Les fusions et acquisitions sont souvent complexes, et de nombreux facteurs peuvent contribuer à leur échec : changements de direction, conflits culturels, attentes irréalistes, voire perte de confiance des employés. Mais il existe un élément qui peut relever tous ces défis : la communication.

Un plan de communication stratégique est essentiel lors d'une fusion ou d'une acquisition afin de garantir la transparence, d'instaurer la confiance et de minimiser la confusion parmi les parties prenantes. Il permet d'aligner les employés, les clients et les investisseurs sur la vision de la nouvelle organisation, réduisant ainsi les résistances et garantissant une transition plus fluide. Une communication claire peut prévenir la désinformation, maintenir le moral et favoriser la collaboration, contribuant ainsi à la réussite du processus de fusion-acquisition.

Dans cet article, nous allons explorer comment une communication efficace, soutenue par la technologie, peut connecter les employés, instaurer la confiance et augmenter les chances de réussite d'une fusion ou d'une acquisition.

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Fusion-acquisition: 3 tactiques de communication 

1. Clair, Concis et Cohérent

‍Une fusion-acquisition réussie repose sur une communication efficace. Les experts en communication interne doivent ainsi :

• Transmettre des messages clairs et directs
• Utiliser un langage concis, structuré en points clés et paragraphes 
• Proposer des briefs cohérents avec des échéances et des étapes précises

Une communication transparente et directe permet de maintenir les employés engagés et impliqués.

Certaines entreprises préfèrent être discrètes en matière de communication parce que le changement est déstabilisant et qu'elles ne peuvent pas toujours donner de réponses claires. Pourtant, il est essentiel d'adopter une approche franche. Les employés accepteront des informations ambiguës s'ils peuvent poser des questions. Ce qui importe n'est pas de fournir toutes les réponses mais de créer un environnement qui encourage le dialogue.

2. Racontez l'histoire‍

Les collaborateurs acceptent mieux le changement lorsqu'ils en comprennent les raisons. La principale préoccupation est souvent de savoir comment cela les affectera directement. Les entreprises ont donc la responsabilité d’assurer les meilleures conditions pour les collaborateurs et de les tenir informés.

D'après une étude de McKinsey, s’assurer  que les employés ont compris la stratégie et la vision derrière la fusion est une étape cruciale dans la phase d'annonce. C’est pour cela qu’une communication efficace est essentielle dès le début d'une fusion. En exposant clairement la stratégie, les organisations s'assurent une période de transition plus harmonieuse et garantissent une transmission cohérente du message aux collaborateurs, aux fournisseurs et à d'autres parties prenantes.

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3. Impliquez les collaborateurs en interne

L’implication des collaborateurs joue un rôle important. Pour faciliter la communication, il est important d’identifier des représentants tels que des managers et les collaborateurs. Ces groupes ont pour rôle de diffuser les bons messages dans toute l'entreprise et favorisent une communication à double sens.

Un manque d'implication interne peut précipiter une vague de départs. Par exemplen lorsque Sprint a acquis une participation majoritaire dans Nextel Communications pour 35 milliards de dollars de stock options, ils étaient sur le point de devenir le troisième plus grand fournisseur de télécommunications. Cependant de nombreux cadres et managers de Nextel ont préféré partir à cause du changement trop violent de culture d'entreprise. Les collaborateurs de Nextel ont été exclus de toutes décisions et ont dû faire face à des processus interminables par les cadres de Sprint. Trois ans plus tard, Sprint Nextel a enregistré une perte trimestrielle de 29,5 milliards de dollars et l'action a largement perdu de sa valeur.

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M&A - Mettez la technologie au service de l’expérience collaborateur

La communication et l'expérience employé sont intrinsèquement liées. Les fusions-acquisitions provoquent de profonds changements surtout si une stratégie de communication adéquate n'est pas mise en place. Une mauvaise communication peut entraîner par exemple des effets négatifs sur la culture, la rétention des collaborateurs, la réputation médiatique etc. 

C’est particulièrement vrai lorsque les équipes sont dispersées à travers différents pays, différents bureaux, voire même en télétravail. C’est pourquoi la technologie est le meilleur atout pour atteindre tous les employés, peu importe où ils vivent ou travaillent. Mettre en place une communication efficace, ciblée et claire à un grand nombre de collaborateurs est désormais possible grâce à un intranet moderne capable de toucher tous les collaborateurs.

Exploiter cette technologie nécessite cependant une certaine organisation. Découvrez les  cinq étapes du processus de fusion-acquisition et comment un intranet moderne s'intègre à cette stratégie.

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Phase 1 : Conception et mise en oeuvre

La phase initiale est confidentielle, les plans se précisent et la stratégie se met en place. Il faut établir des grandes étapes, des délais et des objectifs avant l’annonce.

