Intranet vs extranet: differenze e confronto

Intranet ed extranet: qual è la differenza?

Unaintranetè una rete privata che i dipendenti usano per comunicare e collaborare. La intranet aziendale serve anche a creare contenuti, portare a termine il lavoro e partecipare alla cultura aziendale.

Anche una extranet è una rete privata. Funziona in modo simile a una intranet aziendale, ma consente l'accesso a utenti autorizzati esterni all'azienda, come fornitori e partner.

Intranet ed extranet sono entrambe reti private, ma ci sono alcune differenze chiave. In parole semplici, una intranet è una rete chiusa, accessibile solo agli utenti interni, come i dipendenti. Una extranet, invece, permette a utenti esterni autorizzati di accedere ad alcune parti della rete.

Dal punto di vista funzionale, le intranet servono di solito alla comunicazione interna e alla collaborazione all'interno dell'organizzazione, mentre le extranet sono pensate per comunicare con clienti, partner o fornitori. Spesso hanno funzionalità e strumenti diversi, adatti ai rispettivi scopi.

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Somiglianze tra intranet ed extranet

Entrambe permettono di condividere documenti (anche molto pesanti), calendari e progetti in un unico posto. Intranet ed extranet rendono anche più facile la collaborazione tra clienti, partner, dipendenti in sede e da remoto.

Differenze tra intranet ed extranet

A una intranet si accede di solito tramite un portale basato sul cloud. Gli amministratori assegnano ai dipendenti login, password e permessi. Una volta ottenuto l'accesso, il dipendente può comunicare con colleghi, manager e dirigenti. Ha anche accesso a moduli, documenti e manuali aziendali, nei limiti dei suoi permessi.

A una extranet gli utenti autorizzati accedono tramite un login web sicuro. Permette a clienti, venditori o fornitori di comunicare con i dipendenti di un'azienda. La extranet concede a questi utenti autorizzati solo un accesso limitato ai documenti e ai file aziendali.

Per esempio, un fornitore può accedere alle proprie fatture e condividere in sicurezza informazioni sui prodotti con un'azienda manifatturiera. Può anche comunicare con il servizio clienti e l'amministrazione dell'azienda.

Un'altra differenza chiave è il livello di accesso concesso ai diversi utenti. Le intranet hanno di solito un accesso riservato, limitato ai dipendenti o a reparti specifici. Le extranet, invece, prevedono livelli di accesso diversi in base ai ruoli e ai permessi assegnati a ogni utente esterno.

In sintesi, le principali differenze tra intranet ed extranet riguardano il livello di accesso e le funzionalità. Le intranet si concentrano su operazioni e comunicazione interne, le extranet estendono la portata anche a soggetti esterni. Capire queste differenze è fondamentale per scegliere la rete più adatta alle esigenze della tua organizzazione. Che tu scelga una intranet o una extranet, ricorda che l'obiettivo finale è migliorare efficienza, comunicazione e collaborazione nella tua organizzazione. Ma con il vantaggio dell'accesso esterno, una extranet può essere la scelta giusta per portare la tua azienda al livello successivo.

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Cos'è una intranet?

Una intranet è una rete privata, usata esclusivamente dai membri di un'organizzazione, che offre strumenti sicuri di comunicazione e collaborazione. È uno strumento potente, che può migliorare molto l'efficienza e la produttività di un'organizzazione.

Una intranet funziona come la rete di comunicazione privata di un'azienda. È un sito web privato per i dipendenti, con news aziendali, informazioni, documenti e strumenti per i processi di business indispensabili per lavorare. La intranet può essere basata sul cloud, ospitata in sede o su server esterni.

Le prime intranet sono nate negli anni Novanta. In quel periodo le aziende capirono di poter adottare la stessa tecnologia del nascente World Wide Web e usarla internamente per migliorare la comunicazione interna e la collaborazione.

All'epoca le aziende si affidavano ancora agli archivi cartacei. E anche quando usavano file elettronici, erano difficili da gestire per i dipendenti. Una intranet aziendale rese molto più facile trovare le informazioni necessarie. Per la prima volta i file si potevano cercare con motori di ricerca rudimentali. Alcune aziende aggiunsero risorse come i ticket di supporto IT.

Col tempo, però, le intranet non sono state al passo con l'evoluzione tecnologica. Erano difficili da costruire e mantenere. Molte erano viste come schedari online per i documenti, più che come uno strumento prezioso per la comunicazione interna e l'engagement dei dipendenti. Oggi la tecnologia ha recuperato terreno e una intranet moderna offre molti vantaggi ai digital workplace di ogni dimensione.

