Smart working : l’agilité et la flexibilité dont les entreprises ont besoin

Qu’est-ce que le smart working ?

Vous connaissez sans doute l’adage «Travailler plus intelligemment, pas plus durement. » L’idée est séduisante, et les outils modernes lui donnent aujourd’hui un sens nouveau.

Le smart working se définit comme un «modèle de travail qui s’appuie sur les nouvelles technologies et sur l’évolution des technologies existantes pour améliorer à la fois la performance et la satisfaction au travail. » Il ne faut pas le confondre avec le coworking, où des indépendants partagent un même espace de travail. Le smart working consiste plutôt à donner aux collaborateurs les outils et la latitude nécessaires pour choisir comment, quand et où ils sont le plus efficaces, avec la productivité en ligne de mire.

Le smart working peut inclure le télétravail. Mais il va bien au-delà. Parce qu’il repose sur des technologies avancées et sur une part de confiance, ce mode de travail agile permet aussi à des collaborateurs efficaces de travailler de n’importe où.

Qui sont les smart workers ?

Les smart workers sont des personnes qui veulent de meilleurs résultats et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, quel que soit leur âge. Par exemple, ils évitent les déplacements inutiles en assistant aux réunions à distance quand c’est plus pertinent. Ils voient la valeur de la collaboration et de la flexibilité, et sont souvent moins attachés aux méthodes traditionnelles.

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Ce qui distingue le smart working des autres modes de travail

Le smart working se distingue des autres organisations du travail sur plusieurs points :

• Le smart working ne dépend ni d’un lieu de travail physique ni d’horaires précis. Il se concentre plutôt sur la tâche ou l’objectif à atteindre.
• Le smart working s’appuie sur des processus et des outils automatisés. L’équipe peut ainsi se consacrer à la collaboration créative, au service client, au développement de nouvelles activités ou à d’autres tâches productives.
• Chaque membre de l’équipe est responsable de l’atteinte d’objectifs mesurables. Cette liberté exige la maturité nécessaire pour fixer ses priorités et rester motivé par soi-même.
• Le smart working suppose aussi que les collaborateurs utilisent des espaces flexibles. Ils collaborent parfois avec leurs collègues au bureau. À d’autres moments, ils choisissent leur propre espace pour la recherche, le développement, la réflexion ou la rédaction en autonomie.

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Quels bénéfices pour l’employeur ?

Le smart working présente plusieurs avantages pour les entreprises modernes. En voici quelques exemples :

1. La productivité augmente

En télétravail, les collaborateurs sont moins souvent interrompus qu’au bureau.

Où que l’on soit, le smart working permet de mieux travailler, car la technologie et l’automatisation permettent à chacun de se concentrer sur les résultats et les KPI de l’entreprise. La productivité et la rentabilité progressent souvent, et les initiatives de transformation digitale s’accélèrent.

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2. Un vivier de candidats plus large

Quand la distance, les horaires et les méthodes de travail ne freinent plus le choix du meilleur candidat, l’entreprise peut puiser dans un vivier de talents beaucoup plus large.

3. Des collaborateurs plus fidèles

Les collaborateurs qui bénéficient d’horaires flexibles et se sentent en confiance sont naturellement plus satisfaits au travail. Ils apprécient l’environnement de smart working proposé et ont plus de chances de devenir une équipe expérimentée et durable, qui recommande l’entreprise à ses amis et anciens collègues.

4. Le turnover diminue

Les collaborateurs tiennent à la flexibilité et restent bien plus volontiers chez un employeur qui mise sur le smart working. Ils apprécient des trajets plus courts, des horaires plus souples, plus de liberté pour atteindre leurs objectifs autrement et, au final, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

5. Les arrêts maladie diminuent

Il arrive souvent que des collaborateurs légèrement malades se sentent obligés de venir travailler. Or c’est justement la période où ils risquent de transmettre leur rhume ou leur grippe en toussant, en éternuant ou en touchant des objets du quotidien. Dans le pire des cas, plusieurs collègues sont exposés. Ils tombent malades à leur tour et doivent s’absenter.

Avec des horaires flexibles, les collaborateurs ressentent moins la pression d’être présents à un endroit et à une heure précis, tout en atteignant les mêmes objectifs. Dans tous les cas, ils restent chez eux et la maladie ne se propage pas.

