9 étapes essentielles pour mesurer le ROI de votre intranet

Comment mesurer le ROI de l'intranet ?

1. Étudiez les cas clients d'autres entreprises

L'expérience d'autres dirigeants est riche d'enseignements. Faites quelques recherches en ligne pour trouver des études de cas sur des projets intranet et voir ce que d'autres entreprises en ont retiré.

Par exemple, Forrester a étudié 6 entreprises dans son rapport Total Economic Impact of LumApps et a constaté l'impact suivant sur la productivité :

• Les collaborateurs de bureau ont gagné en moyenne 25 minutes par semaine, libérant du temps pour leurs tâches et projets.
• Un gain de productivité des collaborateurs de bureau de près de 7,5 millions de dollars.
• Un gain de productivité des collaborateurs de terrain de près de 2 millions de dollars.

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2. Définissez vos propres objectifs clés

Avant de lancer une analyse de votre intranet, définissez précisément ce que vous voulez étudier. Autrement dit : de quoi vos collaborateurs se plaignaient-ils avant l'intranet, et qu'est-ce qui les empêchait de bien travailler ?

Ici, « bien travailler » couvre tout ce qui freinait la productivité, la capacité à répondre vite et bien aux clients, à trouver les meilleures solutions et à s'investir pleinement. Vous pouvez aussi traiter la « fuite des savoirs » qui survient quand un collaborateur clé part ou prend sa retraite. Ses connaissances, souvent acquises au fil de longues années d'expérience, partent avec lui.

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3. Équipez votre intranet d'un outil d'analyse

Autrefois, l'efficacité d'un intranet se mesurait surtout à son adoption : nombre de pages, nombre de contributeurs, etc. Avec l'évolution des intranets, la mesure du ROI a intégré des indicateurs d'activité, comme le nombre de vues et de commentaires reçus par chaque contenu.

Aujourd'hui, un logiciel intranet avancé mesure bien plus : économies réalisées ou revenus générés, baisse des coûts de développement, scores de service client. Tous ces indicateurs servent à mesurer l'impact et la valeur de l'intranet pour votre entreprise.

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4. Analysez les KPI de l'intranet

Les KPI (indicateurs clés de performance) servent à de nombreuses entreprises pour mesurer leur réussite. Ils permettent de suivre la performance dans le temps et aident dirigeants et managers à comprendre les étapes vers un objectif. Les entreprises s'en servent pour savoir où elles en sont et se comparer à des organisations similaires.

Mesurez vos KPI avant et après le lancement de l'intranet, puis de façon continue. Lors de l'analyse, repérez les tendances : elles vous donneront les réponses dont vous avez besoin.

Article recommandé :Top 15 des KPI et indicateurs intranet à suivre en entreprise

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5. Utilisez des enquêtes en ligne pour mesurer l'engagement

Pourquoi mesurer l'engagement des collaborateurs ? Des collaborateurs engagés sont plus motivés et plus productifs. Un rapport de la Workplace Research Foundation indique que 38 % des collaborateurs engagés sont plus productifs. Quand les collaborateurs sont engagés, le turnover baisse nettement. Ils recommandent aussi plus volontiers votre entreprise à leurs proches comme un bon employeur.

Une enquête en ligne anonyme doit aborder les points suivants :

• l'efficacité du management ;
• le sens donné au travail ;
• les possibilités d'évolution ;
• les relations avec les collègues ;
• l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

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6. Mesurez le taux de rebond de vos pages

Les webmasters suivent le taux de rebond de leurs sites et landing pages pour évaluer la conversion, la pertinence et piloter leurs contenus. Un taux de rebond élevé signifie que le visiteur n'est resté que peu de temps sur la page, parfois quelques secondes à survoler le contenu. Un taux faible indique qu'il reste sur la page et prend le temps d'assimiler le contenu.

Pour calculer le taux de rebond, on définit des paramètres qui suivent le nombre de visiteurs d'une page et le temps passé avant qu'ils ne la quittent. Le taux de rebond révèle quels contenus de l'intranet plaisent le plus à vos collaborateurs.

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7. Évaluez vos économies directes

Il s'agit maintenant de vérifier si votre intranet est rentable. L'investissement peut être important : il est donc essentiel de mesurer son impact sur vos résultats financiers. Les économies directes comprennent :

• moins de dépenses de papier ;
• moins de dépenses de toner ;
• moins d'appels téléphoniques ;
• moins de frais de déplacement.

Ces économies s'additionnent avec le temps. Commencez par suivre la fréquence de vos commandes de papier. Partez de la consommation avant l'intranet, puis observez l'évolution. Elle devrait baisser à mesure que vos collaborateurs communiquent plus facilement sans imprimer.