Il concetto di intranet esiste da decenni, ma con i progressi tecnologici si è evoluto molto. Le intranet di oggi sono più di un semplice sito interno. Offrono un insieme completo di funzionalità: gestione documentale, project management, condivisione della conoscenza, social networking e altro ancora.

Un vantaggio importante della intranet è la capacità di centralizzare informazioni e risorse. Con tutti i dati e i documenti necessari in un unico posto, i dipendenti trovano facilmente ciò che serve, senza perdere tempo a cercare tra sistemi o cartelle diversi.

Quali sono i vantaggi di una intranet?

Una intranet offre molti vantaggi a un'azienda. Eccone alcuni esempi.

1. Aumenta la produttività dei dipendenti

Gli strumenti di condivisione della conoscenza e di collaborazione della intranet rendono più facile e comodo portare a termine le attività. Si perde meno tempo a capire “come” fare le cose e se ne passa di più a lavorare in modo produttivo.

2. Crea una cultura aziendale trasparente

Oggi è più importante che mai che i dipendenti si sentano a proprio agio sul lavoro. Quando possono condividere idee e opinioni, costruiscono relazioni migliori e più positive con colleghi e manager. E così contribuiscono di più e restano più a lungo in azienda.

3. Semplifica l'onboarding dei dipendenti

Con la intranet aziendale, moduli e materiali di onboarding si presentano al nuovo arrivato in un pacchetto ordinato. I documenti digitali compilati si inoltrano automaticamente alle Risorse Umane.

4. Connette l'azienda tra più sedi

La intranet aziendale è l'hub centrale del business. Connette chi lavora nella sede principale, nelle sedi distaccate, da casa o in viaggio. Ovunque si trovino i dipendenti, la intranet li tiene connessi all'azienda e tra loro.

5. Aiuta i dipendenti a trovare informazioni in fretta

Una funzione di ricerca globale rende veloce e semplice trovare informazioni nella intranet. I dipendenti possono cercare tra i contenuti della intranet e in altre piattaforme, come le applicazioni Office 365 o i documenti Google Workspace. Niente più schede o app multiple aperte per cercare qualcosa: la intranet diventa lo strumento centrale per le informazioni.

Quali sono i casi d'uso aziendali di una intranet?

Una intranet ha diversi casi d'uso aziendali. Ecco alcuni esempi comuni:

1. Bacheca delle offerte di lavoro

Fai conoscere ai dipendenti le posizioni aperte in azienda pubblicandole su una bacheca dedicata o tramite la funzionalità di employee advocacy. Incoraggia i dipendenti a condividerle con amici, familiari e sui propri social network per coprire le posizioni più in fretta.

2. Centro di riconoscimento dei dipendenti

È importante celebrare i traguardi dei dipendenti e congratularsi con loro, e la intranet social aziendale è il modo ideale per farlo. Chi va oltre le aspettative può ricevere un riconoscimento per il suo impegno.

3. Video center

Offri ai dipendenti accesso a tutti i video aziendali in un unico posto comodo. Possono cercare materiali formativi, strumenti di marketing, risorse di onboarding e altro ancora. La intranet darà accesso ai video ospitati internamente e ai link verso contenuti video esterni.

4. Community di pratica

Crea una community specializzata attorno a un'area di interesse specifica. Permetti ai dipendenti esperti di condividere la loro conoscenza scrivendo contenuti, offrendo analisi e condividendo il loro lavoro.

5. Riunione aziendale

Una riunione aziendale offre ai dipendenti un luogo centrale per ascoltare news e aggiornamenti dell'azienda. Si possono fare domande o dare feedback tramite chat in tempo reale.

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Esempi di intranet

Ecco alcuni esempi di intranet.

1. Randstad France: servizi HR

Randstad è leader internazionale nei servizi HR. L'azienda ha 38 sedi e impiega oltre 38.000 persone. Nel 2016 Randstad ha lavorato con LumApps per costruire una intranet che connettesse 4.800 dipendenti. I contenuti sono completamente personalizzati per ogni dipendente in base al suo gruppo di business. Ogni dipendente ha una propria dashboard personalizzabile con widget di calendario, news, meteo e feed RSS.

2. Imerys: soluzioni speciali a base di minerali

Imerys è un'azienda leader nel settore minerario. Impiega oltre 16.000 persone in 250 sedi. Le sue attività includono cave, miniere, impianti di lavorazione, uffici e centri tecnologici. Imerys e LumApps hanno collaborato per creare una intranet che connettesse i dipendenti in tutto il mondo. La piattaforma intranet è completamente integrata con Google Workspace e include accesso a contenuti aziendali, news, community professionali e discussioni social.

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Cos'è una extranet?