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Comment mettre en place le smart working ?

Vous souhaitez introduire le travail agile dans votre entreprise sans savoir par où commencer ? Voici quelques pistes.

1. Adopter les bons outils de smart working

Donnez à vos collaborateurs les outils cloud dont ils ont besoin pour réussir en télétravail : des outils pour collaborer facilement avec leur équipe, rester engagés et communiquer efficacement. Unintranet moderne coche toutes ces cases et peut servir de plateforme pour organiser toutes vos autres applications d’authentification, de collaboration, d’engagement et de productivité.

2. Encourager les télétravailleurs à aménager un espace dédié

Pas besoin d’un bureau à part entière : un coin de pièce avec une table ou un bureau suffit. L’essentiel est un endroit relativement calme, où l’on peut se concentrer.

3. Proposer des modes de travail agiles à vos équipes

Faites savoir à tous que les collaborateurs qui atteignent des KPI mesurables peuvent travailler quand, où et comme ils le souhaitent.

4. Aider vos collaborateurs à devenir des travailleurs du savoir

Les smart workers doivent savoir trouver l’information par eux-mêmes, réagir vite et mobiliser leurs connaissances et la technologie pour résoudre les problèmes.

Laisser par exemple aux collaborateurs en télétravaill’autonomie de prendre certaines décisions seuls y contribue.

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5. Faire du flex office une vraie option

Laissez vos collaborateurs choisir le mode de travail qui leur convient le mieux. Les open spaces se sont imposés dans les entreprises tech, car ils rendaient la collaboration simple et pratique. Revers de la médaille : tous ces échanges généraient plus de bruit et de distractions que certains ne pouvaient en supporter. Certains collaborateurs ont encore besoin de calme pour se concentrer.

Adopter des bureaux modernes qui laissent à chacun assez d’espace pour travailler à sa manière, quitte à « s’isoler » un temps pour avancer sur un projet important, peut aider.

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6. Réduire tout biais implicite qui mesure l’engagement à la présence physique ; valoriser les réussites inattendues

L’idée qu’un manager peut juger la loyauté et l’engagement d’un collaborateur au nombre d’heures passées au bureau date d’une époque où l’on échangeait son temps contre un salaire. Aujourd’hui, la réussite se mesure à l’atteinte des résultats attendus. Si le collaborateur atteint ses objectifs, le lieu et l’heure du travail devraient moins compter.

7. Faire régulièrement le point avec les collaborateurs à distance

Une partie du rôle du manager consiste à échanger régulièrement avec son équipe, pour prendre la température. Ces réunions virtuelles servent à vérifier que chaque collaborateur dispose de tout ce qu’il lui faut pour réussir. Le manager doit aussi aborder l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, car il peut être difficile à trouver pour certains collaborateurs confrontés à des situations particulières.

8. Ne pas négliger les canaux plus rapides

Pour travailler plus intelligemment, mieux vaut parfois aller droit au but. Si un collaborateur a une demande simple, vite traitée, l’encourager à ne pas passer par défaut par des canaux plus lents comme l’e-mail réduit nettement le bruit. Un appel ou un message sur l’intranet suffit souvent à régler la question.

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9. Encourager collaborateurs et managers à être concis

Dans les e-mails comme en réunion, aller droit au but est primordial. La plupart d’entre nous reçoivent chaque jour une avalanche d’e-mails professionnels. La majorité ne sont pas urgents, mais il faut tout de même les lire et les traiter.

Pour une réunion virtuelle, fixer à l’avance un ordre du jour et des objectifs peut aider. La discussion reste ainsi sur les rails, sans bavardages inutiles ni pertes de temps.

10. S’attendre à quelques difficultés de croissance

Adopter une nouvelle façon de travailler ne se fait pas sans quelques accrocs. Certains projets vont dérailler et il y aura des échecs. Ces situations sont autant d’occasions d’apprendre et de progresser. Le smart working présente de nombreux avantages pour les entreprises, et beaucoup de grandes entreprises l’adoptent, surtout depuis le Covid-19. L’expérimenter permet d’en mesurer l’intérêt.

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