Les fusions ne se limitent pas à la combinaison d'actifs et de dettes ; elles réunissent également différentes cultures, opérations et styles de gestion. Si votre entreprise fusionne avec une autre, envisagez d'utiliser un intranet pour communiquer. Un intranet est bien plus qu'un simple outil de communication.

Les fusions et acquisitions (M&A) sont des périodes de transformation qui génèrent souvent de l'incertitude et de l'anxiété chez les employés. Un intranet robuste agit comme un système nerveux central, garantissant une communication claire, cohérente et continue, ce qui est essentiel pour une transition en douceur et la fidélisation des talents.

En période de changement important, un intranet peut être un outil précieux pour tenir les employés informés et connectés. Il peut aider à rationaliser la communication et la collaboration, et garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde. En utilisant un intranet, vous pouvez faciliter une transition en douceur et maintenir la productivité tout au long du processus de fusion.

Voyons comment un intranet peut faciliter la communication interne lors d'une fusion.

Pourquoi la communication est-elle essentielle après l'annonce d'une fusion ?

La communication interne est absolument essentielle après l'annonce d'une fusion, car elle constitue le fondement d'une intégration réussie. La période qui suit immédiatement une telle annonce est souvent caractérisée par une grande inquiétude et une grande incertitude chez les employés. Sans une communication claire, cohérente et empathique, ces inquiétudes peuvent rapidement s'intensifier et avoir des conséquences néfastes pour la nouvelle entité.

Réduire l'incertitude et la peur grâce à une communication claire

Tout d'abord, une communication interne efficace après une fusion réduit l'incertitude et la peur. Les employés s'inquiètent naturellement pour la sécurité de leur emploi, les changements dans leurs fonctions, leur rémunération, leurs avantages sociaux et la culture future de l'entreprise. Le vide en matière d'information est rapidement comblé par des rumeurs et des spéculations, qui peuvent être bien plus préjudiciables que la vérité. Une communication proactive et transparente de la part de la direction permet de répondre directement à ces préoccupations, d'apporter des éclaircissements et d'aider à atténuer le stress. Cette transparence renforce la confiance et favorise un sentiment de sécurité, permettant aux employés de se concentrer sur leur travail plutôt que sur des scénarios hypothétiques.

Fidéliser les meilleurs talents et booster le moral des employés

Deuxièmement, une communication interne solide est essentielle pour fidéliser les meilleurs talents et maintenir le moral. Les employés hautement qualifiés et précieux, déjà très recherchés, peuvent commencer à chercher ailleurs s'ils se sentent laissés dans l'ignorance ou perçoivent un manque d'intérêt pour leur bien-être. En expliquant clairement la logique stratégique derrière la fusion, la vision de la nouvelle entreprise et la place de chaque employé dans cet avenir, les organisations peuvent présenter des arguments convaincants pour les inciter à rester. Des mises à jour régulières, des possibilités de donner leur avis et la reconnaissance de leurs contributions renforcent leur valeur, les gardant engagés et motivés pendant une période de transition difficile. Cet engagement envers leurs employés garantit que l'entité fusionnée conserve le capital humain essentiel à son succès à long terme.

Quelles sont les étapes clés de la planification de la communication lors d'une fusion ou d'une acquisition ?

Une planification efficace de la communication lors d'une fusion ou d'une acquisition est un processus méticuleusement orchestré qui garantit la stabilité, maintient le moral et favorise une intégration réussie. Il s'agit de créer un intranet prêt pour l'avenir, qui s'adapte à votre façon de travailler et sert de centre de connexion pour les employés afin que tous restent alignés et engagés.

1. Constituez une équipe de communication interfonctionnelle dédiée

Commencez par former une équipe de communication dédiée aux fusions et acquisitions. Cette équipe doit comprendre des représentants des services de communication interne, des ressources humaines, du service juridique, de la direction et du service informatique des deux entités qui fusionnent. Cela garantit la cohérence de la stratégie, des messages et des canaux de communication, favorise une voix unifiée et évite les incohérences qui pourraient nuire à la confiance.

2. Identifiez et comprenez tous les publics clés

Ne pensez pas uniquement aux « employés ». Segmentez vos parties prenantes internes et externes. En interne, prenez en compte tous les employés, les travailleurs de première ligne, le personnel à distance, la direction, les personnes à fort potentiel et celles dont les rôles pourraient être affectés. En externe, cela inclut les clients, les partenaires, les investisseurs, les médias et les régulateurs. Chaque groupe a des préoccupations et des besoins d'information qui lui sont propres, ce qui nécessite des messages et des canaux de diffusion adaptés.

3. Développez des messages clés clairs, cohérents et empathiques

Rédigez un récit convaincant qui explique les raisons de la fusion-acquisition. Cela inclut la justification stratégique, la vision de la nouvelle entité fusionnée et les avantages attendus pour toutes les parties prenantes. Soyez transparent sur les défis potentiels tout en soulignant les opportunités de croissance et d'innovation. Les messages doivent être concis, cohérents sur toutes les plateformes et délivrés avec empathie afin de répondre directement aux inquiétudes.

4. Sélectionnez les canaux et les outils de communication appropriés

Choisissez une combinaison de canaux afin de garantir une portée et un impact maximum. Cela inclura probablement un intranet central (comme LumApps, votre plateforme connectée pour les employés) pour les annonces officielles, les FAQ, les vidéos de la direction et les mises à jour régulières. Complétez cela par des e-mails à l'échelle de l'entreprise, des réunions publiques en direct ou virtuelles pour des questions-réponses interactives, des briefings d'équipe animés par les responsables et des outils de collaboration sociale interne pour la communication informelle et la connexion.