Comment utiliser efficacement son intranet : Créez une communauté avec les parties prenantes et les leaders qui contribueront à faciliter la transition. Avec l’intranet, il est possible de créer des communautés privées et confidentielles avec des paramètres d'autorisation et des fonctionnalités de collaboration strictes. Cette communauté sert de fondation pour le reste du processus.

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Phase 2 : Annonce

L’étape de l’annonce lance officiellement le processus de fusion-acquisition. Il y a beaucoup de travail qui se fait en amont, mais l'annonce ouvre les portes à une collaboration élargie et alerte toutes les parties prenantes.

Comment utiliser efficacement son intranet : En plus d'un message clair et bien articulé, les échanges ouverts avec les collaborateurs aident à les maintenir engagés et pourraient éviter certains départs. Il est crucial de créer un espace sur l'intranet dédié à une communication ouverte, où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations et poser leurs questions.

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Phase 3 : Préparation de l’intégration

La phase post-annonce est souvent celle où de nombreuses organisations commettent l'erreur de sous-communiquer. Il n’est pas encore possible de répondre à toutes les questions à ce stade mais les collaborateurs, anciens et nouveaux, sont impatients d'obtenir de nouvelles informations.

Comment utiliser efficacement son intranet : Cette phase est le moment idéal pour créer un comité de pilotage : une ‘communauté’ qui réunit les parties prenantes des différents services. Les membres de la communauté peuvent rester informés et donner leur avis au fur et à mesure que le processus avance.

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Phase 4 : Jour 1

La phase Jour 1 est le résultat du travail de tous les acteurs impliqués. Si elle est réussie, les employés sont normalement enthousiastes et comprennent parfaitement ce qui les attend.

Comment utiliser efficacement son intranet :  Donnez l'opportunité aux membres de l'équipe de se connecter et de célébrer la nouvelle via l’intranet. Ces conversations créent une dynamique en faveur de la restructuration.

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Phase 5 : Faciliter l'intégration

La dernière phase est probablement la plus longue. Lorsque la fusion-acquisition commence officiellement, le travail n’est pas encore terminé. Les nouveaux employés doivent s'intégrer : c’est le processus de restructuration qui commence.

Comment utiliser efficacement son intranet : Cette phase nécessite une nouvelle approche de la communication. Il faut non seulement planifier et partager les informations, mais aussi créer un sentiment d'appartenance. Pour cela, créez un espace sur votre intranet dédié à l'onboarding avec toutes les ressources nécessaires. Votre intranet pourrait même proposer des formations vidéo ou des parcours d'onboarding personnalisés par e-mail. Cela permettrait d'envoyer une série d'e-mails contenant des informations essentielles pour les nouveaux employés. 

Étude de cas Fusions & Acquisitions : Just Eat Takeaway.com

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Just Eat Takeaway.com est le leader international dans la livraison de repas en ligne. L’entreprise est née d’une fusion entre Takeaway.com (fondée aux Pays-Bas) et Just Eat (fondée au Danemark) en janvier 2020. 

Just Eat Takeaway.com (JET) connecte des dizaines de millions de clients à plus de 250 000 restaurants répartis dans 23 marchés. La fusion a regroupé plus de 4 000 employés de chaque côté. Leur plateforme, The Kitchen développée par LumApps, a joué un rôle crucial dans leur stratégie de communication interne. 

Bien que Takeaway.com et Just Eat avaient un business model similaire, leur approche en matière de communication numérique différait fortement.

JET a identifié trois domaines qui nécessitent une fusion entre les ressources et la technologie :

• Les flux de travail des départements et équipes
• La gestion des pays et plateformes
• Les flux de travail transversaux aux équipes

La conduite du changement et la communication sont comme des éléments clés au sein des équipes. Cependant, Takeaway.com ne disposait pas d'équipe de communication interne et  n’avait que très peu de canaux de partage d'informations. 

Ils devaient donc être intégrés dans The Kitchen avant la mise en place du plan post-fusion. The Kitchen a alors permis à différentes équipes de commencer à travailler ensemble rapidement.

En juin 2020, JET a réalisé un audit des outils actuels, des personnalisations, du rebranding, des formations et des tests. Un microsite a également été mis en place deux semaines avant pour les tests et la collecte de feedback. Enfin, JET a lancé une campagne pour informer les employés du changement et présenter la nouvelle plateforme.

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Comment l'intranet a renforcé l'engagement chez JET

Au-delà des aspects purement techniques, The Kitchen a aidé JET à maintenir une communication cohérente avec les employés et à apaiser les craintes. Avec l'aide de leur nouvelle intranet, JET a ciblé trois objectifs principaux :

• Aider les gens à comprendre pourquoi (expliquer)
• Créer un sentiment d'appartenance
• Mettre en avant des porte paroles actifs qui ont à cœur les intérêts de l'entreprise

Plusieurs mois après l'acquisition, JET a enregistré 83% d'utilisateurs actifs de The Kitchen. Et 75% ont déclaré se sentir impliqués et connectés à l'entreprise.

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