10 herramientas clave para impulsar tu transformación digital

La transformación digital lleva muchos años en marcha. Sin embargo, muchas empresas no aprovechan bien las herramientas digitales que tienen a su alcance o no dan los pasos necesarios para ver resultados. Llegar tarde a lo digital puede causar problemas reales.

Según la OCDE, la madurez digital va de la mano del rendimiento. Por ejemplo, los países que han llevado a cabo con éxito iniciativas de transformación digital y siguen innovando, como el Reino Unido, son tres veces más eficientes y productivos que el resto.

Muchas empresas siguen temiendo la digitalización, aunque saben lo esencial que es para su negocio. A veces les faltan recursos internos y otras veces no ven las herramientas digitales como un gasto prioritario.

Las empresas que ya han dado el salto a lo digital lo confirman. Usar herramientas digitales eficaces e innovadoras tiene muchas ventajas, entre ellas:

• optimizar el tiempo;
• llegar antes al mercado;
• aumentar el retorno de la inversión;
• mejorar la comunicación interna y externa;
• centralizar la información;
• mejorar la experiencia del empleado;
• impulsar la adopción digital;
• fidelizar clientes y generar nuevas ventas.

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Toma las riendas de tu futuro mejorando tu digital workplace. Para ayudarte a dar el siguiente paso en tu transformación, hemos reunido y analizado 10 herramientas clave de transformación digital que hoy están disponibles en el mercado. Aprovecha sus ventajas y dejarás de verlas como un gasto. De hecho, cada herramienta digital puede ser una inversión a largo plazo que te permita adelantarte a la competencia y reforzar la sostenibilidad de tu negocio.

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1. Suites colaborativas

¿Cuáles son las mejores herramientas de transformación digital? Es imposible responder a esta pregunta sin hablar de las suites colaborativas en la nube. Hoy la movilidad es clave para los empleados que necesitan acceder a datos y recursos en todo momento. Para desarrollar y hacer crecer tu digital workplace, tienes que aprender a sacar partido de una suite colaborativa.

Por ejemplo, G Suite de Google incluye varias herramientas de transformación digital muy conocidas, como Gmail, Docs, Drive y Calendar. Tus empleados pueden compartir información en tiempo real y tienen a mano un conjunto completo de herramientas para comunicarse y colaborar mejor en el trabajo.

En el universo Microsoft, Office 365 ofrece una suite de colaboración que facilita la comunicación corporativa, el intercambio, el almacenamiento de información y la gestión de la actividad empresarial. Herramientas como Word, Excel, Teams, Outlook y OneDrive son imprescindibles para la productividad de todos tus empleados.

Como pieza fundamental y base de tu digital workplace, una suite colaborativa ofrece ventajas importantes: te permite gestionar tus datos, ejecutar funciones de negocio críticas, organizar las actividades de forma global en toda la organización y prepararte para la nueva era digital.

2. Herramientas de comunicación

Una buena comunicación es imprescindible para el éxito de cualquier empresa. La comunicación, funcione bien o no, influye cada día en la productividad y el éxito de tus empleados y de tu organización.

A diferencia del correo electrónico, donde la información no se puede editar, puede perderse o llegar a quien no debe, las plataformas de comunicación digital centralizan toda la información importante y ofrecen una fuente común de información para la comunicación corporativa.

Con herramientas como Slack o Microsoft Teams, puedes crear grupos de trabajo específicos para que todas las personas de un proyecto o equipo estén bien informadas. Así la información circula mejor y los actores clave se implican más en los procesos importantes. Cada miembro del equipo puede aportar soluciones, dar feedback o responder preguntas. El compromiso es clave para motivar a los equipos y ayudarles a alcanzar sus objetivos.

Las tecnologías digitales están transformando la forma de trabajar de los empleados. Los empleados ya no dependen de los límites de una oficina física. Por eso tienes que adaptar tu forma de comunicar para apoyar a tus empleados sobre el terreno, en remoto y en otros países. Otras herramientas como Skype, Zoom y Google Chat llevan la comunicación a otro nivel con videoconferencias y conversaciones cara a cara.

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3. Plataformas de intranet de nueva generación

Atrás quedaron las intranets con páginas estáticas y listas interminables, sin opciones para colaborar, personalizar o hacer cambios con facilidad. Una plataforma de intranet de nueva generación hace posible e impulsa la transformación digital.