5. Planifiez votre calendrier de communication et votre stratégie pour le « jour J »

Élaborez un calendrier détaillé pour toutes les communications, depuis les préparatifs préalables à l'annonce jusqu'aux mises à jour post-intégration. Le plan pour le « jour J » est crucial :

• Avant l'annonce : informez les principaux dirigeants et responsables, préparez tous les supports de communication et mettez en place votre plateforme intranet dédiée à la fusion-acquisition.
• Jour de l'annonce : diffusez des messages synchronisés de la direction par e-mail, sur l'intranet et lors de réunions publiques en direct. Les responsables organisent immédiatement des discussions avec leurs équipes.
• En continu : prévoyez des mises à jour régulières, des mécanismes de retour d'information et la célébration des étapes importantes. Cela permet de gérer les attentes et de réduire les spéculations.

6. Créez des ressources complètes et donnez les moyens d'agir aux responsables

Fournissez des ressources accessibles pour aider les employés à s'adapter aux changements. Cela comprend une section FAQ régulièrement mise à jour sur l'intranet, des guides clairs sur les nouvelles politiques, les avantages et les systèmes, ainsi que des canaux pour poser des questions. Il est essentiel de fournir à tous les responsables des arguments détaillés, des formations et des outils de soutien pour leur permettre de mener des conversations délicates et de répondre efficacement aux questions de leur équipe.

7. Établissez une communication continue et des boucles de rétroaction

La communication en matière de fusion-acquisition n'est pas un événement ponctuel, mais un processus continu. Prévoyez des mises à jour régulières sur l'avancement de l'intégration, célébrez les succès et mettez en avant les initiatives de fusion culturelle. Mettez en place des mécanismes de rétroaction formels et informels, tels que des sondages ponctuels, des boîtes à suggestions et des lignes directes vers les RH/la communication, afin d'écouter activement les préoccupations des employés et d'adapter votre stratégie si nécessaire. Cette approche itérative garantit que l'ensemble du personnel reste engagé et se sent valorisé.

Modèle et exemples de plan de communication interne pour les fusions et acquisitions

Pour naviguer avec succès dans les complexités des fusions et acquisitions (M&A), il est essentiel de disposer d'une stratégie de communication interne solide. Voici les actions et initiatives clés à mettre en œuvre pour que votre plateforme connectée pour les employés devienne le pilier central d'une transition en douceur.

Vision : Assurer une transition M&A transparente, fluide et responsabilisante grâce à une communication interne claire, cohérente et empathique, en favorisant une culture unifiée et en maintenant la continuité des activités.

Principe fondamental : l'intranet sert de système nerveux central, connectant chaque employé aux informations vitales, aux outils essentiels et à ses collègues, quel que soit son lieu de travail.

Phase 1 : avant l'annonce (semaines/jours avant)

Objectif : préparer le terrain pour une annonce contrôlée, transparente et percutante.

• Former une équipe de communication interfonctionnelle dédiée à la fusion : mettre en place une équipe dédiée composée de représentants des services de communication interne, des ressources humaines, du service juridique, du service informatique et de la direction des deux entités fusionnées. Cela garantit la cohérence des messages et la coordination des efforts.
• Élaborer un cadre de communication clé : rédiger des messages clés clairs, concis et cohérents qui expliquent les raisons de la fusion, la vision stratégique et les avantages attendus pour les employés et l'entité fusionnée. Être honnête quant aux défis à relever, mais mettre l'accent sur les opportunités.

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Phase 2 : Annonce (jour 0)

Objectif : Communiquer la nouvelle de manière claire, cohérente et empathique, en apportant immédiatement soutien et informations.

• Briefings et outils pour les dirigeants : Fournissez à tous les managers et chefs d'équipe des documents d'information complets, des FAQ, des points de discussion et des directives sur la manière de mener des conversations délicates avec leurs équipes. Des messages vidéo préenregistrés des dirigeants peuvent également être préparés pour être diffusés immédiatement.
• Plan de communication pour le « jour 1 » : établissez un calendrier précis pour les premières annonces. Cela comprend les e-mails du PDG à l'ensemble du personnel, les annonces sur l'intranet et les réunions d'information simultanées (en personne ou virtuelles) dans tous les sites afin de communiquer directement la nouvelle et de répondre aux questions immédiates.
• Lancement d'un portail intranet dédié aux fusions-acquisitions : créez une section sécurisée et facilement accessible sur votre intranet qui servira de source unique d'informations. Ce portail doit contenir l'annonce officielle, les raisons de la fusion-acquisition, les messages de la direction, une FAQ et les coordonnées d'un interlocuteur clairement identifié pour répondre aux questions.

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Phase 3 : Phase post-annonce et intégration

