10 strumenti essenziali per la tua trasformazione digitale

La trasformazione digitale è in corso da molti anni. Eppure molte aziende non riescono a usare in modo efficace gli strumenti digitali a loro disposizione o a fare i passi necessari per vedere risultati. Arrivare tardi alla partita del digitale può creare problemi concreti.

Secondo l'OCSE, maturità digitale e performance vanno di pari passo. Per esempio, i paesi che hanno realizzato con successo iniziative di trasformazione digitale e continuano a innovare, come il Regno Unito, sono tre volte più efficienti e produttivi degli altri.

Le aziende hanno ancora timore della digitalizzazione, anche se ne riconoscono l'importanza per il proprio business. A volte mancano le risorse interne necessarie, altre volte gli strumenti digitali non sono considerati una spesa prioritaria.

Le aziende che hanno già fatto il salto al digitale lo confermano. Usare strumenti digitali performanti e innovativi offre molti vantaggi, tra cui:

• ottimizzazione dei tempi;
• time to market più rapido;
• maggiore ROI;
• comunicazione interna ed esterna migliore;
• centralizzazione delle informazioni;
• employee experience migliore;
• più adozione digitale;
• fidelizzazione dei clienti e nuove vendite.

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Prendi in mano il tuo futuro migliorando il tuo digital workplace. Per aiutarti a fare il prossimo passo nella trasformazione, abbiamo selezionato e valutato 10 strumenti fondamentali per la trasformazione digitale oggi disponibili sul mercato. Sfrutta i vantaggi di questi strumenti e smetterai di considerarli una spesa. Anzi, ogni strumento digitale può essere un investimento a lungo termine che ti permette di restare un passo avanti rispetto alla concorrenza e rendere il tuo business più sostenibile.

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1. Suite collaborative

Quali sono i migliori strumenti per la trasformazione digitale? Per rispondere, è impossibile ignorare le suite collaborative in cloud. Oggi la mobilità è cruciale per i dipendenti, che hanno bisogno di accedere a dati e risorse in ogni momento. Per sviluppare e far crescere il tuo digital workplace, devi imparare ad adottare con successo una suite collaborativa.

Per esempio, G Suite di Google include diversi strumenti noti per la trasformazione digitale, come Gmail, Docs, Drive e Calendar. I tuoi dipendenti possono condividere informazioni in tempo reale e hanno a disposizione un set completo di strumenti per comunicare e collaborare meglio sul lavoro.

Nel mondo Microsoft, Office 365 offre una suite di collaborazione che facilita la comunicazione aziendale, lo scambio, l'archiviazione delle informazioni e la gestione delle attività di business. Strumenti come Word, Excel, Teams, Outlook e OneDrive sono indispensabili per la produttività di tutti i dipendenti.

Come elemento fondamentale e base del tuo digital workplace, una suite collaborativa offre vantaggi importanti: ti permette di gestire i dati, svolgere funzioni di business critiche, organizzare le attività in modo integrato in tutta l'organizzazione e prepararti alla nuova era digitale.

2. Strumenti di comunicazione

Una buona comunicazione è il presupposto del successo di ogni azienda. Che funzioni o no, la comunicazione incide ogni giorno sulla produttività e sul successo dei tuoi dipendenti e della tua organizzazione.

A differenza dell'email, dove le informazioni non sono modificabili, possono perdersi o essere distribuite in modo errato, le piattaforme di comunicazione digitale centralizzano tutte le informazioni importanti e offrono un'unica fonte di verità per la comunicazione aziendale.

Con strumenti come Slack o Microsoft Teams, puoi creare gruppi di lavoro dedicati perché chiunque partecipi a un progetto o a un team sia ben informato. Questo migliora la circolazione delle informazioni e coinvolge meglio gli stakeholder nei processi chiave. Ognuno nel team può contribuire proponendo soluzioni, dando feedback o rispondendo alle domande. Il coinvolgimento è fondamentale per stimolare i team e spingerli a raggiungere i propri obiettivi.

Le tecnologie digitali stanno trasformando il modo di lavorare. I dipendenti non sono più vincolati ai confini di un ufficio fisico. Per questo devi adattare la tua comunicazione per supportare il personale sul campo, chi lavora da remoto e i team internazionali. Altri strumenti come Skype, Zoom e Google Chat portano la comunicazione a un livello superiore con videoconferenze e conversazioni faccia a faccia.

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3. Piattaforme intranet di nuova generazione

Sono lontani i tempi delle intranet con pagine statiche e lunghi elenchi, senza possibilità di collaborare, personalizzare o modificare facilmente i contenuti. Una piattaforma intranet di nuova generazione abilita e accelera il processo di trasformazione digitale.