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8. Calculez vos économies indirectes

Les coûts indirects concernent l'installation et la distribution des logiciels. Des applications tierces ou personnalisées peuvent fonctionner directement sur l'intranet. Vous n'avez donc plus à les installer ni à les gérer poste par poste.

Avec un intranet, les applications sont hébergées à un endroit central, tout comme les mises à jour. Vous gagnez du temps et de l'argent. Le support IT n'a plus à vérifier que chacun dispose des dernières versions. Si votre entreprise emploie des collaborateurs à distance, les économies peuvent être importantes.

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9. Vérifiez si l'efficacité globale a progressé

L'efficacité globale est un indicateur clé du ROI de votre intranet. Une entreprise efficace maîtrise ses coûts et se prépare bien à l'avenir. Elle est agile et réagit vite aux évolutions du marché. On la mesure à ses économies, mais aussi à la rapidité avec laquelle elle lance de nouveaux produits et services sur son marché cible.

Avec un intranet, vos collaborateurs collaborent beaucoup plus facilement et livrent produits et services plus vite. Pour savoir dans quelle mesure votre intranet y contribue, comparez la rapidité d'un processus avec les méthodes classiques et avec l'intranet.
 

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Quelle est la valeur d'un intranet ?

Un intranet moderne apporte plusieurs bénéfices concrets. C'est un outil puissant qui favorise la communication et la collaboration entre collaborateurs de tous niveaux dans un digital workplace. Il est simple à utiliser pour tous et tourne le dos au vieux management du « nous contre eux ».

Avec un intranet d'entreprise, chaque collaborateur est invité à lire les publications et à participer. Cet outil de communication permet de prendre le pouls des équipes. Il sert aussi à mesurer l'engagement : ce qui fonctionne bien pour les collaborateurs et ce qui peut être amélioré.

Concrètement, la valeur d'un intranet comprend aussi les bénéfices suivants :

— Des processus plus efficaces

Quand un collaborateur cherche un mode d'emploi, par exemple pour remplir un formulaire, il n'a pas à attendre qu'un collègue ou un autre service lui réponde. Il trouve lui-même l'information sur l'intranet.

— Moins de réunions

Les réunions sont parfois utiles au lancement d'un projet, pour fixer les objectifs et répartir les tâches. Ensuite, la plupart des collaborateurs préfèrent avancer sur leurs projets plutôt que d'en parler en réunion. Les outils de communication de l'intranet permettent de poser une question, de partager une information utile ou de demander de l'aide à son manager sans se voir en personne. Le problème se règle vite et chacun peut reprendre son travail.

— Des connaissances et une expertise mieux partagées

Chacun dans l'entreprise possède des connaissances et une expertise à partager. L'intranet fait aussi office d'annuaire : vos collaborateurs y trouvent les collègues dont la formation ou le parcours leur permet de répondre à une question précise.

La valeur d'un intranet varie selon les services. Un directeur de la communication interne ne suit sans doute pas les mêmes indicateurs qu'un directeur IT. Évaluez donc la valeur que l'intranet apporte à chacun. Voici les points à prendre en compte :

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La valeur d'un intranet pour les équipes RH :

Un client LumApps a constaté les bénéfices suivants pour son équipe RH. Cogeco, entreprise de télécommunications, affiche un score de satisfaction des collaborateurs de 88 % et a gagné 38 points d'eNPS.

Un intranet efficace comprend un espace RH dédié qui répond aux questions des collaborateurs et fluidifie les relations avec le service RH :
• Une meilleure productivité des collaborateurs
• Une meilleure fidélisation et moins de départs de talents
• Moins d'interruptions liées aux départs
• Moins de temps et d'argent consacrés au recrutement et à la formation
• Du temps gagné grâce à l'automatisation

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La valeur d'un intranet pour les équipes de communication interne :

• Des coûts d'employee advocacy réduits
• Plus de productivité grâce à moins de tâches manuelles
• Des coûts évités grâce à la consolidation de l'IT
• Plus de collaboration et de partage des connaissances

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La valeur d'un intranet pour les équipes commerciales et service client :

• Un accès rapide aux supports de vente et à la documentation produit, pour plus de productivité.
• Plus de collaboration entre les ventes et d'autres équipes comme le marketing ou le produit.
• Des coûts réduits en mettant en ligne les supports de vente : brochures, livres blancs, études, etc.
• Des promotions et opérations marketing lancées plus vite.
 

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Combien coûte un intranet ?

Répondre à la question « Combien coûte un intranet ? », c'est un peu comme répondre à « Combien mesure un bout de ficelle ? ». Dans les deux cas, la bonne réponse est : « Ça dépend. »

Pour un intranet, plusieurs facteurs déterminent le coût de cette transformation numérique :

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