Toma LumApps como ejemplo. Es una plataforma de intranet social que facilita la colaboración y el intercambio de conocimiento entre empleados, y se integra con tu suite colaborativa y tus aplicaciones de negocio. Estas son algunas de las funcionalidades principales que debes buscar en una intranet moderna:

• gestión de contenidos integrada (CMS)
• buscador global inteligente
• app móvil nativa
• herramienta de social advocacy para empleados
• diseño totalmente personalizable
• interfaz multilingüe
• gestión de permisos y gobernanza
• funciones de comunicación en tiempo real

Las plataformas de intranet de nueva generación facilitan la comunicación corporativa tanto a nivel interno, creando comunidades de equipo sólidas para que los empleados colaboren, como a nivel externo, facilitando que se comparta contenido en redes sociales. Bien utilizadas, permiten a los departamentos de recursos humanos, comunicación interna e IT recopilar, almacenar y centralizar toda la información corporativa, mejorar mucho el compromiso de los empleados, aumentar la productividad diaria y construir una cultura corporativa sólida.

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4. Herramientas de CRM

Los sistemas de CRM (Customer Relationship Management, gestión de la relación con el cliente) pueden ser decisivos para el éxito de tu estrategia de transformación digital. Para seguir siendo competitivo, tienes que estar a la altura de unas expectativas y exigencias de los clientes cada vez más altas, que pueden cambiar de un día para otro. Un CRM aporta varias ventajas: ayuda a las empresas a entender y atender las necesidades de los clientes, automatizar tareas, acortar los ciclos de venta y mejorar la retención, entre otras.

Cuando evalúes sistemas de CRM, comprueba que te dan la información y los datos que necesitas, y que se integran con el resto de herramientas de tu stack tecnológico. Según quieras implantarlo on-premise o en la nube, o según el tipo de información que quieras recopilar, unos sistemas te funcionarán mejor que otros. Echa un vistazo a Salesforce, Hubspot o Freshdesk, muy utilizados por los equipos de ventas y marketing. Y cuando puedas, aprovecha la inteligencia artificial y su capacidad para darte insights más rápido y ayudarte a entender tu mercado objetivo.

A partir de los datos de tu CRM, puedes desarrollar una estrategia de salida al mercado eficaz que responda a las expectativas de tus clientes. Mejor aún: puedes aprender a anticiparte a esas expectativas para adelantarte a la competencia, cerrar ventas y evitar la pérdida de clientes antes de que ocurra.

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5. Herramientas de CMS

Es imposible hablar de transformación digital sin mencionar los CMS (content management system, sistema de gestión de contenidos) como software clave. Un CMS te permite crear y gestionar contenido digital, como sitios web y apps móviles. Según CSO Insights, el 70 % de los compradores define por completo sus necesidades por su cuenta antes de hablar con un comercial, y el 44 % identifica soluciones digitales concretas antes de contactar con un vendedor. Por eso, tu contenido web y su presentación son clave en el proceso de decisión de tus compradores.

Los sitios web que funcionan son visualmente atractivos, fáciles de navegar, ofrecen información relevante y segmentada, y responden a las preguntas frecuentes.

Entre los sistemas más conocidos están WordPress, Prestashop o Drupal. Cada uno tiene sus ventajas en funcionalidades, facilidad de uso y precio frente a los sitios hechos a medida. Si no tienes un equipo interno dedicado a crear y gestionar tu CMS, puede merecer la pena contar con una agencia experta que construya tu sitio web y tu experiencia de cliente ideales.

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6. Almacenamiento en la nube

Las soluciones de almacenamiento en la nube son esenciales para las organizaciones que buscan escalabilidad, despliegue rápido y una gestión de la información superior. Con el almacenamiento en la nube no hay hardware, así que puedes reducir o ampliar la capacidad según lo necesites. La información está disponible en todo el mundo, desde cualquier sistema y en cualquier momento, así que no tienes que preocuparte por el acceso según la región.

Nacidas de la necesidad de un entorno de trabajo más flexible y móvil, las soluciones en la nube están transformando nuestra forma de trabajar. Los empleados operativos, el personal de tienda, quienes viajan con frecuencia y muchos otros perfiles móviles dependen del almacenamiento en la nube para acceder a los datos sin estar atados a una oficina física.

Además, situaciones de crisis como el reciente periodo de confinamiento mundial por el coronavirus pusieron de relieve la importancia de la digitalización. Muchas organizaciones tuvieron problemas para dar acceso remoto a sus empleados porque dependían de soluciones de almacenamiento locales y físicas. Con el auge del teletrabajo, el almacenamiento en la nube es imprescindible para las organizaciones que quieren mantener su actividad en todo momento y desde cualquier lugar.

