10 unverzichtbare Tools für Ihre digitale Transformation

Die digitale Transformation läuft schon seit vielen Jahren. Trotzdem nutzen viele Unternehmen ihre digitalen Tools nicht wirksam oder gehen die nötigen Schritte nicht, um Ergebnisse zu sehen. Wer digital zu spät startet, bekommt echte Probleme.

Laut OECD gehen digitale Reife und Leistung Hand in Hand. Ein Beispiel: Länder, die Initiativen zur digitalen Transformation erfolgreich umgesetzt haben und weiter innovieren, etwa das Vereinigte Königreich, sind dreimal so effizient und produktiv wie andere.

Viele Unternehmen scheuen die Digitalisierung noch, obwohl sie wissen, wie wichtig sie ist. Manchmal fehlen intern die Ressourcen. Manchmal gelten digitale Tools nicht als vorrangige Ausgabe.

Unternehmen, die den digitalen Wandel geschafft haben, können das bestätigen. Leistungsstarke, innovative digitale Tools bieten viele Vorteile, unter anderem:

• Zeitersparnis;
• schnellere Markteinführung;
• höherer Return on Investment;
• bessere interne und externe Kommunikation;
• zentral gebündelte Informationen;
• stärkere Employee Experience;
• mehr digitale Akzeptanz;
• Kundenbindung und Neugeschäft.

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Gestalten Sie Ihre Zukunft selbst und verbessern Sie Ihren Digital Workplace. Für Ihren nächsten Transformationsschritt haben wir 10 zentrale Tools für die digitale Transformation gesammelt und bewertet, die heute auf dem Markt sind. Nutzen Sie ihre Vorteile, und Sie sehen sie nicht länger als Kostenfaktor. Jedes digitale Tool kann eine langfristige Investition sein. Sie bleiben Ihren Wettbewerbern voraus und machen Ihr Unternehmen zukunftsfähiger.

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1. Kollaborationssuiten

Welche Tools für die digitale Transformation sind die besten? An Cloud-basierten Kollaborationssuiten führt hier kein Weg vorbei. Mobilität ist heute entscheidend: Mitarbeitende brauchen jederzeit Zugriff auf Daten und Ressourcen. Wenn Sie Ihren Digital Workplace weiterentwickeln wollen, müssen Sie eine Kollaborationssuite erfolgreich einführen.

Ein Beispiel: G Suite von Google umfasst bekannte Tools für die digitale Transformation wie Gmail, Docs, Drive und Calendar. Ihre Mitarbeitenden teilen Informationen in Echtzeit und haben alle Tools für bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zur Hand.

In der Microsoft-Welt bietet Office 365 eine Kollaborationssuite für Unternehmenskommunikation, Austausch, Datenspeicherung und die Steuerung von Geschäftsaktivitäten. Word, Excel, Teams, Outlook und OneDrive sind Produktivitätstools, die alle Ihre Mitarbeitenden brauchen.

Als Fundament Ihres Digital Workplace bietet eine Kollaborationssuite klare Vorteile: Sie verwalten Ihre Daten, erledigen geschäftskritische Aufgaben, organisieren Aktivitäten ganzheitlich im ganzen Unternehmen und sind bereit für die neue digitale Ära.

2. Kommunikationstools

Gute Kommunikation ist die Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens. Ob gelungen oder nicht: Kommunikation beeinflusst jeden Tag die Produktivität und den Erfolg Ihrer Mitarbeitenden und Ihres Unternehmens.

E-Mails lassen sich nicht bearbeiten, gehen verloren oder landen beim falschen Empfänger. Anders digitale Kommunikationsplattformen: Sie bündeln alle wichtigen Informationen und bieten eine Single Source of Truth für die Unternehmenskommunikation.

Mit Tools wie Slack oder Microsoft Teamsrichten Sie eigene Arbeitsgruppen ein. So ist jede Person in einem Projekt oder Team gut informiert. Informationen fließen besser, und relevante Stakeholder sind stärker in zentrale Prozesse eingebunden. Alle im Team können mitwirken: mit Lösungsvorschlägen, Feedback oder Antworten auf Fragen. Engagement ist ein zentraler Hebel, um Teams zu motivieren und ihre Ziele zu erreichen.

Digitale Technologien verändern, wie Mitarbeitende arbeiten. Das physische Büro ist keine Grenze mehr. Deshalb sollten Sie Ihre Kommunikation an Mitarbeitende vor Ort, im Homeoffice und im Ausland anpassen. Weitere Tools wie Skype, Zoom und Google Chat heben die Kommunikation mit Videokonferenzen und Gesprächen von Angesicht zu Angesicht auf ein neues Niveau.

→ Lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Internes Marketing

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3. Intranet-Plattformen der neuen Generation

Die Zeit statischer Intranetseiten mit langen Listen ist vorbei. Damals ließ sich weder zusammenarbeiten noch anpassen oder einfach etwas ändern. Eine Intranet-Plattform der neuen Generation ermöglicht und beschleunigt die digitale Transformation.