• Visibilité et communication continues de la direction : Planifiez régulièrement des messages vidéo, des sessions « Ask Me Anything » (AMA) avec les dirigeants des deux entreprises et des « discussions informelles » afin de maintenir un flux d'informations constant. Présentez les nouveaux dirigeants et mettez en avant leur engagement envers l'organisation fusionnée.
• Système complet de FAQ et de questions-réponses : mettez à jour et enrichissez en permanence le portail intranet dédié à la fusion-acquisition avec une FAQ évolutive. Mettez en place une fonctionnalité permettant de soumettre des questions de manière anonyme, en vous engageant à y répondre de manière transparente et dans les meilleurs délais, même si la réponse est « nous ne savons pas encore ».
• Témoignages d'employés et mise en avant de la culture d'entreprise : utilisez l'intranet pour combler activement les fossés culturels. Publiez des articles, des vidéos et des interviews d'employés des deux anciennes entreprises, en mettant en avant les valeurs communes, la diversité des points de vue et les exemples de collaboration réussie.
• Tableaux de bord sur l'avancement de l'intégration : fournissez des informations transparentes sur le processus d'intégration. Cela peut inclure le calendrier du projet, les étapes clés franchies et les domaines prioritaires pour les semaines ou les mois à venir. Des tableaux de bord visuels peuvent aider à rendre les informations complexes plus compréhensibles.
• Événements virtuels « Connect & Learn » : organisez des rencontres virtuelles, des sessions de partage de compétences et des ateliers collaboratifs qui encouragent les employés des différentes anciennes entités à se rencontrer, à apprendre les uns des autres et à établir de nouvelles relations de travail.
• Espaces de collaboration dédiés : pour les équipes d'intégration et les nouveaux groupes interfonctionnels, créez des espaces de projet spécifiques sur l'intranet. Ces espaces doivent permettre le partage de documents, la gestion des tâches et la communication en temps réel afin de favoriser une productivité immédiate.
• Ressources pour l'intégration des nouveaux employés : développez des parcours d'intégration sur mesure sur l'intranet pour les employés qui rejoignent la nouvelle entité. Ceux-ci doivent inclure des informations sur les nouvelles politiques RH, les avantages sociaux, les systèmes informatiques et les normes culturelles, afin de garantir une transition en douceur vers leurs nouvelles fonctions.
• Canaux de feedback et sondages : mettez en place des sondages réguliers et anonymes pour évaluer le sentiment des employés, identifier les domaines de préoccupation et mesurer l'efficacité des efforts de communication. Fournissez des canaux clairs permettant aux employés de faire part de leurs suggestions et de leurs commentaires.
• Célébrez les étapes importantes et les succès : utilisez l'intranet pour reconnaître et célébrer publiquement les étapes importantes de l'intégration, les réalisations de l'équipe et les contributions individuelles au succès de la nouvelle entreprise. Cela favorise une atmosphère positive et renforce les avantages de la fusion.
• Ressources pour les managers : fournissez aux managers une formation continue et des ressources sur la manière de diriger leurs équipes pendant le changement, de gérer les conversations difficiles et de renforcer la vision de la nouvelle entreprise. Un portail dédié aux managers sur l'intranet peut héberger ces ressources.
  

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En mettant en œuvre ces mesures et initiatives, guidées par un intranet avant-gardiste, les organisations peuvent transformer le processus de fusion-acquisition en une opportunité de croissance, de connexion et d'avenir plus radieux et plus intégré.

Ce plan offre un cadre solide pour gérer la communication pendant les fusions-acquisitions, en veillant à ce que chaque point de contact renforce la vision d'un avenir plus radieux et plus connecté.

À qui incombe cette responsabilité ? Naviguer dans les fusions-acquisitions grâce à un plan collaboratif pour la communication interne

Le maintien d'une communication interne fluide pendant une fusion-acquisition (M&A) est une responsabilité partagée, mais certains rôles et services en sont les principaux responsables. Il s'agit d'un effort hautement collaboratif, dans lequel différentes équipes apportent leur expertise spécialisée afin de garantir la clarté, la cohérence et une expérience positive pour les employés.

Voici une description des principaux rôles et de leurs responsabilités :

1. Équipe de communication interne (responsable principal)

L'équipe de communication interne est le coordinateur central de tous les messages internes liés aux fusions et acquisitions. Ses responsabilités comprennent :

• Élaboration de la stratégie : concevoir la stratégie globale de communication interne pour toutes les phases de la fusion ou acquisition, en l'alignant sur les objectifs commerciaux et en anticipant les besoins des employés.
• Rédaction des messages : élaborer des messages clés, des FAQ, des points de discussion et des supports de communication clairs, cohérents, empathiques et juridiquement irréprochables.
• Gestion des canaux : sélectionner et gérer les canaux de communication interne, l'intranet (comme LumApps) servant de plateforme principale pour les informations officielles. Elle veille à ce que le contenu soit accessible et attrayant sur toutes les plateformes.
• Création et diffusion de contenu : rédaction, révision et publication de toutes les annonces internes, mises à jour, messages de la direction et témoignages d'employés.
• Gestion des commentaires : mise en place et suivi de canaux de feedback (enquêtes, questions-réponses, forums) afin d'évaluer le sentiment des employés, de répondre à leurs préoccupations et d'adapter les stratégies de communication.
• Communication de crise : préparation et réponse aux éventuelles fausses informations, rumeurs ou développements inattendus grâce à une communication rapide et précise.

2. Direction générale (sponsors exécutifs, parties prenantes externes et porte-parole principaux)

Les cadres supérieurs, en particulier les PDG des deux entités qui fusionnent, sont les principaux représentants et porte-parole de la fusion-acquisition. Leurs responsabilités comprennent :

• Articulation de la vision et de la justification : communiquer clairement les raisons stratégiques de la fusion, la vision de la nouvelle entreprise et ses avantages.
• Engagement visible : maintenir une grande visibilité par le biais de réunions publiques, de messages vidéo et d'interactions directes avec les employés afin d'instaurer la confiance et de montrer son engagement.
• Cohérence et authenticité : veiller à ce que les messages clés soient cohérents avec la stratégie de communication globale et transmis avec authenticité afin de renforcer la crédibilité.
• Prise de décision : approuver les messages clés et les plans de communication, en veillant à ce qu'ils soient conformes aux objectifs juridiques et commerciaux.

