Dienstleistungen

Randstad ist ein international führender Anbieter von HR-Dienstleistungen. Das Unternehmen hat 38 Standorte und beschäftigt mehr als 38.000 Menschen. 2016 baute Randstad gemeinsam mit LumApps ein Intranet auf, um 4.800 Mitarbeitende zu vernetzen. Die Inhalte sind vollständig auf die Geschäftsbereiche der einzelnen Mitarbeitenden zugeschnitten. Alle Mitarbeitenden haben ein eigenes Dashboard, das sie mit Widgets für Kalender, News, Wettervorhersage und RSS-Feed personalisieren können.

2. Imerys: Mineralbasierte Speziallösungen

Imerys ist ein führendes Unternehmen in der Bergbaubranche. Es beschäftigt mehr als 16.000 Menschen an 250 Standorten. Zum Geschäft gehören Steinbrüche, Minen, Verarbeitungsanlagen, Büros und Technologiezentren. Gemeinsam mit LumApps hat Imerys ein Intranet geschaffen, das Mitarbeitende weltweit verbindet. Die Intranet-Plattform ist vollständig in Google Workspace integriert und bietet Zugriff auf Unternehmensinhalte, News, Business-Communitys und soziale Diskussionen.

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Was ist ein Extranet?

Ein Extranet ist ein privates Netzwerk. Darüber kommunizieren Geschäftspartner, Lieferanten und andere autorisierte Parteien. Das Extranet ist für ausgewählte Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich. Mehrere Organisationen können es gemeinsam nutzen, etwa wenn ein Unternehmen seinen Anbietern Zugriff für Produkt- und Abrechnungszwecke gibt.

Das Extranet dient Business-to-Business-Funktionen. Es eignet sich ideal, um große Datenmengen zwischen Geschäftspartnern auszutauschen. Außerdem lassen sich damit Probleme rund um die Produkte und Services eines Unternehmens verfolgen und lösen.

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Welche Vorteile bietet ein Extranet?

Ein Unternehmensextranet bietet mehrere Vorteile. Hier einige Beispiele:

1. Weniger Fehler

Mit einem Extranet gibt ein Unternehmen bestimmten Gruppen Zugriff auf bestimmte Informationen. Alle sehen dieselben Informationen. Das senkt das Risiko von Kommunikationsfehlern.

2. Effizienter Informationsaustausch

Ein Extranet stellt wichtigen Beteiligten Informationen bereit, besonders wenn es eilt. Preislisten, Sonderrabatte, Flash Sales und Eilaufträge sind Beispiele für Themen, die schnell kommuniziert werden müssen.

3. Höhere Kundenbindung

Über Extranets prüfen Kunden ihre Bestellungen, erhalten Produktinformationen und erreichen den Kundenservice. Sie melden sich im System an, finden die benötigten Informationen oder erhalten bevorzugte Unterstützung bei ihren Anliegen.

4. Dokumente sind sicher

Dokumente und Informationen im Extranet sind geschützt. Ohne passende Berechtigungen und Zugangsdaten hat niemand Zugriff. Alle Versionen eines Dokuments liegen bequem an einem Ort und sind schnell gefunden.

5. Einfache Einrichtung

Moderne Extranets lassen sich mit wenig oder ganz ohne Hilfe der IT-Abteilung einrichten. Sie sind meist Cloud-basiert und nutzerfreundlich. Dank einfach bedienbarer Plattform ist die moderne Variante auch wirtschaftlicher.

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Welche Anwendungsfälle gibt es für ein Extranet im Unternehmen?

Wenn ein Unternehmen Anbietern, Lieferanten, Partnern und anderen Zugriff auf sein Extranet gibt, nutzen diese es auf vielfältige Weise, zum Beispiel:

1. Kunden sehen ihre Bestellhistorie

Im Handel sehen Kunden ihre Bestellhistorie ein. Sie sehen frühere Bestellungen, wie oft sie Produkte bestellen und in welchen Mengen. Außerdem sehen sie die Beträge ihrer Bestellungen und können sie mit der eigenen Buchhaltung abgleichen.

2. Preisänderungen sofort kommunizieren

Kein Kunde wird gern von Preisänderungen überrascht. Steigen die Preise, sollten Kunden sofort informiert werden. Die neue Preisliste lässt sich ins Extranet hochladen. Dort haben alle Betroffenen ohne Verzögerung Zugriff.

3. Schnellere Markteinführung

Ein Extranet hilft Herstellern, Produkte schneller auf den Markt zu bringen. Lieferanten prüfen Spezifikationen und Angebote dort bequemer. Kunden und Partner sehen aktuelle Projektinformationen in Echtzeit.

4. Klarere Kommunikation mit Vertriebspartnern

Marketing- oder Produktabteilung eines Unternehmens informieren Vertriebspartner über das Extranet etwa über neue Preisstrukturen oder Produktinformationen. So erreichen die Informationen die Vertriebspartner schnell und effizient.

5. Verbände teilen News und Updates mit Mitgliedern

Manche Berufsverbände haben Tausende Mitglieder. Massen-E-Mails sind als Kommunikationsweg kaum praktikabel. Wenn ein Verband News und Informationen teilen will, sind Beiträge im Extranet wirksamer.

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Beispiele für Extranets

Hier einige Beispiele, wo Extranets heute erfolgreich im Einsatz sind.

1. Fertigung

Lieferanten mit Zugriff auf das Extranet ihrer Kunden verfolgen darüber ihre Produkte. Sie erkennen, ob der Kunde bald neu bestellen sollte, verfolgen frühere Bestellungen und steuern ihren Bestand so, dass es zu keinen Lieferengpässen kommt.

2. Logistik und Distribution

Lieferanten und Anbieter laden Dokumente ins Extranet hoch, die die Buchhaltung des Unternehmens dann bearbeitet. Bei Bedarf stellt das Extranet Kopien früherer Rechnungen und zugehörige Unterlagen zu Bestellungen bereit.

3. Gesundheitswesen

Über ein Extranet teilen verschiedene Ärztinnen, Ärzte und Leistungserbringer ihre Best Practices, mit dem Ziel, die Patientenversorgung zu verbessern. Im medizinischen Umfeld lassen sich damit Studien, Bilder, Zeichnungen, schriftliche Gutachten und andere Materialien teilen.

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Zusammenfassung

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Ein Extranet ist eine andere Art von privatem Netzwerk. Ein Unternehmen richtet es ein und lädt dann externe Parteien ein, es für bestimmte Zwecke zu nutzen. Diese autorisierten Parteien erhalten nur Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Bereiche im Extranet. Sie haben nicht dieselben Berechtigungen wie Mitarbeitende des Unternehmens.

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