Prendi LumApps , per esempio. È una piattaforma intranet social che facilita la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra dipendenti e si integra con la tua suite collaborativa e con le applicazioni aziendali. Ecco alcune delle funzionalità principali da cercare in una intranet moderna:

• gestione dei contenuti integrata (CMS)
• motore di ricerca globale intelligente
• app mobile nativa
• strumento di employee advocacy
• design completamente personalizzabile
• interfaccia multilingue
• gestione di permessi e governance
• funzionalità di comunicazione in tempo reale

Le piattaforme intranet di nuova generazione facilitano la comunicazione aziendale sia all'interno, creando community di team solide in cui i dipendenti collaborano, sia all'esterno, facilitando la condivisione sui social media. Se usate in modo efficace, permettono a risorse umane, comunicazione interna e IT di raccogliere, archiviare e centralizzare tutte le informazioni aziendali, migliorare in modo significativo il coinvolgimento dei dipendenti, aumentare la produttività quotidiana e costruire una cultura aziendale forte.

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4. Strumenti CRM

I sistemi CRM (Customer Relationship Management) possono avere un ruolo importante nel successo della tua strategia di trasformazione digitale. Per restare competitivo devi saper rispondere alle aspettative sempre più alte e alle esigenze sempre più evolute dei clienti, che possono cambiare da un giorno all'altro. Un CRM offre diversi vantaggi: aiuta le aziende a capire e soddisfare le esigenze dei clienti, automatizzare le attività, accorciare i cicli di vendita e aumentare la fidelizzazione, tra gli altri.

Quando valuti un sistema CRM, assicurati che fornisca le informazioni e i dati che ti servono e che si integri con gli altri strumenti del tuo stack tecnologico. A seconda che tu voglia un'installazione on-premise o in cloud, o del tipo di informazioni da raccogliere, alcuni sistemi possono funzionare meglio di altri. Valuta Salesforce, Hubspot o Freshdesk, molto usati dai team di vendita e marketing. E quando possibile sfrutta l'intelligenza artificiale e la sua capacità di fornire insight più rapidamente e aiutarti a capire il tuo mercato di riferimento.

Partendo dai dati del tuo CRM, puoi sviluppare una strategia di go-to-market efficace per soddisfare le aspettative dei clienti. Meglio ancora, puoi imparare ad anticiparle per superare la concorrenza, vincere vendite e prevenire l'abbandono dei clienti prima che avvenga.

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5. Strumenti CMS

Impossibile parlare di trasformazione digitale senza citare i CMS (content management system) software. Un CMS ti permette di creare e gestire contenuti digitali come siti web e app mobili. Secondo CSO Insights, il 70% degli acquirenti definisce da solo le proprie esigenze prima di contattare un commerciale, e il 44% individua soluzioni digitali specifiche prima di rivolgersi a un venditore. Per questo i contenuti e la presentazione del tuo sito sono decisivi nel processo decisionale di chi acquista.

I siti web di successo sono visivamente attraenti, facili da navigare, offrono informazioni mirate e pertinenti e rispondono alle domande frequenti.

Tra i sistemi più noti ci sono WordPress, Prestashop o Drupal. Ognuno ha i propri vantaggi in termini di funzionalità, facilità d'uso e prezzo rispetto ai siti su misura. Se non hai un team interno dedicato alla creazione e gestione del CMS, può valere la pena affidarti a un'agenzia specializzata che costruisca il sito web e la customer experience ideali.

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6. Archiviazione in cloud

Le soluzioni di archiviazione in cloud sono essenziali per le organizzazioni che cercano scalabilità, implementazione rapida e una gestione delle informazioni superiore. Con l'archiviazione in cloud non serve hardware, quindi puoi ridurre o aumentare rapidamente la capacità quando serve. Le informazioni sono disponibili ovunque, da qualsiasi sistema e in qualsiasi momento, senza problemi di accesso a livello regionale.

Nate dall'esigenza di un ambiente di lavoro più flessibile e mobile, le soluzioni cloud stanno trasformando il nostro modo di lavorare. Personale operativo, addetti alla vendita nei negozi, chi viaggia spesso e tanti altri lavoratori in mobilità si affidano all'archiviazione in cloud per accedere ai dati senza essere vincolati a un ufficio fisico.