3. Ressources humaines (représentants des employés et facilitateurs de l'intégration)

Les RH jouent un rôle essentiel, centré sur les personnes, dans la communication interne relative aux fusions et acquisitions, en mettant l'accent sur le bien-être et l'intégration des employés. Leurs responsabilités comprennent :

• Préoccupations des employés : collaborer étroitement avec la communication interne pour répondre aux préoccupations spécifiques des employés concernant leurs rôles, la sécurité de l'emploi, les avantages sociaux, la rémunération et les perspectives de carrière.
• Intégration culturelle : travailler avec la communication interne pour développer des initiatives qui fusionnent les cultures d'entreprise, favorisent un sentiment d'appartenance et mettent en avant les valeurs communes sur l'intranet.
• Accompagnement des managers : fournir aux managers la formation, les outils et les informations dont ils ont besoin pour communiquer efficacement avec leurs équipes et gérer le changement.
• Communication sur les politiques et les avantages sociaux : expliquer clairement les changements apportés aux politiques RH, aux programmes d'avantages sociaux et aux nouvelles structures organisationnelles.
• Intégration et soutien : élaborer et communiquer les processus d'intégration des nouveaux employés qui rejoignent l'entité fusionnée, en utilisant souvent l'intranet comme centre de ressources.

4. Équipe juridique (garants de la conformité)

Le rôle de l'équipe juridique est crucial pour la conformité et l'atténuation des risques. Ses responsabilités comprennent :

• Révision et approbation du contenu : réviser toutes les communications internes avant leur diffusion afin de garantir leur exactitude juridique, leur confidentialité et leur conformité avec la réglementation.
• Conseils en matière de divulgation : conseiller sur ce qui peut et ne peut pas être communiqué à différentes étapes du processus de fusion-acquisition, en particulier en ce qui concerne les informations financières ou concurrentielles sensibles.
• Évaluation des risques : identifier les risques potentiels en matière de communication et travailler avec l'équipe pour élaborer des stratégies visant à les atténuer.

5. Équipe informatique (facilitateurs de plateformes)

L'équipe informatique fournit l'infrastructure technologique nécessaire à la rationalisation des communications internes. Ses responsabilités comprennent :

• Gestion de l'intranet : veiller à ce que la plateforme intranet (par exemple, LumApps) soit robuste, sécurisée, accessible et fonctionne de manière optimale pour gérer l'augmentation du trafic et la diversité des contenus.
• Intégration des outils : intégrer les outils de communication interne à d'autres systèmes métier (SIRH, plateformes de collaboration) afin de créer une expérience fluide pour les employés.
• Assistance technique : fournir une assistance technique pour les canaux de communication, y compris la vidéoconférence pour les réunions générales et garantir l'accessibilité mobile.
• Données et analyses : travailler avec les services de communication interne pour suivre l'utilisation de l'intranet et les indicateurs d'engagement, et fournir des informations sur l'efficacité de la communication.

En résumé, si l'équipe de communication interne dirige généralement la planification stratégique et l'exécution, le succès de la rationalisation de la communication interne pendant les fusions et acquisitions témoigne des efforts de collaboration entre la direction, les ressources humaines, le service juridique et le service informatique, qui travaillent tous via une plateforme connectée destinée aux employés.

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Quels sont les trois défis de communication les plus courants rencontrés lors des fusions et acquisitions ?

Les fusions et acquisitions (M&A) sont de puissants moteurs de croissance, mais elles entraînent inévitablement une vague de changements qui peuvent déstabiliser la communication interne. Un intranet prêt pour l'avenir, servant de centre connecté pour les employés, devient essentiel pour naviguer dans ces changements. Comprendre les obstacles typiques à la communication est la première étape vers l'élaboration d'une stratégie d'intégration réussie.

1. Identifier les obstacles à la communication : les murs invisibles

La phase initiale de toute fusion implique une évaluation minutieuse du paysage communicationnel afin d'identifier les obstacles existants. Une fois ces obstacles identifiés, vous pouvez commencer à élaborer une stratégie de communication interne précise pour les surmonter efficacement. Les obstacles à la communication les plus courants apparaissent souvent dans des domaines critiques tels que :

• Différences terminologiques : deux entreprises qui fusionnent utilisent souvent un jargon, des acronymes ou même des noms différents pour désigner les mêmes processus ou départements. Cela peut entraîner une confusion importante, des interprétations erronées et des retards dans la compréhension d'informations essentielles, ce qui nuit à une collaboration efficace dès le premier jour.
• Flux d'informations variés : une entreprise peut s'appuyer sur des annonces formelles descendantes, tandis qu'une autre peut privilégier les mises à jour informelles au niveau des équipes ou les réseaux sociaux. Les divergences dans la manière dont les informations sont généralement diffusées peuvent donner à une grande partie du personnel le sentiment d'être mal informé ou négligé, ce qui peut entraîner des spéculations et de l'anxiété.
• Processus administratifs contradictoires : des procédures RH aux protocoles informatiques, des processus administratifs divergents peuvent créer des frictions importantes. L'absence de communication claire sur les nouveaux processus unifiés peut entraîner des erreurs, de la frustration et un ralentissement de la productivité, les employés ayant du mal à s'adapter à des systèmes qui leur sont inconnus.