Además, está demostrado que las soluciones de almacenamiento en la nube ofrecen altos estándares de seguridad. La seguridad de los datos es fundamental para cualquier empresa, sobre todo ahora que normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) obligan a las empresas a reforzar sus medidas de seguridad. Hoy, proveedores de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive y DropBox demuestran que pueden ofrecer estándares de seguridad iguales o incluso superiores a los de las soluciones de almacenamiento internas.

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7. Herramientas de gestión de proyectos

Gestionar bien los proyectos significa más eficiencia, llegar antes al mercado y ganar a la competencia. No basta con elegir la herramienta digital de gestión de proyectos adecuada para tu organización: también tienes que asegurarte de que se adopte de forma generalizada.

Una herramienta de gestión de proyectos bien utilizada ayuda a tus equipos a crear y planificar tareas, cumplir los plazos, seguir el progreso, ganar eficiencia y capacidad de respuesta, y ofrecer una visión global a los miembros del equipo y a los mánagers. En definitiva, se traduce en empleados más productivos, proyectos exitosos y clientes satisfechos.

Para impulsar la adopción de las herramientas de gestión de proyectos, puedes configurar alertas por correo o notificaciones cada vez que cambie el estado de un proyecto, un miembro del equipo complete una tarea o alguien pida ayuda. Compartir documentos dentro de la herramienta te permite abordar al instante flujos de trabajo y tareas complejas con varias personas, sin pasar por tu bandeja de entrada ni organizar reuniones eternas.

Algunas soluciones de gestión de proyectos muy conocidas son Jira, Trello, Monday y Asana. Analiza las distintas opciones disponibles y elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Piensa en cómo se integrarán estas herramientas en tu digital workplace, teniendo en cuenta tu suite colaborativa, tu plataforma de intranet y las demás herramientas que ya utilizas.

8. Herramientas de gestión de la selección de personal

La selección y el onboarding tienen efectos a largo plazo en la cultura corporativa, el rendimiento y la rentabilidad. Por eso es importante invertir bien en las herramientas que usas para facilitar estos procesos.

Con una herramienta digital de selección, puedes identificar currículums y compartirlos fácilmente con los miembros del equipo y los responsables de contratación. Puedes comentar, publicar el feedback de las entrevistas y organizar los siguientes pasos del proceso, para tomar decisiones informadas y colectivas. TalentSoft y SmartRecruiters están hoy entre las herramientas de gestión de la selección más relevantes, y ayudan a los equipos de RR. HH. y selección a no perder tiempo revisando currículums o entrevistando a candidatos que no encajan.

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9. Herramientas de contabilidad digital

No es ninguna sorpresa que la contabilidad se considere a menudo tediosa y lenta, pero también es una de las áreas más importantes de cualquier organización en eficiencia, seguridad y precisión. Invertir en las herramientas digitales y la capacitación de tu equipo de finanzas y contabilidad puede ayudarte a acelerar procesos, reducir riesgos y ahorrar dinero.

Herramientas como Sage, NetSuite y SAP ERP están muy extendidas, pero cuando evalúes herramientas de contabilidad digital, busca integraciones con terceros, disponibilidad en la nube, una interfaz intuitiva y fácil de usar, y funciones de reporting y facturación.

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10. Herramientas de gestión de nóminas

Por último, pero no por ello menos importante, están los sistemas de gestión de nóminas. La gestión de nóminas es otra tarea que consume mucho tiempo y exige mucho trabajo manual y repetitivo, pero con la herramienta adecuada puede hacerse de forma más rápida, sencilla y precisa.

Cuando transformas un negocio, tienes que incluir herramientas que automaticen distintos procesos de RR. HH., como las nóminas y los gastos. Herramientas como Payfit, Workday y Figgo te permiten centralizar y gestionar las ausencias de los empleados, los gastos, las horas por proyecto, el desarrollo profesional y mucho más. En lugar de controlar a mano la actividad y los procesos, la solución digital automatiza las tareas y ofrece paneles y analíticas globales. Y no es solo para los responsables de RR. HH. en el back office: los empleados pueden pedir días libres o enviar y seguir sus gastos directamente en el sistema.

Así, las herramientas de gestión de nóminas ahorran a RR. HH. y a los empleados el tiempo de rellenar hojas de cálculo y tablas, para que puedan centrarse en tareas estratégicas de más valor.

LumApps impulsa tu transformación digital con una plataforma de intranet social y colaborativa adaptada a las necesidades de tu empresa.

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