Nehmen Sie LumApps als Beispiel. Es ist eine Social-Intranet-Plattform, die Zusammenarbeit und Wissensaustausch fördert und sich in Ihre Kollaborationssuite und Ihre Business-Apps integriert. Auf diese zentralen Funktionen sollten Sie bei einem modernen Intranet achten:

• integriertes Content-Management (CMS)
• intelligente globale Suchmaschine
• native mobile App
• Tool für Social Advocacy der Mitarbeitenden
• vollständig anpassbares Design
• mehrsprachige Oberfläche
• steuerbare Berechtigungen und Governance
• Kommunikationsfunktionen in Echtzeit

Intranet-Plattformen der neuen Generation erleichtern die Unternehmenskommunikation nach innen und nach außen. Intern entstehen starke Team-Communitys für die Zusammenarbeit. Extern wird das Teilen in sozialen Medien einfacher. Richtig eingesetzt, können HR, Interne Kommunikation und IT alle Unternehmensinformationen erfassen, speichern und bündeln. So steigern sie das Engagement der Mitarbeitenden und die tägliche Produktivität deutlich und bauen eine starke Unternehmenskultur auf.

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4. CRM-Tools

CRM-Systeme (Customer Relationship Management) können entscheidend zum Erfolg Ihrer digitalen Transformationsstrategie beitragen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie mit den steigenden Erwartungen und Anforderungen Ihrer Kundschaft Schritt halten. Diese können sich von heute auf morgen ändern. Ein CRM bietet mehrere Vorteile: Es hilft Unternehmen unter anderem, die Bedürfnisse der Kundschaft zu verstehen und zu erfüllen, Aufgaben zu automatisieren, Vertriebszyklen zu verkürzen und die Kundenbindung zu erhöhen.

Prüfen Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems, ob es die nötigen Informationen und Daten liefert und sich in die übrigen Tools Ihres Tech-Stacks integriert. Je nachdem, ob Sie On-Premise oder in der Cloud bereitstellen und welche Informationen Sie erfassen wollen, passen manche Systeme besser als andere. Sehen Sie sich Salesforce, Hubspot oder Freshdesk an, die in Vertriebs- und Marketingteams weit verbreitet sind. Nutzen Sie, wo möglich, auch künstliche Intelligenz: Sie liefert schneller Erkenntnisse und hilft Ihnen, Ihren Zielmarkt zu verstehen.

Auf Basis Ihrer CRM-Daten entwickeln Sie eine wirksame Go-to-Market-Strategie, die die Erwartungen Ihrer Kundschaft erfüllt. Noch besser: Sie lernen, Erwartungen vorwegzunehmen. So hängen Sie Wettbewerber ab, gewinnen Aufträge und verhindern Kundenabwanderung, bevor sie entsteht.

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5. CMS-Tools

Wer über digitale Transformation spricht, kommt an CMS-Software (Content-Management-System) nicht vorbei. Mit einem CMS erstellen und verwalten Sie digitale Inhalte wie Websites und mobile Apps. Laut CSO Insights definieren 70 % der Käufer ihren Bedarf vollständig selbst, bevor sie mit dem Vertrieb sprechen. 44 % wählen konkrete digitale Lösungen aus, bevor sie sich an einen Anbieter wenden. Ihre Webinhalte und ihre Präsentation sind daher entscheidend für die Kaufentscheidung.

Erfolgreiche Websites sind optisch ansprechend und leicht zu navigieren. Sie liefern gezielte, relevante Informationen und beantworten häufige Fragen.

Zu den bekannteren Systemen zählen WordPress, Prestashop oder Drupal. Jedes hat gegenüber maßgeschneiderten Websites eigene Vorteile bei Funktionen, Bedienung und Preis. Wenn Ihnen ein internes Team für Aufbau und Pflege Ihres CMS fehlt, kann sich eine spezialisierte Agentur lohnen. Sie baut Ihre ideale Website und Customer Experience.

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6. Cloud-Speicher

Cloud-Speicherlösungen sind unverzichtbar für Unternehmen, die Skalierbarkeit, schnelle Bereitstellung und ein starkes Informationsmanagement suchen. Mit Cloud-Speicher brauchen Sie keine Hardware. Sie können Kapazität bei Bedarf schnell reduzieren oder erweitern. Informationen sind weltweit, von jedem System und jederzeit verfügbar. Regionale Zugriffsfragen müssen Sie also nicht beschäftigen.

Cloud-basierte Lösungen entstanden aus dem Bedarf an einem flexibleren, mobilen Arbeitsplatz. Heute verändern sie, wie wir arbeiten. Mitarbeitende vor Ort, Beschäftigte im Einzelhandel, Vielreisende und viele andere mobile Mitarbeitende greifen über Cloud-Speicher auf Daten zu, ohne an ein physisches Büro gebunden zu sein.

Krisensituationen wie die jüngste weltweite Corona-Quarantäne haben zudem gezeigt, wie wichtig Digitalisierung ist. Viele Unternehmen konnten ihren Mitarbeitenden kaum Fernzugriff bieten, weil sie auf lokale, physische Speicherlösungen setzten. Remote-Arbeit nimmt zu. Für Unternehmen, die jederzeit und von überall handlungsfähig bleiben wollen, ist Cloud-Speicher deshalb unverzichtbar.