2. Différences culturelles et silos d'information : combler le fossé

Les cultures d'entreprise sont la colonne vertébrale tacite d'une organisation. Elles dictent la manière dont les informations sont partagées, les décisions prises et même la manière dont les employés interagissent. Lorsqu'elles sont soudainement amenées à fusionner, ces différences profondément ancrées peuvent rapidement se transformer en fossés béants, créant d'importants défis en matière de communication :

• Codes de conduite tacites : chaque entreprise a ses propres normes en matière de transparence, de hiérarchie, de feedback et de collaboration. Une culture peut privilégier le dialogue ouvert, tandis qu'une autre peut être plus réservée. Ces « règles d'engagement » différentes peuvent entraîner des malentendus, de la méfiance et une réticence à partager des informations critiques.
• Des silos d'information profondément enracinés : Des services distincts, voire des entreprises entières, peuvent avoir fonctionné de manière isolée pendant longtemps, conservant les informations plutôt que de les partager librement. Cette tendance est souvent exacerbée lors des fusions-acquisitions, où elle sert de mécanisme de protection, rendant extrêmement difficile la mise en place d'une compréhension et d'une collaboration unifiées, essentielles à la réussite de l'intégration. Ces silos empêchent la libre circulation des connaissances et peuvent bloquer les efforts d'intégration essentiels.

3. Ouvrir la voie à une communication transparente et fluide pendant les transitions : le fil conducteur

Au milieu de l'incertitude inhérente à une fusion, une communication claire, opportune et cohérente revêt une valeur inestimable. Les employés doivent être informés en permanence, rassurés sur leur rôle et leur avenir, et guidés de manière experte tout au long de cette profonde transformation. C'est précisément là qu'une stratégie de communication interne solide, s'appuyant sur une plateforme centrale telle que LumApps, devient inestimable.

• Instaurer la confiance grâce à la transparence : une communication proactive et honnête sur les raisons, le calendrier et l'impact de la fusion favorise la confiance. Lorsque les employés se sentent traités avec respect et reçoivent des informations précises, même lorsque la situation est difficile, ils sont plus enclins à s'adapter de manière positive.
• Réduire l'anxiété et maintenir la productivité : un plan de communication bien exécuté réduit les spéculations et les craintes, permettant aux employés de se concentrer sur leur travail. Apporter des réponses claires à leurs questions les plus pressantes contribue à stabiliser les effectifs et à maintenir la continuité des activités pendant une période qui pourrait autrement être marquée par une baisse significative de la productivité.
• Favoriser un engagement unifié : une stratégie globale garantit que chacun reçoit le bon message au bon moment, ce qui favorise un sentiment d'objectif commun et une orientation collective. Cela contribue à unifier des équipes disparates, à créer de nouvelles connexions et à accélérer la formation d'une nouvelle culture cohésive, permettant à l'organisation fusionnée d'aller de l'avant avec confiance et collaboration.

Comment un intranet peut-il aider lors d'une fusion?

Les plateformes intranet sont essentielles pour une communication efficace au sein d'une entreprise. Elles permettent de répondre aux préoccupations des employés et de préparer le terrain pour la réussite future.

L'intranet idéal ne se contente pas de répondre à vos besoins, il les anticipe, en particulier lors de fusions et acquisitions complexes. Il s'agit d'un intranet plus intelligent qui s'adapte à votre façon de travailler, garantissant une transition fluide sur tous les fronts.

Centraliser la communication avec les employés pour faciliter les transitions

Lors d'une fusion-acquisition, les rumeurs peuvent se propager rapidement. Un intranet sert de référentiel centralisé et définitif pour toutes les informations officielles, dissipant les fausses informations et garantissant que tout le monde reçoit des mises à jour précises.

Un intranet agit comme un phare, servant de source unique de vérité lors des périodes de confusion. Cet emplacement centralisé permet d'organiser les informations à l'échelle de l'entreprise, garantissant que tous les employés sont sur la même longueur d'onde.

Les utilisations suivantes peuvent vous aider :

• Centre d'actualités centralisé : publiez des annonces, des déclarations officielles et des mises à jour importantes en temps opportun dans une section dédiée. Celle-ci devient le point de référence pour les employés des deux entités.
• Sections FAQ et Q&A : anticipez les questions des employés sur la sécurité de l'emploi, les rôles, les avantages sociaux et la culture. Une section FAQ complète et régulièrement mise à jour, accompagnée d'un mécanisme permettant aux employés de soumettre leurs questions (même de manière anonyme), renforce la confiance et la transparence.
• Messages de la direction : partagez des messages directs, des vidéos et des articles de la direction afin de communiquer votre vision, de répondre aux préoccupations et de favoriser un sentiment d'unité. Cette touche personnelle est essentielle en période d'incertitude.

Par exemple, dans le cas de Just Eat Takeaway.com, leur nouvelle plateforme intranet a joué un rôle central dans la résolution des problèmes de communication. L'intranet était un espace partagé permettant aux employés des deux entreprises d'accéder à des informations spécifiques à la fusion, à des mises à jour et à l'actualité de l'entreprise. Cela a permis de s'assurer que tout le monde était sur la même longueur d'onde et bien informé.

L'intranet de Just Eat Takeaway a contribué à briser les silos d'information et les barrières culturelles. Il a favorisé un dialogue ouvert et créé des points de connexion. Il a également encouragé les employés à s'engager, à partager et à collaborer avec leurs nouveaux collègues.

Apaiser les tensions liées à la fusion des cultures, des processus et des ressources des entreprises

Des protocoles RH aux systèmes informatiques, les intranets jouent un rôle essentiel dans l'harmonisation des opérations après une fusion. Ils peuvent faciliter la transition en servant de centre névralgique pour trouver les dernières politiques, les formations et les ressources de l'entreprise.

Par exemple, Stellantis est né de la fusion entre Fiat Chrysler Automobiles et Peugeot. L'entreprise a utilisé son intranet Lumpps pour créer une communauté et améliorer la communication au sein de son personnel. Cela a permis aux employés de se connecter entre eux et de partager des informations plus efficacement.