Una extranet è una rete privata. Permette a partner commerciali, fornitori e altri soggetti autorizzati di comunicare. La extranet è accessibile a persone designate esterne all'azienda. Può essere condivisa da più organizzazioni: per esempio, un'azienda può consentire ai propri fornitori di accedere alla extranet per gestire prodotti e fatturazione.

La extranet si usa per le attività business-to-business. È ideale per scambiare grandi volumi di dati tra partner commerciali. Si può usare anche per monitorare e gestire eventuali problemi legati ai prodotti e ai servizi di un'azienda.

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Quali sono i vantaggi di una extranet?

Una extranet aziendale offre diversi vantaggi. Eccone alcuni esempi:

1. Riduce gli errori

Una extranet permette di dare a gruppi specifici l'accesso a informazioni specifiche. Tutti accedono alle stesse informazioni e così si riduce il rischio di errori di comunicazione.

2. Condivisione efficiente delle informazioni

Una extranet dà accesso alle informazioni ai soggetti chiave, soprattutto quando i tempi contano. Listini prezzi, sconti speciali, vendite lampo e ordini urgenti sono esempi di informazioni da comunicare in fretta.

3. Aumenta la fedeltà dei clienti

Le extranet permettono ai clienti di controllare i propri ordini, ottenere informazioni sui prodotti e contattare il servizio clienti. Possono accedere al sistema per trovare ciò che serve o ricevere un'attenzione prioritaria alle loro richieste.

4. I documenti sono al sicuro

Documenti e informazioni caricati sulla extranet restano protetti. Nessuno può accedervi senza i permessi e le credenziali giusti. Tutte le versioni di un documento sono archiviate in un unico posto e si trovano in fretta.

5. La configurazione è semplice

Le extranet moderne richiedono poco o nessun aiuto dal reparto IT per essere configurate. Sono in genere basate sul cloud e facili da usare. Con una piattaforma semplice, la versione moderna è anche più economica.

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Quali sono i casi d'uso aziendali di una extranet?

Quando un'azienda concede l'accesso alla sua extranet a venditori, fornitori, partner e altri soggetti, questi possono usarla in molti modi, tra cui:

1. I clienti consultano lo storico degli ordini

Nel retail, i clienti possono consultare lo storico dei propri ordini. Vedono gli ordini precedenti, con quale frequenza ordinano i prodotti e in quali quantità. Possono anche vedere gli importi degli ordini per riconciliarli con la propria contabilità.

2. Variazioni di listino comunicate subito

Nessun cliente vuole sorprese sui prezzi. Quando i prezzi aumentano, i clienti vanno informati subito. Il nuovo listino si può caricare sulla extranet, dove gli interessati possono consultarlo senza attese.

3. Meno tempo per portare i prodotti sul mercato

Una extranet aiuta i produttori a portare i prodotti sul mercato più in fretta, perché rende più comodo per i fornitori esaminare specifiche e proposte. Clienti e partner vedono le informazioni aggiornate sui progetti in tempo reale.

4. Comunicazione più chiara con i distributori

Il reparto marketing o prodotto di un'azienda può usare la extranet per aggiornare i distributori su nuove strutture di prezzo, informazioni sui prodotti e così via. La extranet fa arrivare le informazioni ai distributori in modo rapido ed efficiente.

5. Le associazioni condividono news e aggiornamenti con i soci

Alcune associazioni professionali hanno migliaia di soci. Le email di massa non funzionano bene come sistema di comunicazione. I post sulla extranet sono più efficaci quando l'associazione vuole condividere news e informazioni.

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Esempi di extranet

Ecco alcuni esempi di ambiti in cui oggi le extranet vengono usate con efficacia.

1. Manifattura

I fornitori che hanno accesso alla extranet dei clienti possono usarla per tracciare i propri prodotti. Possono capire se il cliente è pronto per un nuovo ordine, monitorare gli ordini precedenti e gestire le scorte in modo da evitare interruzioni nelle forniture.

2. Logistica e distribuzione

Fornitori e venditori possono caricare documenti sulla extranet perché vengano elaborati dall'amministrazione dell'azienda. Se serve, la extranet può fornire copie di fatture precedenti e materiale relativo agli ordini di acquisto.

3. Sanità

Una extranet permette a professionisti e strutture sanitarie di condividere le best practice, con l'obiettivo finale di migliorare la cura dei pazienti. Si può usare per condividere studi di ricerca, immagini, disegni, pareri scritti e altri materiali in ambito medico.

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Riepilogo

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Una extranet è un tipo diverso di rete privata. Viene creata da un'azienda, che poi invita soggetti esterni a usarla per scopi specifici. Questi soggetti autorizzati hanno accesso solo a determinati documenti o aree della extranet. Non hanno lo stesso livello di permessi di un dipendente dell'azienda.

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