Inoltre, situazioni di crisi come il recente periodo di quarantena globale per il Coronavirus hanno messo in luce l'importanza della digitalizzazione. Molte organizzazioni hanno faticato a garantire l'accesso da remoto ai propri dipendenti, perché si affidavano a soluzioni di archiviazione fisiche e locali. Con la diffusione del lavoro da remoto, l'archiviazione in cloud è indispensabile per le organizzazioni che vogliono garantire la continuità operativa sempre e ovunque.

Le soluzioni di archiviazione in cloud garantiscono anche standard di sicurezza elevati e comprovati. La sicurezza dei dati è fondamentale per tutte le aziende, soprattutto ora che normative come il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) impongono alle aziende misure di sicurezza aggiuntive. Oggi provider di archiviazione in cloud come Google Drive, OneDrive e DropBox dimostrano di poter garantire standard di sicurezza pari, se non superiori, a quelli delle soluzioni di archiviazione interne.

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7. Strumenti di project management

Una buona gestione dei progetti significa più efficienza, time to market più rapido e un vantaggio sulla concorrenza. È importante non solo scegliere lo strumento digitale di project management giusto per la tua organizzazione, ma anche assicurarti che venga adottato da tutti.

Uno strumento di project management usato bene aiuta i tuoi team a creare e pianificare le attività, rispettare le scadenze, monitorare i progressi, essere più efficienti e reattivi, e offre una visibilità completa a membri del team e manager. Il risultato: dipendenti più produttivi, progetti di successo e clienti soddisfatti.

Per aumentare l'adozione degli strumenti di project management, puoi impostare avvisi email o notifiche ogni volta che cambia lo stato di un progetto, un collega completa un'attività o qualcuno chiede aiuto. Condividere documenti all'interno dello strumento ti permette di gestire in un attimo workflow e attività complesse con più persone, senza passare dalla casella di posta o organizzare lunghe riunioni.

Tra le soluzioni di project management più note ci sono Jira, Trello, Mondaye Asana. Valuta le varie opzioni disponibili e scegli quella più adatta alle tue esigenze. Considera come questi strumenti si integreranno nel tuo digital workplace complessivo, tenendo conto della suite collaborativa, della piattaforma intranete degli altri strumenti già in uso.

8. Strumenti per la gestione del recruiting

Selezione e onboarding hanno effetti a lungo termine su cultura aziendale, performance e redditività: per questo è importante investire bene negli strumenti che facilitano questi processi.

Con uno strumento di recruiting digitale puoi individuare facilmente i curriculum e condividerli con i colleghi e i responsabili delle assunzioni. Puoi commentare, inserire il feedback dei colloqui e organizzare le fasi successive della selezione, per decisioni informate e condivise. TalentSoft e SmartRecruiters sono oggi tra gli strumenti di gestione del recruiting più rilevanti e aiutano i team HR e di selezione a risparmiare tempo nello screening dei curriculum e nei colloqui con candidati non qualificati.

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9. Strumenti di contabilità digitale

Non sorprende che la contabilità sia spesso considerata noiosa e lunga, ma è anche una delle funzioni più importanti di ogni organizzazione per efficienza, sicurezza e precisione. Investire negli strumenti digitali e nella formazione del tuo team finanza e contabilità può aiutarti ad accelerare i processi, ridurre i rischi e risparmiare.

Strumenti come Sage, NetSuitee SAP ERP sono molto diffusi, ma quando valuti strumenti di contabilità digitale, cerca integrazioni con terze parti, disponibilità in cloud, un'interfaccia intuitiva e facile da usare, oltre a funzioni di reporting e fatturazione.

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10. Strumenti per la gestione delle buste paga

Ultimi in elenco, ma non certo per importanza, i sistemi di gestione delle buste paga. Anche le buste paga richiedono molto tempo e tanto lavoro manuale e ripetitivo, ma con lo strumento giusto si possono gestire in modo più rapido, semplice e preciso.

Quando trasformi un'azienda, devi includere strumenti che automatizzino diversi processi HR, come buste paga e note spese. Strumenti come Payfit, Workday e Figgo ti permettono di centralizzare e gestire assenze, note spese, ore di progetto, sviluppo professionale e molto altro. Invece di monitorare attività e processi a mano, la soluzione digitale automatizza le attività e offre dashboard e analytics completi. E non serve solo ai responsabili HR nel back office: i dipendenti possono chiedere ferie o inviare e monitorare le note spese direttamente nel sistema.

Di conseguenza, gli strumenti di gestione delle buste paga fanno risparmiare a HR e dipendenti il tempo passato a compilare fogli di calcolo e tabelle, così possono concentrarsi su attività strategiche a più alto valore.

LumApps supporta la tua trasformazione digitale con una piattaforma intranet social e collaborativa su misura per le esigenze della tua azienda.

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