Stellantis a utilisé son intranet comme centre de communication unifié pour partager des informations sur l'entreprise, créer une communauté et mettre l'accent sur l'engagement et les interactions entre pairs. Découvrez les bonnes pratiques tirées de l'expérience de Stellantis.

Favoriser les liens et la collaboration

Les fusions-acquisitions impliquent souvent l'intégration de cultures et de modes de travail différents. Un intranet peut combler ces écarts et créer un nouvel environnement cohésif.

• Annuaire des employés : un annuaire complet contenant les profils, les compétences et les coordonnées des employés aide les employés des deux entreprises à entrer en contact et à comprendre la nouvelle structure organisationnelle.
• Fonctionnalités sociales : les forums, les communautés et les flux sociaux internes permettent aux employés d'interagir, de partager des idées et de nouer des relations au-delà des anciennes frontières de l'entreprise. Ce « lieu de rencontre virtuel » contribue à briser les silos et à intégrer les cultures.
• Espaces de projet interfonctionnels : créez des espaces de collaboration dédiés aux équipes d'intégration et aux nouveaux groupes interfonctionnels. Cela facilite la gestion partagée des documents, le suivi des tâches et la communication fluide pour les projets critiques.

Aide à l'intégration et à l'intégration

L'intranet joue un rôle crucial dans l'intégration des nouveaux employés et l'harmonisation des opérations.

• Centres d'intégration : offrez aux nouveaux employés un espace dédié contenant des informations essentielles sur les politiques, les procédures, les avantages sociaux et la nouvelle structure organisationnelle de l'entreprise.
• Base de connaissances : centralisez les documents importants, les supports de formation et les directives opérationnelles afin que chacun ait accès aux informations nécessaires pour remplir efficacement ses fonctions dans le nouvel environnement.
• Ressources de formation et de développement : proposez des modules de micro-apprentissage, des vidéos et d'autres ressources pour aider les employés à comprendre les nouveaux systèmes, les nouveaux processus, ainsi que la vision et les valeurs de la nouvelle entreprise.

Maintenir la transparence et l'engagement

La réussite d'une fusion-acquisition repose sur l'engagement des employés qui comprennent les raisons des changements.

• Calendrier transparent : communiquez un calendrier clair du processus d'intégration, en soulignant les étapes clés et ce à quoi les employés peuvent s'attendre à chaque étape.
• Mécanismes de feedback : mettez en place des enquêtes, des sondages et des formulaires de feedback pour évaluer le sentiment des employés, recueillir leurs commentaires et leur montrer que leur avis est pris en compte. Cela permet de répondre de manière proactive à leurs préoccupations.
• Reconnaissance et célébration : utilisez l'intranet pour mettre en avant les réussites, célébrer les étapes importantes et reconnaître les employés qui acceptent les changements et contribuent à l'intégration. Cela renforce une atmosphère positive.

Évitez la perte de clients

Si le rôle principal d'un intranet est interne, son utilisation stratégique lors d'une fusion-acquisition a un impact profond sur la perception externe, ce qui contribue en fin de compte à éviter la perte de clients. La confiance des clients est directement liée à la stabilité et à l'efficacité de l'entreprise qui les sert. Lorsque les employés sont informés, alignés et confiants, ils projettent cette stabilité aux clients, ce qui favorise leur fidélité en période d'incertitude.

Voici comment un intranet peut indirectement, mais efficacement, prévenir la perte de clients dans le contexte d'une fusion-acquisition :

1. Donner aux équipes en contact avec la clientèle des informations cohérentes en temps réel

Les équipes en contact avec la clientèle (ventes, assistance, gestion des comptes) sont en première ligne pour lutter contre la perte de clients. Lors d'une fusion-acquisition, les clients ont inévitablement des questions sur la continuité des services et des activités, les changements de produits, la facturation et l'avenir de leur relation avec l'entreprise. Un intranet permet à ces équipes de disposer d'informations précises et actualisées. Cela comprend :

• FAQ centralisées : un document évolutif sur l'intranet qui répond aux questions fréquentes des clients et est mis à jour dès que de nouvelles informations sont disponibles. Cela garantit des réponses cohérentes à tous les points de contact avec les clients.
• Messages clés et points à aborder : scripts et directives prêts à l'emploi pour discuter de la fusion avec les clients, en soulignant les avantages et en les rassurant sur la continuité de la qualité et du support.
• Mises à jour sur les produits et services : informations en temps opportun sur tout changement apporté aux offres, aux feuilles de route ou aux plans d'intégration, permettant aux équipes de communiquer de manière proactive avec les clients au sujet des nouvelles opportunités ou des ajustements nécessaires.
• Bases de connaissances : accès transparent aux bases de connaissances combinées des deux entreprises d'origine, permettant de résoudre rapidement les demandes des clients, quelle que soit la source historique de leur service ou produit.

Lorsque les représentants du service clientèle sont en mesure de répondre avec confiance et précision aux questions, de résoudre les problèmes et d'expliquer clairement la valeur de la nouvelle entité fusionnée, cela renforce la confiance et démontre leur compétence, atténuant ainsi les craintes de perturbation.