Cloud-Speicherlösungen bieten nachweislich auch hohe Sicherheitsstandards. Datensicherheit hat für alle Unternehmen höchste Priorität. Das gilt besonders, seit Vorschriften wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen verlangen. Cloud-Anbieter wie Google Drive, OneDrive und DropBox beweisen heute, dass sie die gleichen oder sogar höhere Sicherheitsstandards bieten als interne Speicherlösungen.

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7. Projektmanagement-Tools

Erfolgreiches Projektmanagement heißt: mehr Effizienz, schnellere Markteinführung und ein Vorsprung vor dem Wettbewerb. Wählen Sie nicht nur das passende digitale Projektmanagement-Tool für Ihr Unternehmen. Sorgen Sie auch dafür, dass es breit genutzt wird.

Ein gut genutztes Projektmanagement-Tool hilft Ihren Teams, Aufgaben anzulegen und zu planen, Zeitpläne einzuhalten und Fortschritte zu verfolgen. Es steigert Effizienz und Reaktionsfähigkeit und schafft Transparenz für Teammitglieder und Führungskräfte. Am Ende stehen produktivere Mitarbeitende, erfolgreiche Projekte und zufriedene Kundschaft.

Um die Nutzung von Projektmanagement-Tools zu fördern, richten Sie E-Mail-Alerts oder Benachrichtigungen ein: wenn sich der Projektstatus ändert, ein Teammitglied eine Aufgabe abschließt oder jemand Hilfe braucht. Teilen Sie Dokumente direkt im Tool. So bearbeiten Sie komplexe Workflows und Aufgaben sofort mit mehreren Personen, ohne Umweg über das Postfach oder lange Meetings.

Bekannte Projektmanagement-Lösungen sind zum Beispiel Jira, Trello, Mondayund Asana. Vergleichen Sie die Optionen und wählen Sie die, die am besten zu Ihrem Bedarf passt. Überlegen Sie, wie sich diese Tools in Ihren gesamten Digital Workplace einfügen: in Ihre Kollaborationssuite, Ihre Intranet-Plattformund die übrigen Tools, die Sie bereits nutzen.

8. Tools für Recruiting-Management

Recruiting und Onboarding wirken sich langfristig auf Unternehmenskultur, Leistung und Rentabilität aus. Investieren Sie deshalb klug in die Tools, die diese Prozesse unterstützen.

Mit einem digitalen Recruiting-Tool finden und teilen Sie Lebensläufe ganz einfach mit Teammitgliedern und Hiring Managern. Sie können kommentieren, Feedback zu Interviews hinterlegen und die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess planen. So entstehen fundierte, gemeinsame Entscheidungen. TalentSoft und SmartRecruiters gehören heute zu den wichtigsten Recruiting-Tools. Sie helfen HR- und Recruiting-Teams, Zeit beim Sichten von Lebensläufen oder bei Gesprächen mit ungeeigneten Kandidaten zu sparen.

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9. Digitale Buchhaltungstools

Buchhaltung gilt oft als mühsam und zeitraubend. Gleichzeitig ist sie einer der wichtigsten Bereiche jedes Unternehmens, wenn es um Effizienz, Sicherheit und Genauigkeit geht. Investitionen in die digitalen Tools und die Befähigung Ihres Finanz- und Buchhaltungsteams beschleunigen Prozesse, senken Risiken und sparen Geld.

Tools wie Sage, NetSuiteund SAP ERP sind weit verbreitet. Achten Sie bei der Auswahl digitaler Buchhaltungstools auf Integrationen mit Drittanbieter-Anwendungen, Verfügbarkeit in der Cloud, eine intuitive, leicht bedienbare Oberfläche sowie Reporting- und Rechnungsfunktionen.

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10. Tools für die Lohnabrechnung

Zum Schluss, aber keineswegs zuletzt: Systeme für die Lohnabrechnung. Auch die Lohnabrechnung kostet viel Zeit und verlangt viel manuelle, wiederkehrende Arbeit. Mit dem richtigen Tool geht sie schneller, einfacher und genauer.

Wenn Sie ein Unternehmen transformieren, brauchen Sie Tools, die HR-Prozesse wie Lohnabrechnung und Spesen automatisieren. Mit Tools wie Payfit, Workday und Figgo bündeln und verwalten Sie Abwesenheiten, Spesen, Projektstunden, Karriereentwicklung und mehr. Statt Aktivitäten und Prozesse manuell zu überwachen, automatisiert die digitale Lösung die Aufgaben und liefert ganzheitliche Dashboards und Analytics. Das hilft nicht nur HR-Verantwortlichen im Backend. Mitarbeitende können Urlaub direkt im System beantragen oder Spesen einreichen und verfolgen.

So sparen HR und Mitarbeitende mit Tools für die Lohnabrechnung Zeit beim Ausfüllen von Tabellen. Sie können sich auf strategische Aufgaben mit höherem Wert konzentrieren.

LumApps unterstützt Ihre digitale Transformation mit einer sozialen und kollaborativen Intranet-Plattform, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

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