2. Renforcer la confiance et la cohésion des employés

La perte de clients résulte souvent d'un désordre interne. Si les employés sont confus, anxieux ou désengagés, cela a un impact direct sur leur capacité à offrir une expérience client exceptionnelle. En favorisant la clarté et la cohésion internes, l'intranet crée un effet d'entraînement positif qui se répercute sur les clients :

• Culture unifiée et vision commune : grâce à l'intranet, les employés des deux entreprises peuvent découvrir les valeurs, la mission et l'orientation stratégique de la nouvelle entité fusionnée. Lorsque les employés comprennent et croient en la nouvelle entité, ils deviennent de puissants ambassadeurs, qui transmettent leur enthousiasme et leur stabilité aux clients.
• Intégration plus rapide des processus : l'intranet facilite le partage des nouvelles procédures opérationnelles, des systèmes informatiques et des meilleures pratiques. Lorsque les processus internes sont harmonisés de manière efficace, cela minimise les interruptions de service pour les clients et garantit une transition en douceur dans la facturation, l'assistance ou la livraison.
• Engagement et moral des employés : un intranet qui tient les employés informés, leur offre des canaux pour donner leur avis et célèbre les étapes importantes de l'intégration réduit l'anxiété et stimule le moral. Les employés engagés sont plus enclins à fournir un service client de qualité supérieure, ce qui a un impact direct sur la satisfaction et la fidélité des clients.

En fin de compte, un intranet efficace pendant une fusion-acquisition garantit que le chaos interne ne se traduise pas par une insatisfaction des clients externes. En donnant aux employés les informations dont ils ont besoin et en favorisant un sentiment d'appartenance à une même cause, il crée une main-d'œuvre stable et confiante, capable de rassurer les clients et de renforcer leur valeur pour la nouvelle organisation.

Gérer les changements de direction

Lors des transitions de direction dans le cadre d'une fusion-acquisition, l'intranet sert de plateforme centrale permettant à la nouvelle équipe de direction de communiquer avec les employés, d'articuler sa vision et d'instaurer un climat de confiance. Il offre des espaces dédiés aux messages de bienvenue, aux profils des nouveaux dirigeants et aux sessions de questions-réponses accessibles, aidant ainsi les employés à comprendre la nouvelle orientation stratégique et à ressentir une certaine continuité. Cette communication proactive, diffusée via un hub connecté destiné aux employés, contribue à stabiliser la main-d'œuvre et à renforcer la confiance dans la nouvelle direction.

Gérer les changements dans la culture d'entreprise

Les fusions-acquisitions réunissent souvent des cultures d'entreprise distinctes, ce qui peut constituer un défi de taille. L'intranet devient un outil puissant pour fusionner ces cultures en mettant en avant les valeurs communes, en célébrant la diversité des traditions et en facilitant les interactions entre les différentes organisations. Grâce à des canaux dédiés à l'intégration culturelle, aux témoignages des employés et aux espaces de collaboration virtuelle, il contribue à combler les fossés, à encourager le dialogue ouvert et à cultiver une nouvelle identité unifiée. Cette approche favorise un environnement positif et inclusif, essentiel pour retenir les talents et booster le moral.

Gérer les parties prenantes externes et les transactions

Bien qu'il s'agisse principalement d'un outil interne, un intranet peut indirectement faciliter la communication avec les parties prenantes externes et le processus de transaction en garantissant l'alignement et la préparation en interne. En fournissant une plateforme centralisée et sécurisée permettant aux personnes clés d'accéder aux dernières mises à jour sur les transactions, aux documents juridiques et aux documents relatifs aux relations avec les investisseurs, il garantit que toutes les équipes internes sont informées et préparées de manière cohérente. Cette efficacité et cette transparence internes contribuent à un message externe plus cohérent et plus confiant, démontrant une intégration bien gérée aux investisseurs, aux partenaires et aux clients.

Fonctionnalités intranet qui facilitent les fusions

Il ne suffit pas d'avoir un intranet, il faut avoir le bon intranet.

Il n'existe pas de solution unique, en particulier dans le contexte d'une fusion. Un intranet doit offrir une flexibilité dans les canaux de communication afin de répondre aux diverses exigences des équipes au sein de l'organisation. Il offre une expérience personnalisée qui respecte l'individualité des services tout en renforçant l'unité de l'entité dans son ensemble.

Fonctionnalité n° 1 : canaux de communication personnalisables pour différentes équipes et différents services

LumApps excelle dans la promotion de l'esprit communautaire au sein d'une organisation, notamment grâce à sa fonctionnalité d'espaces communautaires où les employés peuvent se connecter, partager et collaborer. Ces « fontaines à eau virtuelles » permettent aux employés de se regrouper en fonction de leurs intérêts communs, de leurs loisirs ou de thèmes liés à leur développement professionnel. Qu'il s'agisse d'un club de lecture, d'un groupe pour les amateurs d'animaux de compagnie ou d'une communauté dédiée au bien-être, ces espaces améliorent les interactions entre les employés et renforcent leur sentiment d'appartenance.

Vous pouvez également utiliser les groupes communautaires pour aider les nouveaux employés à nouer des relations. De plus, vous pouvez utiliser la fonction de groupe communautaire pour présenter les nouvelles équipes à leurs groupes de travail. Enfin, ce sentiment d'appartenance à une communauté contribuera à briser les silos et à encourager l'innovation.

Fonctionnalité n° 2 : des outils de collaboration pour favoriser l'intégration des équipes

Un intranet aide les employés de différentes entreprises à travailler ensemble sur des projets et à collaborer dans un espace en ligne. Grâce à la communication en temps réel et au partage de fichiers, les équipes peuvent travailler ensemble de manière transparente, quel que soit leur emplacement physique.

Fonctionnalité n° 3 : des bases de connaissances pour partager des documents et des mises à jour importants

Une fusion nécessite beaucoup d'informations et de mises à jour provenant de différentes sources. Mais un intranet peut servir de base de connaissances pour rassembler toutes ces informations.

Un intranet est un lieu où se développe une culture du partage des connaissances. Les employés peuvent accéder rapidement et facilement aux ressources d'autres équipes ou départements, ce qui permet à l'ensemble du personnel d'être mieux informé. De plus, un intranet aide à dissiper la confusion, car il contient les mises à jour, les calendriers et les informations sur la vision de la nouvelle entreprise.

Caractéristique n° 4 : micro-apprentissage et annonces vidéo

Dans la danse complexe de la communication lors d'une fusion, les annonces vidéo peuvent être un outil extrêmement efficace. Certains sujets sont plus faciles à expliquer à l'aide de vidéos, qui permettent de simplifier des informations complexes avec empathie, clarté et une touche personnelle.

La vidéo est un outil puissant qui permet aux dirigeants de transmettre directement leur sincérité et leur vision. Une autre façon d'utiliser la vidéo lors d'une fusion ? Essayez le micro-apprentissage pour aider les employés à se familiariser avec les produits, la mission et la vision de la nouvelle entreprise.

Le micro-apprentissage consiste à proposer de courts modules de formation que les employés peuvent suivre en quelques minutes. Les vidéos de formation courtes sont utiles pour les employés qui sont constamment en déplacement et qui ont peu de temps à consacrer à la formation. Grâce à cette flexibilité qui leur permet d'écouter les vidéos pendant leurs déplacements, les employés peuvent facilement intégrer la formation dans leur emploi du temps chargé. Il leur est ainsi plus facile d'intégrer la formation dans leur routine quotidienne.

La fonctionnalité LumApps Learning est une solution intéressante pour aider les employés à se familiariser avec les nouveaux collègues et les nuances de la nouvelle culture, des valeurs et des procédures de l'entreprise. Cette approche permet de rationaliser le processus d'intégration afin que les employés se familiarisent rapidement avec le nouveau produit ou la nouvelle culture de l'équipe.

Autres considérations relatives à l'utilisation d'un intranet lors de fusions et acquisitions :

• Accessibilité mobile : veillez à ce que l'intranet soit accessible sur les appareils mobiles, afin que tous les employés, y compris ceux qui travaillent en première ligne et à distance, puissent rester informés où qu'ils se trouvent.
• Communication ciblée : tirez parti des fonctionnalités de segmentation de l'audience pour fournir des informations pertinentes à des groupes ou des services spécifiques, en évitant la surcharge d'informations.
• Analytique : utilisez l'analytique pour suivre l'engagement, identifier les contenus populaires et comprendre comment les employés interagissent avec les informations. Ces données permettent d'affiner les stratégies de communication.
• Intégration avec d'autres outils : intégrez de manière transparente d'autres outils métier essentiels tels que Microsoft 365, Slack ou les systèmes RH afin de créer une expérience de travail numérique unifiée.

En tant que plateforme connectée pour les employés, LumApps permet aux organisations de naviguer dans les complexités des fusions et acquisitions avec clarté et confiance, en créant un mode de travail plus connecté et plus positif pour tous. Cet intranet prêt pour l'avenir s'adapte et évolue avec vous, garantissant ainsi le caractère unique de votre lieu de travail et de vos solutions.

C'est là que les responsables de la communication interne peuvent vraiment montrer leur force, en combinant stratégie de communication interne et technologie. Voici quelques mesures stratégiques pour vous assurer que votre intranet joue pleinement son rôle dans ce processus.

1. Impliquez les employés des deux entreprises dès le début et régulièrement : l'adhésion des employés est essentielle. Recueillez leurs commentaires afin de savoir quels sujets aborder et de pouvoir faire part des préoccupations communes à la direction. L'engagement doit être collaboratif, il s'agit de construire ensemble l'histoire de la fusion plutôt que de la diffuser d'en haut.
2. Élaborez une stratégie de communication claire à l'aide de l'intranet : un plan de communication interne stratégique doit être mis en place, l'intranet servant de vecteur de partage d'informations. La cohérence des messages et de l'approche sur l'ensemble de la plateforme intranet est la clé de voûte de cette stratégie.
3. Encouragez la collaboration entre les entreprises via la plateforme intranet : l'intranet doit encourager l'interaction, le dialogue et la collaboration entre les équipes des entreprises qui fusionnent. Envisagez d'organiser des projets collaboratifs au sein de l'intranet.

Conclusion : choisissez l'intranet LumApps comme cœur de votre fusion

Investir dans une plateforme intranet robuste est une mesure proactive pour assurer le succès de votre nouvelle entreprise. Quelle que soit la suite collaborative dont vous avez besoin ou le nombre d'intranets à consolider, LumApps peut vous aider.

FAQ

Comment un intranet peut-il garantir la continuité des activités malgré les changements ?

Un hub connecté pour les employés est essentiel pour garantir la continuité des activités, en particulier lors de changements organisationnels importants tels que les fusions et acquisitions. Il agit comme un pilier, guidant les employés à travers l'incertitude en leur fournissant un accès fiable aux informations, aux outils et aux connexions essentiels. Cette plateforme cohérente et efficace contribue à minimiser les perturbations des opérations quotidiennes, permettant à l'entité fusionnée de maintenir sa productivité et sa dynamique.

L'intranet renforce la continuité des activités en centralisant tous les processus et documents essentiels à l'entreprise. Cela inclut les politiques mises à jour, les directives procédurales, les formulaires critiques et l'accès aux applications métier clés. Les employés peuvent rapidement trouver ce dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions, indépendamment des changements au sein de leurs équipes ou de leur structure hiérarchique. En offrant une base de connaissances unifiée et facilement consultable, l'intranet garantit la préservation et l'accessibilité des connaissances opérationnelles critiques, évitant ainsi la création de silos d'informations qui pourraient entraver la continuité des opérations pendant une transition.

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